Afdrukken in Calc Module 7

Transcriptie

1 7. Afdrukken in Calc In deze module leert u een aantal opties die u kunt toepassen bij het afdrukken van Calc-bestanden. Achtereenvolgens worden behandeld: Afdrukken van werkbladen Marges Gedeeltelijk afdrukken van werkbladen en afdrukbereik Kop- en voetteksten Fixeren van rijen of kolommen bij het afdrukken 7.1 Het afdrukken van werkbladen Wanneer u een Calc werkmap heeft gemaakt met een aantal gegevens er in (bijvoorbeeld een lijst met boeken), kan het voorkomen dat u die op een bepaald moment wilt afdrukken. Calc biedt deze mogelijkheid. Bij het afdrukken van werkbladen spelen een aantal opties een rol. Zonder die opties in te stellen geeft het afdrukken soms niet het gewenste resultaat, omdat het werkblad lang en breed kan zijn. Printen via CTRL-P, dat is met alleen de standaard ingestelde opties, is dan niet de beste werkwijze. In de oefenbestanden bevindt zich het Calc bestand Boekenlijst.ods. Dit is een bestand met een lang en breed werkblad. U gaat proberen om dit bestand juist wel op een goede manier af te drukken. Om op voorhand te kunnen zien hoe het bestand er uit gaat zien als het wordt afgedrukt, is het handig om eerst een afdrukvoorbeeld te bekijken. Hiermee kunt u op het scherm zien hoe het bestand afgedrukt gaat worden. Het afdrukvoorbeeld is op te roepen via de knop Afdrukvoorbeeld op de standaard werkbalk, of via de menubalk: Bestand, Afdrukvoorbeeld. Dit oefent u in de volgende opdracht. 1

2 Opdracht 7.1 Een afdrukvoorbeeld van een Calc-bestand 1. Open het bestand Boekenlijst.ods in de map Calc van de oefenbestanden. 2. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld in de standaard werkbalk. 3. U ziet, dat het bestand op vier pagina's zou worden afgedrukt. Standaard wordt bovenaan elke pagina de naam van het werkblad afgedrukt, en onderaan het paginanummer. 4. Druk op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten om weer terug te keren naar het werkblad. 5. Laat het bestand open staan voor de volgende opdrachten. De manier waarop het bestand met boeken standaard wordt afgedrukt, zoals u in deze opdracht hebt gezien, is niet de gewenste manier. De af te drukken kolommen passen niet op één pagina, zodat de volgende kolommen op andere pagina's terecht komen. Dit is niet erg handig. Bij het afdrukken van de gegevens uit het bestand Boekenlijst.ods wilt u graag alle kolommen op één pagina zien. Om alle kolommen op één pagina te krijgen, kan onder meer de richting van de pagina worden veranderd; dat wil zeggen liggend in plaats van staand. Met andere opties kunt u er voor zorgen dat alle kolommen op één pagina passen. In de volgende opdracht gaat u dat toepassen. 2

3 Opdracht 7.2 Aanpassen afdrukopties 1. Als eerste gaat u de afdrukrichting van het bestand Boekenlijst.ods aanpassen. Kies op de menubalk: Opmaak, Pagina Het venster: Paginaopmaakprofiel: Standaard verschijnt. Kies hierin het tabblad: Pagina, en klik op de knop voor Liggend achter het woord Richting. Zie de volgende afbeelding: Klik op OK.. 3. Om het effect te bekijken roept u weer het Afdrukvoorbeeld op, net als in opdracht U ziet, dat nog niet alle kolommen op één pagina passen. Er is een optie om dat te bereiken, als volgt: 5. Kies op de menubalk: Opmaak, Pagina U ziet nu dat het venster Paginaopmaakprofiel: Standaard verschijnt. 7. Ga naar tabblad: Blad en kies onder het kopje Schaalmodus uit de lijst de optie: Afdrukbereik(en) aan breedte/hoogte aanpassen 8. Rechts ervan verschijnen twee nieuwe opties: Breedte in pagina's en Hoogte in pagina's. Laat de Breedte op 1 staan, en pas de Hoogte aan naar een waarde groter dan 1, bijvoorbeeld 99. Het ziet er dan uit als op de volgende afbeelding (zie volgende pagina): 3

4 Opdracht 7.2 Aanpassen afdrukopties (vervolg) Klik op OK.. 9. Om het effect te bekijken roept u weer het Afdrukvoorbeeld op. 10. U ziet nu, dat alle kolommen op één pagina passen. Daartoe heeft Calc de af te drukken gegevens verkleind. Rechts onderaan in de statusbalk is dat te zien als een percentage. 11. Sluit het bestand zonder de wijzigingen op te slaan. Door het laten verkleinen van de tekst bent u er nu in geslaagd, om een overzichtelijkere afdruk van het bestand te maken. Dit heeft natuurlijk grenzen. Als u een bestand heeft met meer kolommen dan het Boekenlijst bestand, zou de afdruk zo klein kunnen worden, dat die onleesbaar is. Er is een andere manier om de tekst van het bestand zodanig te verkleinen, dat alle kolommen op één pagina passen. Die werkwijze heeft hetzelfde effect als de methode van opdracht 7.2, maar is in de praktijk wellicht handiger. Deze manier oefent u in de volgende opdracht. 4

5 Opdracht 7.3 Aanpassen afdrukopties op een andere manier 1. Open het bestand Boekenlijst.ods in de map Calc van de oefenbestanden. 2. Als eerste gaat u de weer afdrukrichting van het bestand Boeken aanpassen. Kies op de menubalk: Opmaak, Pagina Het venster: Paginaopmaakprofiel: Standaard verschijnt. Kies hierin het tabblad: Pagina, en klik op de knop voor Liggend achter het woord Richting. 4. Klik op OK.. 5. Kies op de menubalk: Beeld, Voorbeeld_pagina einde. 6. Er verschijnt een scherm waarop de inhoud van het bestand (verkleind) is weergegeven, met daarin de pagina-indeling zoals die zou zijn bij het afdrukken. Die is aangegeven door de grijze tekst: Pagina 1, Pagina 2, Pagina 3, enz. Met grijze lijnen zijn de grenzen van de pagina's aangeduid, zoals te zien in deze afbeelding, waarin de pagina-aanduiding in rood zijn omcirkeld: Deze grijze lijnen zijn met de muis te verslepen, zodat de pagina-indeling wordt aangepast. Zet de muisaanwijzer op de grijze lijn tussen de kolommen E en F; de aanwijzer verandert in twee parallelle lijntjes met pijltjes. Sleep de lijn naar de rechter rand van kolom G. De paginaindeling verandert nu: Pagina 3 en Pagina 4 zijn verdwenen, en Pagina 1 en Pagina 2 bevatten nu alle kolommen. Op dezelfde wijze kan ook de horizontale lijn tussen Pagina 1 en Pagina 2 worden versleept. Voor deze opdracht doen we dat niet. 5

6 Opdracht 7.3 Aanpassen afdrukopties op een andere manier (vervolg) 7. Om het effect te bekijken roept u weer het Afdrukvoorbeeld op. 8. U ziet nu, dat alle kolommen op één pagina passen. Het effect is niet hetzelfde als in Opdracht 7.2. Het afgedrukte geheel blijft namelijk standaard staand. 9. Druk op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten om weer terug te keren naar het werkblad. 10. Kies in de menubalk: Beeld, Normaal om het Calc bestand weer op de gebruikelijke wijze te zien. 11. Sla het bestand op in uw map Mijn documenten onder de naam Boekenlijst_bewerkt. 7.2 Marges De voor het afdrukken beschikbare ruimte op een pagina wordt beïnvloed door de grootte van de marges, aan de bovenzijde, onderzijde, en de linker- en rechterzijde van het blad. De marges kunt u aanpassen via Opmaak, Pagina vanuit de menubalk. Op het tabblad Pagina is een sectie Marges, waar u de breedte van de marges kunt instellen. U kunt dit doen door de waarden, de getallen rechts van ''Links, Rechts, Bovenkant en Onderkant'' te veranderen. Dit is wat u zult gaan doen in de opdracht 7.4 op de volgende twee pagina's. N.B. De meeste printers kunnen niet tot op de rand van het papier afdrukken. Het zetten van marges op 0 cm gaat dan mis. Langs de rand van het papier verdwijnt een deel van de af te drukken gegevens. Een ander manier om de marges te veranderen, waarmee u direct het effect ziet, is via het Afdrukvoorbeeld. Op het afdrukvoorbeeldscherm staat de knop. Door op deze knop te klikken verschijnen er een aantal lijnen op het scherm die de marges aan de vier zijden aangeven. Door die lijnen met de muis te verplaatsen past u de grootte van de marges aan. Zo ziet u direct het effect daarvan. Heel handig! In de volgende opdracht, opdracht 7.4, gaat u spelen met de marges. Aan de boven- en de onderzijde zijn twee lijnen zichtbaar. De ruimte tussen deze twee lijnen is de ruimte voor respectievelijk een koptekst en een voettekst. Het is bij het afdrukken van Calc bestanden mogelijk om bovenaan en onderaan iedere afgedrukte pagina een koptekst en een voettekst te plaatsen. Hierover gaat opdracht

7 Opdracht 7.4 Spelen met de marges 1. Open het Calc bestand Boekenlijst_bewerkt.ods, dat u aan het eind van de vorige opdracht heeft opgeslagen in uw map Mijn documenten. 2. Klik met uw cursor op het icoontje Afdrukvoorbeeld in de menubalk linksbovenaan. 3. Klik vervolgens op de knop Pagina opmaken. Het menu Paginaopmaakprofiel: Standaard komt nu tevoorschijn. 4. Ga naar het tabblad Pagina. 5. Stel alle marges (Links, Rechts, Bovenkant en Onderkant) in op 1,00cm; zie onderstaande afbeelding:. 6. Als het goed is ziet het menu Paginaopmaakprofiel: Standaard er uit als op bovenstaande afbeelding. 7. Klik nu op de knop OK onderaan. 8. In het afdrukvoorbeeld zijn de aangepaste marges meteen te zien. 9. Klik op de knop Marges in de werkbalk Afdrukvoorbeeld. Het scherm verandert nu volgens onderstaande afbeelding: 7

8 Opdracht 7.4 Spelen met de marges (vervolg) 10. Versleep de kantlijnen links, rechts, boven en onder tot ze naar uw gevoel goed staan. Door het verslepen past u de waarden van de marges aan, zoals u dat ook deed in het venster Paginaopmaakprofiel: Standaard in punt 5 hierboven. Met het verslepen doet u dat op een dynamische manier, waarbij u het resultaat direct ziet. 11. Druk op Afdrukvoorbeeld sluiten. 12. Sla het bestand op; het gewijzigde bestand komt weer in uw map Mijn documenten. 8

9 7.3 Het gedeeltelijk afdrukken van werkbladen en afdrukbereik Het kan zijn, dat u niet alle gegevens die u in een werkblad heeft opgeslagen, wilt afdrukken. In Calc is het mogelijk om een afdrukbereik te definiëren. Dit is een aaneengesloten deel van het werkblad, één blok cellen dus. Dat houdt in, dat u de kolommen die u wilt afdrukken, naast elkaar in het werkblad geplaatst moet hebben. Een ander gebruik van het afdrukbereik is het weglaten van een aantal rijen waarin bijvoorbeeld totalen of andere gegevens zijn opgeslagen. Een afdrukbereik wordt gedefinieerd voor het werkblad waarin u werkt; het geldt niet voor de andere werkbladen in de werkmap. Via het afdrukvoorbeeld kunt u controleren of u het afdrukbereik heeft gedefinieerd zoals u het bedoelde. Het afdrukvoorbeeld laat zien wat er werkelijk afgedrukt gaat worden, als u de opdracht daartoe geeft. In de volgende opdracht gaat u dit toepassen. Het oefenbestand Boekenlijst_met_totalen.ods bevat een lijst met boeken, gevolgd door een aantal totalen. Om alleen de lijst zelf af te drukken, dus zonder de extra gegevens, gaat u een afdrukbereik definiëren. Opdracht 7.5 Afdrukbereik 1. Open het bestand Boekenlijst_met_totalen.ods in de map Calc van de oefenbestanden. U gaat eerst selecteren welke gegevens u wilt afdrukken. 2. U selecteert nu de lijst met boeken zonder de totaal-gegevens. Dit zijn de rijen 1 tot en met 60, en de kolommen A tot en met G. Selecteer dus nu de cellen A1 tot en met G60 met de muis. In de volgende stap wordt deze selectie vastgelegd in een afdrukbereik. 3. Kies in de menubalk: Opmaak, Afdrukbereik, Definiëren Het geselecteerde gebeid is nu gedefinieerd als afdrukbereik. 4. Om dit te controleren kiest u Afdrukvoorbeeld in de menubalk. Het gedeelte met de totalen is niet te zien. 5. Om juist alleen de totalen af te drukken, moet u het afdrukbereik aanpassen. Kies in de menubalk: Opmaak, Afdrukbereik, Verwijderen 6. Selecteer nu de cellen: A66 tot en met B Kies in de menubalk: Opmaak, Afdrukbereik, Definiëren Het geselecteerde gebeid is nu gedefinieerd als nieuw afdrukbereik. 8. Om dit te controleren kiest u weer: Afdrukvoorbeeld in de menubalk. Nu zijn alleen de totalen te zien. 9. Sluit het bestand zonder de wijzigingen op te slaan. 9

10 7.4 Kop- en voetteksten Zoals reeds eerder is vermeld: bij het afdrukken van Calc bestanden is het mogelijk om boven of onder elke pagina een tekst toe te voegen, bijvoorbeeld met pagina nummer, aantal pagina's, tijd of de huidige datum. Een bijzondere mogelijkheid is het invoegen van het veld 'Datum' in een koptekst of een voettekst, waarbij de computer automatisch de huidige datum weer zal geven. Hetzelfde geldt voor het veld Tijd; bij afdrukken wordt daar automatisch de actuele tijd ingevuld. Voor een aantal van de genoemde velden zijn knoppen aanwezig om ze snel te kunnen plaatsen. Wanneer u een nieuwe werkmap aanmaakt, staan de volgende gegevens al ingevuld: in de Koptekst, in het midden. de naam van het werkblad en in de Voettekst het woord 'Pagina ' gevolgd door het paginanummer, ook in het midden. In de volgende opdrachten gaat u kop- en voetteksten bewerken. 10

11 Opdracht 7.6 Het invoegen van een koptekst 1. Open het bestand Boekenlijst_bewerkt.ods in uw map Mijn documenten. 2. Ga met naar Bewerken in de standaard werkbalk linksboven. Kies voor Kop- en Voettekst. Het venster: Kop-/voettekst (Paginaopmaakprofiel standaard) met de twee tabbladen Koptekst en Voettekst verschijnt nu: Met de icoontjes rechts naast de A kunt u velden invoegen. Deze velden zijn: de bestandsnaam van de werkmap, de naam van het werkblad, het paginanummer, het totaal aantal pagina's, de datum en de tijd. Door de muisaanwijzer over te icoontjes te bewegen kunt u zien welk veld de icoontjes invoegen als u ze aanklikt. 3. U ziet dat bij het Middenbereik ''Blad1'' is ingevuld. Dit is een veld (te zien aan de grijze achtergrond) dat de naam van het werkblad aangeeft. 4. Bij het Linkerbereik is nog niets ingevuld. Ga naar de lege kolom en vul daar de tekst: Boekenlijst in. In het Rechterbereik typt u de tekst: Bijgewerkt op gevolgd door de datum. Deze datum is als tekst ingevuld en blijft daarom onveranderd. In de volgende opdracht gaat u in de voettekst het veld datum gebruiken, die automatisch wordt aangepast aan de kalenderdatum. 5. Klik op OK. 11

12 Opdracht 7.6 Het invoegen van een koptekst (vervolg) 6. Klik nu op de knop Afdrukvoorbeeld in de standaard werkbalk, om de nieuwe koptekst te bekijken. 7. Klik nu op Afdrukvoorbeeld sluiten. 8. Laat het bestand openstaan voor de volgende opdracht. Opdracht 7.7 Het invoegen van een voettekst 1. Ga verder met het nog geopende bestand Boekenlijst_bewerkt.ods.. 2. Ga naar Bewerken en vervolgens naar Kop- en Voettekst. 3. Selecteer nu het tabblad Voettekst. Bij Middenbereik staat nu al automatisch ''Pagina 1'' ingevuld. Verwijder dat. 4. Ga nu naar het Linkerbereik. 5. Typ de tekst: Afgedrukt op, klik op de icoon Datum, typ een spatie en klik op de icoon Tijd. 6. Ga nu naar het Rechterbereik en type daar de tekst: Pagina, klik op de icoon Pagina (die het paginanummer aangeeft), type de tekst van en klik op de icoon Pagina's (die het totaal aantal pagina's weergeeft). 7. Klik vervolgens op OK. 8. Bekijk het resultaat door op de knop Afdrukvoorbeeld te klikken. Controleer de koptekst en de voettekst. 9. Klik nu op de knop Afdrukvoorbeeld sluiten. 12

13 Opdracht 7.7 Het invoegen van een voettekst (vervolg) 10. Ga naar Bestand in de menubalk linksbovenaan en klik op Afdrukken. Het venster Afdrukken verschijnt; dit ziet er als volgt uit: Klik op OK om het bestand af te drukken. 11. Sla het bestand op in uw map Mijn documenten

14 7.5 Het fixeren van rijen of kolommen bij het afdrukken Bij het bekijken van een Calc bestand kan het handig zijn om bijvoorbeeld de bovenste regel ervan voortdurend in beeld te houden (dus in feite vasthoudt of ''fixeert''), terwijl u in het deel daaronder wel steeds naar boven en beneden scrolt. Dit heet het fixeren van een venster. Het is ook mogelijk om te splitsen. Bij het splitsen creëert u een tweedeling van het scherm waarin u het werkblad ziet. U kunt in beide delen van het scherm werken. Zo kunt u een deel van het bestand zien in één deel, en andere gegevens in het bestand bijwerken in het andere deel van het scherm. Het blijft echter één en hetzelfde Calc bestand. Opdracht 7.8 Fixeren en splitsen in een Calc bestand 1. Open het Calc bestand Boekenlijst_met_totalen.ods. 2. Selecteer nu met uw cursor de cel A2. Dit is de cel met de boektitel ''Noodzakelijk verlies''. 3. Klik vervolgens op Venster in de menubalk.. 4. Vink Fixeren aan. 5. U ziet dat eerste rij van het bestand, waarin de kopjes van de kolommen staan, nu steeds bovenaan het beeldscherm blijft staan, ook als u het bestand helemaal tot het einde bekijkt.. 6. Ga nu weer naar Venster en vink Fixeren aan. Door dit te doen, maakt u het fixeren weer volledig ongedaan. 7. Selecteer nu met uw cursor de cel A18. Dit is de cel met de boektitel ''Antarctica''. 8. Ga naar Venster en vink Splitsen aan. 9. U ziet dat er nu een dikke zwarte rand tussen rij 17 (met de boektitel ''Een geschiedenis van India'') en rij 18 (met de boektitel ''Antarctica'') is verschenen. 10. Scroll nu in het bovenste deel op en neer. U kunt hier het gehele bestand bekijken, terwijl het onderste deel van het scherm onveranderd blijft staan. 11. Zet uw cursor in het tweede deel en scroll nu in het tweede deel op en neer. Ook in dit deel van het scherm kunt u het gehele bestand bekijken, terwijl nu het bovenste deel blijft staan. 12. Ga naar Venster en vink Splitsen aan. Hiermee maakt u het splitsen weer ongedaan. 13. Sluit vervolgens het bestand Boekenlijst_met_totalen.ods af. Ook bij het afdrukken is het handig om bepaalde rijen op elke pagina te laten verschijnen. Met name een rij waarin de kopjes van de verschillende kolommen staan wilt u graag bovenaan iedere pagina hebben. In de volgende opdracht gaat u dat toepassen. 14

15 Opdracht 7.9 Fixeren van rijen bij het afdrukken van een Calc bestand 1. Open het Calc bestand Boekenlijst_met_totalen.ods. 2. Kies op de menubalk: Opmaak, Afdrukbereiken, Bewerken 3. Het venster: Afdrukbereiken bewerken verschijnt. Dit venster ziet er als volgt uit; In het midden staat de tekst: Te herhalen rijen. Typ in het rechter vak onder dit kopje: $1 Dit geeft aan, dat de eerste rij op elke af te drukken pagina herhaald moet worden. Het dollar-teken geeft absolute adressering aan (zie hiervoor lesmodule 6). Klik vervolgens op het pijltje in het linker vak, en kies dan de optie: door gebruiker gedefinieerd Het venster toont dan: 4. Klik op OK. 5. Kies Afdrukvoorbeeld op de standaard werkbalk. U ziet nu, dat de eerste rij, met de kopjes voor de kolommen, op elke pagina wordt weergegeven. 6. Sluit vervolgens het bestand af zonder de wijzigingen op te slaan