Hoofdstuk 27: Celopmaak* 2010

Transcriptie

1 Hoofdstuk 27: Celopmaak* Inleiding In dit deel wordt beschreven hoe je het werk er goed kunt laten uitzien. Besproken zal worden wat er binnenin de cel en aan de celgrenzen gebeurt en wanneer en hoe deze grenzen kunnen worden overschreden. Aangeraden wordt steeds gebruik te maken van een minimalistische stijl, omdat deze aanpak z n eigen stijl met zich meebrengt en ook zodat je nadruk kunt leggen op specifieke gegevens worden zonder afgeleid te worden door een drukke opmaak. Goed en slecht (c.q. lelijk) Als je de aanwijzingen in dit hoofdstuk gebruikt, kun je onoverzichtelijke niet-opgemaakte werkbladen omzetten in duidelijke en goed gepresenteerde gegevens Excel met het Bedrijf 1 Hoofdstuk 27: Celopmaak

2 27.1 Opmaak kopiëren/plakken Omdat er zoveel verschillende manieren zijn om de opmaak van een cel te wijzigen, kan het wat tijd kosten om het goed te doen. Stel: je wilt een cel of aantal cellen dezelfde opmaak geven. Als je nu niet steeds voor al deze cellen het proces wilt herhalen, dan is de oplossing Opmaak Kopiëren/plakken te gebruiken. Hiermee kun je de opmaak van een geselecteerde cel toepassen op een andere cel of cellen. Dit kun je als volgt doen: 1. klik op de cel waarvan je de opmaak wilt kopiëren 2. klik op de knop Opmaak Plakken/Kopiëren (Start > Klembord > Opmaak Kopiëren/ Plakken) 3. klik op de cel of cellen die je wilt opmaken Dit is gemakkelijker dan Kopiëren en dan Plakken Speciaal > Opmaak, wat hetzelfde resultaat zou geven Uitlijning De functiegroep Uitlijning kun je vinden op het tabblad Start op het Lint. Hieronder valt tekstuitlijning, tekstoriëntatie, tekstterugloop, tekst samenvoegen en centreren en inspringing. Onaantrekkelijke werkbladen kunnen makkelijk ontstaan door deze functionaliteit verkeerd te gebruiken, dus hieronder enkele punten van advies. Verticaal uitlijnen Het aanpassen van de Verticale uitlijning van een tekst binnen een cel lijkt misschien onbelangrijk, maar het kan een grote invloed hebben op de duidelijkheid en visuele impact van de werkbladen. Standaard wordt de tekst aan de onderkant van de cel uitgelijnd. Dit werkt prima wanneer de rijhoogten hetzelfde blijven als de standaardinstelling. Echter, als de rijhoogte wordt aangepast, kan het er vreemd uitzien tekst te hebben met cellen die er uitzien alsof ze in het midden zijn uitgelijnd en andere niet (zoals cel A3 in de volgende afbeelding): 2010 Excel met het Bedrijf 2 Hoofdstuk 27: Celopmaak

3 Aangeraden wordt de standaard verticale uitlijning in te stellen op midden. Doe dit door het volledige werkblad te selecteren (klik op het blokje bovenaan zoals in de bovenstaande afbeelding) en kies de middelste knop van de knoppen voor verticaal uitlijnen. Start > Uitlijning > Midden uitlijnen:. Horizontaal uitlijnen Tekst kan links, gecentreerd of rechts van een cel uitgelijnd worden. Standaard is dat voor tekst links en voor getallen rechts. Je kunt dit wijzigen door de cel of cellen die je wilt opmaken, te selecteren en dan te klikken op één van de knoppen: Je kunt ook tekst vullen, uitvullen, centreren over de selectie en verdelen. Tabblad Start > Groep Uitlijning > Dialoogvenster Cellen opmaken: uitlijning > Tekstuitlijning > Horizontaal Consequent zijn, is belangrijk bij opmaken. Dit zijn de regels worden aangeraden: Links Gebruik de standaardinstelling meestal voor tekst Gecentreerd Voor kopteksten die meerdere sub-kopteksten hebben, bijvoorbeeld: 2010 Excel met het Bedrijf 3 Hoofdstuk 27: Celopmaak

4 Rechts Gebruik dit soms bijvoorbeeld om er zeker van te zijn dat de tekst, bv als een label voor een waarde, volledig getoond wordt ( Total number of hours: in de afbeelding): Vullen Deze optie herhaalt wat je in de cel hebt staan over de volledige breedte van de kolom. Bijvoorbeeld: een cel waarin X staat, zal XXXXXX worden ongeacht de breedte van de kolom. Uitvullen Vult de tekst uit over de volledige breedte van de kolom, zoals tekst in een krant. Het komt zelden voor dat je dit nodig zult hebben in Excel. Centreren over selectie Zoals centreren, maar dan met de mogelijkheid om over meer dan één cel te centreren. Dit werkt een beetje zoals cellen samenvoegen, maar het biedt meer flexibiliteit om de cellen te kopiëren en te plakken. Verdelen Celinhoud wordt verdeeld over de cel, dus het lijnt uit aan zowel de linkerkant als aan de rechterkant van de cel. En heel beperkte toepassing. Oriëntatie Dit betreft het simpelweg wijzigen van de hoek waarin de tekst in de cel komt te staan. Dit kan handig zijn wanneer je lange koppen in een tabel hebt, bijvoorbeeld: 2010 Excel met het Bedrijf 4 Hoofdstuk 27: Celopmaak

5 Hier hebben kolommen C tot en met E lange vragen als koptekst, zodat D de tekst van C deels verbergt en E die van D. Een manier om deze kopteksten volledig weer te geven, is door de knop Afdrukstand te gebruiken. Start > Uitlijning > Afdrukstand en kies dan één van de instellingen. Dit gebeurt er als je kiest voor Tekst omhoog draaien in het bovenstaand voorbeeld: Dit ziet er niet zo elegant uit, maar alle tekst is tenminste leesbaar. Daarna, door de tekst passend te maken en horizontaal te centreren, ziet de opmaak er veel aantrekkelijker uit (zie hieronder): 2010 Excel met het Bedrijf 5 Hoofdstuk 27: Celopmaak

6 Een alternatief voor tekstterugloop, is de toetsencombinatie Alt-Enter wanneer je een cel bewerkt; dit om verticaal verder te gaan met de volgende regel in een Excelcel. Er zijn veel oriëntatie-opties, maar aangeraden wordt je te houden aan het wijzigen van alleen 90 graden (rechterhoek) en de tekst van onder naar boven te laten lopen (zoals hierboven). Onthoud dat elke verandering in oriëntatie, nogal letterlijk, desoriëntatie betekent. Dus is het de moeite waard te denken of een alternatief (zoals kleinere letters, afkortingen, kortere woorden, kolommen breder maken of opmerkingen) beter zou kunnen werken. Tekstterugloop Soms heb je meer tekst in cel dan dat de breedte van de kolom of hoogte van de rij aan kan. Tekstterugloop zorgt ervoor dat Excel de rijhoogte vergroot om die tekst weer te geven: Je doet dit via Start > Uitlijning > Tekstterugloop, gebruik makend van de knop: Samenvoegen Soms zul je twee kolommen of rijen willen samenvoegen zodat ze één enkele koptekst hebben. Eén van de manieren om dit te doen, is door cellen samen te voegen: Start > Uitlijning > Samenvoegen & Centreren 2010 Excel met het Bedrijf 6 Hoofdstuk 27: Celopmaak

7 Als je niet wilt dat Excel de tekst centreert, is er in het vervolgkeuzemenu een optie om alleen samen te voegen. Samenvoegen is een vaak gebruikte en handige opmaaktechniek, maar het brengt enkele problemen met zich mee. Bijvoorbeeld: je kunt geen gegevens sorteren of draaitabellen uitvoeren met samengevoegde cellen. En je kunt problemen hebben bij het kopiëren en plakken in werkbladen met samengevoegde cellen. Dus in het algemeen zou cellen samenvoegen alleen gedaan moeten worden in het uiteindelijke resultaat van het werk en niet wanneer je analyses maakt. Eén laatste waarschuwing: cellen samenvoegen kan gegevens overschrijven. Hoewel, Excel zal je hierover waarschuwen en je kunt nog steeds kiezen voor Ongedaan maken (Ctrl+Z) om het werk terug te krijgen. Inspringing Inspringing: Dit kan gebruikt worden om een hiërarchie aan te duiden: Markeer de tekst waarvoor je de Inspringing wilt toepassen: Start > Uitlijning > Inspringing vergroten Onthoud dat dit alleen werkt met links-uitgelijnde tekst. Het alternatief is om kolommen te gebruiken om een inspringing te creëren: Dit geniet vaak de voorkeur, omdat het er voor zorgt dat je verschillende kolommen anders kunt behandelen. Bijvoorbeeld: je hebt dan de mogelijkheid een volledig niveau binnen de hiërarchie te vetgedrukt te maken, of het om te zetten naar hoofdletters, of te groeperen met een paar klikken (door een volledige kolom te selecteren en op te maken). Inspringing 2010 Excel met het Bedrijf 7 Hoofdstuk 27: Celopmaak

8 door de kolombreedten te wijzigen is een kenmerk voor bestanden die geïmporteerd worden uit boekhoudkundige softwarepakketten Celgrenzen Rijhoogte en kolombreedte Rijhoogte verandert minder vaak dan kolombreedte. Dit omdat rijen gewoonlijk een enkele tekstregel bevatten, welke prima past in de standaard rijhoogte. Kolombreedte, aan de andere kant, wordt vaak veranderd zodat de gegevens passen. De kolombreedte wordt weergegeven in een klein vakje, als je de breedte wijzigt door te klikken op de grens tussen twee kolomletters. Twee tips: 1. Wanneer je kolommen als afscheiding gebruikt (bijvoorbeeld als inspringing of om twee gegevensreeksen te scheiden), kies dan een breedte en gebruik deze breedte voor alle afscheidingen zodat deze hetzelfde zijn. En pas dit toe door de breedte exact aan te passen en dit niet te doen op het zicht. Als je dit consequent doet, dan maakt dat visueel een groot verschil. 2. Gebruik ook voor gegevens identieke kolombreedten waar mogelijk. Stel: je hebt een tabel met als kopteksten: Fruit, Groenten, Boeken en Hoogte. Je kunt de kolombreedte aanpassen aan de inhoud van de tabel, maar in dit geval zal het er waarschijnlijk beter uitzien om de breedte van de kolommen te vergroten zodanig dat het aangepast is aan de kolom met de langste koptekst (Groente). Om er zeker van te zijn dat de kolommen allemaal dezelfde breedte hebben, kun je ze allemaal selecteren en de breedte van één van de kolommen wijzigen door met de muis te klikken op de grens tussen twee kolomletters: 2010 Excel met het Bedrijf 8 Hoofdstuk 27: Celopmaak

9 27.4 Verbeteringen in Excel 2010 Opvulpatronen die mogelijk waren in Excel 2003 werden verwijderd uit Excel Ze hebben hun terugkeer gemaakt in 2010 (Cellen > Opmaak > Cellen Opmaken): Je ziet dan het volgende dialoogvenster: 2010 Excel met het Bedrijf 9 Hoofdstuk 27: Celopmaak

10 2010 Excel met het Bedrijf 10 Hoofdstuk 27: Celopmaak