Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

Transcriptie

1 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken 2.0 Introductie In hoofdstuk 1 werd het Excel Dashboard uitgelegd; de verschillende componenten van de Excel interface. Dit hoofdstuk gaat over de basisfuncties van deze interface. Het is bedoeld als basis voor beginners voor het doorgaan met de meer geavanceerde hoofdstukken. 2.1 Bewegen over het werkblad De makkelijkste manier om een cel te selecteren is met de muis: selecteer met de linkermuisknop een cel, houdt de linkermuisknop ingedrukt, beweeg de muis en dan kunnen meerdere cellen tegelijk geselecteerd worden. Er zijn vele andere manieren waarop je kunt selecteren in Excel. Hieronder zijn alleen opgesomd de manieren waarmee snelle navigatie mogelijk is, die snel te leren en gemakkelijk te onthouden zijn: Pijltjestoetsen Deze toetsen bewegen één geselecteerde cel in de richting van de pijl. Enter Heeft hetzelfde effect als het pijltje naar beneden () het beweegt een cel naar beneden (hoewel dit veranderd kan worden zie hoofdstuk 3: Excel Aanpassen). Page up/down Dit schuift omhoog/omlaag met een pagina, dat wil zeggen: met de hoogte van het spreadsheet dat zichtbaar is in het venster. De geselecteerde cel gaat ook een pagina omhoog/omlaag. Het Naamvak Klik in het naamvak, typ de celverwijzing van de cel die u actief wilt maken en druk vervolgens op de Enter toets. Ctrl-toets en pijltjestoets tegelijk Dit brengt de geselecteerde cel naar de rand van het bereikof wanneer de actieve cel niet in een bereik staat, gaat het naar het begin van het volgendebereik. Als er geen bereik meer is,, dan gaat de cel in de rand van de werkblad actief. Het schema hieronder laat dit zien: Ctrl beweegt de geselecteerde cel naar de rechtergrens van het eerste bereik, bij nogmaals op Ctrl drukken, springt de selectie weer over naar het begin van het volgende bereik. Dit is handig wanneer er met bereiken gewerkt wordt die groter zijn dan het venster Excel with Business 1 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

2 Ctrl Ctrl nogmaals Ctrl 2.2 Bewegen en selecteren Dit is makkelijk te onthouden en erg handig: houd de Shift-knop ingedrukt tijdens het uitvoeren van de navigatietips uit het vorige deel, dan worden alle cellen tussen het begin en eindpunt geselecteerd. Dus als je bijvoorbeeld, Shift-Ctrl- uitvoert wanneer cel D5 geselecteerd is, dan worden alle cellen van het blok onder cel D5 geselecteerd (zie voorbeeld hieronder). 2.3 Zoeken Zoeken & Selecteren zoekt op het werkblad naar een woord of een andere tekenreeks. Wanneer deze tekens aanwezig zijn in een cel, zal de zoekfunctie deze cel selecteren. De Zoeken en selecteren knop is rechts te vinden op het tabblad Start van het Lint. Klik hierop en selecteer Zoeken uit het menu. Dit, of de toetsenbord combinatie Control + f, resulteert in een venster dat vraagt om een zoekterm: het voorbeeld hieronder geeft een zoekopdracht weer naar de tekst Jupiter Excel with Business 2 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

3 Klik nogmaals op Volgende zoeken en dan verschijnt de volgende cel die voldoet aan de zoekopdracht (als deze aanwezig is in het werkblad). Klik op de knop Opties >> en dan verschijnt het menu uit de onderstaande afbeelding. Door het vak Identieke celinhoud aan te vinken, wordt het werkblad alleen doorzocht op cellen waarvan de inhoud identiek is aan de zoekopdracht. Dus als zoekopdracht Jupiter is, wordt de cel Jupiter planet niet geselecteerd omdat de inhoud niet identiek is: 2.4 Lettertypes 2010 Excel with Business 3 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

4 Lettertype Excel 2007 biedt de bijna 200 lettertypes die ook standaard in PowerPoint en Word aangeboden worden. Je kunt van lettertype veranderen door te klikken op de keuzelijst op het tabblad Start op het Lint. Omdat tekst over het algemeen verschijnt in kleine cellen kan het belangrijk zijn om een duidelijk lettertype te kiezen. Aangeraden wordt om sans serif lettertypes te gebruiken zoals: Calibri grootte 11 (2007 standaard) Arial, grootte 10 (2003 standaard) Franklin Gothic Book, grootte 11 Lettergrootte Aangeraden wordt om maximaal twee verschillende lettertypes en lettergroottes in de werkbladen te gebruiken. Verschillende lettergroottes leiden niet alleen af; ze kunnen ook voor verwarring zorgen over wat ze betekenen. Ook kan het resulteren in een moeilijkere opmaak - het hele werkbladkan in een keer geselecteerd worden om alle lettergroottes en lettertypes in één keer te veranderen. De lettergrootte kan ook aangepast worden via de keuzelijst op het tabblad Start op het Lint. Afhankelijk van het gekozen lettertype en hoe het werkblad is weergegeven, werken over het algemeen lettergroottes 10, 11 of 12 goed. Lettertype vergroten / verkleinen Deze twee knoppen: Aangeraden wordt: zullen het lettertype respectievelijk vergroten of verkleinen. Daarnaast wordt de keuzelijst voor de lettergrootte er vlak naast weergegeven. Vet, cursief, onderstrepen De drie knoppen naast elkaar: Vetgedrukt, cursief en onderstrepen (met respectievelijk de sneltoetsen Ctrl-b, Ctrl-i en Ctrl-u). vetgedrukte titels, totalen, etc. te gebruiken. cursief te gebruiken om veranderingen aan te geven. Let op bij deze toepassing dat cursief niet altijd duidelijk zichtbaar is in een werkblad. het gebruik van onderstrepingen te vermijden - in werkbladen zijn er al genoeg horizontale lijnen. de opmaakmogelijkheden met mate te gebruiken, zodat de aandacht van de gebruiker beter gestuurd kan worden Excel with Business 4 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

5 Tekstkleur De laatste knop uit de lettertypegroep is de knop tekstkleur. De knop wordt op dezelfde manier gebruikt als de andere knoppen en het verandert de kleur van de tekst. Om het simpel en duidelijk te houden, wordt aangeraden om de standaardkleur zwart te gebruiken (ook bekend als Automatisch ), tenzij er een goede reden is om dit niet te doen. Een goede uitzondering op deze regel is bv het gebruik van rode tekst om negatieve getallen aan te geven of om onderscheid te maken tussen invoer, berekeningen en uitvoer (zie Hoofdstuk 28: Getalopmaak). 2.5 Cellen Randen De opmaak van de randen van een cel zijn de boven-, onder-, linker- en rechterkant van de cel en dit wordt geregeld door deze knop: Deze knop geeft een lange lijst met opties om te bepalen welke randen gevuld moeten worden, sommige spreken voor zichzelf en een aantal opties zijn overbodig. De meest gebruikte opties zijn Geen randen, Alle randen en (voor degenen die met rekeningen werken en van deze gewoonte houden) Dubbele onderrand. Onderaan de keuzelijst staan ook opties om de kleur van de lijn en de lijnstijl te veranderen. Vullen Iedere (individuele) cel kan een kleur krijgen met de knop opvulkleur: Selecteer de cel of cellen die je wilt kleuren, klik op de knop en kies een kleur. Een aantal ongelijksoortige cellen kan gemarkeerd worden door op deze cellen te klikken met de Ctrltoets ingedrukt en vervolgens op de knop te klikken om alle geselecteerde cellen te vullen. Dit kan erg effectief zijn om bepaalde delen van de spreadsheet op te laten vallen, maar bij veelvuldig gebruik kan het ten koste gaan van de overzichtelijkheid Excel with Business 5 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken

6 2.6 Bewerking Verwijderen Selecteer de cellen waarvan je de inhoud wilt verwijderen en druk op de Delete-toets. Zoals eerder besproken, kun je het volgende verwijderen: o een hele kolom door te klikken op het letterlabel bovenaan de kolom o een hele rij door te klikken op het nummerlabel links van de rij o het hele werkblad door te klikken op het vierkant links bovenaan je werkblad Kopieer de inhoud en de opmaak van een cel met Ctrl-C en plak het in een andere cel met Ctrl-V. Knip de inhoud van cellen via de sneltoets Ctrl-X, plak de inhoud ergens anders door op de cel waar je de inhoud wilt plaatsen te klikken en op Ctrl-V te drukken. Bij de Rekenkundige Operatoren (meer hierover in Hoofdstuk 20: Wiskundige Functies): o gebruik het + teken om getallen bij elkaar op te tellen. Om bijvoorbeeld 34 en 55 op tellen, voer je =34+55 in in een cel. Om de waarden van cellen bij elkaar op te tellen, voer je bijvoorbeeld in =A4+C6, etc. o gebruik het - teken om getallen van elkaar af te trekken. Dit werkt op dezelfde manier als bij het optellen. o gebruik het * teken om te vermenigvuldigen. Dit werkt hetzelfde als de andere operatoren. o gebruik het / teken om te delen (dit is een gewone schuine streep en geen backslash). Wanneer je door 0 deelt, krijg je de volgende foutmelding: #DEEL/0. o Gebruik het ^ teken voor machtsverheffing, bijvoorbeeld =2^3 o Worteltrekken kent geen teken. Hiervoor bestaat een functie Excel with Business 6 Hoofdstuk 2: Basis navigeren & bewerken