5 FORMULES EN FUNCTIES

Transcriptie

1 72 5 FORMULES EN FUNCTIES Dit hoofdstuk behandelt één van de belangrijkste aspecten van spreadsheet programma s: het rekenen met formules en functies. 5.1 Formules invoeren Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand Staatje3.xls. Een formule is een berekening die uitgevoerd wordt op de inhoud van één of meer cellen. Selecteer cel B13 In deze cel moet berekend worden wat de prijs is van een bestelling (exclusief BTW), gegeven een aantal stuks in cel B9 en een prijs per stuk in cel B5. Als u dit uitrekent, vermenigvuldigt u het aantal met de prijs per stuk. Dit is ook wat u in Excel moet doen. Typ = B9 * B5 en druk op (Spaties zijn niet nodig.) Het resultaat is 990,00. Dit antwoord wordt in de cel getoond. Maar de formule staat nog steeds in de cel. Dit is te zien in de formulebalk als u de cel B13 aanwijst. (De cellen in dit bestand hebben al van tevoren de juiste opmaak gekregen, met twee cijfers achter de komma.) opmerking Het teken * (sterretje) is het vermenigvuldigingsteken. Het teken / (slash) is het deelteken. Klik op de formule in de formulebalk 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules invoeren

2 73 In het werkblad wordt met gekleurde kaders aangegeven welke cellen deel uitmaken van de formule. In de formulebalk worden de celadressen in de overeenkomstige kleur weergegeven. Door de gekleurde kaders te verslepen kunt u de celadressen in de formule wijzigen. Sleep (cursor verandert in een pijl) het gekleurde kader om cel B5 naar B4 en druk De formule is gewijzigd in =B9*B4. Wijzig de formule op dezelfde manier weer in =B9*B5 en druk Een formule begint altijd met een = teken. Daarna typt u een berekening zoals u die op een rekenmachine zou intypen. Alleen typt u meestal geen getallen, maar de celadressen waar de getallen in te vinden zijn. U hoeft overigens de celadressen niet te typen, u mag ze ook aanwijzen. Klik op cel B14 Hier moet een berekening komen van de korting. Deze formule kan op verschillende manieren gemaakt worden. Een methode is: prijs met korting = prijs zonder korting - korting * prijs zonder korting Typ in B14 het teken = (zonder op te drukken) Druk op De cel B13 wordt nu met een stippellijn aangegeven. Typ nu een minteken U ziet dat de cursor terug springt naar B14, waar de formule momenteel ingevuld wordt, en in de formulebalk ziet u het eerste deel van de formule opgebouwd worden. Druk op tot de stippellijn de korting in B10 aanwijst Typ een maalteken (sterretje) Weer springt de cursor terug naar B14. Druk op zodat B13 weer aangewezen wordt, en druk op De formule is af en luidt = B13 - B10 * B13. Het antwoord is U heeft een formule gemaakt zonder een celadres in te typen. Telkens wanneer een celadres nodig was, heeft u deze met behulp van de cursortoetsen aangewezen. 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules invoeren

3 74 belangrijk Het is hierbij van belang dat u niet halverwege het opbouwen van de formule op drukt. Met geeft u aan dat de formule af is. In B17 wordt het totale aantal producten berekend, wat een eenvoudige vermenigvuldiging is van het aantal producten per pakket en het aantal pakketten. Selecteer B17 Klik op de knop Edit Formula (Formule bewerken) in de formulebalk In de formulebalk wordt het = teken geplaatst en onder de formulebalk verschijnt een nieuw venster. Dit venster bedekt gedeeltelijk de kolomletters. Klik op een lege plek in dit venster en sleep het naar een lege plaats in het werkblad Klik met de muis op cel B4 Nu heeft u met de muis aangegeven welke cel in de formule moet komen. Typ het maalteken * Klik op B9 Klik op de knop Enter in de formulebalk De formule luidt = B4 * B9. Het antwoord is opmerking De knop Cancel (Annuleren) in de formulebalk heeft dezelfde werking als ; u breekt de invoer van een formule af. In B16 moet een formule staan die berekent wat de totale prijs is, inclusief BTW en administratiekosten. De rekenmethode is als volgt: totaal = (prijs met korting + administratiekosten) * (btw perc %) als formule wordt dit: = (B14 + B15) * (B %) 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules invoeren

4 75 De haakjes zijn hierbij belangrijk, om de volgorde van de berekening te bepalen. Typ (of selecteer) zelf de formule in cel B16 Het resultaat is De grote kracht van spreadsheets is dat ze automatisch alle formules kunnen herberekenen, wanneer de inhoud van één van de cellen wijzigt. Verander cel B5 in 3,95 Zie dat andere bedragen onmiddellijk opnieuw berekend worden! Herstel cel B5 in 4,95 Gevorderden Rekenregels Zodra in een formule meerdere bewerkingen plaatsvinden, worden deze volgens een bepaalde rangorde afgewerkt. Deze rangorde is gemakkelijk te onthouden met het volgende ezelsbruggetje: Het Ministerie Van Onderwijs (Haakjes, Machtsverheffen, Vermenigvuldigen, Optellen) Haakjes. Een bewerking die tussen haakjes staat wordt altijd als eerste uitgevoerd. Excel staat maximaal 7 niveaus van haakjes toe; de binnenste haakjes worden als eerste uitgerekend. Functies hebben haakjes en worden dus als eerste uitgerekend. Machtsverheffen. Machtsverheffen is niet alleen kwadrateren, maar ook worteltrekken. De vierkantswortel is gelijk aan machtsverheffen met een half; 9^0,5 is 3. Vermenigvuldigen. Hiervoor geldt in feite hetzelfde als bij machtsverheffen; delen is ook een vorm van vermenigvuldigen. Delen door twee is bijvoorbeeld gelijk aan vermenigvuldigen met een half. Optellen. Maar ook aftrekken; dat is immers gelijk aan optellen met de negatieve waarde, bijvoorbeeld 10-3 is gelijk aan 10 + (-3) (is 7). Bij gelijke prioriteit wordt van links naar rechts gewerkt. Voorbeelden: 3+4*7 wordt dus uitgerekend als: 4*7 = 28, 28+3 is 31, en niet 7*7 = 49 (3+4)*7 is wél 7*7 = 49 5^2+1 is 25 (5^2) + 1 = 26, en niet 5^3 = FORMULES EN FUNCTIES Formules invoeren

5 76 opmerking Het bekende ezelsbruggetje Meneer Van Dalen Wacht Op Antwoord (Machtsverheffen, Vermenigvuldigen, Delen, Worteltrekken, Optellen, Aftrekken) heeft een aantal nadelen. Het laat niet zien dat haakjes de allerhoogste prioriteit hebben. Verder suggereert het dat optellen een hogere prioriteit heeft dan aftrekken (hebben gelijke prioriteit; worden van links naar rechts uitgerekend). Het belangrijkste nadeel is dat in dit ezelsbruggetje worteltrekken een lagere prioriteit heeft dan vermenigvuldigen en delen. In werkelijkheid is worteltrekken een vorm van machtsverheffen en wordt dus vóór vermenigvuldigen en delen uitgevoerd. Iedereen Formules wijzigen Wilt u een bestaande formule wijzigen, dan kan dit - na het selecteren van de cel met de formule - op een van de volgende manieren: Druk (Edit / Bewerken) Klik op de knop Edit Formula (Formule bewerken) in de formulebalk Klik in de formule in de formulebalk Klik dubbel op de cel met de formule OEFENING Bedoeling Laat in B18 de prijs per envelop berekenen. Stapsgewijs Bedenk de juiste formule, die in B18 moet komen prijs per product = totaalbedrag / totaal aantal producten Selecteer B18 Typ de juiste fomule: = B16/B17 Het resultaat is 0, FORMULES EN FUNCTIES Formules invoeren

6 Formules kopiëren en verplaatsen Bij dit onderwerp gebruikt u het document Afd-a.xls. Als cellen gekopieerd of verplaatst worden, kan dit betekenen dat formules moeten worden aangepast. Gelukkig doet Excel deze aanpassingen zelf. Kopiëren Bij het kopiëren past een spreadsheet programma de formules van de cellen zodanig aan dat de verwijzingen correct blijven. In feite wordt dus de structuur van de formule gekopieerd, waarbij de celadressen in de formules variabel zijn. In cel B6 staat de formule = B3 - B4. OEFENING Bedoeling Kopieer cel B6 naar de cellen C6:E6 Stapsgewijs Klik op B6 en kies Copy (Kopiëren) Selecteer C6:E6 en kies Paste (Plakken) of druk op De formule is gekopieerd en u ziet de uitkomst voor de cellen C6, D6, en E6 Elke bestemmingscel krijgt een ander resultaat. In cel C6 ziet u bijvoorbeeld de formule = C3 - C4, en in D6 de formule =D3 D4 met uiteraard een andere uitkomst. Wat daadwerkelijk gebeurt, is dat de verwijzingen in een formule als vectoren (richtingwijzers) worden beschouwd. Die vectoren blijven na het kopiëren dezelfde kant op wijzen. In onderstaande illustratie is de formule in C2 gekopieerd naar C3:C6. De cellen waar de formule naar verwijst zijn veranderd. 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules kopiëren en verplaatsen

7 78 In werkelijkheid zijn de celverwijzingen vectoren, pijlen die wijzen naar andere cellen. In de eerste formule in cel C2 staat eigenlijk: 2 cellen naar links * 1 cel naar links. Dat betekent dat de formules in C2:C6 identiek zijn, daar staat steeds 2 cellen naar links * 1 cel naar links. Dit soort celverwijzingen worden relatieve verwijzingen genoemd, de term relatieve adressering of relatieve referentie komt ook voor. OEFENING Bedoeling Kopieer de formule van F3 naar F4 en F6. Bekijk het resultaat. Stapsgewijs Selecteer F3 en kies Copy (Kopiëren) Selecteer F4 en kies Paste (Plakken) Selecteer F6 en kies Paste (Plakken) Bekijk de uitkomsten Bekijk de formules De formules zijn weer aangepast. Verplaatsen Bij het verplaatsen van cellen worden de formules aangepast die naar de verplaatste cellen verwijzen; anders zouden de formules naar lege cellen verwijzen. OEFENING Bedoeling Verplaats de cellen B3:E3 naar B11:E11 Bekijk de inhoud van cel B6 Stapsgewijs Selecteer de cellen B3:E3 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules kopiëren en verplaatsen

8 79 Kies Cut (Knippen) Klik op B11 en kies Paste (Plakken) of druk op Bekijk de inhoud van de cellen B6, C6, D6, E6 en F3 De formule is aangepast: = B11 B4 Plaats de vier cellen terug naar B3:E3 met de knop Undo (Ongedaan maken) of + Verplaats nu alleen B3 naar B11 Dit kan ook door slepen. Bekijk de formule in cel F3 Het resultaat van de formule is niet meer hetzelfde! Zoals u ziet kan het verplaatsen van cellen verkeerde resultaten bij andere cellen tot gevolg hebben. Dit gebeurt wanneer de verplaatste cellen een deel zijn van een verwijzing in een andere functie. Wees er dus op bedacht dat u geen bestaande functies ruïneert als u enkele cellen verplaatst. belangrijk Zulke fouten kunnen alleen optreden bij cellen met functies die naar een reeks verwijzen. Het is niet mogelijk bij cellen die eenvoudige formules zonder functies bevatten. Plaats de cel weer terug naar B3 met de knop Undo (Ongedaan maken) Gevorderden Kopiëren van waarden Wilt u niet de formules kopiëren, maar alleen de resultaten, dan kan dat via Paste Special (Plakken speciaal). Selecteer de cellen A1:F6 en kies Edit, Copy (Bewerken, Kopiëren) Selecteer cel A9 en kies Paste Special (Plakken speciaal) 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules kopiëren en verplaatsen

9 80 Kies bij Paste (Plakken) de optie Values (Waarden) en klik op OK Controleer de inhoud van de cellen B14 en F11 U ziet geen formules meer, maar alleen de getallen. Bij het kopiëren van Values (Waarden) kopieert u de resultaten van formules. Het is dus een momentopname die gekopieerd wordt, de onderliggende formules bestaan in de kopie niet meer. Iedereen Formules kopiëren met de vulgreep Een snelle en handige methode om met Excel de inhoud van een cel te kopiëren is door middel van het gebruik van de vulgreep. De vulgreep is een klein vierkant blokje dat rechts onderaan een geselecteerde cel verschijnt. Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand Copy_prijs.xls. Selecteer D5 en typ de formule om de totaalprijs te berekenen Ga met de muiswijzer op het kleine zwarte vierkantje rechtsonderaan in de cel staan De muiswijzer verandert in een zwart kruis, dat is de vulgreep. Druk de linkermuisknop in en houd deze ingedrukt Sleep de muis naar D9 5 FORMULES EN FUNCTIES Formules kopiëren en verplaatsen

10 81 Het selectiekader wordt grijs en rekt zich uit. Laat in cel D9 de linkermuisknop los De formule in cel D5 is gekopieerd naar de onderliggende cellen. 5.3 Absolute celverwijzingen Bij dit onderwerp gebruikt u het bestand Absol-1.xls. Bekijk de formule in C6 In dit werkblad wordt de inflatie berekend. De formule maakt gebruik van de cellen B1 en B6. Hetzelfde resultaat had ook bereikt kunnen worden als bijvoorbeeld = B6 * 4% + B6 in de cel ingevuld was. Echter, dit zou indruisen tegen de basisprincipes van spreadsheets. Het is juist de bedoeling altijd zo veel mogelijk te verwijzen naar getallen in andere cellen. Als u dan namelijk één van die andere cellen wijzigt, verandert de rest van het werkblad automatisch mee. OEFENING Bedoeling Bekijk de formule in cel C6 van Absol-1.xls en kopieer deze vervolgens naar C6 en C7. Beredeneer wat er gebeurt. Stapsgewijs Bekijk de formule in cel C6 van Absol-1.xls De formule berekent de inkomsten in een nieuw jaar, gegeven een inflatiepercentage. Kopieer de cel C6 naar C7 5 FORMULES EN FUNCTIES Absolute celverwijzingen