School Handleiding

Transcriptie

1 School Handleiding Bank invoer Wolters Kluwer Tax & Accounting Netherlands De Beek MV Hoevelaken Nederland

2 Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Dit materiaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Wolters Kluwer Tax & Accounting Netherlands. Eventuele opmerkingen kun je sturen naar [email protected]. 2-9 School

3 School 3-9

4 1 Boeken van de bank (handmatig) Bij het invoeren van een ontvangst in het dagboek bank wordt de volgende journaalpost gemaakt: 10xx Bank Aan... Debet X Credit X Bij het invoeren van een uitgave in het dagboek bank wordt de volgende journaalpost gemaakt:... X Aan 10xx Bank Debet Credit X Omdat je gebruik maakt van het dagboek bank, hoef je de boekingsregel voor de bank niet aan te maken. Deze wordt automatisch door systeem gegenereerd. Om een bankafschrift handmatig in te voeren ga naar Kas en Banken> Bank invoer. Mochten er meerdere banken aanwezig zijn in de administratie, dan kom je eerst in het scherm om de keuze te maken voor de gewenste bank. Klik op de gewenste bank om bij de daadwerkelijke invoer terecht te komen. Het volgende scherm opent: 4-9 School

5 1.1 Opbouw invoerscherm Ieder invoerscherm van een dagboek kent 4 secties: 1) Kop. 2) Transactiegegevens. 3) BTW. 4) Transactieverwerkingsgegevens. Iedere sectie wordt hieronder afzonderlijk besproken Kopregel Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden: Afschriftdatum Periode Afschriftnr. Valuta Vorig saldo Eindsaldo Totaal mutaties Gebruiker Hier voer je de boekingsdatum in. Dit is de datum van de boeking. Automatisch wordt de huidige datum gegenereerd. Voor het invoeren van andere data hen je verschillende mogelijkheden. Wanneer je ddmm (bijvoorbeeld: 3004) invoert verandert het systeem automatisch het datum formaat in dd/mm/jjjj (voorbeeld: 30/04/2016) zodra u op de tab- of enter-toets klikt (als jaar wordt het huidige kalenderjaar ingevuld). Je komt dan in het volgende veld. Natuurlijk kun je ook handmatig dd/mm/jj (voorbeeld: 30/04/16) of dd/mm/jjjj (voorbeeld: 30/04/16) invoeren. Geef hier de periode aan, waarin je de boeking wilt verwerken. Het systeem geeft automatisch de periode aan op basis van de afschrift datum. Voer hier het volgnummer van het bankafschrift in. Hier staat de valuta vermeld waarin de boeking plaatsvindt. Wanneer je boeking met andere valuta dan Euro inboekt, kun je via het keuzemenu hier deze valuta selecteren. Een voorwaarde is dat de valuta is aangemaakt in de administratie. Hier wordt het beginsaldo van het bankafschrift weergegeven. Twinfield geeft hier automatisch het eindsaldo van het laatste bankafschrift weer. Vul hier het eindsaldo van het bankafschrift in. Hier wordt het verschil tussen begin- en eindsaldo weergegeven en of het per saldo een ontvangst of uitgave betreft. Dit bedrag wordt automatisch berekend Een boeking wordt per gebruiker opgeslagen. School 5-9

6 1.1.2 Transactiegegevens Bij de transactiegegevens worden de boekingsregels ingevoerd. Hieronder volgt een korte uitleg over de diverse velden en symbolen: Doel Grootboekrek. Wanneer je gebruik maakt van een rekening-courant administratie kun je hier de doeladministratie, een andere administratie waarin de boekingsregel verwerkt moet worden, selecteren. Hier dient u de gewenste grootboekrekening in te voeren. Om een bestaande grootboekrekening te vinden, ga met de muis in het veld van de grootboekrekening staan. Door te dubbelklikken krijgt je een overzicht te zien van alle bestaande grootboekrekeningen. Met page-up en page-down kun je door de lijst bladeren. Ook kun je een aantal letters uit de naam van de grootboekrekening of een deel van het nummer invoeren, eventueel aangevuld met een sterretje om een specifieke grootboekrekening te zoeken. Voorbeeld: wanneer je een rekening zoekt in 80-rubriek, vult u 80* in. Je krijgt dan een overzicht van alle rekeningen die beginnen met School

7 Rel./kpl Project/activum Bedrag Bij/af BTW Als je met debiteuren, crediteuren of met kostenplaatsen werkt, dan kun je hier de gewenste code ingeven. Als je met het kasstelsel werkt en geen kostenplaatsen gebruikt, is dit veld grijs en niet beschikbaar voor invoer. Als je met projecten of activa werkt, kun je hier het project of activa code ingeven. Indien je niet met projecten of activa werkt, is dit veld grijs en niet beschikbaar voor invoer. Geef hier het bedrag exclusief btw in. Geef aan of het gaat om een ontvangen of een betaald bedrag. Selecteer de gewenste btw code. Er zijn hier diverse opties: geen btw en alle btw-percentages die zijn gedefinieerd in de administratie. De "V" staat voor "Verkoop"; de "I" staat voor "Inkoop". De btw code moet overeenkomen met de op de factuur vermelde btw. Het procent symbool licht op nadat het bedrag en de btw code is ingevoerd. In het veld BTW kun je in plaats van te klikken met de muis op de keuzepijl de eerste letter van de keuzeoptie (I of V) invoeren om de BTW code te selecteren. Je kunt met behulp van de pijltjes op je toetsenbord door de opties bladeren en met ENTER je keuze bevestigen. BTW/incl. btw Op basis van het ingevoerde bedrag en de btw code wordt het btw bedrag door het systeem berekend. Wanneer de berekende btw afwijkt van het oorspronkelijke btw-bedrag kun je dit met de achterliggende knop met het slotje handmatig wijzigen. Eventuele afrondingsverschillen kun je automatisch laten vereffenen. Indien op het bedrag veld een bedrag inclusief btw is ingevoerd kunt u door te klikken op het percentage icoontje achter het btw veld Twinfield het netto bedrag laten uitrekenen. Omschrijving Factuurnr. Vul hier de omschrijving in die je wilt terugzien op de grootboekkaart. Of invoer in dit veld verplicht is, is afhankelijk van de instellingen van het dagboek. Je kunt hier met de factuurzoeker een factuur opzoeken om af te letteren (matchen van ontvangst of uitgave met een openstaande post. Als je direct kosten of omzet boekt in de bank, kun je hier een factuurnummer invoeren BTW overzicht Wanneer je in de boeking btw hebt verwerkt worden de verschillende gebruikte percentages getotaliseerd per percentage weergegeven. School 7-9

8 BTW Restant Automatisch doorrekenen Dit overzicht geeft de totalen van de boeking voor elke btw percentage weer. Dit overzicht is puur informatief en wordt berekend door het systeem. Het komt voor dat de btw berekening door het systeem als gevolg van afrondingsverschillen niet overeenstemt met de btw berekening op de boekstukken. In het veld "Restant" blijft dan na het invoeren van de boekingsregels een verschil van één of enkele centen staan. Dit verschil kan vereffend worden door op de button Vereffenen te klikken. Wanneer het BTW bedrag op de factuur meer dan 0.02 afwijkt van het bedrag dat het systeem heeft berekend, kun je op het "slot symbool" achter het btw bedrag vermeld op de boekingsregel klikken, om het btw bedrag te corrigeren. Hier wordt het verschil tussen de debet- en credit transactie regels vermeld. Na het invoeren van iedere boekingsregel berekent het systeem iedere keer opnieuw het verschil tussen het totaal van boeking regels en het verschil tussen begin- en eindsaldo. Wanneer je meer dan vijf boekingsregels per dagafschrift hebt, is het aan te raden om de vink voor de functie automatisch doorrekenen te verwijderen. Als je de functie automatisch doorrekenen uitzet, verschijnt de button "Berekenen" onderin het scherm. Om vast te stellen of de boeking in evenwicht is (verschil 0) kun je op deze button klikken waarna je boeking wordt doorgerekend. Boekingen kunnen alleen concept of definitief worden geboekt wanneer het "Restant" 0 is Transactie verwerkingsgegevens 8-9 School

9 Zodra het restant in de boeking staat op 0.00 kan je de betreffende invoer opslaan. Je hebt hier keuze uit de buttons Concept of Definitief. Definitief Concept Klad opslaan Opschonen De boeking wordt definitief verwerkt en is niet meer wijzigbaar. Wijzigingen moeten via een correctie journaalpost worden gemaakt. Wanneer de invoer nog niet klaar of in evenwicht is, is de button grijs en niet actief. Wanneer de invoer wel in evenwicht is, verandert de button van grijs naar oranje en kan de boeking worden afgerond. Een concept boeking heeft als voordeel dat je de invoer, indien nodig, nog kan corrigeren zonder dat je een correctie journaalpost hoeft te maken. Wanneer de invoer nog niet klaar of in evenwicht is, is de button grijs en niet actief. Wanneer de invoer wel in evenwicht is, verandert de button van grijs naar oranje en kan de invoer worden afgerond. De invoer wordt tussentijds bewaard, maar de boekhouding is nog niet bijgewerkt. Het invoerscherm wordt leeggemaakt. De invoer is niet opgeslagen. + Regel Hiermee worden extra boekingsregels beschikbaar gesteld. Als de Concept of Definitieve boeking is gelukt geeft het systeem een boekstuknummer terug. Onder dit nummer is de invoer opgeslagen en terug te vinden bij "concept boekstukken" en op de overzichten met definitieve boekstukken. Klik op OK button en de boeking is verwerkt. Je kan nu met een nieuwe boeking beginnen. Per dagboek wprdt een aparte nummerreeks toegewezen. Elk dagboek begint elk jaar met een nieuwe nummerreeks, bijvoorbeeld Alle gegevens uit de conceptboekingen zijn aanpasbaar. De enige uitzondering hierop is het jaar in het veld Periode. Je kan dus wel 2016/2 aanpassen naar 2016/1, maar niet naar Bij het invoeren is een aantal sneltoetsen beschikbaar. Druk op de ALT-toets, samen met de onderstreepte letter van een knop, dus bijvoorbeeld ALT+P = Concept opslaan. Om te voorkomen dat je bij onbewust of ongewild verlaten van het invoerscherm data kwijtraakt, is het aan te raden om de invoer tussentijds als klad op te slaan. Hiervoor klik je op de button + regel of op klad opslaan. Wanneer je voor het afronden van de boeking het invoerscherm verlaat en je hebt je boeking als klad opgeslagen, dan staat je boeking klaar voor verdere bewerking als je de volgende keer het betreffende invoerscherm opent. Je krijgt boven in het scherm de bevestiging dat uw boeking als klad is opgeslagen. Steeds wanneer je na het klad opslaan gegevens toevoegt, is het aan te bevelen om de invoer opnieuw als klad opslaan. School 9-9