Instructie voor een mail-merge VZVZ toestemmingsformulier in Word.

Transcriptie

1 Instructie voor een mail-merge VZVZ toestemmingsformulier in Word. NB: Voor deze instructie is gebruik gemaakt van Office 2016 op een Windows 7 computer; de taal staat ingesteld op Nederlands. In grote lijnen werkt het maken van een mail-merge in andere versies vergelijkbaar. Mogelijk wijken de gebruikte schermafbeeldingen af. Inhoud Benodigd Voor we beginnen Eigen logo toevoegen aan het formulier Starten met de mail-merge Handige links Benodigd Enkelvoudig toestemmingsformulier in Word in taal naar keuze. Adresbestand in Excel (adres.xlsx) met daarin minimaal de volgende gegevens: o Geslacht o Voorletters o Tussenvoegsel o Achternaam o Geboortedatum o Adres o Huisnummer o Toevoeging o Postcode o Woonplaats De eerste rij van het Excelbestand bevat een kopregel waaraan zichtbaar is welke informatie er in iedere kolom staat (zoals hierboven beschreven) Het Excelbestand bevat één tabblad (in dit voorbeeld heet dit tabblad Blad1 ) Werkmap Mailmerge toestemmingen in de map Mijn documenten Optioneel: plaatje met uw eigen logo; in dezelfde Mailmerge toestemmingen map. Naar boven Voor we beginnen 1) Op de pagina Voorlichtingsmateriaal (onder het kopje Toestemmingsformulieren ), op de website van VZVZ, staan toestemmingsformulieren in Word. Download het formulier van uw keuze en sla het op in de werkmap Mailmerge toestemmingen map op uw PC. NB: Het Arabische formulier is alleen als PDF beschikbaar en kunt u niet gebruiken voor een mail-merge of om uw logo te plaatsen. In dit voorbeeld gebruiken we het Toestemmingsformulier MERGE. 1

2 2) Open Word en ga onder het menu Bestand Opties en kies Geavanceerd. Scrol in het scherm omlaag en kies bij de optie Arcering veld voor Altijd. Dit zorgt ervoor dat de velden die we straks met de mail-merge gaan toevoegen grijs gearceerd zijn. Daardoor vallen ze beter op en zie je duidelijk wat je doet. (In de uiteindelijke formulieren verdwijnt deze arcering weer!) 3) Genereer vanuit uw HIS / AIS een adresbestand van patiënten die u wilt aanschrijven voor het vragen van toestemming. Hoe u deze patiënten selecteert en het bestand kunt exporteren, leest u in de gebruikershandleiding van uw HIS / AIS. Dit bestand moet minimaal de gegevens bevatten zoals beschreven aan het begin van deze instructie. Sla dit bestand op in dezelfde werkmap Mailmerge toestemmingen en noem het adres.xlsx NB: Voor dit voorbeeld gaan we ervan uit dat het adresbestand netjes is: alle gegevens staan in aparte kolommen (zoals tussenvoegsels, toevoegingen aan huisnummers, enz.) Mogelijk zult u het adresbestand dat uit uw HIS / AIS komt enigszins aan moeten passen. Eigen logo toevoegen aan het formulier Indien gewenst kunt u aan het formulier een eigen logo toevoegen. Naar boven NB: De ruimte voor het logo is erg beperkt. Het kan dus zijn dat de tekst die in uw logo voorkomt niet helemaal leesbaar is. 1) Om een logo toe te voegen klikt u op het grijze plaatje rechts bovenin het formulier. Klik met de rechtermuisknop op het plaatje en kies Afbeelding wijzigen 2

3 2) Kies Bladeren in het dialoogvenster. 3) Ga naar de map Mailmerge toestemmingen en selecteer het bestand van het logo dat u wilt gebruiken. Klik vervolgens op Invoegen. Het logo komt nu op de plek van het grijze plaatje. De grootte van het plaatje staat vast. NB: Probeer het logo niet groter te maken of te verplaatsen. U loopt dan het risico dat de hele opmaak van het formulier verschuift. Wilt u geen eigen logo op het formulier? Klik dan op het grijze plaatje en druk op de Delete knop. Sla het formulier vervolgens op uw eigen computer weer op. Naar boven 3

4 Starten met de mail-merge 1) Open het formulier in Word. 2) Vul de gegevens van uw organisatie in op de blauwe regels. 3) Dubbelklik op het selectievakje voor mijn huisarts of mijn apotheek. In het dialoogscherm dat wordt geopend klikt u vervolgens bij Standaardwaarde op Ingeschakeld. Druk op OK en in het formulier is nu het bewuste vakje ook daadwerkelijk geselecteerd. 4) Sla het bestand tussentijds op. 5) Ga naar het menu Verzendlijsten (1) knop Afdruk samenvoegen starten (2) en kies de optie Brieven (3). (Het scherm verspringt vervolgens waarschijnlijk iets.) 4

5 Klik vervolgens op de knop Adressen selecteren. 6) In het dialoogscherm dat geopend wordt gaat u naar de map waar uw adresbestand staat. U selecteert dit bestand en klikt op Openen. 7) Vervolgens krijgt u de volgende twee dialoogschermen. Klik bij de eerste op OK. Klik bij het tweede scherm ook op OK nadat u heeft gecontroleerd of het selectievakje voor De eerste rij.. is aangevinkt. 5

6 NB: In ons voorbeeld heeft het Excelbestand slechts één tabblad, en heet Blad1. Als uw Excelbestand anders is opgebouwd, kan het zijn dat uw tabblad bijvoorbeeld Export o.i.d. heet. Selecteer dan dat tabblad. 8) Ga naar de regel van het adresblok van het formulier waar u patiëntgegevens wilt in laten vullen (mergen). Plaats in iedere roze regel het betreffende gegevensveld(en) door op de knop Samenvoegvelden invoegen (1) gevolgd door het specifieke veld (2). Dus in de regel Achternaam kiest u eerst het veld Tussenvoegsel, typ vervolgens een spatie, en klik nogmaals op (1) en kies het veld Achternaam. NB: In alle regels waar u meerdere velden achter elkaar zet ( Adres, huisnummer, toevoeging en Postcode, Woonplaats ), moet u een spatie tussen de betreffende velden zetten! Deze stappen herhaalt u voor alle andere gegevens. 9) Als u het veld Geboortedatum heeft ingevoegd. Klikt u met uw rechter muisknop op het veld en kies dan Veld bewerken. 6

7 In het volgende scherm klikt u op Veldcodes Typ in de tekstregel, achter het woord Geboortedatum de volgenden tekst: [DATE \@ "dd-mmm-yyyy"] En klik vervolgens op OK De geboortedatum wordt in de definitieve formulieren dan weergegeven als dd-mmm-yyyy, dus 21/12/1972 wordt 21-dec Deze toevoeging aan het datumveld is belangrijk omdat de datum- & tijdinstellingen vaak per computer verschillen. Data worden daardoor niet altijd correct weergegeven. Met deze toevoeging is dat wel het geval. Let er wel op dat u de veldcodes wel in één keer goed intypt. Doet u dat niet? Dan kunt u beter het veld Geboortedatum verwijderen en opnieuw invoegen. Herhaal vervolgens deze laatste stappen. NB: Vergeet niet het geslacht toe te voegen. 7

8 Uiteindelijk ziet het adresblok van uw formulier er als volgt uit: NB: Als velden in het Excelbestand niet gevuld zijn, zoals bijvoorbeeld een Tussenvoegsel of Toevoeging huisnummer, dan worden deze velden bij het mergen veranderd in een extra spatie. 10) Om te testen of de gegevens straks, na het uitvoeren van de mail-merge, goed worden weergegeven, klikt u op de knop Voorbeeld van het resultaat (1). Met de knoppen naar rechts & links (2) kunt u door de regels van uw adresbestand heen lopen en bekijken of het formulier goed gevuld wordt (3). 11) Als u tevreden bent en de gegevens worden in het voorbeeld correct getoond, dan kunt u de mail-merge afmaken. Klik op de knop Voltooien en samenvoegen en kies voor Afzonderlijke documenten bewerken. Kies in het dialoogscherm voor Alles en klik op OK 8

9 12) In een nieuw scherm in Word wordt nu een bestand BrievenX geopend (waarbij X een cijfer is). In dit document staan alle gepersonaliseerde formulieren onder elkaar. U kunt de formulieren nu printen en alle formulieren samen als één bestand opslaan. Mogelijk krijgt u bij het printen een melding over krappe marges zoals hieronder. Klik dan gewoon op Ja. Bij de meeste printers komt het formulier er toch goed uit. NB: Let er bij het printen op dat u niet per ongeluk dubbelzijdig gaat printen! 13) Het formulier met de merge-velden kunt u ook opslaan. De volgende keer dat u dit bestand wilt openen zal Word opnieuw de gegevens uit uw Excel-bestand willen laden. Klik dan in dan dit dialoogscherm op Ja. Naar boven Handige links Gratis online cursus Word 2016 (ook voor oudere versies zijn er instructies) Gratis online cursus Excel 2016 (ook voor oudere versies zijn er instructies) Direct naar het hoofdstuk Mail-merge in de cursus 9