Excel reader. Beginner Gemiddeld.

Transcriptie

1 Excel reader Beginner Gemiddeld Auteur Bas Meijerink Versie 01D00 Datum

2 Inhoudsopgave Introductie Hoofdstuk 1 - Databewerking Inleiding Invoer in een cel Een eenvoudige tekst invoeren Data invoer en uitvoer in 1 cel Enter vs Escape De formule Constante waarde Operatoren Verwijzingen Functies Geheel Functies - algemeen Functies - tekst Functies - getallen Functies - datum en tijd Hoofdstuk 2 - Dataweergave Inleiding Cellen opmaken Algemeen Tekst Data kopiëren of verplaatsen Kopiëren standaard Kopiëren opmaak Kopiëren formule Data verwijderen

3 Hoofdstuk 3 - Data visualisatie Inleiding Kolomgrafiek Lijngrafiek Pie diagram of cirkel

4 Introductie Excel gebruik je om data te bewerken en analyseren. Het programma helpt je beter te presteren in je werk. Beperkte kennis van Excel kan dan echter vervelend zijn. In deze cursus ontdek je de mogelijkheden van Excel en ontwikkel je een algemeen inzicht in het gebruik ervan. Na afloop ervan zul je het programma Excel beter begrijpen en met veel meer plezier toepassen in je werk of thuis. De reader is opgesplitst in 3 delen. Ieder deel behandelt een belangrijk fundament van Excel: Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 1 behandelt de kern van Excel: het bewerken van data. Het behandelt daarom alles wat je in een cel invoert en wat je er ook weer uitkrijgt. Hoofdstuk 2 Vaak wil je deze data logisch weergeven in je blad. Hoofdstuk 2 behandelt daarom alle facetten om je data netjes op je werkblad te kunnen weergeven. Hoofdstuk 3 Naast het feit dat je data vaak bewerken wilt, wil je soms juist iets ervan leren. Dit hoofdstuk behandelt de analyse van data. Een belangrijk onderdeel daarvan is het visualiseren van data in grafieken

5 Databewerking Hoofdstuk 1-4 -

6 1. Inleiding Dit hoofdstuk behandelt de kern van Excel: het bewerken van data. Data is een verzameling van gegevens. Bijvoorbeeld leeftijden, telefoonnummers of uitgaven. Met die data wil je iets gaan doen: je hebt bijvoorbeeld een aantal zakelijke uitgaven welke je wilt vermenigvuldigen met de omzet belasting van 21%. Door het resultaat, ofwel de netto uitgaven, op te tellen krijg je een subtotaal van de uitgaven voor deze maand. Uiteindelijk rond je het subtotaal af op hele euro s. Dit zijn allemaal bewerkingen op data. Formeel gezegd, je bent steeds een bewerking aan het uitvoeren op invoer data, wat resulteert in jouw gewenste uitvoer data. Figuur 1: schema databewerking Hoeveel data je ook tot je beschikking hebt, Excel heeft genoeg cellen om deze in te plaatsen. Dit hoofdstuk zoomt in op de cel en alles wat er bij komt kijken als je data gaat invoeren en bewerken. Je maakt kennis met functies en verwijzingen naar andere cellen

7 2. Invoer in een cel 2.1 Een eenvoudige tekst invoeren Gegevens invoeren in Excel is heel gemakkelijk: je selecteert een cel en voert de gewenste tekst in. Vervolgens kun je een andere cel selecteren en hier weer een tekst invullen. Het kan ook voorkomen dat je de gegevens al ingevoerd hebt en ze juist wil wijzigen in de cel, of helemaal wilt verwijderen. 1) Selecteer cel A1 (klik 1-maal met je linkermuisknop), type hier het cijfer 12 in en druk op Enter. 2) Selecteer cel A1 opnieuw door weer 1-maal met je linkermuisknop erop te klikken, voer nu direct een ander getal (bv. 24) in en druk op Enter: het cijfer 12 wordt nu overschreven. Op het moment dat je een cel selecteert en gaat typen, wordt de gehele cel inhoud overschreven. Door op een cel te dubbelklikken gaat de cel in echter in edit mode : je kunt nu de bestaande invoer wijzigen. 3) Selecteer cel A1 door er met de muis op te dubbelklikken. De cel is nu in edit mode. Voeg een 0 toe aan het getal 24, zodat er 240 komt te staan. Zoals je kunt zien, blijft de bestaande 24 staan. 4) Voeg nu weer een extra 0 toe door de cel met één muisklik te selecteren en daarna op F2 te drukken. Door op F2 te drukken heb je een sneltoets gebruikt om de cel in edit mode te krijgen, sneltoetsen kunnen erg handig als je bijvoorbeeld last van een muisarm hebt. Let ook op de menu balk bovenaan. Op het moment dat een cel in edit mode is, schakelt Excel een heleboel knoppen uit door ze lichtgrijs te maken. Het kan gebeuren dat je niet doorhebt dat een cel in edit mode is en je een gewenste knop niet kan indrukken. Selecteer kort een andere cel en vaak kun je de knop dan wel indrukken. Figuur 2: een gevolg van de edit mode: alle knoppen zijn lichtgrijs gekleurd en kunnen niet ingedrukt worden. 5) Verwijder je gegevens uit de cel door op Delete te drukken

8 2.2 Data invoer en uitvoer in 1 cel Excel plaatst zowel de invoer, de databewerking en de uitvoer in één cel. We hebben nu enkel nog data ingevoerd. Excel weet daar wel raad mee en en laat ons meteen de uitvoer zien. In het volgende voorbeeld gaan we ook een bewerking op de data uitvoeren. 1) We gaan met opzet een foute invoer aan Excel geven: we willen graag de simpele rekensom 1+1 uitrekenen. Voer hiertoe in een cel. Wat gebeurt er? Excel laat nog steeds de invoer zien. Dat komt omdat Excel in dit geval niet precies weet wat je bedoelt. Wil je hier een gewone tekst plaatsen of wil je dat Excel de data daadwerkelijk uitrekent en een 2 laat zien? Is dat laatste het geval, dan moeten we Excel aangeven dat het om een berekening gaat. 2) Voer nu in een nieuwe cel de waarde = in. Wat zie je gebeuren? Door middel van het = teken geven we aan dat Excel een berekening of bewerking op onze data uit moet gaan voeren. Laat je het = teken weg, dan geef je aan Excel aan dat het je invoer als gewone tekst moet behandelen. 3) Dubbelklik nu op de zelfde cel met de waarde 2. De cel gaat nu in edit mode. Wat zie? Excel laat nu weer de invoer zien. Excel plaatst dus zowel de invoer data, bewerking en ook de uitvoer data in een zelfde cel. Excel laat standaard de uitvoer in een cel zien.. Maar als je een wijziging aan wilt brengen, en je op een cel dubbelklikt, laat het weer de invoer aan je zien. Figuur 3: de formule balk Het is onhandig om iedere keer een cel te dubbelklikken. Excel heeft daarom een formule balk geplaatst, die je, zodra je de cel geselecteerd hebt, laat zien wat de invoer van de cel is. Zo kun je dus snel verschillende soorten cellen selecteren en kijken wat je er ook al hebt ingevoerd

9 2.3 Enter vs Escape We hebben steeds als we data ingevoerd hebben op Enter gedrukt. We geven daarmee opdracht aan Excel om een berekening uit te voeren. Het kan zijn dat je iets invoert of wijzigt wat niet helemaal klopt. Indien je dan op de knop Escape drukt in plaats van Enter, kun je je actie annuleren. 1) Voer de som =12-6 in een nieuwe cel en druk op Enter. Excel heeft nu de berekening of bewerking doorgevoerd. 2) Selecteer de cel opnieuw en breng een willekeurige wijziging aan in de som =12-6. In plaats van Enter, druk je nu op Escape. Onthoud: als je op escape drukt wordt de oorspronkelijke waarde hersteld

10 3. De formule Als we de tekst invoer voorzien van het = teken dan ziet Excel het als de invoer van een berekening. Excel noemt dit een Formule. Een formule kan bestaan uit: - Constante waarde: 12 of Pieter Bruegel - Operator: +, -, /, * - Verwijzing naar een andere cel: A1 - Een functie: KLEINE.LETTERS( fietsenrek ) In de volgende paragrafen gaan we deze onderdelen in detail bestuderen: 3.1 Constante waarde Een contante waarde is een gegeven wat je eigenlijk niet kan veranderen, bijvoorbeeld je geboortedatum, een kostenpost op een factuur of een lijst met namen. Excel maakt onderscheid tussen het soort data dat je invoert: het porgramma kan wel het gemiddelde berekenen over je uitgaven van deze maand, maar niet over (bijvoorbeeld) een lijst met plaatsnamen. Andersom kan het zinvol zijn om die plaatsnamen in hoofdletters om te zetten, voor je uitgaven is die bewerking echter weer overbodig. De verschillende typen data zijn: - Getal - Tekst - Datum/Tijd Voer je een tekst zonder het = teken in een cel in, dan herkent Excel dat direct als een tekst en plaatst dat in de cel. Voer je een tekst echter als invoer in een formule in (= teken), dan kan Excel niet zien of je nu een tekst invoert of een formule bedoeld. In dit geval moet je daarom een tekst aan beide zijden van quotes ( ) voorzien. Excel begrijpt nu dat je een constante waarde invoert. 1) Voer in cel A1 de waarde zonneschijn in. Let op je gebruikt geen quotes. 2) Voer in cel A2 de waarde = zonneschijn in. Nu gebruik je wel de quotes en voer je het in als een formule. 3) Voer in cel A3 de waarde =regenbui in. Excel geeft nu een foutmelding

11 Onthoud: Excel maakt een verschil tussen verschillende typen data die je invoert en, of je de data gewoon toevoegt of als argument in een formule invoert. 3.2 Operatoren De operator (+, -, /, *) komt uit de wiskunde. Je kunt het gebruiken om getallen op te tellen, af te trekken, te delen of te vermenigvuldigen. 1) Voer in een cel de formule =1+2*3 in en druk op Enter. In bovenstaand voorbeeld rekent Excel eerst 2*3 uit, en telt vervolgens 1 bij het resultaat op. Excel gebruikt dus een standaard rangorde om te bepalen welke deelberekening het eerst uitvoert. Wil je nu dat een bepaalde deelberekening eerst uitgevoerd wordt, dan kun je haakjes toevoegen om voorrang aan een deelberekening te geven. 2) Voer in een cel de formule =(1+2)*3 in en druk op Enter. Hoe verschilt het resultaat met de vorige vraag? Je kunt nu: berekeningen op getallen uitvoeren

12 3.3 Verwijzingen Bij alle voorbeelden tot nu toe bevond de invoer data zich steeds in de zelfde cel. Het komt echter vaak voor dat je een waarde uit een andere cel wil gebruiken als invoer in een nieuwe cel. Hiervoor gebruik je verwijzingen naar andere cellen. 1) Voer in cel A1 de waarde 100 in. Voer nu aansluitend in cel B1 de waarde =A1 in. In B1 zie je de waarde als uitvoer van A1 terugkomen. Als je in de formule balk kijkt zie je daar nog steeds de verwijzing naar A1 staan. 2) Voer in cel C1 de waarde =A1*1,21 in. We hebben nu de waarde in A1 gebruikt als invoer voor een berekening in een andere cel. 3) Verander de waarde in cel A1 naar 200. De waarden in cel B1 en C1 veranderen automatisch mee. Als je een verwijzing naar een andere cel hebt, wordt deze geüpdatet als de waarde van de oorspronkelijke cel wijzigt. Je kunt nu: verwijzingen naar andere cellen invoeren

13 3.4 Functies Excel maakt gebruik van functies die je kunt gebruiken om data te bewerken. Een goede basis kennis van verschillende functies zorgt er voor dat je vrijwel iedere gewenste bewerking op data uit kunt voeren. Een aantal standaard voorbeelden zijn: formule resultaat toelichting A B C 1 =GEMIDDELDE(1;2;3) 2 het gemiddelde berekenen 2 =HOOFDLETTERS("utrecht") UTRECHT een tekst in hoofdletters zetten 3 =NU() de huidige datum bepalen In bovenstaande voorbeelden vallen een aantal zaken op: Standaard gebruik je het = teken, samen de formule en aansluitend de invoerwaarden die tussen haakjes plaatst, zoals in =HOOFDLETTERS("utrecht") Als je meerdere argumenten invoert, dan scheid je die van elkaar door middel van een puntkomma ; zoals in =GEMIDDELDE(1;2;3) Sommige functies hebben geen invoer waarde nodig, zoals in =NU(). Speel ter kennismaking zelf met de volgende voorbeelden: 1) Rond de waarde 9,95 af naar boven met behulp van de functie GEHEEL. 2) Plak de teksten Hallo en Wereld aan elkaar middels de functie TEKST.SAMENVOEGEN. 3) Bepaal middels de functie MAAND welke maand het is in Je kunt nu: Excel functies toepassen

14 3.5 Geheel De besproken elementen waaruit een formule opgebouwd kan worden, kunnen eindeloos met elkaar gecombineerd worden. Formule Toelichting =TEKST.SAMENVOEGEN( Hallo ;A1) Hallo wordt met de inhoud van A1 samengevoegd. =GEMIDDELDE(A1;A2;7) Het gemiddelde tussen de cellen A1, A2 en 7. =9*GEMIDDELDE((A1+A2)/2;1+2) Complexe formule, inclusief haakjes Je kunt zelfs uitkomsten van formules, weer als invoer voor een volgende formule gebruiken. Formule Toelichting =SOM(Gemiddelde(A1;A2);3) Het gemiddelde van A1 en A2 wordt opgeteld met 3. Worden formules erg complex, dan kun je er voor kiezen ze op te splitsen en het (logische) tussen resultaat in een aparte cel weer te geven: invoer BTW Bruto totaal Netto - totaal A C B D ,21 =SOM(A1;A2;A3) =B1*C Je kunt nu: alle formuledelen door elkaar gebruiken