8.8 Records selecteren

Transcriptie

1 8.8 Records selecteren Voor het maken van een uittreksel van één of meerdere records die aan een bepaald criterium voldoen, maakt u gebruik van het 'Filter' Automatisch filter Klik in het gebied van de lijst. Kies Gegevens Sorteren en Filteren - Filter [Data Sort and Filter - Filter]. Naast de veldnamen verschijnen pijltjes. Als u op een van de pijltjes klikt, dan verschijnt een lijst met veldwaarden die in het veld voorkomen. Door deze veldwaarden aan te klikken geeft u op aan welke veldwaarden de records in de selectie moeten voldoen. Klik op het pijltje achter Kostensoort. Klik eerst op Alles selecteren [Select All] om alle vinkjes te verwijderen Klik vervolgens alleen het vinkje bij Brandstof aan. Klik OK. In de lijst worden nog alleen maar de records getoond, waarvan de veldwaarden voldoen aan het opgegeven criteria. Excel doet dit door de regels met records die niet voldoen te verbergen [Hide]. U kunt ook op meerdere veldwaarden filteren. U wilt bevoorbeeld binnen de groep Brandstof kiezen voor alleen de uitgaven van meer dan 50,- euro. Klik op het pijltje achter de veldnaam Brandstof. Kies Getalfilter-Groter dan [Number filter-more then]. CTS/Advies /215

2 Onafhankelijk van welke optie u had gekozen krijgt u nu het zelfde dialoogkader te zien. Het verschl is alleen wat alvast is ingevuld als voorwaarde. Met de optie 'EN' [And] geeft u aan dat een veldwaarde aan meerdere criteria tegelijk moet voldoen. Met de optie 'Of' [Of] geeft u aan dat een veldwaarde aan één van de opgegeven criteria moet voldoen. Type zelf achter Is groter dan [Is more then] de waarde 50 en klik OK. U ziet dat u nu niet alleen de records met brandstof ziet, maar bovendien alleen de records met brandstaf waarbij het Bedrag meer dan 50 is. Bij kolommen met datums of tekst zijn uiteraard geen getalfilters maar respectievelijk datum- of tekstfilters beschikbaar. Bekijk de extra filteropties in de kolom Datum en in de kolom Kostensoort. Bij gebruik van tekstfilters wordt door Excel geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters. Excel verbergt niet alleen de records die niet voldoen, maar zorgt er tevens, voor dat deze niet meegekopieerd worden als u het resulaat ergens anders wilt inplakken. Kopieer de lijst. Selecteer cel A1 van een leeg tabblad. Plak de geselecteerde records in dit tabblad. Merk op dat alleen de geselecteerde records gekopieerd zijn. Dit is anders dan wanneer u handmatig een aantal regels verbogen had. Standaard zouden de verborgen regels gewoon meegekopieerd worden. Keer terug naar het eerste tabblad met de lijst met Uitgaven Klik in het Lint [Ribbon] op Gegevens-Sorteren en filteren- Wissen [Data-Sort and Filter-Clear]. Alle door u ingevoerde filters worden nu gewist en u krijgt nu weer alle records te zien. Filteren met behulp van het zoekvak Met behulp van het zoekvak kan u meerdere filterwaarden selecteren. CTS/Advies /215

3 Klik op het pijltje achter de veldnaam Kostensoort. Type in het zoekvak a* Alle kostensoorten die met de letter a beginnen worden gevonden. (typt u niet de * dan worden alle kostensoorten gevonden waar een a in voorkomt.) Klik OK Type nu in het zoekvak b* Alle kostensoorten die met de letter beginnen worden gevonden. Schakel het selectievakje bij Huidige selectie aan filter toevoegen [Add curent selection to filter] aan en klik OK. U ziet in de lijst nu alle kostensoorten die met een a en met een b beginnen. Wis de ingevulde criteria en schakel het Autofilter weer uit Het Uitgebreid [Advanced] filter Met het Autofilter worden altijd alle criteria van alle velden op alle records toegepast. Wilt u bepaalde criteria uit het ene veld exclusief kunnen combineren met bepaalde criteria uit een ander veld dan moet u het Uitgebreid [Advanced] filter gebruiken. Een ander voordeel is dat u met het Uitgebreid filter [Advanced Filter] het resultaat direct naar een andere locatie kan exporteren, zonder dit zelf te moeten kopiëren en plakken. Tot slot heeft het 'Uitgebreid filter' [Advanced Filter] het voordeel dat u de criteria-waarden direct op het werkblad kunt intypen zonder daar eerst een menu voor te hoeven openen. Zoals in hoofdstuk 3 betoogd is het bete een scheiding te maken dus de data, die veelal door andere samengesteld wordt, en de filterresultaten die u zelf maakt. Hiervoor kunnen het beste aparte documenten gebruikt worden. Hoe je dit doet komt in het volgende hoofdstuk Koppelingen aan de orde. Als voorbeeld plaatsen wij hier nog alles in één document. Voeg boven de lijst 7 lege regels in. U kunt dit doen door regel 1 t/m 7 te selecteren en vervolgens op Control+Shift+ + te klikken Maak een zogenaamd Criteriagebied met op de bovenste regel veldnamen en daaronder de criteria waaraan die velden moeten voldoen. Zie hiervoor onderstaand voorbeeld. Klik in de lijst. CTS/Advies /215

4 Kies de menu-optie Gegevens - Sorteren en filteren Geavanceerd [Data Sort and Filter Advanced]. Op het scherm verschijnt een dialoogkader. Als u een cel in de lijst geselecteerd had, dan heeft Excel het gebied van de lijst al bij Lijstbereik [List Range] ingevuld. Vul een verwijzing naar het gebied met de criteriagegevens in, bij 'Criteriumbereik' [Criteria range]. Klik OK om het resultaat te bekijken. In de lijst ziet u nu nog alleen maar records die voldoen aan de criteria. Voor het criteriumbereik gelden de volgende voorwaarden: In het criteriumbereik mogen één, enkele, alle of meerdere malen de zelfde veldnamen voorkomen. Criteria naast elkaar op dezelfde regel, gelden als een OF-criterium. Het gebied met de zoekwaarden mag uit meerdere regels bestaan. Criteria onder elkaar op verschillende regel, gelden als een EN-criterium. Het criteriumbereik mag geen lege regels bevatten. Plaats het criteriumbereik bij voorkeur op een lege plek bovenaan het werkblad. Dit in verband met uitbreiding van de database naar beneden. Splits eventueel het venster horizontaal, zodat tijdens het zoeken in de database het gebied met de criteria zichtbaar blijft. Met de optie 'Kopiëren naar andere locatie' [Copy To Another Location] kunt u het uittreksel op een andere plaats van het werkblad laten weergeven. Boven aan het ophaalgebied moet u vooraf de veldnamen plaatsen, van de velden die u wilt hebben weergegeven. Plaats op uw werkblad onder de lijst naast elkaar de namen van de velden die u in het uittreksel wilt hebben weergegeven. CTS/Advies /215

5 Benoem de velden als 'Ophaalgebied' [Extract Range], door in het dialoogvenster voor het 'Uitgebreid filter' [Advanced filter] een verwijzing naar het gebied met de veldnamen achter 'Kopiëren naar' [Copy to] in te vullen. Wees er op bedracht, dat alle gegevens die zich eventueel onder het ophaalgebied bevinden, zonder waarschuwing gewist worden. Om dit te voorkomen kunt u vooraf achter Kopieren naar [Copy to] een gebied opgeven waartoe de lijst beperkt moet blijven. Bijvoorbeeld B136 t/m D152. Excel zal u dan vragen of hij wel verder moet gaan, als het ophaalgebied niet groot genoeg blijkt te zijn. Indien u slechts een beperkt aantal velden in het uittreksel opneemt, dan kan het gebeuren dat van verschillende records slechts identieke gegevens vermeld worden. Met optie 'Alleen unieke records' [Unique CTS/Advies /215

6 Records only] worden dergelijke records slechts één keer weergegeven. Sluit het document zonder het te bewaren. CTS/Advies /215