1 De werkmap beschermen

Transcriptie

1 1 De werkmap beschermen Er zijn veel redenen om een werkmap, of delen ervan, te willen afschermen of beschermen. Het kan zijn dat delen van een werkblad gegevens bevatten die nodig zijn bij een berekening, maar verder niet van belang zijn om in beeld te hebben. Mogelijk staat er informatie op het werkblad die u niet wilt delen. Verder kan het zijn dat u (delen van) een ingewikkeld werkblad wilt beveiligen tegen ondeskundig gebruik. U kunt dan delen van het werkblad niet toegankelijk maken. De meeste opties om een (deel van een) werkblad te beveiligen of verbergen, zijn te vinden onder de tab Start in de groep Cellen. 1.1 Rijen of kolommen verbergen In de volgende oefening moeten twee kolommen worden verborgen. Oefening 1 a. Open de werkmap Beveiliging. b. Maak het werkblad Kolom actief. In dit voorbeeld moeten de kolommen 'I' en 'J' worden verborgen. c. Selecteer de kolommen 'I' en 'J'. d. Klik op de knop Opmaak in de groep Cellen onder de tab Start. Er verschijnt een keuzemenu. e. Kies voor de optie Weergeven en verbergen. f. Klik daarna op de optie Kolommen verbergen. De twee kolommen zijn niet meer zichtbaar. Sporen Eén van de twee sporen naar de verdwenen kolommen zijn de twee verdwenen kolomletters. Verder wordt de locatie van de twee kolommen verraden door een dubbele kolomrand tussen de kolomkoppen. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 1

2 1.2 Verborgen rijen of kolommen zichtbaar maken De werkwijze om de kolommen weer zichtbaar te maken, verschilt niet zoveel van het verbergen van de kolommen. Oefening 2 a. Selecteer de twee kolommen die om de verborgen kolom(men) liggen, in dit geval de kolommen H en K. b. Klik op de keuzepijl van de optie Opmaak in de groep Cellen. c. Kies voor de optie Weergeven en verbergen. d. Klik nu op de optie Kolommen zichtbaar maken. De twee verborgen kolommen verschijnen weer. Een tweede methode Er is nog een tweede methode om een rij of kolom te verbergen, namelijk via het snelmenu. Oefening 3 a. Selecteer de kolommen I en J. b. Open het snelmenu. c. Kies voor de optie Verbergen. Het effect is hetzelfde, de twee kolommen zijn niet meer zichtbaar. Het zal u nu niet zoveel moeite kosten om de kolommen weer zichtbaar te maken via het snelmenu Oefening 4. a. Maak de kolommen weer zichtbaar via de optie Zichtbaar maken. 1.3 Een werkblad verbergen Het verbergen van een werkblad verschilt niet zoveel van het verbergen van een kolom of rij. In dit geval moeten 2 werkbladen worden verborgen. Oefening 5 a. Selecteer de werkbladen Verberg mij 1 en Verberg mij 2. b. Klik op de keuzepijl van de knop Opmaak in de groep Cellen onder de tab Start. c. Kies voor de optie Weergeven en verbergen. d. Klik daarna op de optie Blad verbergen. De werkbladen verdwijnen uit beeld.

3 1.4 Verborgen werkbladen zichtbaar meken Ook het zichtbaar maken van de werkbladen is bijna identiek aan het zichtbaar maken van kolommen of rijen. Alleen komt er nu nog een venster aan te pas. Oefening 6 a. Klik op de optie Weergeven en verbergen. b. Kies voor de optie Blad zichtbaar maken. Er verschijnt een venster met daarin de namen van de verborgen werkbladen. Het is niet mogelijk de beide bladen tegelijkertijd weer zichtbaar te maken. c. Klik op OK om Verberg mij 1 weer zichtbaar te maken. d. Herhaal de actie om ook Verberg mij 2 weer zichtbaar te maken. Een tweede methode Ook het verbergen of zichtbaar maken van werkbladen kan via het snelmenu worden uitgevoerd. Oefening 7 a. Klik met rechts op de tab van werkblad Verberg mij 1 om het snelmenu actief te maken. b. Kies voor de optie Verbergen. Werkblad Verberg mij 1 is verborgen. Oefening 8 a. Open het snelmenu door met rechts op één van de overgebleven werkbladen te klikken. Het venster Zichtbaar maken verschijnt weer. b. Maak Verberg mij 1 weer zichtbaar. c. Sluit de werkmap. 1.5 Cellen beveiligen Vaak zijn werkbladen of werkmappen zorgvuldig geconstrueerd. Ze bevatten allerlei formules, functies en data. Het is dan voor te stellen dat deze gegevens afgeschermd worden van de gebruikers, die alleen maar gegevens hoeven in te voeren om bijvoorbeeld een factuur te produceren. Werkbladen zijn te beveiligen met de optie Blad beveiligen. Deze optie is te vinden onder de tab Controleren in de groep Wijzigingen. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 3

4 In de volgende twee oefeningen moet een werkblad worden beveiligd tegen gebruik door onbevoegden. Hierbij worden eerst een aantal cellen geselecteerd die wel gebruikt mogen worden. Daarna wordt het werkblad beveiligd. Oefening 9 a. Open de werkmap Factuur2. b. Klik op de tab van werkblad Factuur. Eerst worden de cellen geselecteerd die niet worden beveiligd. c. Selecteer alle gele cellen. Gebruik hierbij de <Ctrl-toets>. d. Open het snelmenu. e. Kies voor de optie Celeigenschappen. Het venster Celeigenschappen verschijnt. f. Maak de tab Bescherming actief. g. Haal het vinkje weg bij Geblokkeerd. h. Bevestig met OK. i. Hef de selectie op. In de tweede fase van het beveiligen van het werkblad, moet het werkblad worden beschermd tegen gebruik door derden. Alle cellen waarbij het vinkje bij Geblokkeerd is weggehaald, worden hierbij niet beschermd. Oefening 10 a. Maak de tab Start actief. b. Klik in de groep Cellen op de optie Opmaak. c. Kies voor de optie Blad beveiligen. Het venster Blad beveiligen verschijnt. d. Laat de instellingen zoals ze zijn. e. Vul eventueel een wachtwoord in. f. Bevestig met OK. Het werkblad is nu beveiligd tegen overschrijven van de beschemde cellen.

5 1.6 Een beveiligd werkblad gebruiken In dit beveiligde werkblad kunnen alleen de gemarkeerde cellen worden gebruikt. De factuur is zo opgebouwd, dat door het invoeren van twee codenummers, en een getal voor het aantal, de rest van de factuur automatisch wordt aangemaakt. Oefening 11 Eerst gaan we eens kijken wat er gebeurd als de beveiligde delen van de factuur wordt veranderd. a. Probeer iets in te voeren of te veranderen. De volgende boodschap zal verschijnen. Ook een groot deel van de linten zijn niet actief. Deze functies of opties hebben immers geen nut. De factuur is zo opgebouwd dat door het invullen van een debiteurnummer automatisch de gegevens van de debiteur worden ingevuld. Door het invullen van een artikelnummer worden de gegevens van de verkochte producten automatisch ingevoerd. Hieronder zijn twee lijsten te vinden met gegevenslijsten. Deze lijsten zijn te vinden in kolom S en verder. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 5

6 Oefening 12 a. Voer in de factuur bijvoorbeeld als debiteurnummer 1303 in. Na bevestiging met Enter verschijnen de debiteurgegevens. b. Voer twee artikelnummers in, bijvoorbeeld 1757 en 2131 plus de aantallen 20 en 30. Automatisch verschijnen de gegevens en de berekeningen worden uitgevoerd. 1.7 De beveiliging opheffen Om de beveiliging op te heffen moet de optie Beveiliging blad opheffen worden gebruikt. Oefening 13 a. Maak de tab Start actief. b. Klik in de groep Cellen op de optie Opmaak. c. Kies nu voor de optie Beveiliging blad opheffen. d. Als er een wachtwoord is ingevoerd gebruikt, moet het wachtwoord worden ingevoerd. De beveiliging is opgeheven en alle cellen kunnen weer worden gebruikt.

7 1.8 Formules verbergen Mogelijk hebt u een formule gemaakt waarvan u liever niet hebt dat anderen deze formule zien. Met de werkwijze zoals hier beschreven, in samenwerking met de optie Blad beveiligen, maakt u de formule of functie niet alleen ontoegankelijk, maar ook onzichtbaar. Oefening 14 a. Maak zo nodig het werkblad Factuur actief. b. Selecteer de cellen of het cellenbereik waarvan u de formules wilt verbergen, bijvoorbeeld het bereik D21:H30. U kunt eventueel ook het gehele werkblad selecteren. c. Open het venster Celeigenschappen. d. Maak de tab Bescherming actief. e. Schakel het vakje Verborgen in. f. Bevestig met OK. g. Beveilig nu het werkblad zoals hiervoor is beschreven. Als u nu een cel selecteert met formules die u verborgen hebt, zult u zien dat de formulebalk leeg blijft. h. Ook het zichtbaar maken van de formules met <Ctrl+T> heeft geen zin zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding. De formules blijven onzichtbaar. De verborgen formules weer zichtbaar maken Na de vorige paragrafen zal het zichtbaar maken van de formules niet meer moeilijk zijn. Bewandel de omgekeerde weg. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 7

8 1.9 Versleutelen en een wachtwoord instellen Als u uw bestand wilt versleutelen (coderen van gegevens) en een wachtwoord wilt instellen waarmee u het kunt openen, gaat u als volgt te werk: a. Open zo nodig de werkmap Factuur2. b. Klik op de tab Bestand. c. Selecteer de optie Info. d. Klik op Werkmap beveiligen. e. Kies de optie Versleutelen met wachwoord. Het venster Document versleutelen verschijnt. f. Typ een wachtwoord in het vak Wachtwoord. U kunt maximaal 255 tekens gebruiken. g. Bevestig met OK. Het venster Wachtwoord bevestigen verschijnt. h. Typ het wachtwoord nogmaals in het vak Bevestig het wachtwoord. i. Bevestig met OK. j. Sla het wachtwoord op door de werkmap op te slaan. k. Sluit de werkmap. Let op! Vergeet het wachtwoord niet. Het bestand kan niet meer worden geopend zonder wachtwoord! Wachtwoord: Een beveiligde map openen a. Open de werkmap Factuur2. Het venster Wachtwoord verschijnt. b. Typ het wachtwoord in. c. Bevestig met OK. De werkmap wordt geopend.

9 1.11 Het wachtwoord verwijderen of aanpassen a. Klik op de tab Bestand. b. Klik de optie Info aan. c. Klik op de knop Werkmap beveiligen. Deze heeft nu de boodschap dat een wachtwoord is vereist bij het openen van de map. d. Kies nu voor de optie Versleutelen met wachtwoord. Het venster Document versleutelen verschijnt, met het ingevulde wachtwoord. e. Verwijder of wijzig het wachtwoord. f. Sla de werkmap weer op. Als het wachtwoord is verwijderd, is de beveiliging opgeheven Een wachtwoord instellen om een werkmap te openen Mogelijk circuleert een werkmap binnen een netwerk. Als u wilt dat alleen geautoriseerde gebruikers een werkmap kunnen openen, doet u het volgende: a. Klik op de tab Bestand. b. Klik vervolgens op Opslaan als. c. Kies de locatie, bijvoorbeeld Computer. Het venster Opslaan als verschijnt. d. Klik op Extra. (Rechtsonderaan naast de knop Opslaan ) e. Klik daarna op Algemene opties. Het venster Algemene opties verschijnt. f. Typ een wachtwoord in het vak Wachtwoord voor openen. U kunt maximaal 15 tekens gebruiken. Er verschijnt een tweede venster om het wachtwoord te bevestigen. g. Vul het wachtwoord opnieuw in en bevestig met OK. Bij het openen van de werkmap, zal er een venster verschijnen waarin u een wachtwoord moet invoeren. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 9

10 1.13 Een wachtwoord instellen om een map te bewerken Als u wilt dat alleen geautoriseerde gebruikers een werkmap kunnen bewerken, doet u het volgende: a. Volg dezelfde procedure al in de vorige paragraaf, maar gebruik nu het vak Wachtwoord voor schrijfbevoegdheid om een wachtwoord in te voeren. b. Sla de werkmap op. Deze methode gebruikt geen versleutelingsmethode. c. Bij het openen van de map zal nu een wachtwoord moeten worden ingevoerd. Hebt u het wachtwoord niet dan kunt u de map alleen openen als Alleen lezen. Wilt u het wachtwoord weer verwijderen, open dan de map, verwijder het wachtwoord en sla de map opnieuw op 1.14 Openen als Alleen lezen Als u niet wilt dat gebruikers de gegevens per ongeluk wijzigen, schakel dan het vakje Alleen-lezen aanbevolen in. Gebruikers die het bestand openen, wordt gevraagd of ze het bestand als Alleen-lezen willen openen.. Dit is een minimale bescherming, het is alleen maar een waarschuwing. Wordt er op de knop Nee geklikt, dan wordt de map gewoon geopend.

11 1.15 Opdrachten Opdracht 1 a. Open de werkmap Prijsopgave. b. Verberg de kolommen L en M uit het werkblad Berekening Opdracht 2 a. Verberg het werkblad Facturen. Opdracht 3 a. Beveilig het werkblad Berekening tegen overschrijven. Alleen het bereik C5:C9 mag onbeschermd blijven. b. Probeer uit of de werkmap is beschermd. Opdracht 4 a. Hef de beveiliging weer op. b. Maak de kolommen L en M weer zichtbaar. Opdracht 5 a. Verberg alle formules op het blad Berekening. b. Beveilig dit werkblad weer als in opdracht 3. c. Sla de werkmap op. Opdracht 6 a. Stel een wachtwoord in zodat de werkmap alleen kan worden geopend door geautoriseerde gebruikers. b. Sla de werkmap op. c. Sluit de werkmap. Opdracht 7 a. Open de werkmap weer. b. Verwijder het wachtwoord. c. Sla de werkmap weer op. Opdracht 8 a. Stel een wachtwoord in zodat alleen geautoriseerde gebruikers aanpassingen kunnen aanbrengen in de werkmap. b. Sla de werkmap op. c. Sluit de werkmap. Opdracht 9 a. Open de werkmap weer. Opdracht 10 a. Maak het verborgen werkblad weer zichtbaar. b. Sla de werkmap op. c. Sluit deze en alle nog geopende werkmappen. Excel 2013 Advanced Hoofdstuk 11 De werkmap beschermen Pagina 11

12 a. Importeer op werkblad 2 de gegevens uit het tekstbestand Omzet eerste kwartaal.