UNIT4 Multivers Installatie bankrekeningnummers omzetten naar IBAN

Transcriptie

1 UNIT4 Multivers Installatie bankrekeningnummers omzetten naar IBAN Datum: Versie: 1.0

2 Inhoud Inleiding... 3 Wat doet de Multivers Installatie IBAN omzetter?... 5 Stappen/controles uit te voeren alvorens om te zetten... 5 Relatiebeheer in Multivers Installatie... 5 Registreren bij de IBAN/BIC Service... 6 Rechten voor het plaatsen van de software... 7 Het uitvoeren van het programma... 8 Het bestand met bankrekeningnummers aanmaken en exporteren... 8 Bestand aanleveren aan de IBAN BIC Service...10 Inlezen IBAN/BIC in Multivers Installatie...11 Pagina 2 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

3 Inleiding Dit programma dient u alleen te gebruiken indien u werkt met UNIT4 Multivers Installatie en indien u in de bedrijfsgegevens heeft aangegeven dat het relatiebeheer wordt gevoerd in UNIT4 Multivers installatie. SEPA Per 1 februari 2014 is SEPA een feit. SEPA is de afkorting voor Single Euro Payment Area en houdt in dat alle eurobetalingen (binnenlands en buitenlands) in alle aangesloten eurolanden op dezelfde manier plaatsvinden. Het is een initiatief van de gezamenlijke banken in Europa. SEPA wordt ondersteund door de Europese Commissie die onder meer wil dat de concurrentiepositie van Europa wordt versterkt. IBAN en BIC Standaard bankrekeningnummers en bankcodes zijn de basis voor één Europese betaalmarkt. Iedereen heeft al een IBAN (International Bank Account Number) en elke bank heeft al een BIC (Bank Identifier Code). Deze moet ook worden gebruikt in Nederland. IBAN heeft als basis het huidige (Nederlandse) rekeningnummer en wordt aangevuld met cijfers en letters. Een IBAN bestaat in Nederland uit achttien tekens: de landcode, het controlegetal, de bankidentificatie en het huidige bakrekeningnummer. De IBAN van rekeningnummer van ABN AMRO wordt bijvoorbeeld NL91ABNA Het bankrekeningnummer moet uit tien cijfers bestaan. Wanneer het huidige rekeningnummer uit negen cijfers bestaat, dan komt er een 0 voor te staan. Elke bank heeft een unieke code (BIC), deze is nodig om de bank van de begunstigde te identificeren. De BIC van de ABN AMRO is bijvoorbeeld ABNANL2A. SEPA-overboeking Een SEPA-overboeking is een normale betaling die in de landen van het SEPA-gebied gestandaardiseerd is. Voor een betaling zijn een IBAN (nummer) en een BIC (code) noodzakelijk. De huidige bankrekeningnummers moeten in de komende periode dan ook worden omgezet IBAN. Het omzetten van de bestaande bankrekeningnummers naar IBAN vereist een berekening. De meeste banken bieden de mogelijkheid om de omrekening voor u uit te voeren, maar dan moet u doorgaans elk bankrekeningnummer uit uw administratie handmatig invoeren. De Nederlandse Vereniging van Banken heeft een website (IBAN BIC Service) in het leven geroepen, waarop niet alleen handmatig een bankrekening omgezet kan worden, Pagina 3 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

4 maar waarop het ook mogelijk is om een lijst met bankrekeningnummers in te leveren. De IBAN BIC Service converteert gratis al uw bankrekeningnummers naar IBAN. De Allinco IBAN Converter voor UNIT4 Multivers Installatie De Allinco IBAN Converter voor UNIT4 Multivers Installatie automatiseert het werk dat u anders zou hebben met het inventariseren van de gebruikte bankrekeningnummers in uw administratie door de IBAN BIC Service en de import van de IBAN en BIC. Pagina 4 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

5 Wat doet de Allinco IBAN Converter? U kunt de Allinco IBAN Converter gebruiken om de bankrekeningnummers uit uw administratie(s) om te zetten naar IBAN/BIC, die in het nieuwe betaalsysteem verplicht zijn. Indien u een koppeling heeft met UNIT4 Multivers, dan zullen de bankrekeningnummers ook daar aangepast worden. Stappen/controles uit te voeren alvorens om te zetten Relatiebeheer in UNIT4 Multivers Installatie Allereerst dient u te controleren of uw relatiebeheer inderdaad plaatsvindt in UNIT4 Multivers Installatie en niet in UNIT4 Multivers. Dit doet u door in UNIT4 Multivers Installatie via Onderhoud Bedrijfsgegevens het programma Constanten op te starten: Vervolgens gaat u in Constanten naar het Tabblad Koppelingen: Controleer of er een vinkje staat bij Relatiebeheer MI. Indien hier geen vinkje staat, dan wordt het relatiebeheer niet in UNIT4 Multivers Installatie gevoerd maar in bijvoorbeeld UNIT4 Multivers. In dat geval kunt u de UNIT4 Multivers IBAN Converter gebruiken voor het omzetten van de bankrekeningnummers. Vervolgens worden via een handmatige actie in UNIT4 Multivers Installatie, Importeren UNIT4 Multivers, de bankrekeningnummers overgehaald naar UNIT4 Multivers Installatie. Pagina 5 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

6 Registreren bij de IBAN/BIC Service De Allinco IBAN Converter voor UNIT4 Multivers Installatie maakt het mogelijk om al uw rekeningnummers naar een bestand te exporteren, waarna u deze lijst uploadt naar de website van de IBAN BIC Service. Deze service rekent uw bestaande bankrekeningnummers om naar IBAN en u krijgt de BIC van uw banken. De IBAN BIC Service kent (binnen zeer ruime marges) geen limiet in het aantal bestanden/bankrekeningen dat u naar hen opstuurt. U kunt maximaal vijftig bestanden met elk één miljoen bankrekeningnummers uploaden om aan te vullen. Heeft u meer dan vijf miljoen bankrekeningnummers in uw administratie(s) of een administratie met meer dan één miljoen bankrekeningnummers, dan kunt u zich altijd nog als premium member bij de service aansluiten. U registreert zich eerst op de website en verstuurt vervolgens een bestand. De IBAN BIC Service stuurt u vervolgens het bestand met de gevraagde nummers retour. Gewoonlijk duurt dit maximaal 24 uur. Via de link: opent u de registratiepagina van de IBAN BIC Service. Volg de instructie op de website. U ontvangt vervolgens een waarmee u de registratie kunt activeren. Registratie en het gebruik van de service is geheel gratis en leidt tot geen enkele verplichting! Pagina 6 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

7 Rechten voor het plaatsen van de software U moet de rechten hebben om het programma (IBANOmzetter.exe) te kunnen plaatsen in de map waar ook MI.exe staat. Wanneer u op de snelkoppeling van het Multivers Installatie programma via de rechtermuisknop de Eigenschappen opvraagt, ziet u waar het programma MI.exe staat. Daar dient u ook het programma IBANOmzetter.exe te kunnen plaatsen. Pagina 7 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

8 Het uitvoeren van het programma De onderstaande stappen dienen per om te zetten administratie te worden uitgevoerd. U kunt deze stappen voor elke administratie vaker uitvoeren. Het programma zal elke keer alleen de bankrekeningnummers aanvullen waar nog geen IBAN of BIC van is ingevuld. Het bestand met bankrekeningnummers aanmaken en exporteren 1. Plaats het programma (IBANOmzetter.exe) in dezelfde map waar MI.exe (het programma Multivers Installatie) staat. 2. Maak met behulp van de rechtermuisknop een snelkoppeling aan op bureaublad. Pagina 8 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

9 3. Start het programma, IBANOmzetter op vanuit het bureaublad. 4. Log in met bedrijfsnummer van uw administratie. Dit nummer ziet u onder in het scherm staan als u ingelogd bent in UNIT$ Multivers Installatie: In dit geval wordt het Bedrijf 1. Vervolgens geeft u OK. Pagina 9 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

10 5. Dit geeft onderstaand scherm: Kies voor Export om een exportbestand aan te maken dat geschikt is om in te lezen bij de IBAN BIC Service. Vervolgens wordt er gevraagd waar dit exportbestand moet worden opgeslagen. Sla dit bestand op (Export1.csv) en onthoudt de opgeslagen locatie. Het exportbestand bestaat uit alle bankrekeningnummers in UNIT4 Multivers installatie waar nog geen IBAN van is ingevuld. Indien er wel een IBAN is, maar nog geen BIC, dan wordt het bankrekeningnummer niet geëxporteerd. Bestand aanleveren aan de IBAN BIC Service U heeft zich inmiddels geregistreerd bij de IBAN BIC Service. Bij deze registratie heeft u een inlognaam en wachtwoord gekregen. Log hiermee in op de site: U komt op de pagina van de website waar u het bestand kunt opsturen. Selecteer het opgeslagen exportbestand. Kies voor Bestand versturen. U ontvang een melding op het scherm zodra uw bestand succesvol is verstuurd. Pagina 10 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

11 Inlezen IBAN/BIC in UNIT4 Multivers Installatie 1. Downloaden aangevuld bestand De IBAN BIC Service vult uw bestand met de lijst bankrekeningnummers nu aan met de betreffende IBAN. Als de rekeningnummers uit uw administratie geconverteerd zijn, dan krijgt u het aangevulde bestand terug van de Service. U krijgt een op het adres dat u bij de registratie heeft opgegeven. Hierin is een link opgenomen naar de website zodat u zelf het bestand naar uw PC kunt downloaden. Klik op downloaden en klik in het volgende scherm op het bestand dat u wilt downloaden. U krijgt nu de vraag of u het bestand wilt openen op opslaan. Kies voor Opslaan om het bestand op uw PC op te slaan en bepaal in het volgende scherm waar u het wilt opslaan en onder welke bestandsnaam. 2. Start het programma, IBANOmzetter op vanuit het bureaublad. 3. Log in met bedrijfsnummer van uw administratie. Dit nummer ziet u onder in het scherm staan als u ingelogd bent in Multivers Installatie: In dit geval wordt het Bedrijf 1. Vervolgens geeft u OK. Pagina 11 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

12 6. Dit geeft onderstaand scherm: Kies voor Import om het aangevulde bestand te importeren. Onderin staat standaard MI updaten aangevinkt en Multivers updaten staat aan indien er een koppeling met UNIT4 Multivers is en deze dus ook automatisch geupdate wordt. Er wordt nu gevraagd om het in te lezen bestand: Pagina 12 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

13 Kies dit bestand en klik op Openen. Het programma leest alle regels en zet deze op het scherm: Kies nu voor verwerken om de IBAN/BIC daadwerkelijk in UNIT4 Multivers Installatie en eventueel UNIT4 Multivers in te lezen. Pagina 13 van 14 woensdag 1 mei 2013 :

14 Wanneer deze melding op het scherm komt zijn de bankrekeningnummers aangevuld met de IBAN en BIC code. Geef OK om het scherm af te sluiten. Mocht u nog vragen hebben dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk: Pagina 14 van 14 woensdag 1 mei 2013 :