Incassomachtigen. voor bedrijven

Transcriptie

1 Incassomachtigen voor bedrijven Voor de zakelijke markt kennen we twee soorten machtigingen: de Euro-incassomachtiging en de Bedrijven Euro-incassomachtiging. Deze machtigingen kunnen zowel op papier als digitaal (alleen in Nederland) worden afgegeven. U kunt met beide soorten leveranciers in Nederland en andere Europese (SEPA-) landen machtigen. De Bedrijven Euro-incasso kunt u ook tegenkomen onder namen als Business-to-Business Direct Debit of Zakelijke Europese incasso. Een Bedrijven Euro-incassomachtiging wordt alleen tussen bedrijven onderling gebruikt, terwijl de Euroincassomachtiging ook door particuliere klanten kan worden afgegeven. Een ander verschil is dat de Bedrijven Euro-incassomachtiging geen terugboekingsrecht kent terwijl de Euro-incassomachtiging een terugboekingstermijn kent van 8 weken. Voor de Bedrijven Euro-incassomachtiging geldt daarom dat u vooraf nadrukkelijk toestemming moet geven voor incasso-afschrijvingen. Dit doet u door de machtiging vooraf te registreren bij uw bank. In deze handleiding vertellen wij hoe dat moet. Versie december

2 Hoe Per 1 januari 2015 Tarieven kunt zakelijk u een machtiging registreren 1. Op basis van papieren invoer kunt u de machtiging via Rabo Internetbankieren registreren. Hiermee geeft u uw bank expliciet toestemming om de incasso-opdracht te verwerken. Hierbij kunt u ook een maximumbedrag instellen tot welke de incasso uitgevoerd mag worden. 2. U kunt online een digitale machtiging afgeven indien de incassant gebruik maakt van Digitaal Incassomachtigen. Vraag de incassant of hij deze betaaloptie biedt. Met Digitaal Incassomachtigen kunnen consumenten en bedrijven online een eenmalige of doorlopende machtiging tot incasso afgeven via internetbankieren. Een handtekening op papier is dan niet meer nodig. Daarnaast wordt voor de Bedrijven Euro-incasso de verplichte registratie automatisch opgenomen binnen internetbankieren. 3. Door de incassant kan een machtiging worden klaargezet in Rabo Internetbankieren. Dit gebeurt automatisch wanneer hij een incasso-afschrijving instuurt, maar u de machtiging nog niet geregistreerd heeft. U hoeft dan alleen nog maar te tekenen en eventueel een maximum bedrag in te stellen. 1: Op basis van papieren invoer. Het afgeven van een machtiging voor de Bedrijven Euro-incasso verloopt bij een papieren machtiging in twee stappen: de machtiging tekenen en de machtiging registreren. Hier ziet u hoe u in enkele stappen bij de een machtiging kunt registreren. Stap 1: machtiging tekenen U ontvangt van uw leverancier een machtigingsformulier. Door deze te tekenen, gaat u er mee akkoord dat u na de incasso geen terugboekingsrecht heeft. Uw leverancier is verplicht u voorafgaand aan een afschrijving te informeren. Tot op de dag van de afschrijving kunt u de incasso nog weigeren. Stap 2: machtiging registeren Bij de registreert u in Internetbankieren. Door online uw machtiging te registreren, is deze direct na de juiste invoer actief. Zonder online registratie worden door de geen Bedrijven Euro -incasso s van uw rekening afgeschreven. U beheert de registratie zonder tussenkomst van de bank, u kunt deze wijzigen of intrekken. Let op: U kunt een zakelijke machtiging bij de uitsluitend registreren via zakelijke internetbank ieren op een zakelijke rekening en uitsluitend met een zakelijke pas Zorg dat uw incasso s slagen Zorg voor voldoende saldo op uw rekening om incasso s te laten slagen. De bank schrijft een Bedrijven Euro -incasso altijd eerst af, ook al heeft u te weinig saldo. U heeft tot de werkdag ná de afschrijving tot 14:00 uur de tijd om uw sald o voldoende aan te vullen. De incasso wordt dan direct definitief. Blijft uw saldo onvoldoende, dan wordt de incasso teruggeboekt. Stap voor stap registeren via Rabo Internetbankieren (Professional) Versie december

3 1. Start uw Browser en ga naar Kies Inloggen en log vervolgens in met behulp van uw Rabo Scanner en uw pas. 2. Klik op Betalen en Sparen. Klik links in het menu op Euro-incasso overzicht op Nieuwe machtiging. 3. Neem de gegevens van de machtiging nauwkeurig over in het scherm. Het is belangrijk dat u het Incassant ID en het Kenmerk Machtiging correct invult. Let op: een Nederlandse Incassant ID heeft 19 posities en heeft de volgende opbouw: NL00ZZZ (het betreft hier een fictief voorbeeld). 4. Bepaal of u een maximum bedrag wilt instellen. U kunt dit altijd later wijzingen. 5. Wanneer u kiest voor de optie Toon meer incassantgegevens (optioneel) dan verschijnen de volgende aanvullende invulmogelijkheden: Versie december

4 6. Controleer de gegevens en druk op Ga verder. Daarna verschijnt een scherm waarin u gevraagd wordt om met behulp van de Rabo Scanner deze registratie te ondertekenen. Bevestig eventueel aan uw leverancier (uw incassant) dat u uw machtiging heeft geregistreerd. Versie december

5 Verklaring van de velden: Per 1 januari 2015 Van rekening Kies het rekeningnummer waarvan de incassant mag incasseren. Let op: dit mag alleen een zakelijke rekening zijn. Incassantnaam Vul hier de naam van de incassant in, zoals op de bedrijven SEPA-machtiging staat. Incassant ID: Geef het incassant ID op zoals op het SEPA-machtigingsformulier staat. De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID Engels Duits Vlaams Frans Creditor Identifier Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Gläubiger-Identifikationsnummer Gläubiger-ID Schuldeiseridentificatienummer Identification du créancier of ICS Bij een incassoafschrijving controleert de bank of het ID van de incassant gelijk is aan het door u opgegeven Incassant ID. Uitzondering hierop zijn de posities 5,6 en 7 van het Incassant ID. Deze mogen door de incassant naar eigen inzicht worden ingevuld. De inhoud van deze posities wordt niet gebruikt om de machtiging uniek te identificeren. Meer incassantgegevens Vink dit vakje aan om adres, postcode, plaats en land toe te voegen. Deze extra gegevens dienen alleen voor uw eigen administratie. De controleert deze gegevens niet. Kenmerk machtiging Het Kenmerk Machtiging kunt u vinden op het bedrijven SEPA machtingsformulier. U moet dit exact overnemen zoals dit op het machtigingsformulier is aangegeven. Dus ook met hoofdletters, spaties en overige tekens. Het Kenn merk Machtiging mag niet gelijk zijn aan het incassant ID. De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Kenmerk Machtiging. Engels Duits Vlaams Frans Mandate reference Mandatsreferenz Mandaatreferentie Référence du mandat Type Geef aan of het een eenmalige of terugkerende (doorlopende) machtiging betreft. Invoerdatum Dit is standaard de huidige datum. Deze datum kunt u niet wijzigen Versie december

6 Maximum bedrag per incasso: Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor Ongelimiteerd is er geen maximum bedrag. Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt: 1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met Betaalfunctional iteit opgegeven worden. 2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of Ongelimiteerd kan alleen opgegeven worden door: i. Een gebruiker met rol Eigenaar ii. Gebruikers met rol Beheerder of Functionaris en functie Zetten van een tweede handt ekening Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de Betaalfunctionaliteit een bedrag opgeven of kiezen voor Ongelimiteerd Notitie: Hier kunt u een notitie opgeven. Deze notitie ziet u terug bij het raadplegen van de machtiging en geldt alleen voor uw eigen administratie. Versie december

7 2: Op basis van een digitale machtiging (Bedrijven) Incassomachtiging (Digitaal) U kunt ook een digitale Incassomachtiging afgeven. Dit kan dan een digitale Bedrijven Euro-incassomachtiging zijn, genaamd of een digitale Euro-incassomachtiging, genaamd Versie december

8 Met Digitaal Incassomachtigen kunt u online geldige (Bedrijven) Incassomachtigingen afgeven. U doet dit via de website van de incassant. U wordt vandaaruit doorgeleid naar uw eigen veilige internetbankierenomgeving. Zodra u de machtiging heeft ondertekend en eventueel een maximum bedrag heeft opgegeven, kan de incassant direct van uw rekening incasseren. Versie december

9 Stap voor stap registreren van een Incassomachtiging (Digitaal) Ondertekenen van een digitale incassomachtiging doet u met uw Rabo scanner. U kiest vervolgens het IBAN-rekeningnummer waarvan de incasso mag worden afgeschreven: Versie december

10 Let op: een Bedrijven Incassomachtiging (Digitaal) mag alleen op een zakelijke rekening worden afgegeven. een gewone Incassomachtiging (Digitaal) kan wel op een particulier rekening worden afgegeven. U past, indien gewenst het Maximum bedrag aan en kiest voor Machtigen. Versie december

11 In het volgende scherm kunt u uw adres invullen. Als er bij ons een adres bekend is staat deze al ingevuld. U kunt dit adres hier altijd wijzigen. U ontvangt dan alleen de bevestiging op dit adres. Als u het adres definitief wilt wijzigingen neemt u contact op met uw bank. Versie december

12 Zodra het hele proces juist is doorlopen ontvangt u van ons de bevestigings . Versie december

13 3: Op basis van een aangeboden machtiging Ondertekenen van een nog niet (juist) geregistreerde machtiging in Rabo Internetbankieren. Het kan voorkomen dat uw leverancier al wil incasseren, terwijl u de machtiging daarvoor nog niet (juist) geregistreerd heeft. U krijgt de machtiging dan ter registratie aangeboden in Rabo Internetbankieren. Wanneer u inlogt in Internetbankieren kr ijgt u dan de melding dat er nog te tekenen machtigingen zijn. U ziet deze onder de menuoptie Euro -incasso overzicht Te beoordelen machtigingen. Het gaat hierbij om Bedrijven Euro-incassomachtigingen. In dit overzicht kunnen ook digitale machtigingen staan die door andere gebruiker in de overeenkomst zijn afgegeven/ondertekend, maar die u nog moet goedkeuren (2 e handtekening). De (Bedrijven) Incassomachtigingen (Digitaal) blijven 7 kalenderdagen staan om een 2 e handtekening te zetten. Als er geen 2 e handtekening wordt gezet vervalt de machtiging. Voor Bedrijven Incassomachtigingen en voor Incassomachtigingen komt dit voor wanneer: - Het bedrag van de digitale machtiging ongelimiteerd is en er geldt een limiet op die rekening voor het zetten van een tweede handtekening;. - Het bedrag van de machtiging hoger is dan de ingestelde handtekeninglimiet op die rekening Versie december

14 Stap voor stap goedkeuren/weigeren aangeboden machtiging 1. Klik op bij de machtiging die u wilt beoordelen. U krijgt dan het volgende scherm te zien Versie december

15 2. Bepaal of en zoja, welk maximum bedrag u wilt instellen. Let op: u kunt dat later altijd nog wijzigingen. 3. Controleer of u deze machtiging inderdaad wilt registreren. Wilt u dat niet dan kiest u voor de keuze Weigeren. Wilt u de machtiging wel registreren, klik op Goedkeuren en onderteken vervolgens in het volgende scherm met behulp van de Rabo Scanner. Let op: Ziet u meer registraties voor een machtiging van dezelfde incassant, dan kan het zijn dat u inderdaad meerdere machtigingen heeft afgegeven aan één incassant. Maar vaak betekent dit dat u een registratie niet correct heeft opgevoerd. Als de incassant vervolgens een incasso probeert af te schrijven, dan wordt bij u automatisch een juiste, tweede registratie opgeladen. Als u de meest recente registratie tekent, dan kan uw incassant incasseren. Versie december

16 4. Verzendt u de registratie uiterlijk de werkdag na de opvoerdatum vóór uur, dan wordt de incasso nog uitgevoerd (mits het saldo op uw rekening toereikend is). Anders geldt de registratie voor alle volgende incasso s van deze incassant met dit machtigingskenmerk. Een machtiging die niet beoordeeld wordt, blijft 12 maanden staan in het overzicht. Versie december

17 Verklaring van de velden: Per 1 januari 2015 Van rekening Het rekeningnummer waarvan de incassant wil incasseren. Incassant De NAW gegevens van de klant en het incassant ID. Het incassant ID vindt u op het bedrijven SEPA machtingsformulier. De volgende termen worden in het buitenland ook gebruikt voor Incassant ID Engels Duits Vlaams Frans Creditor Identifier Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers Gläubiger-Identifikationsnummer Gläubiger-ID Schuldeiseridentificatienummer Identification du créancier of ICS Inzake Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij Incassant staan dan de gegevens van de derde partij. Machtiging Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals machtingskenmerk, machtiging stype, omschrijving, ordernummer, kenmerk bank en datum van ondertekening. Machtigingskenmerk Machtigingstype Omschrijving: Ordernummer:: Kenmerk bank: Invoerdatum Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald door de incassant. Eenmalig of doorlopend. Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de incassant. Indien getoond, een ordernummer meegegeven door de incassant. Een uniek nummer, bepaald door de bank. De invoerdatum is de datum waarop u de Incassomachtiging heeft getekend/afgegeven aan de incassant (Voor machtigingen die zijn afgegeven vóór overgang op SEPA van ziet u de (fictieve) datum staan). Soort U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone incassomachtiging. Een (Bedrijven) Incassomachtiging (Digitaal) heeft u afgegeven via de website van de incassant. Een (Bedrijven) Incassomachtiging heeft u op papier afgegeven. Versie december

18 Maximum bedrag per incasso: Per 1 januari 2015 Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor Ongelimiteerd is er geen maximum bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is gebaseerd. Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd worden. Voor de rekening kan een limiet voor de 2e handtekening zijn ingesteld. In dat geval geldt: 1. Een machtiging met een bedrag onder de ingestelde limiet kan door alle gebruikers met Betaalfunctionaliteit akkoord gegeven worden. 2. Een machtiging met een bedrag boven de ingestelde limiet of Ongelimiteerd kan alleen akkoord gegeven worden door: I. Een gebruiker met rol Eigenaar II. Gebruikers met rol Beheerder of Functionaris en functie Zetten van een tweede handtekening Wanneer er geen limiet voor de 2e handtekening is ingesteld, kunnen alle gebruikers met de Betaalfunctionaliteit een bedrag opgeven of kiezen voor Ongelimiteerd Het te incasseren bedrag is al voor u ingevuld. U kunt dit niet wijzigen Deze kan alleen akkoord gegeven worden door: I. Een gebruiker met rol Eigenaar II. Gebruikers met rol Beheerder of Functionaris en functie Zetten van een tweede handtekening Versie december

19 Wijzigen en raadplegen van een machtiging Per 1 januari 2015 Het is alleen mogelijk om een Bedrijven Euro-incassomachtiging te wijzigen binnen internetbankieren. Het wijzigen van een Euro-incassomachtiging doet u via de incassant. Het wijzigen van een machtiging doet U via het scherm Incassanten en machtigingen. In dit scherm vindt u de door u afgegeven Incassomachtigingen voor uw rekeningen. Alle gebruikers met toegang tot betaalrekeningen en betaal-autorisatie kunnen dit overzicht bekijken. U kiest de rekening waarvan u de machtiging wilt wijzigen. Mocht u één rekening hebben dan wordt alleen deze hier getoond. U kunt de Bedrijven Incassomachtiging wijzigen door op te klikken. U kunt de details van de Incassomachtiging raadplegen door op te klikken. Sorteer op Hier kunt u de Incassomachtigingen selecteren op naam van de incassant en op datum van de laatste incasso. Versie december

20 Wijzigen Per 1 januari 2015 U kunt de Bedrijven Incassomachtiging wijzigen door op te klikken. Versie december

21 Door op Raadplegen te klikken kunt u de betreffende machtiging raadplegen. Op het scherm vindt u de volgende informatie. Incassant Inzake Machtiging De gegevens van de incassant zoals de naam van de incassant, het incassant ID en adresgegevens. Incassant ID: Incassant ID is een unieke code voor iedere incassant in Europa. Wanneer de incassant via een derde partij incasseert, ziet u bij Inzake de naam van de partij waarmee u zaken doet. Bij Incassant staan dan de gegevens van de derde partij. Hier kunt u de gegevens van de machtiging terugvinden zoals machtingskenmerk, machtigingstype, omschrijving, ordernummer, kenmerk bank en datum van ondertekening. door de incassant. : Iedere machtiging heeft een uniek kenmerk, bepaald : Eenmalig of doorlopend. incassant. incassant. : Indien getoond, een omschrijving meegegeven door de : Indien getoond, een ordernummer meegegeven door de Versie december

22 Soort : Een uniek nummer, bepaald door de bank. Invoerdatum: De invoerdatum is de datum waarop u de Incassomachtiging heeft getekend/afgegeven aan de incassant (Voor machtigingen die zijn afgegeven vóór overgang op SEPA van ziet u de (fictieve) datum staan). U ziet hier of het een Digitale Incassomachtiging is of een gewone incassomachtiging. Een Incassomachtiging (Digitaal) heeft u afgegeven via de website van de incassant. Een Incassomachtiging heeft u op papier afgegeven. Maximum bedrag per incasso Laatste incasso Geef het bedrag op dat maximaal per Euro-incasso transactie geïncasseerd mag worden. Wanneer u kiest voor Ongelimiteerd is er geen maximum bedrag. Wij tonen u het bedrag van de incasso waarop deze machtiging is gebaseerd. Geeft u een lager maximum bedrag in, dan kan deze incasso niet uitgevoerd worden. Indien getoond, de datum en het bedrag van de meest recente incasso. Indien niet getoond, is er nog geen incasso uitgevoerd of de uitvoerdatum van de laatste incasso ligt vóór september 2014 (deze transacties worden niet getoond). Filteren U heeft hier ook de mogelijkheid om een filter in te stellen. Versie december

23 De volgende filters zijn mogelijk: Per 1 januari 2015 Type U kunt hier aangeven of u alleen doorlopende machtigingen wilt zien of éénmalige machtigingen. Soort Digitaal Status U kunt hier aangeven of u alleen Bedrijven incassomachtigingen wilt zien of gewone incasso-machtigingen U kunt hier aangeven of u alleen digitale machtigingen wilt zien of alleen papieren machtigingen U kunt hier aangeven of u een machtiging met een bepaalde status wilt zien. Versie december