Legal Eagle Agenda handleiding versie 2.8 december 2007

Transcriptie

1 Legal Eagle Agenda handleiding versie 2.8 december 2007 Algemeen... 2 Afspraken... 6 Synchroniseren... 6 Synchroniseren... 7 Export... 8 Filters... 9 * Er kan niet met Outlook Express gesynchroniseerd worden, aangezien hier geen agenda in zit!!

2 In Legal Eagle versie 2.8 is de agenda geheel vernieuwd. Het is meer een Outlook achtige agenda geworden. U kunt de Legal Eagle agenda nu met Outlook* (en Exchange) synchroniseren. Algemeen U opent de Agenda, zoals u gewend bent: via het menu Agenda, met de toetscombinatie [Alt]+[M] of met de agendaknop (derde van links). U krijgt nu het agendascherm Het agenda scherm bestaat uit een vijftal delen, namelijk: 1. Bovenin het agenda scherm vindt u de menubalk voor de agenda. 2. Aan de rechterkant ziet u het maandoverzicht, dat tevens voor selecties gebruikt kan worden. 3. In het midden staat de eigenlijke agenda, waarvan u de lay-out (de indeling) kunt aanpassen. 4. Direct daaronder een regel waarin u het gekozen filter ziet en zelf een filter kunt instellen. 5. Onderin vindt u een overzicht van de afspraken, inclusief de vermelding van de Bron.

3 De lay-out van uw agenda scherm kunt u heel eenvoudig wijzigen. In de agenda menubalk kunt u kiezen uit een aantal standaard lay-outs, namelijk: Bij Dag krijgt u één dag te zien, met een van boven naar beneden oplopende tijdbalk. Werkweek toont maandag t/ m vrijdag, met ook hier eenzelfde tijdbalk. De optie Week laat maandag t/ m zondag zien, waarbij het weekend als één regel getoond kan worden. Er is geen tijdbalk, want de tijden staan voor de afspraak zelf. Bij Maand wordt een hele maand getoond en, als het zo uitkomt, worden de eerste en laatste week aangevuld tot een hele week. Ook hier staan de tijden voor de afspraak. De Tijdlijn instelling laat één dag zien met de tijd horizontaal weergegeven. Dit is ideaal om mogelijke overlap bij één of meer van de advocaten te controleren, bijv. bij vergaderingen. Het Jaar overzicht kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor herhalende afspraken. U ziet hier alleen of er een afspraak staat, maar niet hoeveel en wanneer. Als u de cursor naar een dag beweegt ziet u de eerste afspraak van die dag. Naast de standaard lay-outs kunt u de lay-out ook via het maandoverzicht aanpassen. Dit kan op twee manieren: 1. Markeer de dagen die u wilt zien. Dit kan op de voor Windows gebruikelijke manieren. 2. Klik op één of meerdere weeknummers (links van de maandag) om de lay-out per week of meerdere weken te bekijken. Indien u de indeling van de tijdbalk niet per half uur wilt zien maar bijvoorbeeld per kwartier, dan kunt u de indeling als volgt wijzigen: 1. Klik met uw rechter muisknop in de tijdbalk. 2. Klik met uw linker muisknop op de gewenste indeling om deze te activeren. Voor de huidige indeling staat een vinkje. In het voorbeeld staat de muis wel al op de nieuwe indeling, maar deze is nog niet met de linker muisknop bevestigd.

4 Verder kunt u nog instellen hoeveel en welke advocaten (licentienemers) u wilt zien (alleen bij twee of meer licenties). Het bladeren door en het instellen van het aantal advocaten dat u gelijktijdig op uw scherm wilt zien kunt u doen met de knoppen onder het agenda deel van het scherm. Welke advocaten u wilt zien kunt u instellen door met uw rechter muisknop in het agenda deel te klikken en de optie 'Licentienemer lay-out editor' te kiezen. U krijgt dan een scherm waarin u alle advocaten ziet met een vinkje voor hun naam. De advocaten bij wie u het vinkje uit zet, ziet u hierna niet meer. U kunt ook met de knoppen [Omhoog] en [Omlaag] de volgorde van de getoonde advocaten wijzigen. Dus Peters boven Jansen en De Jong onder Jansen zetten. Op uw scherm zullen ze dan van links naar rechts in dezelfde volgorde verschijnen als dit scherm van boven naar beneden. Ga op de advocaat staan die u wilt verplaatsen en klik net zo vaak op [Omhoog] of [Omlaag] tot de advocaat daar staat waar u hem wilt zien. P.S. De standaard volgorde is gelijk aan de volgorde van invoer in het Licentienemers invoerscherm. Onderin het agenda deel vindt u een aantal knoppen met de volgende functies: Hiermee springt u naar de eerste (meest linkse) advocaat. Hiermee springt u naar de laatste (meest rechtse) advocaat. Met deze knop kunt u steeds één advocaten meer gelijktijdig op uw scherm tonen. Deze knop doet het omgekeerde, namelijk steeds één advocaat minder gelijktijdig tonen. Met de Scrollbalk kunt u naar rechts of links tussen de (te tonen) advocaten bladeren. In het scherm hieronder ziet u de genoemde koppen zoals deze op het scherm zichtbaar zijn. Ook ziet u boven de plus de knop die aangeeft dat er afspraken zijn die, in dit geval, na 15:30 uur beginnen. Als u op deze knop klikt zal de agenda iedere keer naar de eerstvolgende nog niet zichtbare afspraak springen. Zodra de laatst geplande afspraak zichtbaar is verdwijnt deze knop!

5 Met de toets kunt u het agenda deel van het scherm tot onderaan het scherm door laten lopen. Het afspraak deel is nu niet meer zichtbaar en de toets staat nu onderaan het scherm en is veranderd in een pijl naar boven i.p.v. naar beneden.. Als u nu op de toets klikt, dan springt het scherm weer naar de oude vorm terug.

6 Afspraken Het plannen heeft veel weg van het plannen in Outlook met als extra het kunnen koppelen aan een zaak en code zoals u dat in Legal Eagle kent. Het maken van een afspraak gaat als volgt: Ga op een tijdvak staan of meerdere tijdvakken en klik er met uw rechter muisknop op. Kies nu bijvoorbeeld Nieuwe gebeurtenis om een afspraak in te voeren. Voer de gegevens van de afspraak in. Als het een terugkerende afspraak is klikt u op [Terugkerend], vul de gegevens in en klik op [OK]. Klik op [OK] om de gebeurtenis op te slaan en het scherm te sluiten

7 Synchroniseren Wat betreft het synchroniseren heeft u de volgende mogelijkheden: 1. Een afspraak maken in Legal Eagle en deze synchroniseren naar de Outlook agenda. Indien meerdere agenda s in Outlook open staan, dan wordt naar (laatst) actieve agenda gesynchroniseerd. 2. Een afspraak maken in Outlook en deze synchroniseren naar de Legal Eagle agenda. Indien meerde agenda s in LE openstaan dan komt er een keuzescherm waarin één advocaat gekozen kan worden. 3. De afspraken die in Legal Eagle gemaakt zijn, kunnen weliswaar in Outlook gewijzigd/gewist worden, maar zullen bij synchronisatie van Legal Eagle naar Outlook worden aangepast/teruggezet conform Legal Eagle Agenda. 4. De afspraken die in Outlook gemaakt zijn, kunnen weliswaar in Legal Eagle gewijzigd/gewist worden, maar zullen bij synchronisatie van Outlook naar Legal Eagle worden aangepast/teruggezet conform Outlook Agenda. 5. UITZONDERING: Als een Outlook afspraak in de Legal Eagle agenda aan een Zaak gekoppeld wordt, dan verandert deze afspraak in een Legal Eagle afspraak. Vanaf dit moment gelden de punten 1. en 3. voor deze afspraak. Het synchroniseren van de agenda gaat als volgt: Om te Synchroniseren klikt u op de knop [Outlook] en kiest vervolgens Synchroniseren van Outlook of Synchroniseren naar Outlook. Zowel bij synchroniseren van als naar Outlook komt dit dialoog scherm (indien u twee of meer licentienemers heeft). In dit scherm kunt u bij Synchroniseren van Outlook kiezen naar welke advocaat in de Legal Eagle agenda er vanuit Outlook gesynchroniseerd moet worden. De Legal Eagle agenda s van alle advocaten worden naar de Outlook agenda die geopend is geëxporteerd.

8 Export Als uw planning klaar is, dan kunt u deze bekijken als (print-)voorbeeld en natuurlijk ook printen. Het instellen van de te printen agenda en het printen op zich werkt net als bij andere Windows programma s. Met de optie Uitvoeren als kunt u de inhoud van uw agenda als bestand opslaan. De agenda kent vier soorten bestanden, namelijk: Excel bestand (.XLS) Tekst bestand (.TXT) HTML bestand(en) XML bestand

9 Filters U kunt in de agenda zelf filters instellen. Een gemaakt filter wordt automatisch op uw eigen PC in de register (registry) opgeslagen. U kunt de filters die u gemaakt heeft ook op een zelf gekozen plaats, als bestand, opslaan. De opgeslagen filterbestanden kunt u nu aan collega s geven zodat deze ze ook kunnen gebruiken. LET OP: Zodra een collega dit filter gaat gebruiken en vervolgens de agenda afsluit worden al diens, in het register (dus niet de zelf) opgeslagen filters verwijderd! Voorbeeld: Er moet een filter worden gemaakt dat alle afspraken laat zien van 15 november t/m 18 november 2005 die in Legal Eagle gemaakt zijn (zie schermafdruk hieronder). Om dit filter te maken moet u een aantal stappen uitvoeren. Eerst moet u echter bepalen hoe uw filter eruit moet gaan zien. Een filter kan uit één of meerdere condities en/of groepen bestaan. In een Conditie wordt vastgelegd dat een veld aan een bepaalde voorwaarde moet voldoen, bijvoorbeeld: (Startdatum = ). In een Groep worden twee of meer condities samengevoegd tot een gemeenschappelijke conditie, bijvoorbeeld: ((Startdatum >= ) EN (Einddatum <= )) EN (Bron = Eagle) De buitenste haakjes (hier vetgedrukt) om de eerste twee condities bepalen de groep. Om het voorbeeld filter te maken zijn de volgende stappen nodig. 1. Klik op [Filter] en kies Groep toevoegen. Er is nu een nieuwe groep aangemaakt met daarin automatisch de eerste conditie. Omdat er een startdatum t/m einddatum conditie nodig is, en er hiervoor twee losse condities nodig heb, worden deze twee condities door gebruik te maken van een groep samengevoegd tot een gemeenschappelijke conditie. 2. Het veld Startdatum is goed, dus dat kan blijven staan. De default voorwaarde is gelijk aan wordt in dit geval aangepast naar is groter dan of gelijk aan. Klik hiervoor met de muis op de voorwaarde en kies de nieuwe voorwaarde uit de lijst.

10 3. Nu kan de waarde ingevuld of gekozen worden, in dit geval een datum. Handmatige invoer OF Op het pulldown pijltje klikken en naar de gewenste datum gaan en deze aanklikken. 4. De volgende stap is het aanmaken van de einddatum conditie. Hiervoor klikt u op het vak (knop) [Klik hier om een nieuwe conditie toe te voegen]. Er wordt nu een nieuwe conditie regel toegevoegd. 5. Klik op Startdatum en wijzig dit in Einddatum. 6. Vervolgens op is gelijk aan klikken en dit wijzigen in is kleiner dan of gelijk aan en de datum wijzigen in Zie hiervoor de punten 2 en 3 hierboven. Het filter ziet er dan zo uit.

11 7. Nu moet de derde conditie nog toegevoegd worden. Deze moet echter niet aan de groep worden toegevoegd. Om dit voor elkaar te krijgen wordt op de knop [Filter] geklikt en vervolgens op Conditie toevoegen. LET OP: Als dit met de knop [Klik hier om een nieuwe conditie toe te voegen] gedaan wordt, dan wordt deze nieuwe conditie aan de groep toegevoegd, wat niet de bedoeling is! 8. Het veld wordt gewijzigd van Startdatum in Bron, de voorwaarde blijft is gelijk aan en de waarde moet Eagle worden. EN Het filter is nu klaar. U kunt het filter nu gelijk uitvoeren door op de knop [Toepassen] te klikken. In het afspraken overzicht onderaan het agenda scherm zijn nu alleen nog de afspraken zichtbaar die voldoen aan het ingestelde filter.

12 Alle eenmaal aangemaakte filters worden automatisch opgeslagen. Indien u een filter, dat u gemaakt heeft, wilt delen met collega s kunt u het filter opslaan en het bestand kopiëren naar de PC van een collega. Klik hiervoor op de knop [Opslaan als ]. Kies als pad waar u het filter opslaat het standaard pad naar Legal Eagle* en en geef het filter een naam. Om de gegevens op te slaan klikt u op [OK]. U kunt nu op [OK] klikken om het filter scherm te sluiten en terug te gaan naar het agenda scherm. Als u één of meerdere filters aangemaakt heeft, dan kunt u kiezen of u een filter wilt gebruiken en zo ja welk filter. Dit kunt u doen met de keuze mogelijkheden aan de linker kant van het agenda scherm tussen het agenda en afspraken deel. Door op de knop te klikken krijgt u een lijst met al uw filters en kunt u er een kiezen door op het betreffende filter te klikken. Als u op het vinkje klikt schakelt u het filter weliswaar uit, maar het blijft wel staan. Zo kunt u snel kijken welke afspraken erbij komen/wegvallen. Met de knop schakelt u het filter uit. Er is dan geen filter meer zichtbaar. *Dit vindt u door met u rechter muisknop op het icoontje te klikken waarmee u LE opstart. Klik nu op Eigenschappen en neem het pad (t/m de laatste backslash) over achter de regel Doel:.