2.6 Spreadsheets met Excel

Transcriptie

1 2.6 Spreadsheets met Excel LEERDOEL Het beheersen van de basisprincipes van werken met spreadsheets. Werken met spreadsheets leer je alleen maar door daadwerkelijk achter een computer te gaan zitten. Deze paragraaf kun je het beste bestuderen achter een computer met een spreadsheetprogramma. Zorg dat je het theorieboek, de cd-rom van je werkmap en je werkdiskette bij de hand hebt. Start het programma Excel, dan krijg je het volgende beeld: Titelbalk Menubalk Werkbalk standaard Werkbalk opmaak Formulebalk Statusbalk titelbalk werkmap menubalk Helemaal bovenaan vind je de titelbalk. Hierin staat zowel de naam van het programma als de naam van de werkmap waar je mee bezig bent. Omdat je nog geen bestand hebt geopend of een aparte naam hebt opgegeven, staat hier Map1. Onder de titelbalk vind je de menubalk. Menubalken komen voor in elk Windows programma. Klik erop om te kijken wat voor menu s erachter schuilgaan. Kijk of je scherm er hetzelfde uitziet als de afbeelding in het theorieboek. Waarschijnlijk ontbreekt bij jou het menu Exact. Dit is een speciale koppeling van het boekhoudprogramma Exact voor Windows en zal alleen maar aanwezig zijn als ook dat programma is geïnstalleerd. 45

2 Klik nu op Beeld in de menubalk en ga naar Werkbalken. De vinkjes moeten staan als in onderstaande afbeelding. Als er bij jou één ontbreekt, klik dan de naam van de werkbalk aan. Doe dit ook voor de Formulebalk en Statusbalk. Als er op andere plaatsen vinkjes staan, haal ze dan weg door de naam van de werkbalk aan te klikken. Als je Excel 2000 gebruikt, kies dan voor Aanpassen... Kies daarna voor Opties en haal voor de eerste regel Standaard- en opmaakwerkbalk weergeven in één rij het vinkje weg. Vervolgens is je beeld gelijk aan de Excel 97 versie. werkbalk Standaard Onder de menubalk vind je de werkbalk Standaard. Door met de muis te klikken op een knop in deze werkbalk kun je snel veelvoorkomende handelingen verrichten. De werkbalk Standaard gaan we gebruiken om snel op te kunnen tellen en bijvoorbeeld grafieken te maken. werkbalk Opmaak Daaronder staat de werkbalk Opmaak waarmee je bijvoorbeeld lijnen en een valutanotatie (het euroteken of ander valutateken) kunt aanbrengen. Als je met de muis iets langer een knop aanwijst in een werkbalk, verschijnt onder die knop een kadertje met daarin een korte toelichting. kolommen en rijen cel Het werkblad van een spreadsheetprogramma is verdeeld in kolommen en rijen. De kolommen lopen verticaal en elke kolom heeft een eigen letter: A, B, C, enzovoort. De rijen lopen horizontaal en hebben elk een nummer: 1, 2, 3, enzovoort. Zo ontstaat een soort digitaal ruitjespapier waarvan elk ruitje afzonderlijk te benoemen is. Zo n ruitje heet een cel. 46 Management & Organisatie in balans

3 coördinaten Als we een specifieke cel willen benoemen, doen we dat door achter het woord cel de coördinaten te zetten. We beginnen altijd met de letter van de kolom en vervolgen met het nummer van de rij. In de eerdere afbeeldingen zie je dat er om één cel een zwart randje staat. De naam van deze cel is cel A1. actieve cel formulebalk statusbalk De cel waar een zwart randje omheen staat, is de actieve cel. Dit is de cel waar je iets mee kunt doen, bijvoorbeeld cijfers, tekst of een formule invoeren. Je maakt een andere cel actief door ergens in het werkblad te klikken of de pijltjestoetsen te gebruiken, probeer het maar. De inhoud van de actieve cel wordt ook weergegeven in de formulebalk. Dat is de balk juist boven de kolomletters. Helemaal onder aan je scherm vind je de statusbalk. In deze balk kun je bijvoorbeeld aanwijzingen zien voor acties die je onderneemt. Maak de opgaven 2.12 en 2.13 in je werkmap. Als leidraad voor de rest van deze paragraaf nemen we de begroting voor het jaar 2002 van de vereniging Het Hollandertje. begroting Een begroting is een overzicht van toekomstige gegevens. Die gegevens kunnen be-trekking op allerlei zaken hebben, bijvoorbeeld op de verwachte gegevens met betrekking tot de verkochte hoeveelheden, of de verwachte gegevens met betrekking tot de toekomstige opbrengsten en kosten, of zoals in onderstaande begroting het geval is op de gegevens met betrekking tot de verwachte inkomsten (of ontvangsten) en uitgaven. Inkomsten Contributies A ,- Clubevenementen A 4.700,- Clubartikelen A 3.500,- Beoordelingsdag A 980,- Advertenties clubblad A 1.490,- Diversen A 2.250,- Totaal inkomsten A ,- Uitgaven Clubblad A 7.500,- Tentoonstellingen A 3.200,- Overige clubactiviteiten A 2.380,- Clubartikelen A 2.800,- Bestuurskosten A 5.600,- Diversen A 2.500,- Totaal uitgaven A ,- Toename liquide middelen C 4.540,- Het saldo liquide middelen per 1 januari 2002 was A 2.500,-. De liquide middelen of betalingsmiddelen bestaan uit het bedrag dat in kas zit en uit 47

4 het bedrag dat op de bankrekening staat. Op 1 januari 2002 bedroegen de liquide middelen A 2.500,-. Het verschil (saldo) tussen de verwachte inkomsten en verwachte uitgaven over 2002 is A 4.540,-, waardoor het saldo liquide middelen per 31 december 2002 naar verwachting A 7.040,- zal zijn. De penningmeester van deze vereniging heeft deze begroting voor een deel in een spreadsheet ingevoerd, maar is nog niet klaar. Deze staat op de cd-rom opgeslagen onder de naam Het Hollandertje.xls. Jij gaat de begroting afmaken. Open het bestand, dan krijg je dit beeld. Stop je werkdiskette in het diskettestation. Kies dan in de menubalk voor Bestand en vervolgens voor Opslaan als... Doe dit elke keer als je een bestand van de cd-rom opent. We vermelden dit niet meer. Denk eraan dat je regelmatig tussentijds het bestand waaraan je werkt opslaat. Ook dit vermelden we niet meer. VOORBEELD 2.13 Gegeven De begroting op pagina 47. Het bestand Het Hollandertje.xls. 48 Management & Organisatie in balans

5 Gevraagd a Voer de namen van de posten in kolom C in. b Maak de inhoud van cel C8 vet. c Maak kolom C passend. Uitwerking a Cel A1 is de actieve cel. Gebruik de pijltjestoetsen om naar cel C6 te gaan of wijs met de muis cel C6 aan en geef een klik. Dit heet het selecteren van een cel. Selecteer cel C6. Een opmerking vooraf: elke handeling die je uitvoert, kun je direct daarna ongedaan maken met een klik op in de werkbalk Standaard! Voer de namen van de posten in: in cel C6: Bestuurskosten in cel C7: Diversen in cel C8: Totaal uitgaven Invoeren kun je in Excel ook doen door na het intikken van de inhoud een van de pijltjestoetsen te gebruiken. b Selecteer nu opnieuw cel C8. Druk op de knop in de werkbalk Opmaak. 49

6 c Kolom C is te smal om alle woorden te kunnen bevatten; ze zijn er blijkbaar wel kijk maar naar de tekst in de formulebalk, maar ze gaan voor een deel schuil achter kolom D. Verplaats de muisaanwijzer naar het streepje tussen de kolomletters C en D. Als je dat streepje bereikt, verandert het open witte kruis in een gesloten zwart kruis. Dat is het teken dat je iets kunt gaan doen. Geef een dubbelklik op dat streepje. Of houd de linker muisknop ingedrukt en sleep naar rechts. Laat los en kijk of alle woorden weer geheel zichtbaar zijn, sleep anders nog iets verder. VOORBEELD 2.14 Gegeven De begroting op pagina 47. Het bestand Het Hollandertje.xls. Gevraagd a Voer de bedragen in kolom D in. b Zet een streep onder cel D7. c Laat Excel het bedrag in cel D8 berekenen. d Pas een valutanotatie toe op de bedragen in kolom D. 50 Management & Organisatie in balans

7 Uitwerking a Voer nu de bedragen in kolom D in: in cel D6: 5600 in cel D7: 2500 Getallen voer je in zonder punt tussen de duizendtallen. b Selecteer hiervoor cel D7 en maak gebruik van de knop. Om het keuzescherm van de randen te krijgen klik je op het pijltje van die knop. c Selecteer cel D8 en zet de muisaanwijzer op (AutoSom) in de bovenste werkbalk en geef een klik. 51

8 Door selectie van de knop AutoSom geef je het programma opdracht een rij getallen op te tellen. Het programma zoekt in de omgeving van de geselecteerde cel of er een rij in aanmerking komt om opgeteld te worden en doet een voorstel. In dit geval stelt het programma voor de getallen die zich bevinden in het bereik van D2 tot en met D7 te sommeren. Dit komt overeen met de rij getallen van de uitgaven. Geef enter. speciale formule d Nu hebben we gebruikgemaakt van een speciale formule. Selecteer nu cel D2 tot en met D8. Zet de muis op cel D2, druk de linker muisknop in en sleep totdat je cel D8 hebt bereikt. Of selecteer cel D2, hou de shifttoets ingedrukt en ga met de pijltjestoetsen naar cel D8. Klik op op de werkbalk Opmaak om het valutateken, de punt en de komma aan te brengen. Geef enter. Maak vervolgens de kolom breder. 52 Management & Organisatie in balans

9 In de afbeelding zie je in de statusbalk: som= In deze balk vermeldt Excel altijd de som van de bedragen van alle geselecteerde cellen. Op je scherm zie je dat het totaal van de uitgaven overeenstemt met het totaal volgens de begroting aan het begin van deze paragraaf. De penningmeester verwerkt het saldo van de begroting niet. Nu gaan we een titel boven de begroting zetten. VOORBEELD 2.15 Gegeven De begroting op pagina 47. Het bestand Het Hollandertje.xls. Gevraagd a Voeg bovenaan een extra rij in. b Zet in die rij: Begroting Het Hollandertje voor c Zet de kop vet en in lettergrootte 14. d Centreer de kop over de kolommen. Uitwerking a Selecteer cel A1, klik met de rechter muisknop en ga naar Invoegen... Je krijgt dan het volgende beeld: Kies voor Hele rij. 53

10 Klik op OK. Je ziet dat alle cellen in elke kolom één rij naar beneden zijn verplaatst. b Voer nu in: in cel A1: Begroting Het Hollandertje voor 2002 c Maak deze kop vet door te klikken op knop. Kies voor de lettergrootte 14. d Selecteer cel A1 tot en met cel D1 en kies voor. Eventueel kun je nog randjes of een kader aanbrengen. Experimenteer hier zelf mee. 54 Management & Organisatie in balans

11 Onder de begroting zie je een deel van het verloop van de liquide middelen in het jaar Dat overzicht maken we nu af. VOORBEELD 2.16 Gegeven De begroting op pagina 47. Het bestand Het Hollandertje.xls. De liquide middelen per 1 januari 2002 zijn D 2.500,- (zie pagina 47). Gevraagd a Zet het bedrag van de liquide middelen per 1 januari 2002 in cel C11. b Zet in C12 het totaalbedrag aan inkomsten over het jaar c Tel de bedragen van C11 en C12 op en plaats het totaal in cel C13. d Kopieer de cellen A11 en B11 en plak die in cel A15 en B16. e Wijzig de datum in cel B15. f Vul de cellen C14 en C15. g Zet strepen onder het bedrag van de inkomsten en uitgaven. Uitwerking a Selecteer cel C11 en voer in: 2500 Zet vervolgens de valutanotatie erbij, want er is gevraagd naar een bedrag. b Je kunt zelf het bedrag invoeren maar je kunt dit ook doen via een verwijzing naar de cel waar dit bedrag al berekend is, in dit geval cel B9. Daarvoor maken we gebruik van het teken =. Selecteer cel C12 en voer nu in: =B9 Hetzelfde resultaat bereik je door eerst cel C12 te selecteren, het =teken in te tikken en vervolgens te klikken op de cel waarnaar je wilt verwijzen: 55

12 c De bedragen in de cellen C11 en C12 worden opgeteld en de uitkomst komt in cel C13. In cel C13 plaatsen we daarom een formule. Een formule begint altijd met een =teken. Voer in cel C13 in: =C11+C12 Ook deze formule is samen te stellen door klikken met de muis: Selecteer eerst cel C13 Tik in: = Klik op cel C11 Tik in: + Klik op cel C12 Geef tot slot enter. d Selecteer de cellen A11 en B11. Klik met de rechter muisknop en kies voor Kopiëren. 56 Management & Organisatie in balans

13 Selecteer cel A15 en plak volgens de aanwijzingen zoals je die krijgt in de statusbalk: e De datum in cel B15 ga je wijzigen in 31 december Selecteer cel B15. Klik in de formulebalk, verwijder de inhoud met behulp van backspace en voer daar in: 31 december Wat je daarna in cel B15 te zien krijgt, is afhankelijk van de datuminstellingen van je programma. 57

14 f Vul nu de cellen C14 en C15. Voer in: in cel C14: =D9 in cel C15: =C13-C14 g Je moet een streep onder de inkomsten en uitgaven zetten. Die staan in cel C12 en cel C14. Selecteer cel C12. Breng een streep aan met behulp van knop. Voer hetzelfde uit voor cel C14. Tot slot van deze paragraaf maken we een grafiek van de uitgaven. Je maakt daarbij gebruik van de ingebouwde hulp van Excel. VOORBEELD 2.17 Gegeven De begroting op pagina 47. Het bestand Het Hollandertje.xls. Gevraagd a Selecteer het bereik (C3:D8). Dit zijn de cellen vanaf cel C3 tot en met cel D8. b Volg de wizard Grafieken; maak een cirkeldiagram. c Zet de grafiek onder de tekst van de begroting. d Maak de grafiek even breed als de begroting en zorg dat de legenda volledig zichtbaar is. e Controleer door middel van een afdrukvoorbeeld of alles op één blad past. Uitwerking a Selecteer in de kolommen C en D de rijen 3 tot en met 8 en klik op. 58 Management & Organisatie in balans

15 b Kies nu voor Cirkel, voor Subtype als in onderstaande afbeelding en daarna voor Volgende >: Klik op Volgende >, want het aangegeven gegevensbereik komt overeen met de geselecteerde cellen. Vul de titel van de grafiek in als in onderstaande afbeelding en kies daarna weer voor Volgende >. 59

16 Kies nu voor Voltooien: De grafiek wordt nu in het blad geplaatst. c Klik in de grafiek en sleep de grafiek onder de overzichten. d Maak de grafiek breder totdat de grafiek de breedte van de kolommen A tot en met D heeft. Dit doe je door op de zwarte blokjes te klikken en te slepen. Pas daarna op dezelfde manier de hoogte aan tot de volledige legenda zichtbaar is. Klik nu buiten het grafiekgebied. 60 Management & Organisatie in balans

17 e Klik in de werkbalk Standaard op. Je ziet op je scherm dat alles op één bladzijde past. 61