Hoofdstuk 1 Aanmaken nieuw boekjaar en periode 3 Hoofdstuk 2 Wijzigen boekstuknummerreeksen 4 Hoofdstuk 3 Koppelen per boekjaar en

Transcriptie

1 Auteur: Afdeling Support Ridder Data Systems Datum: 14 november 2017

2 Hoofdstuk 1 Aanmaken nieuw boekjaar en periode 3 Hoofdstuk 2 Wijzigen boekstuknummerreeksen 4 Hoofdstuk 3 Koppelen per boekjaar en boekstuknummerreeks 6 Hoofdstuk 4 Financiële periodes afsluiten 7 Hoofdstuk 5 Adresgegevens op laatste pagina 9 Hoofdstuk 6 Nummerreeksen aanpassen van inkooporders 11 2

3 In de volgende video vind u een korte instructie van dit hoofdstuk: Om een nieuw boekjaar te maken start u de werkbalk met de <ALT>-toets en gaat u via de onderstaande weg naar de boekjaren: Module -> Financieel -> Algemeen -> Boekjaren Met de toevoegen knop kunt u een nieuw boekjaar toevoegen. Vul het boekjaar in met een begin- en einddatum. Sla deze op met de Opslaan knop. Nadat het boekjaar is aangemaakt moeten de perioden worden gegenereerd. Dit kan met de workflow button binnen het Boekjaar venster. Onderstaande venster zal opkomen: Hier kiest u de gewenste periode, Maandelijks (12 periodes) of Vier wekelijks (13 periodes). Nadat u op OK hebt geklikt zal Ridder de periodes voor u genereren. U kunt ook handmatig periodes aanmaken i.p.v. automatisch genereren, maar u kunt dan de knop genereer perioden niet meer gebruiken. 3

4 In de volgende video vind u een korte instructie van dit hoofdstuk: Indien gewenst kunt u de bestaande boekstuknummerreeks aanpassen voor het nieuwe boekjaar. Dit kunt u doen als u onderscheid wilt maken in factuurnummers voor de diverse boekjaren. Dit is niet noodzakelijk, u mag ook de bestaande boekstuknummerreeks gebruiken voor het nieuwe boekjaar. Om een nieuwe boekstuknummerreeks aan te maken start u de werkbalk met de <ALT>-toets en gaat u via de onderstaande weg naar de boekstuknummerreeksen: Module -> Financieel -> Algemeen -> Boekstuknummerreeksen Met de Toevoegen knop kunt u een nieuwe boekstuknummerreeks aanmaken. In het veld Code kunt u een omschrijving geven van de boekstuknummerreeks, bijvoorbeeld Verk2013 voor de nummering van uw verkoopfacturen voor De omschrijving is maximaal 10 tekens. Als u de Melding Boekstuknummerreeks bestaat al krijgt betekent dat u in het veld Code een benaming voor uw boekstuknummerreeks heeft staan die al bestaat. Geef een andere naam op bij Code. 4

5 De ondergrens geeft het laagste boekstuknummer van de reeks aan. De bovengrens geeft het hoogst mogelijke boekstuknummer van de reeks aan, als dit nummer wordt bereikt zal de reeks vol zijn en is het niet mogelijk om nieuwe journaalposten voor deze reeks aan te maken. Zorg ervoor dat bij het aanmaken van een nieuwe reeks de ondergrens en bovengrens niet met een bestaande boekstuknummerreeks overlapt. 5

6 In de volgende video vind u een korte instructie van dit hoofdstuk: Tot slot zult u de dagboeken moeten voorzien van een nieuw boekjaar. Hiermee koppelt u ook een bestaande boekstuknummerreeks of aan de zojuist aangemaakte nieuwe reeks aan de dagboeken. De snelste manier om dit te doen is via de optie Boekstuknummerreeks per dagboek. U gaat dan naar: Module -> Financieel -> Algemeen -> Boekstuknummerreeks per dagboek In het venster ziet u de reeds bestaande koppelingen van boekstuknummerreeksen per dagboek en boekjaar. Met de toevoegen knop kunt u een nieuwe combinatie toevoegen: Hier vult u het gewenste dagboek, boekjaar en boekstuknummerreeks in. Het is eventueel ook mogelijk om dezelfde handelingen te doen via de dagboeken of via de boekstuknummerreeks. In elk dagboek kunt u zien welke boekjaren en boekstuknummerreeksen er aan zijn gekoppeld en deze uitbreiden. Daarnaast kunt u in elke boekstuknummerreeksen zien welk dagboek/boekjaar combinaties gebruik maken van deze reeks en via deze weg uitbreiden. De bovenstaande handelingen herhaalt u totdat u voor elk dagboek een boekjaar met boekstuknummerreeks heeft toegevoegd. 6

7 In de volgende video vind u een korte instructie van dit hoofdstuk: Als er geen boekingen meer gemaakt mogen worden in een bepaalde periode kunt u deze afsluiten. Dit doet u vanuit de boekjaren via: Module -> Financieel -> Algemeen -> Boekjaren Open hier vervolgens het boekjaar waar uw periodes wilt afsluiten. 7

8 Met de Zet op gesloten workflow knop kunt u één of meerdere periodes afsluiten. Meerdere periodes afsluiten in een keer doet u door eerst met de muis de periodes de selecteren en daarna op de Zet op gesloten workflow knop te klikken. Onderstaande melding verschijnt komt op als u een periode afsluit. Als er nog journaalposten in de periode zijn die zijn afgewezen en u wilt de periode toch afsluiten kunt u een vinkje zetten achter de melding Doorgaan als er afgewezen boekingen zijn. Als u onopzettelijk een periode heeft afgesloten en deze weer wilt openen selecteert u de periode en kiest voor de workflow knop Zet naar nieuw. 8

9 Om een nieuwe nummerreeks in te stellen voor uw verkooporders gaat u eerst naar de ordercategorieën via de volgende stappen: Module -> Verkoop -> Algemeen -> Ordercategorieën U opent vervolgens 1 voor 1 alle ordercategorieën en past hier de orderreeks en offertereeks aan als u deze beide wilt wijzigen. Onderstaande afbeelding toont de orderreeks voor de aanpassing: 9

10 De 2de afbeelding toont het scherm na de aanpassing: Wanneer u vervolgens op OK klikt heeft u de wijziging op de nummergenerator doorgevoerd. Hierna druk u op Opslaan, Zoals onderstaande afbeelding: 10

11 Om de nummerreeks aan te passen van uw inkooporder(s) neemt u de volgende stappen: Systeem -> Tabeleigenschappen U zoekt vervolgens de tabel inkooporders op en het veld inkoopordernummer, zie onderstaande afbeelding: Daarna klikt u op de 3 puntjes en past u de nummergenerator aan zoals ook wordt beschreven in hoofdstuk 5 van deze documentatie. Ridder Data Systems B.V. Lorentzstraat AJ Harderwijk T +31 (0) E info@ridder.nl I 11