Rekeningoverzicht debiteuren Behorend bij changelist

Transcriptie

1 Rekeningoverzicht debiteuren Behorend bij changelist Eerste beschikbaarheid: 11 december 2013 Twinfield International NV De Beek MS Hoevelaken Nederland

2 Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrievalsysteem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding. De beschrijvingen in deze publicatie evenals de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. Contact gegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Fax Support: Via uw accountant of de online Supportmogelijkheden op uw bureaublad in Twinfield. Afhankelijk van uw abonnement ook telefonisch via 0900-Twinfield Inlogadres: Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Handleiding behorend bij changelist v Versie 2.0 Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digital gepubliceerd in Portable Document Format (PDF). Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 2 of 7

3 Genereren rekeningoverzicht debiteuren 1. Overzicht In deze release is de nieuwe functie rekening overzicht debiteuren toegevoegd. Met deze functie kan u het volgende: - Het aanmaken van debiteuren stamgegevens met daarin velden welke verwijzen naar de functie rekeningoverzicht debiteuren. - Het aanmaken van je eigen sjabloon voor de functie rekeningoverzicht debiteuren. - Het genereren van een rekening overzicht debiteuren naar het PDF formaat - Het genereren van een met daarin een link naar het rekeningoverzicht voor een specifieke debiteur. 2. Het aanmaken van debiteuren stamgegeven s met daarin velden welke verwijzen naar de functie rekeningoverzicht debiteuren. Om de functie rekeningoverzicht debiteuren te kunnen gebruiken, dienen de debiteur stamgegevens correct te zijn ingesteld. Binnen de debiteuren stamgegevens zijn twee extra velden gekomen binnen het tabblad kredietbeheer, zit het veld.aanmanen/overizcht. Op dit veld zitten drie mogelijke opties. Ja Zodra deze optie is geselecteerd en de functie rekeningoverzicht debiteuren wordt gebruikt, dan, zal Twinfield een PDF bestand genereren voor deze specifieke debiteur met alle openstaande posten. Als het rekeningoverzicht debiteuren is gegenereerd en een of meerdere openstaande posten waren aanwezig op de debiteur, zal Twinfield een PDF bestand plaatsen in het bestandsbeheer. Ja, per Zodra deze optie is geselecteerd en de functie rekeningoverzicht debiteuren wordt gebruikt, dan zal Twinfield een genereren voor deze specifieke debiteur met alle openstaande posten. Als het rekeningoverzicht debiteuren is gegenereerd en een of meerdere openstaande posten waren aanwezig op de debiteur, zal Twinfield direct een sturen naar de debiteur met daarin de link welke verwijst naar het rekening overzicht van deze specifieke debiteur, Wanneer deze optie is gekozen moet het veld adres zijn. Nee Zodra deze is optie geselecteerd, zal de debiteur niet worden meegenomen in een rekeningoverzicht debiteuren. Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 3 of 7

4 3. Het maken van een eigen rekeningoverzicht debiteuren Er is een functionaliteit beschikbaar voor het maken van een eigen rekeningoverzicht debiteuren via Kredietbeheer > Aanmaningen > Rekeningoverzicht debiteuren. Wanneer u drukt op de knop drukt, komt u op een pagina waar u uw sjabloon kunt aanmaken. Standaard wordt er al een sjabloon beschikbaar gesteld dat kan worden gebruikt voor het maken van een rekeningoverzicht debiteuren in PDF formaat. Tevens bestaat er de mogelijkheid tot het maken van een eigen sjabloon. Voor het aanmaken van een eigen sjabloon kan het standaard sjabloon worden gebruikt om mee te beginnen. Door te klikken op DefaultTemplate.dot kan het standaard sjabloon worden geopend. Dit sjabloon kan naar eigen inzicht worden aangepast door het gebruik van alle velden die beschikbaar zijn voor het rekeningoverzicht debiteuren. Als het sjabloon eenmaal klaar is voor gebruik moet het worden opgeslagen als een.dot bestand. Na het opslaan van het sjabloon moet het worden geüpload in Twinfield. Dit wordt gedaan door te klikken op de button Kies sjabloon en vervolgens het nieuwe sjabloon te selecteren. Let op Alle beschikbare merge fields, die kunnen worden gebruikt voor het rekeningoverzicht debiteuren, zijn te vinden in de knowledge base in het document uitleg_word_sjabloon.doc. Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 4 of 7

5 4. Genereren van een rekeningoverzicht debiteuren in PDF formaat Als het sjabloon eenmaal op een juiste manier is ingericht kan er een rekeningoverzicht debiteuren worden gemaakt. Dit kunt u doen door op de hoofdpagina van Rekeningoverzicht debiteuren te drukken op de knop te drukken. Voor het aanmaken van het rekeningoverzicht debiteuren zijn er twee opties die de opzet van het overzicht beïnvloeden. Peildatum De peildatum wordt gebruikt om te bepalen vanaf welke datum openstaande posten moeten worden opgenomen in het rekeningoverzicht debiteuren. Alle transacties die voor deze datum niet zijn betaald en beschikbaar zijn in Twinfield op het moment dat het rekeningoverzicht debiteuren wordt gegenereerd, zullen worden meegenomen in het rekeningoverzicht debiteuren. Alle openstaande posten welke niet zijn betaald voor de peildatum worden meegenomen in het overzicht. Inclusief na peildatum betaalde posten Deze optie heeft twee mogelijke selecties o Ja Als Ja wordt gekozen wordt het rekeningoverzicht debiteuren opgesteld inclusief openstaande posten die al zijn betaald na de gekozen peildatum. o Nee Alle openstaande posten die zijn betaald na de gekozen peildatum worden niet meegenomen in het rekeningoverzicht debiteuren. Als de juiste instellingen zijn gekozen kan er worden geklikt op de button. Als er op de button wordt geklikt zal er een rekeningoverzicht debiteuren worden gegenereerd. Dit overzicht wordt getoond in het Bestandsbeheer in de categorie Rekeningoverzicht debiteuren. Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 5 of 7

6 5. Opstellen van een rekeningoverzicht debiteuren voor verzending middels . Naast het opstellen van een rekeningoverzicht debiteuren in PDF, die kan worden opgestuurd via post, bestaat er ook de mogelijkheid voor het opstellen van een rekeningoverzicht debiteuren via . Als er op de debiteur is ingesteld dat er via kan worden verstuurd wordt er een gemaakt zodra de gebruiker kiest voor de button Aanmaken overzicht in de functie rekeningoverzicht debiteuren. Er wordt dan een gestuurd met de tekst zoals deze is ingesteld in de Link tekst sectie. U kunt naar eigen wens de tekst in de aanpassen. Het is ook mogelijk om de elke plaats in de tekst van de een link te plaatsen voor het rekeningoverzicht debiteuren. Dit kan worden gedaan door de tekst {{Link}} in de tekst van de te plaatsen of door te klikken op de button. In dat geval wordt de link naar het rekeningoverzicht debiteuren geplaatst op de positie van de cursor. Als de gewenste tekst is gemaakt dient u op de knop Opslaan te klikken om de tekst op te slaan. 6. Het maken van een rekeningoverzicht debiteuren in een met daarin een link. Nu de op de juiste manier is ingesteld kan er een rekeningoverzicht debiteuren worden gemaakt. Als er wordt geklikt op de button Aanmaken overzicht wordt er een gestuurd naar het adres dat is ingesteld op de debiteur. Als de is ontvangen bestaat de mogelijk om het rekeningoverzicht debiteuren te bekijken door te klikken op de. Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 6 of 7

7 7. Bekijken van gemaakte rekeningoverzicht debiteuren Als er eenmaal rekeningoverzicht debiteuren zijn gemaakt kunnen de aangemaakte overzichten worden bekeken. Onderin de pagina wordt er een sectie Verzonden overzichten getoond. In deze sectie worden alle overzichten, die het afgelopen jaar zijn aangemaakt. De details kunnen worden getoond door de klikken op het icoon op het begin van de regel. Als op het icoon wordt geklikt worden alle rekeningoverzicht debiteuren per debiteur getoond. In dit gedetailleerde overzicht worden zowel de PDF als per verstuurde overzichten getoond. Het is in dit overzicht ook mogelijk om te zien of de ontvanger het rekeningoverzicht debiteuren al heeft bekeken. Als de debiteur het rekeningoverzicht nog niet heeft gezien wordt het icoon getoond in grijs:. Als de debiteur op de link in de heeft geklikt wordt het icoon getoond in het groen:. De aangemaakte rekeningoverzicht debiteuren die in PDF zijn gemaakt worden altijd getoond in het zwart:. Twinfield Rekeningiverzicht debiteuren behorend bij de changelist Page 7 of 7