Hoofdstuk 8: Bewerken

Transcriptie

1 Hoofdstuk 8: Bewerken 8.0 Inleiding Bewerken in Excel gaat grotendeels hetzelfde als het bewerken in andere Microsoft Office programma s. Als het bekend is hoe in Word tekst te knippen en plakken, dan ook zo in Excel. Dit hoofdstuk gaat over de basisvaardigheden en het zal een paar eenvoudige tips aanreiken waardoor knippen en plakken in Excel makkelijker wordt. 8.1 Kopiëren Basisvaardigheden In Microsoft Excel wordt bij het Kopiëren de inhoud van alle geselecteerde cellen gedupliceerd (deze worden tijdelijk bewaard tot ze op een andere plaats geplakt worden). De geselecteerde cellen krijgen een grijze achtergrond met een rand, waarom het lijkt alsof deze knipperd. Net als in andere Microsoft Office programma s, zijn er verschillende manieren om te kopiëren. Om het eenvoudig te houden, wordt aangeraden slechts twee manieren aan; een die gebruik maakt van het toetsenbord en een andere die gebruik maakt van de muis: de Ctrl toets ingedrukt houden en C intoetsen (Ctrl-C); of rechts klikken op de geselecteerde cellen om het volgend menu op te roepen 2010 Excel with Business 1 Hoofdstuk 8: Bewerken

2 en dan Kopiëren selecteren. De te kopiëren cellen selecteren Als je met de cursor over een cel beweegt, dan verandert muisaanwijzer in een dik kruis: Klikken met de linker muisknop selecteert de cel onder dit kruis. Als je de linker muisknop ingedrukt houdt, terwijl je de muisaanwijzer naar een andere cel sleept, dan selecteer je alle cellen in de rechthoek tussen deze twee cellen. Op het toetsenbord kun je met de pijltjestoetsen cellen in het werkblad selecteren, door de SHIFT ingedrukt te houden. Een volledig werkblad kopiëren Klikken op het blokje in de linker bovenhoek van het werkblad selecteert alle cellen van dit werkblad en dit (in combinatie met het intoetsen van Ctrl-C en het dan te plakken in de cel A1 van een nieuw werkblad) is een manier om een volledig werkblad te kopiëren. Gemakkelijker (en veiliger voor het behoud van de opmaak en van de verwijzingen) is om het volledige werkblad te kopiëren met de tab. Houd de Ctrl toets ingedrukt, klik links op de tab van het werkblad en sleep deze tab naar rechts, terwijl je de muisknop ingedrukt houdt: 2010 Excel with Business 2 Hoofdstuk 8: Bewerken

3 een zwart driehoekje zal de plaats aanduiden waar het nieuwe werkblad zal ingevoegd worden Knippen Met Knippen verwijdert de inhoud van de geselecteerde cellen in plaats van ze te kopiëren. Als je de inhoud van de geselecteerde cel wilt verwijderen nadat je die op een andere plaats geplakt hebt, is het beter om de delete-toets te gebruiken in plaats van te knippen. De reden waarom in dit geval knippen wordt afgeraden, is dat bij knippen de originele cel als referentiebron verloren gaat de verschillen zijn dus niet zichtbaar die zouden ontstaan als gevolg van het kopiëren. De cel zou bijvoorbeeld een formule kunnen bevatten waarvan je zou verwachten dat het resultaat ongewijzigd zou blijven bij het verplaatsen, terwijl kopiëren > plakken > delete de mogelijkheid geeft om dit te checken. Gebruik knippen zo weinig mogelijk als het om belangrijke gegevens gaat. 8.2 Plakken Basisvaardigheden Plakken plaatst de inhoud van een gekopieerde of geknipte cel, bereik of objecten in de geselecteerde cel. Als er meer dan een cel geknipt of gekopieerd wordt, dan zal de cel die geselecteerd wordt voor het plakken, de linker bovenhoek worden voor het bereik van geknipte of gekopieerde bereik; de rest van de selectie komt relatief op dezelfde plaats terecht als in de originele gegevens Excel with Business 3 Hoofdstuk 8: Bewerken

4 Voorbeeld De tabel met getallen, in de afbeelding hierboven, is geselecteerd en gekopieerd met Ctrl-C en vervolgens is cel D7 geselecteerd. Met de toetsencombinatie Ctrl-V wordt de volledige tabel geplakt op de nieuwe plaats met behoud van de relatieve posities van de cellen: Om het eenvoudig te houden, wordt aangeraden om voor het plakken een van deze twee manieren waarop dit kan gedaan worden, te gebruiken; een manier die gebruik maakt van het toetsenbord en een van de muis: houd de Ctrl toets ingedrukt en toets V in (Ctrl-V); of klik rechts op de geselecteerde cellen zodat het menu verschijnt en kies dan Plakken. Wat wordt er geplakt? Ctrl-V, of Plakken, neemt de inhoud en alle opmaak van de gekopieerde cel over. Als volledige rijen of kolommen geselecteerd zijn, dan zal hun hoogte/breedte ook overgenomen worden. Op dezelfde manier zullen ook eventuele opmerkingen in een cel, mee gekopieerd worden. De inhoud van een cel is alles wat verschijnt in de formulebalk als de cel geselecteerd wordt. Deze inhoud kan een berekening zijn (in dit geval begint de inhoud met een = teken) ofinvoer (als dat niet het geval is) Excel with Business 4 Hoofdstuk 8: Bewerken

5 Het resultaat van de cel (het getal of de tekst die op het werkblad in de cel getoond wordt) kan wijzigen als de cel met kopiëren/plakken naar een andere plaats gekopieerd wordt als de inhoud van de cel een berekening met een relatieve link is. De inhoud van cellen met invoer (tekst of getallen) wordt nooit aangepast bij het kopiëren: inhoud en resultaat zijn identiek. De opmaak van een cel is: o hoe de cel er uitziet (achtergrondkleur, rand, lettertype en -grootte, oriëntatie van de tekst in de cel, enz.). o het type van de cel. De cel kan een getal, een tekst of een datum zijn (zie hoofdstuk 28: Getalopmaak). Voorbeeld Het volgend voorbeeld toont deze eigenschappen voor cel A4 Opmaak: Cel met achtergrondkleur geel, vet en cursief gedrukt, rechts uitgelijnd Inhoud: Functie SOM(A1:A3) Type: Getal Resultaat: 9 Bij het kopiëren van een cel wordt altijd al deze informatie meegenomen. Plakken kan wel selectief gebeuren er bijvoorbeeld voor gekozen worden om alleen de inhoud of alleen de opmaak over te nemen. In het geval je hier eerst zou kopieëren wordt de SOM functie aangepast (=SOM(B1:B3). Knip je de formule, dan veranderd de SOM functie niet. Gedeeltelijk plakken Alleen resultaten kopiëren Wanneer een cel of cellen gekopieerd zijn en er is een bestemming voor deze cellen gekozen, dan kunnen alleen hun resultaten geplakt worden door in het Lint het op het tabblad Start plakken te selecteren Start > Klembord > Plakken > Waarden plakken >Waarden (W) 2010 Excel with Business 5 Hoofdstuk 8: Bewerken

6 Alleen de opmaak kopiëren Wanneer een cel of cellen gekopieerd zijn en er een bestemming voor deze cellen gekozen is, dan kan alleen hun opmaak geplakt worden door in het Lint het menu Plakken te selecteren Start >Klembord > Plakken > Plakken speciaal (en dan de Opmaak optie selecteren) Problemen Er zijn een paar mogelijke problemen die zich bij het plakken kunnen voordoen. De Kopieer en plakgebieden hebben niet dezelfde grootte en vorm Dit foutbericht ziet er ongeveer zo uit: Dit foutbericht wordt getoond als de gekopieerde cellen niet passen in de ruimte waarin je ze wilt plakken. Dit gebeurt meestal als je een volledig werkblad 1 geselecteerd hebt om het te kopiëren en dan probeert te plakken in een cel die niet A1 is. Het gekopieerde werkblad overschrijdt dan de rand van het werkblad waarin je het probeert te plakken. Wees voorzichtig zijn met het kopiëren en plakken in een werkblad dat samengevoegde cellen bevat. Het is niet mogelijk om een gedeelte van een samengevoegde cel aan te passen, dus als je plakt en de cel wordt gedeeltelijk overlapt, dan staat Excel dat niet toe. Getallen met een tekstopmaak Er is een risico verbonden aan het importeren of kopiëren van gegevens in een werkblad (in tegenstelling tot handmatig ingevoerd) en dat is dat Excel de getallen kan beschouwen als tekst. Als dit gebeurt, dan zullen deze cellen niet meegenomen worden in een SOM als ze daarvoor geselecteerd worden ze worden namelijk als tekst beschouwd. In de meer recente versies van Excel (vanaf 2003) verschijnt er een waarschuwing als dit probleem zich voordoet in de vorm van een groen driehoekje in de linker bovenhoek van een cel. Als je daar dan met de muis boven gaat staan, dan laat het zien dat dit een getal opgemaakt als tekst is. Zie hoofdstuk 28: Getalopmaak voor meer informatie over dit onderwerp. Of een hele rij/kolom met gegevens 2010 Excel with Business 6 Hoofdstuk 8: Bewerken

7 8.3 Invoegen Verschil met kopiëren en plakken Bij het invoegen van een cel worden de cellen naar rechts of naar onder verplaatst om plaats te maken. Bij het invoegen worden alle formules in de cellen die worden verplaatst aangepast, zodat ze nog steeds naar dezelfde gegevens verwijzen. Dus, als een formule ergens in op een werkblad verwijst naar A4 en er wordt een cel ingevoegd zodat de oorspronkelijke een cel naar beneden verschuift, dan zal de celverwijzing in de formule worden aangepast met een verwijzing naar A5. Voorbeeld In het bovenstaande voorbeeld worden de gele cellen gevuld met verwijzingen naar de cellen A7 en B7 (voor het verwijzen naar andere cellen, zie hoofdstuk 11: Celverwijzingen) Klikken op Cellen invoegen in het Lint: laat het volgende menu zien 2010 Excel with Business 7 Hoofdstuk 8: Bewerken

8 De keuze om cellen naar beneden te verplaatsen, betekent dat Argentinië en Australië lager in de tabel zullen terecht komen, maar de gele cellen blijven verwijzen naar Argentinië (de formules in de gele cellen worden automatisch aangepast aan de situatie na het invoegen van de nieuwe cel): Cellen verplaatsen naar een plaats tussen andere cellen Een andere handige tip betreft het invoegen van cellen (zonder de originele gegevens te overschrijven) met de Shift-toets en het werkt als volgt: selecteer de cel(len) die je wilt invoegen; sleep de cel naar de nieuwe positie terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt; en laat dan de muisknop los en de selecteerde gegevens worden ingevoegd op deze plaats. Voorbeeld Als je in onderstaand voorbeeld op Essex klikt, terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt en de cel vervolgens naar rechts sleept, dan zal het op het moment dat de muisknop losgelaten wordt, ingevoegd worden tussen Surrey en Hampshire. De cursor krijgt de vorm die in de afbeelding met rood omcirkeld is. Dit geeft aan waar de cel zal ingevoegd worden Excel with Business 8 Hoofdstuk 8: Bewerken

9 De andere cellen hergroeperen zich rond de cel die verplaatst werd: Sussex verplaatste zich naar kolom B om de plaats van Essex in te nemen Excel with Business 9 Hoofdstuk 8: Bewerken