SEPA - Incasso behorend bij changelist v6.29.0

Transcriptie

1 SEPA - Incasso behorend bij changelist v Eerste beschikbaarheid: 11 november 2013 Twinfield International NV De Beek MS Hoevelaken Nederland

2 Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrievalsysteem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding. De beschrijvingen in deze publicatie evenals de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Support: via uw accountant of de online Supportmogelijkheden op uw Bureaublad in Twinfield. Afhankelijk van uw abonnement ook telefonisch via TWINFIELD. Inlogadres: Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Handleiding behorend bij changelist v6.xxxxx Versie 1.1 Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar [email protected] Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF).

3 SEPA Vanaf februari 2014 is het niet meer mogelijk om met de oude betaalformaten Clieop03 te incasseren binnen Nederland. Alle betaalproducten, zoals de overschrijving, acceptgiro en incasso worden de komende jaren vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA, de Single Euro Payments Area. SEPA heeft tot doel om alle eurobetalingen in Europa te standaardiseren zodat er over enkele jaren geen verschil meer is tussen een binnenlandse betaling en een eurobetaling van of naar andere Europese landen. Wanneer u gebruik maakt of van plan bent om gebruik te maken van incasso s binnen de SEPA landen, dan dient u uw administratie gereed te maken voor SEPA. U kunt dit het beste doen in de volgende volgorde: 1: Maak uw bank gereed voor SEPA 2: Maak een betaaltype aan voor SEPA 3: Stel uw debiteuren in voor SEPA 4: Stel uw crediteuren ID in voor incasso 5: Groot aantal transacties per betaalrun 6: Maak een SEPA incassorun aan 1. Maak uw bank gereed voor SEPA De eerste stap in het gereedmaken van uw administratie is het instellen van uw bank. Dit kunt u doen door een nieuw bankdagboek aan te maken of een huidige bankdagboek te wijzigen binnen Algemeen > Administratie > Kassen en banken. U dient bij het aanmaken of wijzigen van uw bank rekening te houden dat u in plaats van het oude 9-cijferige (BBAN) bankrekeningnummer nu een IBAN bankrekeningnummer te gebruiken. Wanneer u gebruik maakt van incasseren in het buitenland dient u behalve het IBAN bankrekeningnummer ook uw BICcode op te geven in uw bankdagboek. Doordat geen SEPA betaalformaat van een bank hetzelfde is, dient u ook aan te geven aan het bankdagboek wat voor bank type dit is. De lijst met banken die door Twinfield ondersteund worden zijn: Rabobank ABN AMRO ING Deutsche Bank Netherlands Van Lanschot BNG SNS bank Staat uw bank (nog) niet in bovenstaande lijst, dan heeft u twee keuzes. U kunt kiezen voor de optie Geen specifieke bank of voor de optie Nederlandse standaard. Kiest u voor de optie Nederlandse standaard, dan

4 kunt u een betaalformaat aanmaken in een formaat die ontwikkelt is door De Nederlandse Betaalvereniging. Kiest u voor de optie Geen specifieke bank, kunt u met deze bank geen SEPA incasso uitvoeren. Zodra u uw bank type heeft aangegeven kunt u uw bankdagboek opslaan. Let op: Het standaard SEPA betaalformaat kan geweigerd worden door uw bank, zodra de bank afwijkende eisen aan het SEPA bestand stelt. 2. Maak een betaaltype aan voor SEPA Nu het bankdagboek is aangemaakt kunt u verder gaan met het aanmaken van een betaaltype. Voordat u een betaaltype aanmaakt, dient u eerst de instellingen van het betaalformaat SEPANLDD goed te zetten. U kunt dit doen in Boekhouden > Betalen & incasseren > Formaten. Hier dient u SEPANLDD te selecteren. Vervolgens kunt u een keuze maken uit de volgende opties: Leeg Omschrijving Relatie- en factuurnummer Factuurnummer Vrij tekstveld 1 Vrij tekstveld 2 Vrij tekstveld 3 De uitkomst van deze velden komen terug in de afhandeling van de bank voor de ingestuurde betaalformaten, binnen de omschrijving van de bankregel. Zodra het betaalformaat correct is opgeslagen, dient u een betaaltype aan te maken. Dit kunt u doen binnen Boekhouden > Betalen & incasseren > Typen. U dient hier een nieuwe code op te geven, waarnaar u deze dient te koppelen aan het betaalformaat SEPANLDD.

5 Wanneer u op de knop te drukken zult u het volgende scherm zien: Binnen dit scherm dient u uw bank te selecteren die gereed is gemaakt voor SEPA. 3. Stel uw debiteuren in voor SEPA Nu uw betaaltype is ingesteld, kunt u dit betaaltype instellen op uw debiteuren, waarmee u wilt incasseren. Debiteuren Om te kunnen incasseren, dient Twinfield te weten welke debiteuren u wilt meenemen in een betaalrun. U gaat hiervoor naar Boekhouden > Dimensies > Debiteuren en vervolgens het tabblad Banken. Binnen deze pagina stelt u uw incassotype in met het incassotype dat u zojuist aangemaakt heeft. Vervolgens stelt u ook de Tenaamstelling en IBAN in van uw debiteur waarvan u wilt incasseren. Maakt u gebruik van buitenlandse debiteuren, dient u ook de BIC-code in te vullen. Binnen SEPA is ook mandaatinformatie gevraagd. Hiervoor dient u het Machtigingskenmerk op te nemen, zoals u heeft afgesproken met uw debiteur. Ook de datum waarneer dit machtigingskenmerk is overeengekomen dient te worden opgenomen. Als laatste dient u aan te geven of u al eerder bij deze debiteur heeft geincasseerd met het huidige machtigingskenmerk. Is dit de eerste keer, dient u de checkbox voor Eerste incassorone aan te vinken. Heeft u al eerder geincasseerd, dient u de checkbox leeg te laten. Zodra de instellingen goed zijn gezet, slaat u uw debiteur op.

6 Meedere crediteuren te gelijk overzetten van Cliop03 naar SEPA Binnen de dimensie Debiteuren is het mogelijk om meerdere debiteuren tegelijkertijd over te zetten. Zodra u van Clieop03 naar uw SEPA bestandstype gaat op uw debiteur, zult u een optie zien verschijnen: Pas toe voor alle debiteuren met Cliop03 betaaltype.. Zodra de checkbox aangevinkt is voor de debiteur, worden alle debiteuren omgezet van uw Clieop03 betaaltype naar uw SEPA betaaltype. Let op: Als voor Eerste incassoronde de checkbox aan staat en u gaat incasseren, zal Twinfield automatisch de checkbox uitvinken na de incassoronde, zodat bij de volgende incassorun uw debiteur staat ingesteld voor doorlopende incasso s. 4. Stel uw incassanten ID in voor incasso Wanneer u incasseert in uw administratie, dient u nog uw incassanten ID in te stellen. Het incassant ID kunt u instellingen binnen Algemeen > Administratie > Instellingen in het tabblad Algemeen. Het incassanten ID is uw unieke kenmerk binnen de Europeese betaalmarkt. Dit id kunt u opvragen bij uw bank. Het incassanten ID dat u gebruikt, wordt meegenomen in elke incassorun. 5. Maak een SEPA incassorun aan Nu alle instellingen zijn gemaakt kunt u een SEPA incassorun starten. U kunt uw incassorun starten binnen Boekhouden > Betalen & incasseren > Betalen & incasseren.

7 Zodra u een betaalrun gaat aanmaken voor een SEPA betaaltype, kunt u uw incassodatum invullen. Twinfield zal automatisch de berekening maken wat de eerst mogelijke incassodatum zal zijn voor uw incasso. De incassodatum is afhankelijk of het per debiteur om een eerste incasso gaat, een doorlopende incasso of om een datum op het moment dat er zowel een eerste en tweede incasso in één SEPA bestand worden geincasseerd. Per bank zijn de dagen verschillend. Bank Dagen eerste incasso Dagen doorlopende incasso Rabobank 6 dagen 3 dagen 9 dagen ABN AMRO 5 dagen 2 dagen 7 dagen ING 6 dagen 3 dagen 9 dagen Deutsche bank NL 5 dagen 2 dagen 7 dagen BNG 6 dagen 3 dagen 9 dagen SNS bank 5 dagen 2 dagen 7 dagen Van Lanschot 6 dagen 3 dagen 9 dagen Triodos 5 dagen 2 dagen 7 dagen Standaard SEPA 5 dagen 2 dagen 7 dagen Op dezelfde datum incasseren Dagen 2 e incasso zodra 1 ste incasso ook aanwezig is Wilt u zowel alle eerste incasso s als alle doorlopende incasso s op dezelfde datum incasseren, dient u de checkbox voor incasseren op één datum aan te vinken. Wilt u hier geen gebruik van maken dient u de checkbox ongevinkt te laten. 6. Groot aantal transacties per betaalrun Incasseert u veel transacties per keer, kan het zijn dat u de limiet overschrijft van uw bank. Mocht dit gebeuren dat kunnen meerdere bestanden worden aangemaakt vanuit één betaalrun zodra u de betaalbestanden gaat aanmaken. Per bank verschilt het wanneer opsplitsingen in meerdere bestanden wordt gemaakt. Bank Maximum hoeveelheid transacties per incassobestand Rabobank RIB Rabobank RCM ABN AMRO ING Deutsche bank NL BNG SNS bank Van Lanschot Triodos Standaard SEPA Bovenstaande maximum aantal transacties gelden ook voor uw automatische bankenkoppeling voor de Rabobank.