Twinfield. Handleiding Versie

Transcriptie

1 Twinfield Handleiding Versie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Changelog Inleiding Instellingen Twinfield Instellingen CCV Shop instellingen voor gevorderden factuurtypen Instellen boekingsgang verkoopfacturen Factuurinstellingen Boekingsregels BTW codes Vragen? 15 Pagina 2 Handleiding: Twinfield

3 Changelog Datum Versie Opmerking Initiële opzet Wijziging Lay-out Pagina 3 Handleiding: Twinfield

4 1.0 Inleiding Wanneer u een webwinkel begint of heeft is uw boekhouding een belangrijk onderdeel van uw onderneming. Niet alleen moet u facturen versturen, facturen crediteren maar ook bijvoorbeeld belastingaangiftes doen. Om dit eenvoudiger te maken heeft CCV SHOP een directe koppeling gemaakt met Twinfield. Met deze koppeling kunt eenvoudig uw orders doorsturen naar uw boekhoudomgeving zonder ingewikkelde imports en/of exports. Hierdoor hoeft u niet uw orders nogmaals in uw boekhouding over te nemen. Daarnaast kunt u uw factuurbeheer geheel onderhouden binnen de omgeving van Twinfield, met het uitgebreide facturatiebeheer van Twinfield. Pagina 4 Handleiding: Twinfield

5 2.0 Instellingen Twinfield Er dienen in Twinfield bepaalde instellingen toegepast te worden voor een juiste werking van de koppeling. Zo is het noodzakelijk dat er BTW codes aangemaakt worden in de omgeving van Twinfield. Dit zorgt ervoor dat ons platform kan verifiëren met de omgeving van Twinfield. Om de facturen ook de juiste informatie te laten tonen in de omgeving van Twinfield is het ook noodzakelijk dat er factuurtypes aangemaakt worden. Het is nogal ingewikkeld om dit zelf in te stellen, ook is dit niet altijd mogelijk binnen de omgeving van Twinfield omdat niet elk niveau deze rechten heeft. Gelukkig wordt de inrichting van deze stamgegevens (factuurtypen en btw-codes) verzorgd door Twinfield. Voor het kunnen inrichten van de correcte stamgegevens ontvangt Twinfield graag uw Omgevingscode en Administratiecode, deze heeft u ontvangen bij het aanmaken van uw account bij Twinfield. Daarnaast ontvangen zij ook graag uw contactinformatie, zodat ze samen met u de benodigde instellingen kunnen afstemmen. Dit verzoek kunt u per mail doen naar het adres: partners@twinfield.com. Mocht u het zelf in willen instellen dan dient u minimaal het abonnement Compleet Boekhouden bij Twinfield af te nemen, wij geven hier geen verdere ondersteuning op. De benodigde instellingen vindt u in de bijlage van deze handleiding BIJLAGE 1: Twinfield instellingen voor gevorderden. Pagina 5 Handleiding: Twinfield

6 3.0 Instellingen CCV Shop Als de benodigde gegevens zijn aangepast in de omgeving van Twinfield dan is het tijd om de koppeling in CCV Shop te gaan instellen. Allereerst kunt u hier Startpunt - Mijn webshop Instellingen Boekhouding Twinfield de gegevens kwijt waar u mee inlogt in Twinfield. Hieronder een voorbeeld: Pagina 6 Handleiding: Twinfield

7 4.0 instellingen voor gevorderden Binnen deze bijlage gaan we dieper in op de instellingen welke toegepast moeten worden binnen Twinfield. Let op! Wij geven geen ondersteuning op het zelf instellen van uw boekhoudomgeving. 4.1 factuurtypen De volgende factuurtypen dient u aan te maken in de omgeving van Twinfield. Factuurtype: BIEDMEER-INCOB Veld Code Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn inclusief btw) Waarde BIEDMEER-INCOB Geselecteerd Factuurtype: BIEDMEER-EXCOB Veld Code Factuurprijzen (Factuurprijzen zijn exclusief btw) Waarde BIEDMEER-EXCOB Niet geselecteerd Let op: btw-instellingen bij artikelen Pagina 7 Handleiding: Twinfield

8 4.2 Instellen boekingsgang verkoopfacturen Voor de factuurinstellingen gaat u naar het tabblad Facturatie > Factureren > Factuurtypen. Hier kunt de factuurinstellingen en de boekingsgang voor de verkoopfacturen bewerken. Selecteer een code met behulp van de snelzoeker om een bestaande code te bewerken of type een nieuwe code om een nieuw factuurtype aan te maken. Standaard is de code factuur beschikbaar. Klik op volgende. Het scherm met de factuurinstellingen opent, wat bestaat uit de volgende onderdelen: Factuurinstellingen Boekingsregels Elektronisch factureren Factuur briefontwerp Vrije tekstvelden. We gaan ze hieronder stap voor stap even af. Pagina 8 Handleiding: Twinfield

9 4.3 Factuurinstellingen Naam en verkorte naam: Voer hier de naam en de verkorte naam van de factuurinstellingen in. Eerstvolgend factuurnummer: Geef hier het nummer van de eerstvolgende factuur aan. Het systeem zal het factuurnummer automatisch ophogen als u een nieuwe factuur invoert Let op: het eerstvolgende factuurnummer moet numeriek zijn. Factuurprijzen zijn inclusief BTW: Indien u de artikelprijzen inclusief BTW op de factuur afgedrukt wilt hebben moet u dit veld aanvinken. Let op: bij de artikelen moet de prijs inclusief BTW ingevuld zijn. Wilt u zowel facturen met artikelprijzen inclusief als exclusief versturen dan moet u twee factuurinstellingen maken. Eenmalige artikelen: Als u een vinkje plaatst bij Kan de grootboekrekening aanpassen dan hebt u de mogelijkheid om bij invoer van het eenmalige artikel de standaard grootboekrekening te wijzigen. Locatie van uitvoeringsdatum: Deze optie heeft alles te maken met de ICPaangifte. U kunt aangeven in het geval dat ICP van toepassing is, of dat moet worden ingevoerd per factuurregel, of dat de instelling voor de hele factuur geldt. Uitvoeringsdatum gebruiken: Ook deze optie is voor de ICP-aangifte. Kies uit de opties Afhankelijk van BTW, Ja of Verplicht. Let op: Maakt u geen gebruik van ICP, dan selecteert u de optie Afhankelijk van BTW. Standaard bank: Maak een keuze uit de beschikbare banken. Dit veld kunt u opnemen in het Word sjabloon als verwijzingen, maar heeft boekhoudkundig geen invloed. Betalingswijze: Overschrijving, contact, cheque, betalen bij aflevering en D/A. Dit veld kunt u opnemen in het Word sjabloon als verwijzing, waarmee de betaalwijze op de factuur wordt vermeld. Pagina 9 Handleiding: Twinfield

10 4.4 Boekingsregels Dagboek: Selecteer of voer hier de code van het dagboek in, waarin u de verkoopfacturen wilt journaliseren. In Nederland is dit standaard VRK. Boekingsregels voor de artikelregels: de boekingsregels voor de verkoopfacturen kunnen op drie manieren worden ingesteld: a. Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project b. Vastleggen op artikelniveau c. Vastleggen op factuurregelniveau De boekingssystematiek is hier: Grootboekrekening, PNL op niveau 1 Kostenplaats, KPL op niveau 2 Project, PRJ of activa, AST, op niveau 3. In deze velden kunt u codes invullen of externe referenties. Pagina 10 Handleiding: Twinfield

11 a. Vaste grootboekrekening, kostenplaats en project Voer bij boekingsregel voor artikelregels de grootboekrekening en eventueel de kostenplaats en het project in waarop u de omzet van aangemaakte verkoopfacturen wilt boeken. De boeking van de omzet van de verkoopfactuur wordt nu vastgelegd op de grootboekrekening en kostenplaats die u hier heeft vastgelegd, onafhankelijk van de vastleggingen per artikel. b. Vastleggen op artikelniveau Bij het aanmaken van een artikel kunt u per artikel de grootboekrekening en kostenplaats waarop u de omzet van dit artikel wilt vastleggen specificeren. In het veld boekingsregel voor artikelregels maakt u de koppeling tussen deze grootboekrekening en kostenplaats per artikel en de boekingsregel voor artikelregels. Hiervoor gebruikt u referenties naar de artikelen, $ARTEXT1$ en $ARTEXT2$. ART staat voor artikel, EXT staat voor externe referentie. Hiermee geeft u aan dat de boekingsregel voor artikelregels moet worden afgeleid van de grootboekrekening en kostenplaats (dimensie op niveau 1 resp. niveau 2) ingevuld bij artikelbeheer. Instelling van de boekingsregel Pagina 11 Handleiding: Twinfield

12 Vastleggen van de grootboekrekening en kostenplaats bij het artikel. De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die u per artikel hebt vastgelegd. c. Vastleggen op factuurregelniveau Wanneer u kiest voor vastleggen op factuurregelniveau gebruikt u de codes $INVEXT1$ tot en met $INVEXT3$ voor referenties gespecificeerd op artikelregels. INV staat voor invoice (Factuur), EXT voor externe referentie. INVEXT1 is dus gekoppeld aan het eerste vrije tekstveld, INVEXT2 is gekoppeld aan het tweede vrije tekstveld etc. Wanneer u de grootboekrekening definieert als eerste vrije tekstveld en de kostenplaats als tweede vrije tekstveld, verschijnen er bij het aanmaken van de factuur per regel twee nieuwe invoervelden waarin u kunt aangeven op welke grootboekrekening u de omzet wilt boeken. Pagina 12 Handleiding: Twinfield

13 Instelling van de boekingsregel Instellen van de vrije tekstvelden Extra invoervelden grootboekrekening en kostenplaats bij het aanmaken van de factuur. De boeking van de omzet wordt nu gemaakt op de grootboekrekening en kostenplaats die u per factuurregel invoert. Overige velden bij de factuurtypen: Artikel 0 (normaal eenmalig artikel): artikel 0 staat voor een speciaal (eenmalig) artikel. Voer hier de grootboekrekening in, waarop u standaard de omzet voor speciale artikelen wilt boeken of stel de referentie naar de vrije tekstvelden in. Pagina 13 Handleiding: Twinfield

14 Artikel T (eenmalig artikel, tijd geformatteerd): dit veld is van belang wanneer u gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten. Verschillen: van belang wanneer u gebruik maakt van uren en onkosten. Zie hiervoor de module Projecten. 4.5 BTW codes De volgende BTW codes dienen toegevoegd worden aan de reeds bestaande BTW codes in de omgeving van Twinfield. Biedmeer maakt gebruik van de verkorte naam bij btw-codes voor het bepalen van de juiste code. Het is daarom noodzakelijk om voor de desbetreffende btw-codes de volgende verkorte namen te gebruiken: Verkoop hoog: VH 21% Verkoop laag: VL 6% Verkoop nul: VN 0% Verkoop verlegd: VHV 0% Pagina 14 Handleiding: Twinfield

15 5.0 Vragen? We hebben een deskundig supportteam dat altijd voor u klaarstaat om te helpen, mocht u vragen hebben of problemen tegenkomen. Van maandag t/m vrijdag zijn onze supportmedewerkers telefonisch bereikbaar via +31(0) of per e- mail via support@ccvshop.nl. Pagina 15 Handleiding: Twinfield

16 Aansprakelijkheid CCV Shop heeft deze handleiding zelf opgesteld. Er kunnen fouten en onvolledigheden in deze uitgave voorkomen. Het gebruik van deze handleiding is geheel voor rekening en risico van de gebruiker. CCV Shop aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor onjuistheden en onduidelijkheden in de tekst. Fouten of onvolledigheden verbeteren we graag. Zou u wanneer u onvolledigheden opmerkt, deze willen en naar support@ccvshop.nl? Hartelijk dank hiervoor! Auteursrechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CCV Shop. CCV Shop Diamantstraat TA Hengelo (Ov) support@ccvshop.nl Pagina 16 Handleiding: Twinfield