SEPA EN DE IMPACT OP BEDRIJVEN

Transcriptie

1 SEPA EN DE IMPACT OP BEDRIJVEN Februari 2013

2 INHOUD Het onderwerp SEPA staat hoog op de zakelijke agenda s van Op 1 februari 2014 moeten alle organisaties namelijk voldoen aan de SEPA standaarden voor (inter)nationaal betalingsverkeer. Om dit te realiseren, zullen diverse aanpassingen in systemen en processen noodzakelijk zijn. Deze reader geeft informatie over de afspraken met betrekking tot SEPA. Er wordt een beschrijving geboden van de belangrijkste begrippen en onderdelen van dit onderwerp en de impact die dit heeft op organisaties. In onderdeel 4 kunt u lezen hoe Laudame Financials kan helpen uw organisatie SEPA-proof te maken. 1. Achtergrond SEPA Wat verandert er met SEPA? Over op IBAN De Europese overschrijving SEPA Credit Transfer (SCT) De Europese incasso SEPA Direct Debit (SDD) Machtigingen Toekomst: E-mandate Kaartbetalingen Impact op organisaties Algemeen Wat is er nodig om SEPA-proof te worden Veel voorkomende risico s Aanpak Laudame Financials Standaard aanpak van Platform NSF Aanpak Laudame Financials Eindverantwoordelijkheid Deelverantwoordelijkheid of ondersteunende rol Bronnen & verdere informatie Bronnen Verdere informatie

3 1. ACHTERGROND SEPA Op 28 januari 2008 is een belangrijke mijlpaal bereikt in de vorming van één uniforme Europese betaalruimte, de Single Euro Payments Area (SEPA). Op die dag is met de introductie van de Europese overschrijving na de komst van de euro een verdere stap gezet op weg naar een Europa waarin de verschillen tussen binnenlandse en grensoverschrijdende eurobetalingen zijn verdwenen. Het Europees Parlement (EP) en de Europese Raad hebben samen met de European Payments Council (EPC) de juridische en technische kaders voor SEPA vastgesteld. De daadwerkelijke invulling van de SEPA migratie vindt op nationaal niveau plaats. SEPA is een project van banken in Europa die zich verenigd hebben in de European Payments Council (EPC). De gedachte achter SEPA is dat het voor Europese burgers en bedrijven mogelijk moet zijn om in het eurogebied betalingen te doen vanaf één betaalrekening en met één set betaalmiddelen. 28 januari 2008 is de Europese overschrijving geïntroduceerd. En sinds november 2010 zijn alle Europese banken gereed voor het uitvoeren van een Europese incasso. Bovendien worden kaartbetalingen in Europa meer op elkaar afgestemd. Hiermee wordt het betalingsverkeer in het eurogebied niet alleen gemakkelijker maar ook efficiënter, wat op den duur tot lagere kosten zal leiden. Overschrijvingen, incasso's en betaalpassen kunnen dan zowel voor binnenlandse als voor grensoverschrijdende betalingen worden gebruikt. Met Europese wetgeving is vastgesteld dat per 1 februari 2014 iedereen in Europa gebruik maakt van de Europese standaarden voor betalen. De komst van SEPA is het logische vervolg op de euro. Na de chartale Europese eenwording, is er straks ook één girale uniforme betaalmarkt. Nu bestaan er tussen de eurolanden nog grote verschillen in producten voor betalingsverkeer. SEPA zorgt ervoor dat deze verschillen grotendeels verdwijnen. Voor consumenten ontstaat meer duidelijkheid als overal dezelfde voorwaarden gelden. De overgang van nationale naar Europese standaarden voor betalingsverkeer is een omvangrijk en langdurig traject. Op 1 november 2009 is met de komst van de Richtlijn voor de betaaldiensten - de Payment Services Directive (PSD) - een belangrijke stap gezet. Deze richtlijn geldt als wettelijk kader voor de komst van de Europese betaalmarkt. Hierin worden de rechten en plichten voor het aanbieden en gebruik van betaaldiensten vastgelegd om daarmee uniforme bescherming van consumenten in de EU te garanderen. De richtlijn beoogt ook concurrentie te bevorderen om daarmee te zorgen voor scherpe prijzen en een innovatief productaanbod. 3

4 Doelstellingen voor de Single Euro Payments Area SEPA kent de volgende doelstellingen: Wegnemen landsgrenzen voor betalingsverkeer in de Euro zone Geen onderscheid bij betalingen tussen en binnen landen Voor burgers, bedrijven en andere economische spelers Gelijke voorwaarden, rechten en verplichtingen ongeacht plaats Bijdrage aan grotere concurrentiekracht EU Op het moment dat SEPA volledig is gerealiseerd, zijn de volgende concrete resultaten behaald: Op dezelfde manier betalen in heel Europa Ingezetenen hebben maar 1 rekening nodig voor binnen- en buitenlandse betalingen Einde aan kostenverschillen voor betalingsverkeer tussen Europese landen Mogelijke kostenbesparing door Europese betalingen vanaf 1 enkele rekening Incasseren bij klanten in SEPA-landen is mogelijk Kostenbesparing door geautomatiseerde administratie afhandeling 44 extra tekens bij de omschrijving 19 extra tekens bij de betalingsreferentie Nationaal SEPA Migratie-plan In Nederland is het Nationaal Forum SEPA-migratie (NFS) opgericht om de transitie naar de SEPA richtlijnen te begeleiden. Het NFS bestaat uit Nederlandse aanbieders en gebruikers van betalingsverkeer onder voorzitterschap van DNB. Deelnemende partijen zijn o.a. Detailhandel Nederland, MKB-Nederland, Consumentenbond, VNO-NCW. Vanuit het NSF is ondermeer een landelijke campagne opgezet om de massale migratie te begeleiden (zie onderstaande afbeelding). Daarnaast is er een informatie website ( opgesteld, voorzien van toolkits, stappenplannen, nieuwsbrieven, FAQ s voor bedrijven en MKB Monitor. 4

5 2. WAT VERANDERT ER MET SEPA? De nieuwe SEPA wetgeving omvat nieuwe standaarden waarin is afgesproken hoe toekomstige betalingen gaan plaatsvinden. Een groot deel van de betaalproducten die wij op dit moment gebruiken, komen te vervallen en zijn vanaf 1 februari 2014 dan ook niet meer te gebruiken. Alle betaalproducten, zoals de overschrijving, Acceptgiro en Incasso worden de komende jaren vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA. De SEPA-wijzigingen hebben betrekking op de volgende 4 hoofdonderwerpen: 1. Over op IBAN 2. De Europese overschrijving SEPA Credit Transfer (SCT) 3. De Europese incasso SEPA Direct Debit (SDD) 4. Kaartbetalingen 2.1 OVER OP IBAN De overgang naar één uniforme betaalmarkt voor de euro houdt in dat betaalrekeningen in heel Europa op dezelfde eenvoudige manier bereikbaar moeten zijn. Dat is nodig om geen verschillen meer te hebben tussen binnenlandse en grensoverschrijdende eurobetalingen in Europa. Daarom moeten uiterlijk op 1 februari 2014 voor eurorekeningen in heel Europa internationale bankrekeningnummers (IBAN) gehanteerd worden, ook voor binnenlandse betalingen. Daarnaast is voor de onderlinge verwerking van betalingen tussen banken een bankidentificatiecode (BIC) nodig. De BIC is een code om bij de verwerking van een transactie de juiste bank of vestiging van een bank te bereiken; deze is dus alleen van belang voor de interbancaire verwerking en zal door de banken toegevoegd worden. IBAN betekent International Bank Account Number. De gebruikelijke Nederlandse bankrekeningnummers worden aangevuld tot een IBAN die uit 18 cijfers en letters bestaat. Internationale IBANs kunnen meer karakters bevatten. Zie bijvoorbeeld om de IBAN codes van alle Europese landen te zien. BIC staat voor Bank Identifier Code (BIC). De BIC is een internationale identificatiecode van een bank of bankkantoor. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens. Een Nederlandse IBAN is het huidige rekeningnummer, voorafgegaan door de landcode NL, een 2- cijferig controlegetal en de (verkorte) naam van bank. Het Nederlandse IBAN ziet er bijvoorbeeld voor rekeningnummer als volgt uit: De overgang op het gebruik van het IBAN, ook voor binnenlandse betalingen, wordt zo makkelijk mogelijk gemaakt. Bij internetbankieren zal een conversie plaatsvinden. Rekeningnummers in adresboeken worden daarbij door de bank automatisch omgezet naar IBANs. En al worden ze nog maar zelden gebruikt, ook papieren overschrijvingsformulieren zullen ruimte moeten maken voor het IBAN. Er komt een nieuw algemeen formulier dat door de banken gebruikt kan worden. Op alle 5

6 bankpassen zal het Nederlandse rekeningnummer geleidelijk plaatsmaken voor het IBAN. Op (elektronische) afschriften wordt het IBAN al zo n 10 jaar vermeld. IBAN-BIC Service De overgang naar langere internationale rekeningnummers heeft impact op de kanalen waarmee betaalopdrachten bij de bank kunnen worden aangeleverd. Er is daarom een IBAN-BIC Service ingericht waarmee publiek en bedrijven het IBAN en de BIC van een willekeurige geldige bankrekening in Nederland kunnen opzoeken ( IBAN bij zakelijke betalingen Voor zakelijke gebruikers zal de aanlevering van bulkbetalingen wijzigen. Die zal gebaseerd worden op een Europese standaard, ISO XML. 2.2 DE EUROPESE OVERSCHRIJVING SEPA CREDIT TRANSFER (SCT) De Europese overschrijving is gebaseerd op de standaard van de SEPA Credit Transfer (SCT). Voor de Europese overschrijving worden soms andere namen gehanteerd, zoals SEPA overschrijving of Eurobetaling. Met de Europese overschrijving kan in heel Europa geld tussen euro-rekeningen worden overgeboekt. Europese overschrijvingen volgens de SEPA standaard zijn op dit moment al mogelijk bij de Nederlandse aanbieders van betaaldiensten. Voor de Europese overschrijving geldt dat: op uniforme wijze in het binnenland en de rest van SEPA kan worden betaald het gebruik van IBAN verplicht is de bestandsformaten wijzigen het verschil met de bestaande binnenlandse en internationale overschrijving in euro verder zeer beperkt is. Onderstaande tabel geeft de verschillen weer tussen de oude situatie in Nederland en de nieuwe Europese overschrijving. Voor specifieke Nederlandse producten, zoals Acceptgiro, ideal en FiNBOX worden SEPA-varianten of alternatieven ontwikkeld. De IBAN-Acceptgiro vervangt de huidige euro-acceptgiro. De IBAN- Acceptgiro heeft eigen specificaties en eigen mijlpalen. Zie hiervoor 6

7 2.3 DE EUROPESE INCASSO SEPA DIRECT DEBIT (SDD) Ook incasso s veranderen. De Europese incasso zorgt ervoor dat leveranciers in het buitenland en in Nederland op dezelfde manier worden gemachtigd om geld van een rekening af te schrijven. Hierbij gelden dan ook dezelfde verwerkingsregels. Deze nieuwe standaard voor Europese incasso bestaat al sinds 2010 naast de huidige incasso, maar wordt nog maar beperkt gebruikt. De nieuwe Europese incasso heeft uiterlijk 1 februari 2014 de huidige incassovormen volledig vervangen. Bij een Europese incasso geeft een rekeninghouder een machtiging af aan een begunstigde om (eenmalig of doorlopend) automatisch bedragen van zijn betaalrekening te laten afschrijven. Hierbij maakt het niet uit in welke SEPA-landen de betaler en de begunstigde hun rekeningen aanhouden. Voor de Europese incasso geldt dat: Op uniforme wijze in binnen- en buitenland geïncasseerd en betaald kan worden Het gebruik van IBAN verplicht is De bestandsformaten wijzigen De incassant de incasso-opdracht eerder moet aanleveren bij zijn bank dan nu het geval is. De Europese incasso is in de kern gelijk aan de bestaande Incasso in Nederland waarbij een klant een machtiging afgeeft aan een zakelijke partij. Dat kan eenmalig zijn, maar in de meeste gevallen gaat het om een doorlopende machtiging voor terugkerende betalingen. Onderstaande tabel geeft de verschillen weer tussen de oude situatie in Nederland en de nieuwe Europese incasso. De verschillen zitten met name in de tijdlijnen. Er zijn 2 Europese incassovarianten, de standaard Europese en de Zakelijke Europese incasso: A. Standaard Europese incasso De standaard Europese incasso wordt gebruikt voor betalingen van particulieren, maar kan ook voor incassobetalingen tussen bedrijven worden toegepast. De standaard Europese incasso is een betaalmiddel waarmee een incassant de mogelijkheid krijgt om automatisch bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van zijn debiteuren, ten gunste van zijn eigen rekening. Een groot voordeel is dat de incassant zelf bepaalt wanneer hij het geld ontvangt. Spelregels 7

8 Aan het gebruik van de standaard Europese incasso zijn spelregels verbonden. Zo moet een incassant een standaard Europees incassocontract afsluiten met zijn eigen bank. Daarna verzamelt hij machtigingen van zijn klanten. Dit kunnen zowel doorlopende als eenmalige machtigingen zijn. Klanten moeten daarvoor wel een bankrekening in een van de 32 SEPA landen hebben. Zodra de incassant de machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. Daarna levert de incassant incassoopdrachten aan bij zijn eigen bank. Deze bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de verschillende banken van de klanten. Deze banken schrijven de opgegeven bedragen op de opgegeven datum af van de betreffende rekeningen en maken dit over naar de bank van de incassant. Tenslotte schrijft die bank het ontvangen geld bij op de rekening van de incassant. Datum van de ondertekening van de machtiging Bestaande machtigingen blijven geldig als men overgaat op de standaard Europese incasso. Maar de datum van ondertekening is niet altijd vastgelegd. Daarom is bepaald dat bij alle huidige, bestaande machtigingen 1 november 2009 als datum van ondertekening moet worden vastgelegd. Voor nieuwe (SEPA-)machtigingen wordt uiteraard de juiste datum van ondertekening vastgelegd. Terugboekrecht Klanten hebben een terugboekrecht. Als zij het niet eens zijn met een afgeschreven bedrag, kunnen zij binnen een termijn van 8 weken contact opnemen met hun eigen bank om het betreffende bedrag terug te laten boeken. (In de oude Nederlandse situatie is dit 30 dagen.) B. Zakelijke Europese incasso De zakelijke Europese incasso is een betaalmiddel waarmee een incassant de mogelijkheid krijgt om automatisch bedragen af te laten schrijven van de rekeningen van zijn zakelijke klanten, ten gunste van zijn eigen rekening. Hierbij kunnen alleen zakelijke rekeninghouders een machtiging afgeven. De debiteur heeft geen terugboekrecht. De debiteur moet de machtiging die hij afgeeft, ook bij zijn eigen bank laten registreren. Een groot voordeel is dat de incassant zelf bepaalt wanneer hij het geld ontvangt. 8

9 Spelregels Aan het gebruik van de zakelijke Europese incasso zijn spelregels verbonden. Zo sluit een incassant een Europees incassocontract af met zijn eigen bank. Daarna verzamelt hij machtigingen van zijn zakelijke klanten. Dit kunnen zowel doorlopende als eenmalige machtigingen zijn. De zakelijke klanten hebben daarvoor wel een zakelijke bankrekening nodig in een van de 32 SEPA landen. Zodra de incassant de machtigingen correct heeft geregistreerd, laat hij zijn zakelijke klanten weten per wanneer hij welk bedrag van hun rekening gaat afschrijven. Daarna levert hij zijn zakelijke incasso-opdrachten aan bij zijn eigen bank. Zijn bank stuurt de incasso-opdrachten door naar de banken van zijn klanten. Deze banken controleren de incasso-opdrachten met de machtiginggegevens die de zakelijke klanten verplicht bij hun eigen bank moeten laten registeren. Als alles klopt schrijven de banken de bedragen die de incassant heeft opgegeven, af van de betreffende rekeningen. Zij doen dit op de datum die hij heeft opgegeven. De banken maken de bedragen over naar de bank van de incassant. Tenslotte schrijft zijn bank het ontvangen geld bij op zijn rekening. Geen terugboekrecht Zakelijke klanten hebben geen terugboekrecht. Tot en met de dag van uitvoering kunnen zij hun bank wel vragen om de incasso niet uit te voeren. De bank van de zakelijke klanten heeft het recht om het bedrag binnen twee werkdagen weer terug te boeken. Onderstaand schema geeft het proces van een Europese incasso. De belangrijkste verschillen met de huidige incasso richtlijn hebben te maken met de tijdlijn. De nieuwe afspraken zijn als volgt: 9

10 Onderstaand overzicht geeft de verschillen weer tussen de 2 incassovarianten binnen SEPA. 10

11 2.3.1 MACHTIGINGEN Ten aanzien van machtigingen voor de Europese incasso, gelden de volgende richtlijnen: Incassanten zijn verplicht om de machtigingen voor de Europese incasso fysiek te archiveren. Een incassant moet op verzoek van de debiteur een kopie van de machtiging kunnen verstrekken. Gegevens van elke machtiging moeten elektronisch worden opgeslagen. Machtiginggegevens moeten met elke incasso-opdracht worden meegestuurd. Een machtiging kan op debiteur of product niveau In de toekomst zal worden gewerkt met e-mandates (zie paragraaf 2.3.2) Er zijn formats opgesteld voor het vastleggen van machtigingen (zie Hieronder een format voor een zakelijke doorlopende machtiging. Op zijn stappenplannen beschikbaar, waaronder In het stappenplan is aangegeven wat de verplichte gegevens zijn die op de machtigingen moeten worden vermeld (zie Aandachtspunten bij de Europese overschrijving: Voor het aanleveren van Europese overschrijvingen kunnen verschillende tijdlijnen gelden. Het kan verschil uitmaken of een betaalbestand wordt aangeleverd via de bank of rechtstreeks bij een processor. Informeer bij de bank naar de exacte tijdlijnen. Wat is de invloed van de Europese overschrijving op bestaande betaalmiddelen? Voor de Acceptgiro is een nieuw Acceptgiroformulier ontworpen, ook wel de IBAN-Acceptgiro genoemd. Deze kan vanaf 1 juli 2013 worden gebruikt. De betaalstandaard ideal zal met ingang van 1 februari 2013 zijn aangepast. Betalingen worden dan via de Europese overschrijving verwerkt. Ook FiNBOX wordt geschikt gemaakt. 11

12 Aandachtspunten bij de zakelijke Europese incasso: De machtigingen die verkregen zijn van uw zakelijke debiteuren voor de huidige Nederlandse incassovarianten kunnen niet opnieuw worden gebruikt voor de zakelijke Europese incasso, vanwege het vervallen van het terugboekrecht. Daarom is het noodzakelijk dat aan alle huidige zakelijke debiteuren wordt gevraagd om een nieuwe machtiging voor de zakelijke Europese incasso te verstrekken. Een tip: Vul alvast zo veel mogelijk gegevens van de debiteur op het machtigingsformulier in, zodat hij alleen nog maar hoeft te tekenen. Als de machtigingen van getekend retour zijn ontvangen, is het belangrijk om (minimaal) de verplichte gegevens van de machtigingen digitaal vast te leggen in uw administratie. Deze moeten namelijk bij iedere incasso-opdracht worden meegezonden. Het gaat om de volgende gegevens: o Incassant ID (door de bank verstrekt bij afsluiting van het incassocontract) o Kenmerk van de machtiging o IBAN van uw debiteur en de BIC van de bank van de debiteur o NAW-gegevens van de debiteur, inclusief Land bij buitenlandse debiteuren o Type machtiging: doorlopend of eenmalig o Datum van ondertekening van de betreffende machtiging Leg deze gegevens digitaal vast in de administratie en archiveer de originele papieren machtigingen. De bewaartermijn bedraagt minimaal 14 maanden nadat de machtiging door de debiteur is ingetrokken. Klachten over een onterecht incasso kunnen namelijk tot 13 maanden na de transactiedatum ingediend worden. Vermeld op de machtiging ook dat de zakelijke debiteur de machtiginggegevens bij zijn eigen bank moet registreren. Als hij dit niet doet, zal de betreffende bank de zakelijke incassotransactie afkeuren. Voor verwerking van de zakelijke Europese incasso-opdrachten, moet een pre-notificatie worden verzonden (zie punt 5 van standaard aanpak). Er wordt geadviseerd om dan ook de Incassant ID en het kenmerk van de machtiging te vermelden. De bank van de debiteur is namelijk verplicht om deze gegevens bij de afschrijving van de zakelijke Europese incasso te vermelden. Er kan een aparte vooraankondiging worden verstuurd maar meestal is de factuur of een andere vorm van reguliere correspondentie met debiteuren de meest geschikte oplossing. De regels voor de Europese incasso schrijven voor dat de vooraankondiging in principe 14 dagen voor de incassodatum wordt verstuurd, tenzij met debiteuren een andere tijdlijn is overeengekomen. Voor het aanleveren van zakelijke Europese incassobatches gelden tijdlijnen. Bij zowel de eenmalige als de doorlopende incasso-opdrachten is dat minimaal 1 werkdag voor de gewenste verwerkingsdatum. Informeer bij de bank naar de exacte tijdlijnen van het aanleveren van een Europese incassobatch en of de batchaanlevering kan worden getest TOEKOMST: E-MANDATE De Europese incasso biedt ook de mogelijkheid om een machtiging digitaal te initiëren en te laten ondertekenen. Dit wordt een e-mandate genoemd. De Nederlandse banken zijn bezig om dit ook in Nederland te implementeren, zodat zij deze dienst ook aan hun eigen klanten kunnen aanbieden. De Nederlandse e-mandate oplossing wordt gebaseerd op de huidige ideal infrastructuur. Voor 1 Februari 2014 zal er geen oplossing voor de e-mandate beschikbaar zijn. Hoe werkt een e-mandate? Het e-mandate proces kent de volgende stappen: 1. De debiteur neemt een bepaalde dienst of product van de crediteur af, die hem de mogelijkheid biedt om middels een Europese incasso voor deze dienst te betalen. Via de 12

13 website van de crediteur vult de debiteur het e-mandate in (NAW gegevens, IBAN en eventueel BIC van zijn bank). 2. Vanuit de website van de crediteur wordt een e-mandate voorstel gestuurd naar de routering service van de bank van de crediteur of zijn service provider. 3. De routering service stuurt het voorstel vervolgens door naar de validatie service van de bank van de debiteur of zijn service provider. Deze valideert de gegevens (o.a controle op juistheid IBAN). 4. De validatie service stuurt vervolgens een authenticatieverzoek naar de debiteur via zijn browser. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de authenticatiemethodiek, die ook voor de Internet-bankieren toepassing van de bank, en voor ideal wordt gebruikt (bijvoorbeeld via calculator). 5. De debiteur vult de response op het authenticatieverzoek in en deze wordt naar de validatie service gestuurd. 6. De validatie service controleert de response op het authenticatieverzoek. Indien correct, wordt een bevestiging naar de browser van de debiteur gestuurd. 7. De validatie service stuurt vervolgens het digitaal ondertekende e-mandate terug naar de routering service. 8. De routering service stuurt het digitaal ondertekende e-mandate naar de website van de crediteur. 9. De debiteur krijgt via de website van de crediteur tot slot een bevestiging, dat de ondertekening van het e-mandate is geslaagd. 2.4 KAARTBETALINGEN De komst van SEPA bracht ook veranderingen met zich mee voor kaartbetalingen. De Nederlandse banken geven sinds januari 2008 betaalpassen uit die voldoen aan de Europese afspraken die zijn gemaakt zijn om Europa-brede pasacceptatie te bevorderen en de veiligheid van kaartbetalingen te verbeteren. De meeste bestaande passen kunnen al gebruikt worden in binnen- en buitenland omdat zij zowel het binnenlandse merk PIN als het internationale merk Maestro voeren. Momenteel worden dat de passen ook voorzien van een EMV-chip die veiliger is dan de voorheen gebruikte magneetstrip. Alle geldautomaten in Nederland zijn al enige jaren voor EMV aangepast. 13

14 Overige betaalmiddelen De overige Nederlandse betaalmiddelen, zoals de standaard Digitale Nota (ViaMijnBank.nl), de spoedbetaling en ideal, verdwijnen niet. De Nederlandse banken nemen deze producten mee in de overgang naar SEPA. De huidige papieren Acceptgiro zal worden vervangen, zodat deze ook binnen SEPA kan blijven worden gebruikt. Verder blijven banken de Chipknip aanbieden totdat er nieuwe elektronische alternatieven zijn voor het betalen van kleine bedragen, gebaseerd op een Europese of internationale standaard. 14

15 3. IMPACT OP ORGANISATIES 3.1 ALGEMEEN De SEPA richtlijnen hebben de nodige impact op organisaties. Zij zullen per 1 februari 2014 alle aanpassingen moeten hebben gerealiseerd om het betalingsverkeer op orde te hebben. Op is een IBAN Impact-Check beschikbaar, waarmee bedrijven een beeld kunnen krijgen van de impact op het betreffende bedrijf en hoeveel tijd de aanpassingen in beslag kunnen nemen. Voor bedrijven met een relatief hoge SEPA-impact spelen de onderstaande elementen een rol. Hoe eenvoudiger het betalingsverkeer, hoe minder van deze elementen aanpassingen vragen. Internetbankieren De IBAN nummers worden omgezet door de bank. Dit moet onderling worden afgestemd met de bank. Software De standaarden hebben op diverse plaatsen impact op systemen. Dit betreft onder andere: Maximaal 34 alfanumerieke posities in systemen voor IBAN nummers Eventueel 11 alfanumerieke posities voor BIC nummers (indien noodzakelijk) Maximaal 140 alfanumerieke posities voor omschrijvingen/mededelingen bij betalingen Maximaal 35 alfanumerieke posities voor betalingskenmerken Wijzigingen in MT940 formaat van elektronische bankafschriften De impact moet tijdig worden besproken met de software leverancier. In sprake is van standaard applicaties worden updates waarschijnlijk door de leverancier zelf verzorgd. Bij maatwerk applicaties zullen aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn, die om een goede planning vragen. Batchtransacties aanleveren bij bank Overboekingen moeten worden aangeleverd in het nieuwe ISO XML formaat. Het Clieop bestand verdwijnt. Dit houdt in: meer bandbreedte nodig, grotere bestanden, meer opslagcapaciteit nodig. Zie de volgende link voor meer informatie en implementatierichtlijnen ideal betaalmogelijkheid voor klanten Software moet de Europese standaard van ideal (versie 3.3) ondersteunen. Acceptgiro s verzenden De huidige Acceptgiro wordt vervangen door de IBAN-Acceptgiro. De IBAN-Acceptgiro kan vanaf 1 juli 2013 door de banken worden verwerkt. Mogelijke alternatieven zijn bijvoorbeeld FiNBOX, IDEAL of incasso. Als u gebruik wilt maken van IBAN-Acceptgiro, heeft dit een aantal implicaties voor het systeem. Denk daarbij aan het printen van coderegels, printsoftware, elektronische betaalinformatie, bestandsindeling, rapportageformaten en dergelijke. Geadviseerd wordt om tijdig contact op te nemen met de bank, die kan adviseren over de te kiezen oplossingsrichting. Kijk tevens op voor meer informatie. 15

16 Rekeningen in meerdere landen Binnen SEPA kan worden gewerkt met 1 rekening, hetgeen efficiency oplevert. De maximale verwerkingstijd is straks in alle SEPA landen gelijk. Incassobetalingen door klanten Zie eerdergenoemde uitleg over de 2 soorten Europese incasso s. Telefonische en/of internetmachtigingen Binnen SEPA zijn alleen papieren en elektronische machtigingen toegestaan. Nieuwe telefonische machtigingen en machtigingen verkregen via internet zijn niet geldig als machtiging. Zie verder de eerdergenoemde uitleg over machtigingen. Eenmalige incasso De eenmalige machtiging zonder terugboekingsrecht verdwijnt. Overweeg wat geschikte alternatieven zijn, zoals de standaard/algemene incasso (met 8 weken terugboekingsrecht), FiNBOX, mobiel betalen, vooruitbetalen door pinnen of ideal of betaling onder rembours. Incasseren in het buitenland Dit wordt vergemakkelijkt met de nieuwe standaarden. Hierbij kan incasso grensoverschrijdend worden gebruikt. Voor het incasseren is daarom maar één rekening nodig. 3.2 WAT IS ER NODIG OM SEPA-PROOF TE WORDEN Afhankelijk van de complexiteit van de organisatie zullen er veel of weinig acties nodig zijn om SEPA-proof te worden. De meest voorkomende acties kunnen als volgt worden gecategoriseerd: A. Aanpassen software B. Updaten klant- en leveranciersgegevens C. Wijzigen incassocontracten D. Opzetten machtigingen registratie E. Processen updaten en herinrichten Inhoudelijk zijn deze aspecten hierboven al omschreven. De toevoeging die hier nog kan worden gemaakt is dat voor veel bedrijven de overgang naar SEPA en IBANs tot gevolg heeft dat zij in hun administratieve processen wijzigingen moeten doorvoeren. Daarom is het noodzakelijk om voldoende aandacht te schenken aan onderdeel E. Alle administratieve processen dienen te worden beoordeeld op SEPA-aanpassingen. Dit geldt ook voor allerlei werkdocumenten en formulieren. Zo moet op alle plaatsen waar een rekeningnummer wordt genoemd (van het bedrijf zelf of van leveranciers en klanten) het IBAN nummer worden aangepast. Dit gaat verder dan de disciplines Credit Management en Contractbeheer. Denk ook aan intake formulieren van de Sales afdeling. 3.3 VEEL VOORKOMENDE RISICO S Voor bedrijven die met SEPA zijn of eraan gaan beginnen, geldt een aantal algemene risico s. Nogal wat bedrijven beginnen met de gedachte dat de impact relatief meevalt. Na een eerste scan blijkt dit wat tegen te vallen, en gaandeweg het project blijkt vaak dat het een aanzienlijke impact aan tijd en capaciteit met zich meebrengt. Het is een technisch project met organisatorische en procedurele aanpassingen IBAN en BIC codes ophalen is niet zo gemakkelijk als het lijkt Het Nederlands betalingsverkeer kent speciale regelingen 1 februari 2014 is dichtbij Banken en softwareleveranciers hebben algemene oplossingen, maar het gaat om de organisatie specifieke oplossing 16

17 4. AANPAK LAUDAME FINANCIALS 4.1 STANDAARD AANPAK VAN PLATFORM NSF Vanwege de in onderdeel 3 genoemde punten vraagt de overgang naar SEPA om een planmatige aanpak. Er is voor bedrijven een standaard aanpak op hoofdlijnen opgesteld vanuit het Platform NSF. Deze bevat de onderstaande punten (officiële tekst is licht aangepast): 1) Stel een plan van aanpak op Het is verstandig om een coördinator (kleinere bedrijven) of projectmanager (grotere bedrijven) aan te stellen die de impact op het bedrijf in kaart brengt. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht. Zo raakt bijvoorbeeld het gebruik van IBAN als rekeningnummer niet alleen de administratie en software, maar moeten ook alle communicatiemiddelen worden aangepast waar het rekeningnummer op vermeld staat. Bedrijven die in meerdere landen werken, hebben voor het verrichten van eurobetalingen in principe nog maar één rekening nodig. Vervolgens kan een plan van aanpak worden opgesteld. Reserveer voldoende tijd en capaciteit. 2) Bepaal de overgangsdatum Na 1 februari 2014 kunnen de huidige rekeningnummers, incasso s en overschrijvingen niet meer worden gebruikt. Daarvoor geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden gelden. Ingezetenen kunnen nu al gebruik maken van de nieuwe betaalproducten. Steeds meer bedrijven, overheden en particulieren zullen de komende periode IBAN gaan gebruiken. En banken zetten vanaf het eerste kwartaal van 2013 de internetbankieromgeving om naar IBAN. Kies voor de overgang een realistische datum. Stel de overgang niet uit tot vlak voor 1 februari 2014, want mogelijk kunt u dan (tijdelijk) geen gebruik maken van het girale betalingsverkeer. 3) Informeer medewerkers, klanten, leveranciers, leden, donateurs en andere relaties Breng relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en de overgangsdatum. Iedereen beschikt al over een IBAN, deze is te vinden op rekeningafschriften en bij het internetbankieren. Verzamel daarnaast de IBAN s van klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in de administratie. Bedrijven kunnen alle huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN over laten zetten via Dit is een tijdelijke service die banken bieden tot de overgangsdatum. Banken gaan tevens de adresboeken voor het internetbankieren automatisch omzetten; hierover wordt door de banken nader geïnformeerd. Zorg verder dat loonstroken, facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere uitingen waar het rekeningnummer op staat tijdig worden aangepast aan IBAN. En bouw de huidige voorraad briefpapier af. 4) Maak tijdig afspraken met softwareleveranciers De nieuwe standaarden brengen ook noodzakelijke aanpassingen in software met zich mee. Zo zullen alle databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen moeten worden omgezet naar IBAN. Ook verandert de standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar ISO XML formaat. Het is belangrijk om te bepalen welke consequenties deze veranderingen hebben voor systemen en software en wat de doorlooptijden hiervan zijn. De meeste softwarepakketten zullen voor al deze veranderingen een upgrade nodig hebben. Neem daarom contact op met de softwareleverancier. Veel standaardpakketten worden aangepast door softwareleveranciers en het is belangrijk om na te gaan wanneer dit gebeurt. Tevens is van belang om na te gaan wat in het standaard onderhoudscontract zit en wat zelf moet worden gedaan. Maatwerk bovenop het standaardpakket moet mogelijk ook aangepast worden: dit vraagt meestal een langere doorlooptijd. Indien wordt gewerkt met meerdere softwarepakketten, zijn er mogelijk afhankelijkheden en aandachtspunten 17

18 in de implementatie. Vraag ook aan de softwareleverancier of er aanpassingen nodig zijn voor rapportages en de automatische reconciliatie. 5) Bepaal de consequenties van de nieuwe incassostandaarden op bedrijfsprocessen De nieuwe standaarden vragen ook om wijzigingen in bedrijfsprocessen. Dit geldt met name voor incasso s, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere landen kan worden geïncasseerd. Zo gelden er andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank. Ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat gaat worden geïncasseerd (pre-notificatie). Voor het gebruik van de incasso is een nieuw contract met de bank nodig. Om te kunnen incasseren zijn verder aanvullende gegevens nodig, zoals incassant ID (deze verstrekt de bank), het kenmerk van de machtiging (een uniek kenmerk dat zelf kan worden bepaald), de IBAN van de debiteur en de datum van ondertekening van de machtiging. Het machtigingsformulier moet daarop aangepast worden. Om al deze gegevens aan te kunnen leveren, moet tevens een aparte administratie voor machtigingen worden beheerd. De standaard incasso wordt zowel voor betalingen van particulieren als van bedrijven gebruikt. De huidige machtigingen van debiteuren (doorlopende machtigingen algemeen) blijven gewoon geldig: hiervoor hoeft dus niet om nieuwe machtigingen te worden gevraagd. De zakelijke incasso is de nieuwe variant van de huidige bedrijvenincasso. Het grote verschil is dat hier geen terugboekrecht meer is. Bij deze zakelijke incasso zijn er dus wel nieuwe machtigingen noodzakelijk. 6) Laat de bank goed informeren De Betaalvereniging biedt uitgebreide documentatie over de bestandsformaten, stappenplannen voor incasso s en waar bankspecifieke informatie te vinden is over aanlevertermijnen en procedures ( Banken bieden hun klanten verder informatie op de eigen website, informeren hun klanten over concrete veranderingen (bijvoorbeeld wanneer zij adresboeken voor het internetbankieren omzetten), organiseren voorlichtingsbijeenkomsten, bieden checklisten aan en bieden waar nodig (telefonische) ondersteuning. Stem waar nodig met de bank de overgangsdatum af, specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die de bank kan bieden. 4.2 AANPAK LAUDAME FINANCIALS Uitgaande van de standaard aanpak zoals geformuleerd door het Platform NSF, kiest Laudame voor de volgende benadering om tot een succesvol projectresultaat te komen. Gezamenlijke aanpak met opdrachtgever Gezien het belang van een volledige en tijdige oplevering ziet Laudame het als noodzakelijkheid om dit project in nauw overleg met de opdrachtgever te realiseren. Hierbij denken we concreet aan de volgende punten: Bij aanvang van het project dienen de reikwijdte en scope van het project te worden afgestemd. Ondanks deelname in een projectorganisatie, opereert Laudame Financials het liefst zo dicht mogelijk tegen de business. Betrokkenheid van belangrijke spelers moet zijn gewaarborgd. Dit is zowel van belang voor een effectief verloop van het project, als van het effectief borgen van de projectresultaten in de processen. Vanuit de organisatie van de opdrachtgever wordt organisatiespecifieke kennis rondom betalingsverkeer en Cash & Credit Management gewaarborgd. Dit minimaliseert het afbreukrisico om per 1 februari 2014 niet alles volledig te hebben gerealiseerd. Probeer verder te kijken dan de wettelijke verplichtingen Vanzelfsprekend ligt de focus bij de SEPA inspanningen op het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Omdat de business case van het SEPA project op zichzelf negatief is, loont het de 18

19 moeite om aandacht te besteden aan het minimaliseren van kosten of het genereren van bijkomende voordelen. Hierbij kan worden gedacht aan: Efficiënte inrichting van het project Handig omgaan met de klantcorrespondentie (pre-notificaties) Document management Samenhang met planning van andere IT-projecten Optimale inzet van personeel (aandacht voor competentieontwikkeling) EINDVERANTWOORDELIJKHEID U kunt Laudame Financials vragen om de eindverantwoordelijkheid te verzorgen van uw SEPA project. Hierbij vindt Laudame de volgende aspecten van belang: Gezamenlijke keuze met opdrachtgever voor project management aanpak en documentatie. Laudame streeft bij voorkeur naar een doelmatige aanpak, waarbij de voortgang transparant is. SEPA vraagt om een gefaseerde aanpak. Laudame zal starten met een Project Plan op basis van een SEPA impact analyse. Vervolgens worden de noodzakelijke aanpassingen gecategoriseerd in deelprojecten, waarin belangrijke spelers vanuit de business betrokken zijn. Het traject wordt afgesloten met een Eindrapportage en Lessons Learned rapport. Nadrukkelijke aandacht vragen wij voor de laatste fase, namelijk de borging van de resultaten in de business DEELVERANTWOORDELIJKHEID OF ONDERSTEUNENDE ROL SEPA trajecten in (middel)grote organisaties worden veelal opgezet in een programma structuur. Binnen dit programma worden dan verschillende deelprojecten aangemerkt. U kunt Laudame Financials inzetten op diverse delen van uw SEPA project, zoals: Omzetten IBAN nummers in systemen en processen Formulieren en (werk)documenten SEPA-proof Opzetten machtigingen register Werkprocessen analoog maken aan aanpassingen Coördinatie van deelproject op deze onderwerpen Bel ons gerust voor meer informatie op of mail naar info@laudame.nl. 19

20 5 BRONNEN & VERDERE INFORMATIE 5.1 BRONNEN Websites Overig Enigma Consulting Financial Systems Sepa in de praktijk (ppt) SEPA migratieplan 5.2 VERDERE INFORMATIE 20