Handleiding contacten importeren uit een Excel bestand

Transcriptie

1 Handleiding contacten importeren uit een Excel bestand In deze handleiding wordt beschreven hoe je een lijst maakt met contact personen in Outlook die voorheen in een Excel bestand stonden. deze handleiding wordt in stappen gedaan. 1. CSV bestand maken Wanneer u een lijst heeft in een Excel bestand met allerlei s onder elkaar gezet kan deze geïmporteerd worden in Outlook doormiddel van het.xlsx een.csv bestand te maken. Wanneer je een lijst hebt zoals hieronder: testmail@gmail.com geenmail@gmail.com support@accensys.com info@accensys.nl enmeermails@hotmail.com Moet deze vervolgens opgeslagen worden als.csv bestand klik hierom op bestand opslaan als. En selecteer de CSV extensie zoals de afbeelding hieronder Klik vervolgens op opslaan. Dan zal die hoogstwaarschijnlijk de volgende melding geven. Klik hier op OK en bij de eventuele volgende melding klikt u op JA. Tenslotte sluit u Excel. Het kan zo zijn dat Excel nog een keer vraagt om het bestand op te slaan, dit kunt u negeren of nogmaals opslaan. 1

2 2. Nieuw groep contact personen Open Microsoft Outlook en ga naar contactpersonen in deze lijst krijg u alle contact personen te zien. Als u wilt dat de s die in het.csv bestand stonden in een bepaalde groep komen te staan kunt u doorgaan met deze stap als dat niet het geval is kunt u doorgaan naar stap 3. Rechterklik op de map contactpersonen en kies vervolgens op nieuwe map. 2

3 Geeft in het komende scherm de naam op van de contactgroep in het onderstaande voorbeeld noem ik de groep test groep Klik tot slot op Ok 3. Het CSV bestand importeren in de nieuwe contact groep In deze stap wordt het CSV bestand met de contacten geïmporteerd. Klik in Outlook boven aan op het tabje bestand klik vervolgens op openen en dan op importeren zoals hieronder Dit zal een scherm openen ik zal per scherm een afbeelding plaatsen met de stappen bij deze instellingen. 3

4 selecteer gegevens uit een ander programma of bestand importeren klik dan op volgende. selecteer lijstscheidingstekens gescheiden waarden (Windows). selecteer het bestand dat u met Excel opgeslagen heeft en klik op volgende. 4

5 selecteer de contact groep waarin u de adressen wilt importeren. vink de optie aan dit zal het volgende scherm openen. Als dit niet zo is klik dan op aangepaste velden toewijzen. 5

6 sleep in dit scherm het account naar het rechterscherm in het kopje adres zoals hierboven. Klik vervolgens op OK en dan op voltooien het importeren zal nu beginnen 4. Mail sturen naar alle contacten in de contact groep. In deze stap wordt uitgelegd hoe er een massamail gestuurd kan worden naar een contactgroep. Ga als eerst naar de lijst contact personen selecteer de groep die je heb geimporteerd uit het CSV bestand en rechterklik op de groep kies dan voor eigenschappen ga vervolgens naar het tabje Adresboek van Outlook en vink de optie aan. Klik daarna op toepassen. klik nu op Nieuwe groep contactpersonen. 6

7 Klik in het onderstaande scherm op Leden toevoegen Uit adresboek. selecteer vervolgens de groep met de geïmporteerde adressen. als u een grote lijst hebt met een hoop mensen kun u deze het snelste selecteren door de bovenste te selecteren en vervolgens de shift toets ingedrukt houden en tenslotte het onderste contactpersoon aan klikken. Hier door zullen alle contacten geselecteerd zijn. Klik dan op leden -> en ze zullen in de contactgroep worden gezet. 7

8 klik dan op opslaan en sluiten. wanneer u een nieuwe maakt en u klikt op aan kunt u zoals hieronder de groep selecteren nu kan de verstuurt worden naar alle mail adressen die geïmporteerd zijn. 8