Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren* 2010

Transcriptie

1 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren* Inleiding Spreadsheets bieden meer grip op gegevens. De twee beste manieren om meer grip te krijgen, is door de gegevens te sorteren of door bepaalde waarden te selecteren uit de gegevens. Bijvoorbeeld: je hebt een gegevensbestand van de verkoop van tienduizenden tweedehands auto s over een bepaalde periode. Hoe zou je proberen hier gegevens uit te halen. Je zou misschien willen weten over welke periode het gaat of voor hoeveel de duurste auto werd verkocht. Misschien wil je de gegevens selecteren voor een bepaald automerk of auto s met een bepaalde kleur. Om antwoord te vinden op deze vragen moet je gegevens sorteren of filteren. Hiervoor kun je gebruik maken van de mogelijkheden in Excel om te Sorteren en te Filteren. Excel 2010 heeft een aantal nieuwe mogelijkheden die hierbij van pas kunnen komen. Deze worden besproken in paragraaf Sorteren Snelle methode: de A Z knop Je bent een onderwijzer en de resultaten van een recente test van jouw klas zijn als volgt: Je kunt op Voornaam sorteren (alfabetisch), Achternaam (alfabetisch) of op Test Score (numeriek). In al van deze gevallen, zou je de gegevens op een rij bij elkaar willen houden, zodat Fred Vogel niet Fred de Ridder wordt. Je kunt de kolom kiezen waarop je wilt dat Excel sorteert: 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

2 klik in het bereik op een cel in de kolom waarop je de tabel wilt sorteren vanuit het Lint selecteer je Gegevens > Sorteren > Sorteer van Laag naar Hoog Opmerking: wanneer je met de muisaanwijzer boven de Z A knop staat, dan sorteert deze knop van Hoog naar Laag (of Laag naar Hoog bij de A -> Z knop): Je weet dan dat het sorteren is gebaseerd op een kolom met getallen. Klikken op Sorteren van Hoog naar Laag zal de tabel sorteren. Als je deze opdracht gebruikt, zal Excel de hele rij van het bereik sorteren (in plaats van alleen de geselecteerde kolom), maar de volgorde wordt bepaald door de waarden die in de geselecteerde kolom staan. Als je een cel selecteert in een kolom met tekst in plaats van getallen, dan sorteert de knop van A naar Z in plaats van Laag naar Hoog. Als je alle cellen in het bereik selecteert (van rechtsonder tot linksboven) en dan gaat sorteren, dan zal bij de Z-> A knop het aangeven dat het op getallen zal selecteren. Dit komt omdat het sorteren is gebaseerd op de actieve cel (C17 in het onderstaande voorbeeld). Dit zou er als volgt uitzien: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

3 Merk op dat de AZ-knop de gegevens precies andersom zou hebben gesorteerd; van Laag naar Hoog (dit is wat misleidend, omdat A en Z allebei letters zijn en geen getallen). Veel gebruikers voelen zich ongemakkelijk bij het gebruiken van deze methode. Omdat je op een enkele cel in een enkele kolom klikt, voelt het alsof Excel alleen die kolom zou kunnen hebben gesorteerd, waardoor de gegevens in de rijen worden opgebroken. Dit is niet het geval. Van belang is dat je weet dat de fysieke plaats in het bereik wordt gewijzigd. Eventuele linken naar cellen in het bereik worden wel automatisch aangepast. Filteren levert geen verplaatsing van de fysieke positie van de cellen, maar onderdrukt de rijen, die niet aan het criterium voldoen. De gegevens waarop je sorteert exact aangeven De A Z-knop neemt aan dat je het volledige bereik,waar de actieve cel in staat, wilt sorteren. De veronderstelling die het maakt, is dat de tabel die je wilt sorteren, is omgeven door lege cellen en dat je alles daarbinnen wil te sorteren. Dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Je kunt precies aangeven wat je gesorteerd wilt hebben. Wees voorzichtig wanneer je dit doet: normaal gesproken zijn gegevens die opgeslagen zijn in de verschillende kolommen van een rij aan elkaar gerelateerd. Als je dan iets anders sorteert dan de volledige tabel, zou de integriteit van je gegevens verloren kunnen gaan. Soms kan het sorteren van een paar kolommen heel handig zijn voor het manipuleren van gegevens. Selecteer dan gewoon alle gegevens in de kolommen die je wil sorteren en klik op de A Z (of Z A)-knop. Bijvoorbeeld: een enkele kolom die je wilt sorteren: 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

4 Als je de gegevens Ed, de Ridder en 98 bij elkaar wilt houden, zou je moeten kiezen voor De selectie uitbreiden. Als je kolom B wilt sorteren los van de andere gegevens, kies dan voor Doorgaan met de huidige selectie. In dit geval, echter, wil je wel de huidige selectie uit te breiden, zodat de Voornamen, Achternamen en Test Scores die bij elkaar horen zich op dezelfde rij bevinden. Klik dan op Sorteren om een overzicht te krijgen op achternaam: 2010 Excel with Business 4 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

5 Indien je een overzicht wilt op Voornaam, dan moet je hetzelfde doen met de eerste kolom. Geavanceerd sorteren Aangeraden wordt om kolomkoppen te gebruiken. Dit voorkomt niet alleen dat je elke keer een vinkje moet weghalen in een vakje, maar het helpt ook om te zien welke kolom je wilt sorteren (het is makkelijker om te kiezen uit Afdeling, Categorie, Datum etc, dan uit A, B, C ) De AZ en ZA-knoppen zijn snel in gebruik en werken goed voor de kleine voorbeelden zoals deze hierboven. Ze missen, echter, de mogelijkheid om over verschillende niveaus heen te sorteren (bijvoorbeeld sorteren op Achternaam en dan op Voornaam) en ze maken het mogelijk om het volledige gegevensbestand te verknoeien door per ongeluk een enkele kolom te sorteren. Daarom wordt aangeraden om een wat meer formeel proces te gebruiken welke gebruik maakt van de sorteerknop: Als je een bereik zonder lege rijen of kolommen hebt gemaakt, dan zou je een willekeurige cel in de tabel moeten kunnen selecteren en Excel zal dan automatisch de volledige tabel herkennen. Als alternatief kun je ook alle relevante gegevens selecteren en dan op deze Sorteerknop klikken. Je zal dan het volgende venster zien verschijnen: 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

6 Gebruik vanuit het venster: 1. Niveau toevoegen houdt in een volgende kolom toevoegen om als volgend hiërarchisch niveau te sorteren. Bijvoorbeeld: als je in jouw klas meerdere kinderen hebt met dezelfde achternaam, je wilt aangeven hoe deze namen gesorteerd moeten worden en waarschijnlijk doe je dit op voornaam. Een niveau toevoegen en Sorteren op Voornaam lost dit probleem op. 2. Sorteren op om te beslissen op welke kolom je voor elk niveau wilt sorteren. 3. Volgorde om te beslissen hoe je de gegevens wilt te sorteren (Laaghoog, AZ, enz.) 4. De gegevens bevatten kopteksten om aan te geven of de bovenste rij gegevens bevat of kopteksten. Als je dit vakje uitvinkt, zal Excel al de gegevens, inclusief de bovenste rij, sorteren. In een geldig Excel bereik bevindt zich kopteksten, dus moet je deze vink aan hebben staan. Horizontaal sorteren Je kunt gegevens ook horizontaal sorteren. Veronderstel dat je onderstaande tabel wilt herschikken: zodat de kranten alfabetisch geordend worden van links naar rechts: selecteer de volledige tabel met gegevens 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

7 gegevens > Sorteer opties sorteer gegevens van links naar rechts Specifieke toepassingen In Excel kun je naast op de waarde van een cel ook sorteren op celkleur, tekenkleur, en celpictogram: Dit is handig wanneer je deze optie gebruikt samen met voorwaardelijke opmaak gebruikt (zie hoofdstuk 29). Veelvoorkomende valkuilen Selectie niet uitgebreid (zoals hierboven uitgelegd). In een groot gegevensbestand met veel formules die verwijzen naar verschillende rijen kan het sorteren van de gegevens verwijzingen ongeldig maken. Als je zulke gegevensbestanden moet sorteren, plak dan eerst alleen de waarden in een nieuw werkblad. Verschillende bereiken maken het soms onmogelijk het volledige bereik snel te selecteren, dus bekijk de gegevens goed om er zeker van te zijn dat alles geselecteerd is Excel with Business 7 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

8 Heb je het bereik geselecteerd, dan gebruik je de Control toets en de. Om de hoekpunten van het bereik te zien Filteren Je kunt gegevens filteren zodat rijen die informatie bevatten die je niet wilt zien, worden verborgen. Het wissen van de filter, maakt de gefilterde rijen weer zichtbaar, zodat je alle gegevens weer op het scherm hebt. Voor je begint met filteren Net als bij sorteren zul je er voor moeten zorgen dat alle kolommen een koptekst hebben (dit is gebruikelijk). Anders zal de eerste rij gezien worden als een koptekst en deze niet in de filter meenemen. Autofilter De snelle methode in Excel om te filteren is duidelijk en werkt uitstekend. Klik op een willekeurige cel binnen de gegevens en dan op Gegevens > Filter: Je zult dan blokjes met pijltjes voor vervolgkeuzelijsten zien bovenaan elke kolom van de gegevens. Klik op één van deze vervolgkeuzelijsten: 2010 Excel with Business 8 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

9 Je zult een aantal opties zien, inclusief sorteeropties. Aangezien sorteren hiervoor al gesproken is, wordt daar nu niet op ingegaan. In het omcirkelde gebied heb je een aantal aanvinkvakjes die overeenkomen met alle verschillende waarden in die kolom. Bijvoorbeeld: als je alleen de burgemeesters in de provincie Utrecht wilt zien, dan moet je het vinkje bij Alles selecteren weghalen en klikken op Utrecht om het volgende gefilterde resultaat te krijgen: Om de filter te verwijderen, klik je in de vervolgkeuzelijst van de gefilterde kolom de optie Filter uit wissen (in dit geval Provincie). Meerdere filters Je kunt ook gebruik maken van meer dan één filter. Dus, om bovenstaand voorbeeld te gebruiken, als je alleen de PvdA burgemeesters in de provincie Utrecht wilt zien, dan kun je behalve in de kolom Provincie ook een filter aanbrengen in de kolom Partij: 2010 Excel with Business 9 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

10 en dat heeft dan als resultaat: Geavanceerd Filter Het Geavanceerde Filter kan worden gebruikt om unieke waarden te filteren uit een lijst met dubbele waarden. Stel je voor dat je in het bovenstaande voorbeeld een lijst wilt maken van alle unieke provincies. Klik op de Geavanceerd filter-knop om het venster Uitgebreid filter te krijgen: 2010 Excel with Business 10 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

11 Kies Kopiëren naar andere locatie. Je zult dan de mogelijkheid krijgen om te kiezen waar je de unieke gegevens (Kopieer naar) wilt plaatsen klik op een cel waar je wilt dat de lijst begint (let op: kies geen cel onder één waar gegevens in staan, omdat die overschreven zou kunnen worden). Kies het Lijstbereik door Kolom B te selecteren (met de Provincie). Normaliter neem je de koptekst niet op in deze lijst. Klik op Alleen unieke records: en dat geeft het volgende resultaat: 2010 Excel with Business 11 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

12 13.3 Alternatieven Er zijn een aantal andere technieken om meer grip te krijgen op gegevens. Deze technieken worden in andere hoofdstukken besproken. In oplopende moeilijkheidsgraad zijn dat: Statusbalk (zie hoofdstuk 1: Het Excel-dashboard) MAX, MIN functies (zie hoofdstuk 21: Gegevens Samenvatten) Voorwaardelijke opmaak (zie hoofdstuk 29: Voorwaardelijke Opmaak) RANG functies (zie hoofdstuk 26: Modelleren in Excel) Draaitabellen (zie hoofdstuk 22: Draaitabellen) 13.4 Excel 2010 toepassingen Filter zoekvak Een nieuwe mogelijkheid in Excel 2010 is om de vervolgkeuzelijst te definiëren tot waarden die overeenkomen met dat wat in het zoekvak van het filter wordt ingevoerd en daarop te filteren. Dit kan handig zijn voor kolommen met een groot aantal verschillende filterwaarden. Filteren en sorteren op kleur Als je handmatig of door voorwaardelijke opmaak de kleur van de letters of de opvulkleur van de cellen verandert of een pictogram toevoegt, dan verschijnen de volgende opties: 2010 Excel with Business 12 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

13 Filteren op Celkleur, Filteren op Tekstkleur, Filteren op Celpictogram : Net als bij het standaard oplopend/aflopend sorteren, kun je ook op kleur sorteren, door dezelfde mogelijkheden te gebruiken als bij het filteren, maar met extra een sorteeroptie waarmee je de exacte volgorde bepaalt waarin je de verschillende celleneigenschappen gesorteerd wilt zien, komen te staan: Kopteksten filteren en sorteren Wanneer je in Excel 2007 een tabel doorliep totdat de tabelkolomkoppen niet meer zichtbaar waren, vervingen de kolomletters de kolomkopteksten, maar zonder de Sorteren en Filteren opties. In Excel 2010 kunnen de koppen nu op dezelfde manier werken als de echte tabelkoppen: 2010 Excel with Business 13 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren

14 2010 Excel with Business 14 Hoofdstuk 13: Sorteren & Filteren