Exact Online. Handleiding Versie

Transcriptie

1 Exact Online Handleiding Versie

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Changelog 3 1. Inleiding 4 2. Artikel toevoegen 5 3. Instellingen CCV Shop 6 4. Orders verzenden naar Exact 9 5. Vragen? 10 Pagina 2 Handleiding: Exact Online

3 Changelog Datum Versie Opmerking Initiële opzet Aanpassingen implementatie Extra gebruikers aanmaken in Exact Aanpassingen Nieuwe lay-out Pagina 3 Handleiding: Exact Online

4 1. Inleiding Het is met CCV Shop mogelijk om een koppeling te leggen met het boekhoudpakket Exact Online. Met deze koppeling kunt u eenvoudig uw orders in uw webwinkel met één druk op de knop verzenden naar uw boekhouding in Exact Online. Hierdoor hoeft u niet uw orders nogmaals in uw boekhouding over te nemen. Daarnaast kunt u uw factuurbeheer geheel onderhouden binnen in Exact Online als u dit wenst, met het uitgebreide facturatiebeheer van Exact Online. Het is goed te weten, voordat u begint met deze koppeling, dat er twee mogelijkheden zijn om een koppeling te leggen met Exact Online: 1. Uw gehele facturatie vindt plaats in Exact Online (u dient bij Exact Online minimaal de uitbreiding Factuur te hebben). 2. U regelt de facturatie in de software van CCV Shop of een ander pakket en verzend alleen de financiële boekingen naar Exact Online (u dient bij Exact Online minimaal het abonnement Basis te hebben). N.B: Er is geen synchronisatie tussen de producten in uw webwinkel en uw producten in de boekhouding. Er wordt bij de synchronisatie een factuur aangemaakt in Exact Online waarbij alle producten gekoppeld worden aan één artikelnummer. Op de factuur worden wel de juiste prijzen en omschrijvingen per productregel afgedrukt. Pagina 4 Handleiding: Exact Online

5 2. Artikel toevoegen U dient als eerste een artikel aan te maken in Exact Online waaronder alle producten geboekt worden. Dit is een fictief product die zelf niet verschijnt op een factuur. Deze wordt gebruikt voor de koppeling omdat er geen synchronisatie is tussen de producten in de webwinkel en de Exact Online boekhouding. Het product moet gekoppeld worden aan een magazijn. Een magazijn dient indien deze nog niet aanwezig is aangemaakt te worden in de omgeving van Exact online bij Stamgegevens > "Magazijnen". U dient een code en een naam op te geven en een vinkje te plaatsen bij "Hoofd". U gaat in Exact Online naar Stamgegevens > Artikelen > Nieuw en voert hier een product toe. U vult bij de code onder het kopje Algemeen een unieke code in die u later nodig heeft bij de instellingen in uw webwinkel. Daarnaast kunt u een omschrijving invullen van het fysieke product, bijvoorbeeld Webwinkel product. Kies vervolgens ook het magazijn. Verder hoeft u niets op te geven bij de andere velden. Pagina 5 Handleiding: Exact Online

6 3. Instellingen CCV Shop Wanneer u het artikel toegevoegd heeft gaat u naar het onderhoudspanel van uw webwinkel. U gaat naar Startpunt - Mijn webshop - Instellingen - Boekhouding - Exact Online. Daar vindt u alle instellingen om de koppeling met Exact Online te realiseren. Hieronder wordt per invulveld beschreven waar deze voor dienen. Exact Online koppeling Kies hier uw land om een verbinding te maken met Exact Online. Inloggen Exact Online U krijgt een inlogscherm van Exact Online. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in om in te loggen. Verbonden Exact Online Pagina 6 Handleiding: Exact Online

7 Wanneer u de juiste inloggegevens hebt ingevuld, bent u verbonden met Exact Online. U krijgt verschillende instellingen te zien (zie verder in dit hoofdstuk). Mocht u weer willen uitloggen, klik dan op Verbreek verbinding. Administratie U dient hier de juiste administratie van Exact Online te selecteren. Uw administratie vindt u in Exact Online onder Algemeen > Mijn profiel en dan onder het kopje Administraties. Verkoop dagboek Selecteer hier onder welk verkoop dagboek de facturen geboekt moeten worden. U vindt uw dagboeken in Exact Online onder: Financieel > Grootboekrekeningen - > Onderhoud. Btw hoog tarief, btw laag tarief, btw nul tarief en geen btw De producten moeten aan de juiste btw tarieven gekoppeld worden in de boekhouding. Daarom dient u voor elk btw tarief aan te geven bij welke btw code dit gekoppeld moet worden in uw boekhouding. U vindt alle btw codes bij Exact Online onder Algemeen > Stamgegevens > Belasting > BTW-codes. Daar vindt u alle btw tarieven in uw boekhouding. Orderdatum als transactiedatum gebruiken Pagina 7 Handleiding: Exact Online

8 Wanneer u hier kiest voor ja zal de orderdatum ook de transactiedatum zijn in Exact Online van de order. Als u nee kiest wordt de transactie geplaatst met de datum dat u de order naar Exact Online verzend. Export type Zoals aangegeven in hoofdstuk 1 zijn er twee manieren om uw orders te verzenden naar Exact Online. Wanneer u er voor kiest om de gehele facturatie in Exact Online plaats te laten vinden dan kiest u hier voor Factuur. Hierdoor wordt de gehele order naar Exact Online verzonden en komt deze terecht bij uw facturen. Als u hier kiest voor Financiële boeking dan wordt er alleen een financiële boeking verzonden naar Exact Online. U vindt de verzonden transactie onder uw boekingen in uw boekhouding. Factuur - Standaard artikel U heeft in het vorige hoofdstuk een fictief artikel aangemaakt waar alle producten aan gekoppeld gaan worden. De code die u daar ingevuld heeft dient u in het invulveld Standaard artikel in te vullen. Financiële boekhouding debet grootboekrekening Vul hier de gegevens in die u ook bij Exact heeft ingevoerd. Financiële boekhouding credit grootboekrekening Kies hier de credit grootboekrekening die voor u van toepassing is. Pagina 8 Handleiding: Exact Online

9 4. Orders verzenden naar Exact De koppeling is nu een feit. Nu kunt u eenvoudig uw orders in uw webwinkel verzenden naar Exact Online. Dit doet u in het onderhoudspanel van uw webwinkel onder Startpunt - Mijn klanten - Orderbeheer. Hier vindt u al uw orders. Wanneer u één enkele order wilt versturen naar Exact Online dan klikt u op een order en gaat naar tabblad Koppelingen. U vindt hier een knop Exporteer naar boekhouding. Op het moment dat u hier op klikt wordt er een factuur aangemaakt in uw Exact Online boekhouding. Daarnaast wordt er onder deze knop de historie bij gehouden wat u gedaan heeft en welk ordernummer in Exact Online aangemaakt is. Wanneer u meerdere orders tegelijkertijd wilt versturen dan vinkt u in het orderbeheer meerdere orders aan en kiest u bij Groepsacties selecteren de optie Exact boekhouding. U verstuurt hiermee alle orders die u geselecteerd heeft naar uw boekhouding in Exact Online. Zorg in de stamgegevens van uw administratie dat het boekjaar is geopend waarop de journaalposten betrekking hebben. Dit doet u in Exact Online via het menu Algemeen > Administratie inrichting > Stamgegevens > Financieel > Periode-datum tabel. Meer informatie over periode-datum tabel van Exact Online vindt u hier. Pagina 9 Handleiding: Exact Online

10 5. Vragen? We hebben een deskundig supportteam dat altijd voor u klaarstaat om te helpen, mocht u vragen hebben of problemen tegenkomen. Van maandag t/m vrijdag zijn onze supportmedewerkers telefonisch bereikbaar via +31(0) of per e- mail via support@ccvshop.nl. Pagina 10 Handleiding: Exact Online

11 Aansprakelijkheid CCV Shop heeft deze handleiding zelf opgesteld. Er kunnen fouten en onvolledigheden in deze uitgave voorkomen. Het gebruik van deze handleiding is geheel voor rekening en risico van de gebruiker. CCV Shop aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor onjuistheden en onduidelijkheden in de tekst. Fouten of onvolledigheden verbeteren we graag. Zou u wanneer u onvolledigheden opmerkt, deze willen en naar support@ccvshop.nl? Hartelijk dank hiervoor! Auteursrechten Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CCV Shop. CCV Shop Diamantstraat TA Hengelo (Ov) support@ccvshop.nl Pagina 11 Handleiding: Exact Online