Computer Club Bodegraven

Transcriptie

1 1 8 Alvorens we etiketten kunnen afdrukken moet u beschikken over: 1. Programma Works 2. Vellen met etiketten; noteer merk en nummer, dat heeft u straks nodig. b.v. Rank Xerox, nr. 3R96298 (21 stuks/vel A4) 3. Database bestand, ingevuld met gegevens zoals naam, adres, postcode en plaats etc.etc. U hebt Works op uw computer geïnstalleerd en start het programma; Works Taak, vervolgens Programma s en dan de keuze Works database gevolgd door lege database. U ziet dan het onderstaande scherm: Stel, dat u per persoon over de volgende informatie beschikt: 1. Voorletters 2. Voornaam 3. Tussenvoegsel; b.v.: van; van der, de etc. 4. Naam 5. Adres 6. Postcode 7. Plaats 8. Telefoonnummer adres 10. Geb. datum 11. Relatie; b.v.: familie, vriend, clublid kaarten, clublid koken etc. (*)

2 2 8 Opmerking: (*) Om later gemakkelijk bepaalde informatie te bundelen moet u dit veld er altijd bij hebben. Ik gebruik hier een letter voor. Zo staat de F voor familie, de V voor vriend enz. enz. Samenvattend: onze database bestaat uit 11 velden. Uiteraard mogen dat er meer zijn. U kunt er later altijd een veld bij plaatsen; op menubalk op record klikken en dan veld bijvoegen. Alvorens uw gegevens te kunnen invullen moet u eerst de 11 velden gaan ontwerpen / benoemen; denk hierbij aan een z.g. invulformulier, in Works spreken we van een record als zo n formulierregel (1,2 etc.) is ingevuld. Nu aan het werk. In bovenstaand figuur wordt gevraagd naar de veldnaam1, u typt nu Vrltrs gevolgd door te klikken op de entertoets. Zo vervolgt u met de 10 overige veldnamen en dan klikt u op voltooien. Op onderstaand figuur ziet u dat ik de veldnamen heb ingekort. Wanneer alles juist is uit gevoerd krijgt u onderstaand figuur. Voordat u met invullen begint is het raadzaam om dit bestand eerst een naam te geven: b.v. Mijn database. Ga naar bestand; linksboven in de menu-balk en klik hierop. Kies opslaan en vul bij bestandsnaam Mijn database in. (Uiteraard mag u een andere naam verzinnen.)

3 3 8 Weet/kijk waar het bestand in welke map geplaatst wordt; u kunt dat nu zelf bepalen. B.v. C:\... of D:\Mijn documenten\privé. Sluit af met op opslaan te drukken. Ter controle: Links, geheel bovenaan, staat nu de naam van uw database bestand en kunt u het nu steeds weer oproepen onder deze naam. Ik adviseer u om tijdens het invullen met regelmaat via bestand op opslaan, of de diskette knop, te drukken, dat voorkomt dat u iets voor niets gedaan heeft. U kunt nu de database gaan in vullen. Begin bij regel 1; totaal is dat record 1; in 1. Vltrs. Bv. J.H. vervolgens druk op de Tab-toets en u komt in vak Vrnm. Zo kunt u de gehele regel invullen,.door steeds op de Tab-toets te drukken. Aan het einde via Tab-toets naar record 2. etc. etc. (**) Opmerking:(**) Wanneer bij het invullen ontdekt, dat het vakje te klein is; b.v. bij adres of naam; gaat u gewoon door. Wanneer u klaar bent dubbel klikt u op de betreffende veld naam en ziet u dat de breedte is aangepast op de langste naam. U kunt dat ook tussen door doen, dan de cursor weer terug naar het volgend vakje. Wanneer u naar een voorgaand vakje terug wil kan dat door de pijltjes toets te gebruiken of met muiscursor en klikken. Wanneer u al uw gegevens heeft ingevuld moet u dit bestand sluiten via bestand en op sluiten klikken. Er wordt gevraagd of u de wijzigingen wilt op slaan en klikt dus op ja. Opmerking: Om uw gemaakte database weer op te roepen; b.v. als u gestopt bent; start u Works Taak weer op, vervolgens drukt u op Geschiedenis en klikt op het betreffende bestand. Een voorbeeld van een database: ( genoemde gegevens zijn niet de werkelijkheid.)

4 4 8 Onze database is klaar, dus kunnen we o.a. etiketten gaan maken. We starten Works taak weer op. Gaan dan via Programma s naar figuur Adres etiketten. Het onderstaand scherm wordt vertoond: U kiest nu voor Adresetiketten; op rondje klikken en OK. Het onderstaande scherm verschijnt:

5 5 8 Bij het vakje Etiketten maakt u de merk keuze, klik op het zwarte driehoekje voor de juiste merk keuze. In het vakje Productnummer kan u dan het juiste nummer keuze maken. Vervolgens klikt u op Nieuw document. Het onderstaande scherm verschijnt: U klikt op Gegevens uit een ander bestandstype samenvoegen het volgende scherm verschijnt: U kiest nu het juiste bestand; als de naam. B.v.:Mijn database. Het kan voorkomen, dat het niet in dit scherm staat. U moet dan eerst naar de juiste map gaan. Klik op het groene pijltje (zie onder ) en bepaalde keuze van de map en klik daarop. Nu ziet u uw database bestand, klik op dat bestand en klik op openen.

6 6 8 Het onderstaand scherm is het resultaat: Via het kleine scherm rechts kunt u opgeven wat er op de sticker vermeldt moet worden: b.v.: 1. Klik (selecteer) Vrltrs en klik op invoegen. 2. Idem met tussen 3. Idem met naam 4. Nu een enter, is nieuwe regel! 5. Selecteer adres en klik op invoegen 6. Nu een enter, is nieuwe regel! 7. Selecteer pcode en klik op invoegen 8. Idem met Plaats Als u nu op resultaten weergeven klikt ziet u een weergave van het etiket plus tekst. Zo ook ziet u nu hoeveel stickers er maximaal kunnen worden gemaakt; n.l. aantal records van uw database Wilt u nu enige aanpassing; b.v. meer tussenruimte of andere lettertype, dan drukt u op de Esc-toets. U komt dan weer in het z.g. ontwerp etiket en kan wijzigen aanbrengen zoals met de tekstverwerker.

7 7 8 Nu de etiketten printen. Er zijn twee mogelijkheden, t.w.: 1. U wilt de gehele database op etiketten printen; m.a.w. maximaal, alle records. 2. U wilt een bepaalde selectie uit uw database printen; b.v. alleen uw familieleden. ad. 1. Ga naar bestand klik op afdrukken. LET OP: leg uw etiketten papier op de juiste wijze in uw printer. ad. 2. Ga in de menu balk naar extra. Klik op de optie Samenvoegdocumenten en vervolgens op filteren en sorteren. U krijgt dan onderstaand scherm: Klik nu op het kleine driehoekje rechts bij Veld: u kunt nu kiezen waarop uw wil filteren. B.v. alleen familie dan kiest u bij veld voor relatie. In het vakje Vergelijking kiest u voor is. Wanneer u nu klikt op zwarte driehoekje bij Vergelijken met krijgt u de keuze van uw relatie varianten. Klikt u b.v. op familie, dan zult u zien dat het aantal wat genoemd wordt bij record is veranderd, n.l. van maximaal naar alleen famieleden. Ga naar bestand klik op afdrukken. LET OP: leg uw etiketten papier op de juiste wijze in uw printer. Wanneer u beschikt over een z.g. database in EXEL kunt u dit kopiëren in WORKS en wel op de volgende wijze: 1. U gaat naar de database in Excel en noteert het aantal, dat u gebruikt. Laat dit scherm open staan. 2. Start Works taak op en kies database en vervolgens een lege database. Het scherm wat verschijnt, is het eerste figuur in dit verhaal. U noemt het eerste veld even A; het tweede B en gaat door tot en met het aantal kolomen geteld bij Excel. Laat het scherm open staan.

8 U gaat nu weer naar Excel; klik op de taakbalk waar Excelbestand nu staat. Plaats de cursor in vakje A1, houdt shift ingedrukt en plaats dan uw cursor in het laatste onderste vakje rechts. Uw bestand is nu geselecteerd! Houdt nu de linker Ctrl toets ingedrukt en druk op toets c. Het geselecteerde zit nu in het interne geheugen en kan u gaan kopiëren. 4. U gaat nu weer naar Works database, klik op Worksbestand op uw taakbalk. Plaats de cursor in het eerste linkse vakje en druk dan linker Ctrl (vasthouden) en toets v. Na enkele momenten ziet u dat het Excel bestand geplaatst is. 5. Via Opmaak kan u de veldnamen genoemd A,B,C etc. wijzigen door op veld te klikken. Via record kunt u velden bijplaatsen, b.v. als u Rel(atie) mist. 6. Mocht het zo zijn, dat u geen apart veld voor van, van de, etc. hebt gemaakt plaatst dan dit veld (tus) er bij. Via Records op menubalk klikt u op sorteren op naam en alle van, van de etc. staan bij elkaar dus gemakkelijk te wijzigen. Dit kan natuurlijk ook bij de. Veel plezier met de aanpassingen.