SNELLE INVOER MET EXCEL

Transcriptie

1 SNELLE INVOER MET EXCEL Naam Nr Klas Datum Het is de bedoeling dat je de gegevens van een tabel op efficiënte wijze invoert, dat betekent: correct en snel! Microsoft Excel biedt verscheidene mogelijkheden om gegevens snel in te voeren en om rekenbladen snel aan te passen. Een overzicht: 1. Een celwaarde invoeren Je leert hoe je de verschillende soorten gegevens moet invoeren in een rekenblad. 2. Cellen kopiëren Je leert verschillende methoden kennen om cellen te kopiëren 3. Reeksen invoeren Je leert hoe je snel gegevensreeksen kan invoeren 4. Rekenbladen snel aanpassen Je leert hoe je fouten kan verbeteren, hoe je overbodige gegevens kan verwijderen en hoe je nog nieuwe gegevens kan invoegen in een tabel. Microsoft Excel: snel invoeren pagina 1

2 1 EEN CELWAARDE INVOEREN Om een gegeven in te voeren, klik je in de cel en je typt de inhoud. Op dat moment geeft de statusbalk aan dat je in modus Invoeren staat. Je sluit de invoer af met één van de volgende toetsen: invoerknop je drukt op de entertoets je klikt op de invoerknop in de formulebalk je drukt op een pijltjestoets Meestal gebruiken we de entertoets. De celwijzer staat dan onmiddellijk klaar om het volgende gegeven in te voeren. De statusbalk geeft aan dat je nu in modus Gereed staat. Opgave 1 Open werkmap Oefeningen. Breng Blad3 op de voorgrond en verander de naam van het werkblad in "Identiteit": dubbelklik op de tab van het blad, typ de nieuwe naam en druk op enter of klik rechts op de tab van het blad en kies "Naam wijzigen". Onderzoek de verschillende manieren om de invoer van een gegeven af te sluiten: typ in cel A1 je voornaam en druk op enter Waar staat de celwijzer nu? Celadres: typ in cel A2 de naam van je klas en druk op de pijltjestoets Waar staat de celwijzer nu? Celadres:. typ in cel A3 de naam van je studierichting en klik op de invoerknop Waar staat de celwijzer nu? Celadres:. Onderzoek het verschil tussen modus Invoeren en modus Gereed: Typ in cel A4 de naam van je school, sluit de invoer nog niet af! Open het menu Invoegen volledig. Hoeveel opdrachten kan je kiezen? Sluit de invoer af en bekijk hetzelfde menu.hoeveel opdrachten kan je kiezen? Opmerkingen bij het invoeren van gegevens Tekst invoeren Tekst mag alle tekens bevatten. Wanneer de tekst echter begint met een wiskundig symbool (=, +, -, *, /, %) dan moet je er een enkel aanhalingsteken vóór typen. Doe je dit niet, dan verschijnt een foutmelding op het scherm! Als je meer regels in één cel wil typen, druk dan op Alt+Enter om naar de volgende regel te gaan. Getallen invoeren Voor of in een getal mag je geen teksttekens typen, dus ook geen spaties of punten! Het decimaal teken dat je moet gebruiken, vind je terug in de systeeminstellingen. Klik op Start - Instellingen - Configuratiescherm, open Landinstellingen en breng tabblad Getallen op de voorgrond. Volgens de BIN-normen moet een getal als volgt genoteerd worden: ,23 pagina 2 Microsoft Excel: snel invoeren

3 bij negatieve getallen wordt het minteken voor het getal geplaatst het decimaal teken is een komma cijfers worden gegroepeerd in groepjes van 3, achteraan beginnend of beginnend vanaf de komma het symbool voor de cijfergroepering is een spatie Datum en tijd invoeren Ook een datum moet je invoeren zoals aangegeven is in de systeeminstellingen. Doe je dit niet, dan beschouwt Excel de datum als een tekst en kan er niet mee gerekend worden. Voor Excel is elke datum een getal. Beginnend bij dag 1 (1 januari 1900), krijgt elke dag een volgnummer. Als in een formule een datum staat, rekent Excel met de getalwaarde van de datum. Klik op Start - Instellingen - Configuratiescherm, open Landinstellingen en breng tabblad Datum op de voorgrond. Volgens de BIN-normen moet een datum als volgt genoteerd worden: het scheidingsteken is een minteken je noteert eerst het jaar (liefst in 4 cijfers), daarna 2 cijfers voor de maand en 2 cijfers voor de dag Als je de huidige datum wil invoeren, druk je op CTRL+PUNTKOMMA (;). Als je de huidige tijd wil invoeren, druk je op CTRL+ DUBBELE PUNT (:). Formules invoeren Er zijn verschillende werkwijzen mogelijk om formules in te voeren. We bespreken ze later in een volgend onderdeel van de cursus. Onthoud nu al dat elke formule met een gelijkheidsteken moet beginnen en dat je geen teksttekens mag typen in de formule! Opgave 2 Werk in werkblad Identiteit. Voer in cel A7 de huidige datum in en in cel A8 de huidige tijd. Voer in cel A9 nevenstaande gegevens in. Merk op dat de 2 regels tekst in 1 cel voorkomen! Typ in cel A11 het getal Hoe kan je zien dat Excel dit gegeven niet als een getal beschouwt? Typ in cel A13 een tekst die voorafgegaan wordt door een plusteken. Wat is het resultaat? Typ in cel A15 het getal 30, in cel A16 het getal 40 en in cel A17 de formule A15+A16. Hoe komt het dat de som van de 2 cellen niet berekend wordt? Selecteer de cellen A11:A17 en druk op delete om de inhoud te wissen. Microsoft Excel: snel invoeren pagina 3

4 2 CELLEN KOPIEREN Als dezelfde gegevens meermaals ingevoerd moeten worden, maak je best gebruik van de kopieerfunctie van Excel. De cel(len) waarvan je de kopie wil maken, noemen we de broncel(len). De cel(len) waarnaar je kopieert, noemen we de doelcel(len). Er zijn verschillende werkwijzen om cellen te kopiëren: 1. het klembord: selecteer de bron, kies Kopiëren in het menu Bewerken of in een snelmenu, selecteer de bestemming van de kopie en kies Plakken in het menu Bewerken of in een snelmenu. Je kan ook de knoppen in de werkbalk gebruiken: "Kopiëren" en "Plakken", of de sneltoetsen Ctrl+C en Ctrl+V. De inhoud van het klembord blijft bewaard tot een andere selectie gekopieerd wordt of tot je op de Escapetoets drukt. 2. sleeptechniek: selecteer de bron, wijs de rand van de selectie aan (de celwijzer verandert in een pijl) en sleep de selectie naar de bestemming, met de Ctrl-toets ingedrukt! 3. de vulgreep: selecteer de bron, wijs het zwart blokje rechtsonder aan zodat de cursor verandert in een fijn zwart kruisje, sleep vervolgens in de gewenste richting. De inhoud van de broncel wordt gekopieerd in de aangrenzende cellen. vulgreep Opgave 3 Breng werkblad Identiteit op de voorgrond. Test de 3 verschillende werkwijzen om cellen te kopiëren! Kopieer de inhoud van cel A1naar cel B1 met de sleeptechniek. Kopieer de inhoud van cel B1 naar B2:B4 met de vulgreep. Kopieer de inhoud van cel A1 naar cel A20 van werkblad Functies via het klembord. Welke methode is meest efficiënt? om één cel te kopiëren naar een aantal aangrenzende cellen? om één cel meermaals te kopiëren op verschillende plaatsen in het werkblad? om een cel of celbereik te kopiëren naar een ander werkblad of naar een andere werkmap? Onderzoek wat er gebeurt als je een cel kopieert naar een niet lege cel. Ga naar werkblad Identiteit: kopieer de inhoud van cel A4 naar cel B1. Beschrijf het resultaat: pagina 4 Microsoft Excel: snel invoeren

5 3 REEKSEN INVOEREN Gegevens die elkaar opvolgen met een vaste tussenstap, noemen we een reeks. De tussenstap is het interval. De cel met het eerste gegeven van de reeks is de broncel. Voorbeelden van reeksen Met de vulgreep kan je deze reeksen snel invoeren: selecteer de broncel, wijs de vulgreep aan en sleep naar de aangrenzende cellen. Het is ook mogelijk om de vulgreep van een selectie te gebruiken, de vulgreep bevindt zich dan in de benedenhoek van de laatste cel van de selectie Opgave 4 Voeg een nieuw werkblad toe aan de map Oefeningen: klik rechts op de tab van gelijk welk werkblad en kies in het snelmenu Invoegen. In het nu volgende dialoogvenster is "Werkblad" geselecteerd. Klik op OK. Zet het nieuwe werkblad achteraan in de map: sleep de tab van het blad naar de gewenste plaats of klik rechts op de tab van het blad, kies "Blad verplaatsen of kopiëren" en geef aan waar het blad moet voorkomen. Geef het nieuwe blad de naam "Reeksen". Typ in werkblad Reeksen in A1:F1alleen de inhoud van de broncellen: Selecteer cel A1, wijs de vulgreep aan en sleep verder tot en met cel A6. Selecteer B1:F1, wijs de vulgreep van de selectie aan en sleep verder tot rij 6. Is niet alles verlopen zoals je verwachtte? Lees verder en verbeter de tabel! Om reeksen van getallen in te voeren, heb je twee broncellen nodig: je voert de eerste twee getallen in, vervolgens selecteer je de twee cellen en je past de vulgreep toe op de selectie. Excel berekent het verschil tussen de twee getallen en zet de reeks verder met dit interval. Als je maar één broncel gebruikt, zal Excel het getal kopiëren! Om reeksen in te voeren waarin het interval groter is dan 1, heb je ook twee broncellen nodig! Excel berekent het interval en zet de reeks verder met dit interval. Je kan geen reeksen maken van broncellen met tekst zonder cijfers. Bevat de broncel uitsluitend tekst, dan wordt de tekst gewoon gekopieerd. Microsoft Excel: snel invoeren pagina 5

6 Reeksen met dagen en maanden zijn standaard voorzien in Excel: kies in menu Extra - Opties... en breng tabblad "Aangepaste lijst" op de voorgrond. Als lijsten ontbreken, of als je zelf nieuwe lijsten wil maken, dan klik je op "NIEUWE LIJST". Vervolgens typ je de elementen van de lijst in het tekstvak, telkens gescheiden door een komma en een spatie. Klik op de knop Toevoegen als je klaar bent! Je kan ook reeksen invoeren op een andere manier. Selecteer de cel met de beginwaarde van de reeks. kies Bewerken - Doorvoeren - Reeks... en vul het dialoogvenster in: 1. geef aan of de reeks rechts (rijen)of naar beneden (kolommen) moet doorgevoerd worden 2. kies het type van de reeks In een lineaire reeks wordt de intervalwaarde opgeteld bij de beginwaarde, en vervolgens bij elk van de resulterende waarden. In een groeireeks wordt de eerste waarde vermenigvuldigd met de intervalwaarde. Het resulterende product wordt dan telkens weer met de intervalwaarde vermenigvuldigd. 3. vul in hoe groot het interval moet zijn 4. geef aan bij welke waarde de reeks moet stoppen Opgave 5 Typ in cel H1 van werkblad Reeksen het getal 100. Maak hiervan een lineaire reeks in kolom H, met interval 20, tot het getal 200 bereikt is. Sla de map op! pagina 6 Microsoft Excel: snel invoeren

7 4 REKENBLADEN SNEL AANPASSEN Het komt meer dan eens voor dat een tabel onvolledig is, foutieve gegevens of overbodige gegevens bevat. In dat geval moet je de tabel efficiënt kunnen aanpassen! 4.1 BEWERKEN EN OVERSCHRIJVEN Als het gegeven in een cel volledig verkeerd is, moet je de celinhoud overschrijven: klik op de cel, typ het juiste gegeven en sluit de invoer af. Als de inhoud van een cel onvolledig is of gedeeltelijk foutief is, moet je niet alles opnieuw typen. Je kan de celinhoud op verschillende manieren bewerken: dubbelklik in de cel, verbeter de inhoud en druk op enter selecteer de cel en verbeter de inhoud in de formulebalk en druk op enter selecteer de cel, druk op f2, verbeter de inhoud en druk op enter Opgave 6 Breng tabblad Identiteit op de voorgrond. Onderzoek in welke modus je staat tijdens het uitvoeren van de opdrachten! Overschrijf cel A1 met je familienaam. Druk nog niet op enter. In welke modus sta je tijdens het intypen van de tekst? Sluit nu de invoer af met de invoertoets. Bewerk de inhoud van cel A1: typ je voornaam vóór je familienaam. In welke modus sta je tijdens het intypen van de tekst? 4.2 WISSEN EN VERWIJDEREN Een cel wissen betekent dat we de cel leegmaken. Er zijn verschillende methoden om cellen te wissen: selecteer de cel(len) en druk op delete selecteer de cel(len) en druk op backspace selecteer de cel(len), kies in het menu bewerken > wissen > inhoud selecteer de cel(len), vraag een snelmenu op kies inhoud wissen Cellen verwijderen betekent dat we de cellen wegnemen uit het werkblad en de andere cellen opschuiven. Ook om cellen te verwijderen zijn er verschillende methoden mogelijk: selecteer de cel(len) en kies in het menu Bewerken > Verwijderen selecteer de cel(len), vraag een snelmenu op kies Verwijderen Microsoft Excel: snel invoeren pagina 7

8 Er verschijnt een dialoogvenster op het scherm. Kies hier in welke richting de aangrenzende cellen moeten opschuiven en klik op OK. Voorbeeld Deze cellen zullen opschuiven naar boven! Merk op dat je via het dialoogvenster Verwijderen ook een hele rij of een hele kolom kunt wegdoen. Er is echter een snellere manier om een rij of een kolom te verwijderen: klik rechts op de kolomkop of op de rijkop en kies in het snelmenu Verwijderen. Er volgt nu geen dialoogvenster meer, de opdracht wordt onmiddellijk uitgevoerd. Opgave 7 Breng tabblad Identiteit op de voorgrond. Selecteer B1:B4 en wis de inhoud van deze cellen. Verwijder cel A3. Wat staat daarna in cel A3?. Maak de actie ongedaan! 4.3 GEGEVENS INVOEGEN Het zal je maar overkomen! Je bent net klaar met de invoer van een grote tabel wanneer je merkt dat je een aantal gegevens vergeten bent! Gelukkig moet je niet herbeginnen. Met Excel kan je snel cellen, rijen en kolommen invoegen. Rijen invoegen één rij: klik rechts op de rijkop onder de positie waar de nieuwe rij moet komen en kies in het snelmenu Invoegen meer rijen: selecteer onder de positie waar de nieuwe rijen moeten komen zoveel rijen als je wil invoegen. Vraag vervolgens een snelmenu op en kies Invoegen Kolommen invoegen één kolom: klik rechts op de kolomkop rechts van de positie waar de nieuwe kolom moet komen en kies in het snelmenu Invoegen meer kolommen: selecteer rechts van de positie waar de nieuwe kolommen moeten komen, zoveel kolommen als je wil invoegen. Vraag vervolgens een snelmenu op en kies Invoegen pagina 8 Microsoft Excel: snel invoeren

9 Cellen invoegen één cel: klik rechts op de cel op de positie waar de nieuwe cel moet komen en kies in het snelmenu Invoegen, geef in het snelmenu aan in welke richting de aangrenzende cellen verschoven moeten worden om ruimte te maken voor de nieuwe cel meer cellen: selecteer het bereik op de positie waar de nieuwe cellen moeten komen, klik rechts op de selectie en kies in het snelmenu Invoegen, geef in het snelmenu aan in welke richting de aangrenzende cellen verschoven moeten worden om ruimte te maken voor de nieuwe cellen Opgave 8 Breng werkblad Bestelbon op de voorgrond. Vervolledig de tabel zo efficiënt mogelijk! Verbeter de tabel met de gegevens van de school: voeg één cel in boven het telefoonnummer van de school en typ de naam van de gemeente in. Microsoft Excel: snel invoeren pagina 9