U kunt uw boekhouding ook in een ander formaat exporteren. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies.

Transcriptie

1 Hoofdstuk 1 Boekhouding exporteren U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren door middel van een wizard. U kunt de boekhouding exporteren in FMuta-formaat, Auditfile-formaat (ADF), of een eigen formaat. U kunt ook direct exporteren naar Twinfield. Ook kunt u een eerdere export opnieuw uitvoeren. Boekhouding exporteren in FMuta-formaat U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren in FMuta-formaat. U kunt het beste een auditfile maken van alle boekingen. De belastingdienst kan daar alle informatie uithalen. U kunt uw boekhouding ook in een ander formaat exporteren. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. 1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Boekhouding exporteren]; de wizard "Boekhouding exporteren" wordt geopend. Automatisch is de eerste optie "De boekhouding exporteren in het FMuta-formaat (versie 6)" geselecteerd. 2. 1

2 3. Op dit tabblad kunt u de standaard codes invoeren voor de btw en periode. Deze codes moeten corresponderen met de codes die gebruikt worden in externe boekhoudpakketten die voorzien zijn van een FMuta importfunctie. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste codes en in te voeren periode. Vul de velden in. Veld Omschrijving Btw te betalen laag: Typ de code voor het te betalen lage btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te betalen hoog: Typ de code voor het te betalen hoge btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te vorderen laag: Typ de code voor het te vorderen lage btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te vorderen hoog: Typ de code voor het te vorderen hoge btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Te gebruiken periode: Typ het nummer van de boekhoudkundige periode in. Origineel faktuurnummer in creditregels: In sommige gevallen moet bij creditnota's het nummer van de gecrediteerde declaratie als factuurnummer gebruikt worden. Klik in dat geval op pijl achter het veld, en klik op de optie "Ja". In andere situaties kiest u voor de optie "Nee". Kostenplaats voor facturen: In sommige gevallen moet de praktijk-agb-code waaronder de declaratie is gedeclareerd in de verkoopregel als kostenplaats opgenomen worden. Klik in dat geval op de pijl achter het veld, en klik op de optie "AGB-code". Kies in andere situaties voor de optie "Niet gebruiken". 2

3 Typ in het veld "Boekjaar:" het jaartal waarvan u de boekhouding (gedeeltelijk) wilt exporteren. Kies of u alle boekingen wilt exporteren, of alleen de nieuwe boekingen; klik op het rondje voor de gewenste optie Klik op de knop "Bladeren" om een locatie te kiezen waar u de exportbestanden wilt bewaren; het scherm "Map selecteren" wordt geopend. 9. Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. 3

4 Klik op de knop "OK"; u keert terug naar de wizard. Klik op de knop "Volgende" in de wizard. Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden. Via de knop "Vorige" kunt u altijd terug naar de vorige tabbladen van de wizard. 12. Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden. 13. Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten. 4

5 Extra informatie - - In de export zijn de volgende bestanden aangemaakt: Bestand Inhoud debitr.csv Hierin staan de gegevens van alle patiënten, verzekeraars en instellingen en de debiteurenrekening. credit.csv Hierin staan de gegevens van alle crediteuren. grtbk.csv Hierin staan de gegevens van alle grootboekrekeningen. fmuta6.csv Hierin staan de gegevens van alle financiële boekingen. Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn. Via de knop "Opties" in het scherm "Uitgevoerde exports" kunt u exports opnieuw uitvoeren. 5

6 Boekhouding exporteren in Auditfile-formaat (ADF) U kunt uw boekhouding exporteren in de vorm van een auditfile. Dit bestand kunt u vervolgens naar de belastingdienst sturen. U kunt het beste een auditfile maken van alle boekingen. De belastingdienst kan daar alle informatie uithalen. Via het internet is er gratis software te downloaden waarmee u de auditfile kunt openen. Dit kan ook met een spreadsheet ("reken-")programma, alleen moet u wel uitzoeken, welke informatie waar staat. U kunt uw boekhouding ook in een ander formaat exporteren. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Boekhouding exporteren]; de wizard "Boekhouding exporteren" wordt geopend. Klik op het rondje voor: "De boekhouding exporteren in Auditfile-formaat (ADF)" Typ in het veld "Boekjaar:" het jaartal waarvan u de boekhouding (gedeeltelijk) wilt exporteren. 6

7 5. 6. Kies of u alle boekingen wilt exporteren, of alleen de nieuwe boekingen; klik op het rondje voor de gewenste optie. 7. Klik op de knop "Bladeren" om een locatie te kiezen waar u het exportbestand wilt bewaren; het scherm "Opslaan als" wordt geopend Kies de locatie waar u het exportbestand wilt bewaren. Pas zo nodig de naam van het bestand aan (bijvoorbeeld door er een datum aan toe te voegen). Klik op de knop "Opslaan"; u keert terug naar de wizard. 7

8 11. Op dit tabblad staat informatie over het auditbestand. Via de knop "Vorige" kunt u altijd terug naar de vorige tabbladen van de wizard. 12. Klik op de knop "Voltooien"; het exportbestand wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over het exportbestand. 13. Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten. Extra informatie Het exportfile wordt aangemaakt. 8

9 Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn. Via de knop "Opties" in het scherm "Uitgevoerde exports" kunt u exports opnieuw uitvoeren. Boekhouding exporteren in zelf gedefinieerd formaat U kunt de boekhouding exporteren via een eigen exportontwerp. U kunt een eigen exportontwerp toevoegen via menu [Systeem], [Ontwerpen], [Exports]. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies. U kunt de wizard ook starten via menu [Rapporten], [Exports], [Export boekhouding...]. De derde optie "De boekhouding exporteren volgens een zelf gedefinieerd formaat" is dan automatisch aangevinkt. 1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Boekhouding exporteren...]; de wizard "Boekhouding exporteren" wordt geopend. 9

10 2. Klik op het rondje voor de 4e optie "De boekhouding exporteren volgens een zelf gedefinieerd formaat". 3. Klik op de pijlknop achter het veld "Exportontwerp", klik in het scherm "Selecteren Exportontwerp" op het exportontwerp dat u wilt gebruiken, en klik op de knop "OK". U kunt in het selectiescherm een item toevoegen. Ga via de "Zie ook" lijst onderaan deze uitleg naar verdere instructies Typ in het veld "Boekjaar:" het jaartal waarvan u de boekhouding (gedeeltelijk) wilt exporteren. Kies of u alle boekingen wilt exporteren, of alleen de nieuwe boekingen; klik op het rondje voor de gewenste optie. 10

11 7. 8. Klik op de knop "Bladeren" om een locatie te kiezen waar u de exportbestanden wilt bewaren; het scherm "Map selecteren" wordt geopend Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. Klik op de knop "OK". Klik op de knop "Volgende" in de wizard; Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden. 11

12 Via de knop "Vorige" kunt u altijd terug naar de vorige tabbladen van de wizard. 12. Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden. 13. Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten. Extra informatie - In de export zijn de volgende bestanden aangemaakt: Bestand Inhoud crediteur.csv Hierin staan de algemene gegevens van de crediteuren. creposten.csv Hierin staan de boekingen die betrekking hebben op inkoopfacturen. inkfact.csv Hierin staan de inkoopfacturen. debiteur.csv Hierin staan de algemene gegevens van de debiteuren. 12

13 Bestand Inhoud debposten.csv Hierin staan de boekingen die betrekking hebben op declaraties. decl.csv Hierin staan de declaraties. gboek.csv Hierin staan de gebruikte grootboekrekeningen. gbposten.csv Hierin staan alle boekingen van de gekozen periode. - Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn. Via de knop "Opties" in het scherm "Uitgevoerde exports" kunt u exports opnieuw uitvoeren. Boekhouding exporteren naar Twinfield U kunt uw boekhouding vanuit Intramed exporteren naar Twinfield. Bij het opnieuw uitvoeren van de Twinfield export worden de gegevens opnieuw verstuurd! 1. Ga naar menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Boekhouding exporteren]; de wizard "Boekhouding exporteren" wordt geopend. 13

14 2. Klik op het rondje voor de 3e optie "De boekhouding exporteren naar Twinfield". Als de online dienst "Twinfield" niet is toegevoegd, kunt u de optie niet aanklikken Op dit tabblad vult u de standaard codes in voor de btw. Deze codes moeten corresponderen met de codes die gebruikt worden in Twinfield. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste codes. Vul de velden in. Veld Omschrijving Btw te betalen laag: Typ de code voor het te betalen lage btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te betalen hoog: Typ de code voor het te betalen hoge btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters.

15 Veld Omschrijving Btw te vorderen laag: Typ de code voor het te vorderen lage btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te vorderen hoog: Typ de code voor het te vorderen hoge btw-bedrag in. De code kan bestaan uit cijfers en letters. Grootboekrekeningen bijwerken in Twinfield: Als u kiest voor "Ja" worden alle grootboekrekeningen die in de geëxporteerde grootboekposten aanwezig zijn overgezet naar Twinfield. Communicatiebestanden De exportbestanden worden automatisch verstuurd naar Twinfield. bewaren: U kunt er voor kiezen om deze bestanden op uw computer te bewaren. Kies dan bij dit veld voor "Ja" Typ in het veld "Boekjaar:" het jaartal waarvan u de boekhouding (gedeeltelijk) wilt exporteren. Kies of u alle boekingen wilt exporteren, of alleen de nieuwe boekingen; klik op het rondje voor de gewenste optie. als u kies voor "Alleen nieuwe boekingen exporteren" en er is niet eerder een Twinfield export uitgevoerd, krijgt u de melding "U heeft nog niet eerder dit type export uitgevoerd". 15

16 Als u kiest voor "Alleen nieuwe boekingen exporteren" en er is niet eerder een Twinfield export uitgevoerd, krijgt u de melding "U heeft nog niet eerder dit type export uitgevoerd". Er kan dan niet automatisch bepaald worden wat de nieuwe boekingen zijn. U moet dan eerst aangeven naar welke laatste export Intramed moet kijken om te bepalen wat nieuwe boekingen zijn. Klik op het rondje vóór de betreffende export Als u bij het veld "Communicatiebestanden bewaren:" heeft gekozen voor "Ja", wordt het volgende tabblad geopend. Ga anders verder met stap 13.

17 9. Klik op de knop "Bladeren" om een locatie te kiezen waar u de exportbestanden wilt bewaren; het scherm "Map selecteren" wordt geopend Kies de locatie waar u de exportbestanden wilt bewaren. Klik op de knop "OK". Klik op de knop "Volgende" in de wizard; Op dit tabblad staat informatie over de exportbestanden. Klik op de knop "Voltooien"; de exportbestanden wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over de exportbestanden. 17

18 15. Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten. Als u klikt op de knop "Voltooien", worden de volgende processen uitgevoerd: - Controleren van internetverbinding en bereikbaarheid van de webservice; Autorisatie controleren en communicatie opzetten; Controleren van de in Twinfield gebruikte invoermaskers voor debiteuren, crediteuren, balans grootboekrekeningen en winst en verlies grootboekrekeningen; Verzamelen van de te versturen gegevens; Verzenden van de gegevens. Alle boekingen die geëxporteerd worden, zijn conceptboekingen in Twinfield. U kunt dus alle boekingen nog nakijken voordat u ze definitief opneemt in Twinfield. Extra informatie - 18 Als u bij het veld "Communicatiebestanden bewaren:" heeft gekozen voor "Ja", zijn de volgende bestanden aangemaakt: Bestand Inhoud debitr.csv Hierin staan de gegevens van alle patiënten, verzekeraars en instellingen en de debiteurenrekening. credit.csv Hierin staan de gegevens van alle crediteuren. grtbk.csv Hierin staan de gegevens van alle grootboekrekeningen. Dit bestand wordt alleen aangemaakt als u bij het veld "Grootboekrekeningen bijwerken in Twinfield" heeft gekozen voor "Ja". fmuta6.csv Hierin staan de gegevens van alle grootboekposten.

19 - Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn. Via de knop "Opties" in het scherm "Uitgevoerde exports" kunt u exports opnieuw uitvoeren. Boekhouding export herhalen Via de wizard "Boekhouding exporteren" kunt u een export die u al eens heeft uitgevoerd, nogmaals uitvoeren. Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u zien welke exports uitgevoerd zijn. Via de knop "Opties" in dit scherm kunt u ook exports opnieuw uitvoeren. Het verschil is dat het bestand wordt bewaard op de locatie van de originele export; via de wizard kunt u zelf een locatie kiezen. 1. Automatisch is de eerste optie "De boekhouding exporteren in het FMuta-formaat (versie 6)" geselecteerd. 19

20 2. Klik op het rondje voor: "Een eerdere export herhalen". 3. Klik op de pijlknop 4. Export" op de export die u opnieuw wilt aanmaken, en klik op de knop "OK" achter het veld "Kies export", klik in het scherm "Selecteren Uitgevoerde Op dit tabblad kunt u de standaard codes invoeren voor de btw en periode. Deze codes moeten corresponderen met de codes die gebruikt worden in externe boekhoudpakketten die voorzien zijn van een FMuta importfunctie. Overleg met uw boekhouder en/of accountant voor de juiste codes en in te voeren periode. Vul de velden in. Veld Omschrijving Btw te betalen laag: Typ de code voor het te betalen lage btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te betalen hoog: Typ de code voor het te betalen hoge btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters.

21 Veld Omschrijving Btw te vorderen laag: Typ de code voor het te vorderen lage btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Btw te vorderen hoog: Typ de code voor het te vorderen hoge btw-bedrag in. De code mag maximaal 3 posities lang zijn, en kan bestaan uit cijfers en letters. Te gebruiken periode: Typ het nummer van de boekhoudkundige periode in. Origineel faktuurnummer in creditregels: In sommige gevallen moet bij creditnota's het nummer van de gecrediteerde declaratie als factuurnummer gebruikt worden. Klik in dat geval op pijl achter het veld, en klik op de optie "Ja". In andere situaties kiest u voor de optie "Nee". Kostenplaats voor facturen: In sommige gevallen moet de praktijk-agb-code waaronder de declaratie is gedeclareerd in de verkoopregel als kostenplaats opgenomen worden. Klik in dat geval op de pijl achter het veld, en klik op de optie "AGB-code". Kies in andere situaties voor de optie "Niet gebruiken". 7. het volgende tabblad wordt geopend Op dit tabblad staat informatie over het exportbestand. Via de knop "Vorige" kunt u altijd terug naar de vorige tabbladen van de wizard

22 9. Klik op de knop "Voltooien"; het exportbestand wordt aangemaakt en het laatste tabblad van de wizard wordt geopend met informatie over het exportbestand. 10. Klik op de knop "Sluiten"; de wizard wordt afgesloten. Extra informatie Via menu [Financieel], [Boekhouding], [Exporteren], [Uitgevoerde Exports] kunt u de export terugvinden. 22