Handleiding capaciteitsplanning

Transcriptie

1 Handleiding capaciteitsplanning Wil je meer weten over de opties om zelf een systeem op maat te laten maken? Neem dan contact op met Ter Zake Excel via mail of bel ons ( ).

2 Inhoud Inleiding Projecten Functies Rooster Activiteiten Vakantieplanning Rapportage Beschikbaarheid Handleiding - capaciteitsplanning 2 van 10

3 Inleiding In deze handleiding laten we de werking zien van de capaciteitsplanning. Er wordt aangegeven welke velden ingevuld moeten worden en welke controlemechanismen zijn aangebracht. De capaciteitsplanning is bedoeld om op een eenvoudige en eenduidige wijze de organisatie, projecten en capaciteit vast te leggen en te onderhouden. Het bestand is gemaakt in Excel en bevat naast formules ook knoppen die extra functionaliteit aan Excel toevoegen. Handleiding - capaciteitsplanning 3 van 10

4 1. Projecten In het werkblad projecten kun je projecten toevoegen aan het bestand. Door op de knop Project toevoegen te klikken opent zich een formulier waarin de gewenste gegevens geplaatst kunnen worden. De Projectnaam, Begindatum, Einddatum en de Uren begroot dienen te worden ingevoerd. Na invoeren wordt de knop Project opslaan beschikbaar. Het is in dit werkblad ook mogelijk om een Project te wijzigen, door op de knop Project wijzigen te klikken. Verder heb je in dit werkblad de mogelijkheid om oude en afgeronde projecten te verbergen of juist alle projecten te tonen of een project te wijzigen. Handleiding - capaciteitsplanning 4 van 10

5 2. Functies In het werkblad functies is het mogelijk om de functies die zich binnen de organisatie (ten behoeve van de capaciteitsplanning) bevinden toe te voegen. Deze functies worden verder in de capaciteitsplanning gebruikt om aan activiteiten te kunnen koppelen. Handleiding - capaciteitsplanning 5 van 10

6 3. Rooster In het rooster staan de medewerkers, hun functie en op welke dagen zij hoeveel uur actief zijn. Door op de knop Medewerker toevoegen te klikken open je een formulier waarin de gegevens van een medewerker kunnen worden ingevoerd. De functie wordt gehaald uit het werkblad Functies. Een medewerker verwijderen kun je doen door op de knop Medewerker verwijderen te klikken. Je selecteert vervolgens de medewerker en kiest voor Verwijderen. Handleiding - capaciteitsplanning 6 van 10

7 4. Activiteiten In het werkblad Activiteiten is het mogelijk om per project de activiteiten daadwerkelijk in te plannen. Dit werkt ook via een formulier. Dit formulier is te bereiken door op de knop Nieuwe taak te klikken. In eerste instantie zie je het formulier zoals hiernaast is afgebeeld. Bij Projectnaam zoeken kun je via een dropdownmenu kiezen voor het project waar je een activiteit aan wilt koppelen. Zodra je dit gedaan hebt zullen de gegevens die horen bij dit project automatisch getoond worden. Vervolgens kan je de activiteit omschrijven, opmerkingen invullen (optioneel) en het bijbehorende aantal uren ingeven. Als laatste kies je een medewerker en een datum waarop de activiteit moet worden ingepland. Als de ingevoerde taak het aantal beschikbare uren van de betreffende medewerker voor die dag overschrijdt, wordt er een melding getoond. Ook worden alle ingevulde uren van deze medewerker op die dag rood gekleurd. Er wordt ook een melding getoond als het ingevoerde aantal uren de begrote uren van het project overschrijdt. Om een activiteit te verwijderen, selecteer je (een cel in) de betreffende regel, en klik je op de knop Taak verwijderen. Indien een activiteit is ingevoerd wordt deze zichtbaar in het werkblad Activiteiten. De gegevens die bij een activiteit horen worden tevens in het werkblad geplaatst. Met behulp van filters is het mogelijk om hier selecties op aan te brengen. Via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand kun je aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de planning. Als je een maand opvraagt die buiten de kalender ligt, zal er een melding verschijnen. Indien je een project probeert in te plannen die buiten de datums uit dit overzicht lopen dan kun je de datums aanvullen door op de knop Aanvullen datums te klikken. Er wordt dan een periode van drie maanden aan de kalender toegevoegd. Handleiding - capaciteitsplanning 7 van 10

8 5. Vakantieplanning In de vakantieplanning kan aangegeven worden wanneer een medewerker met vakantie is door het aantal uur vakantie onder de datum te plaatsen op de rij van de medewerker. De medewerker wordt automatisch in dit overzicht geplaatst nadat een medewerker in een eerder stadium is aangemaakt. Door achter Bedrijfssluiting een aantal uren te plaatsen kun je aangeven dat dit geen werkdag is voor jouw bedrijf. Ook hier kun je via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de vakantieplanning. Handleiding - capaciteitsplanning 8 van 10

9 6. Rapportage In de rapportage wordt een overzicht van alle mogelijke uren weergegeven in een tabel en in een grafiek. Vul hiertoe een jaartal in, linksboven in de tabel. Klik daarna op de knop Rapportage updaten, waarna een nieuwe doorrekening van de gegevens plaatsvindt. Handleiding - capaciteitsplanning 9 van 10

10 7. Beschikbaarheid In het werkblad beschikbaarheid wordt een overzicht gegeven per medewerker hoeveel uur deze beschikbaar is. Dit overzicht wordt automatisch gevuld op basis van de andere werkbladen. Het biedt een overzicht voor de beschikbaarheid en zorgt er voor dat je voor alle medewerkers in één keer inzichtelijk hebt wie je voor een bepaalde taak kunt indelen. Ook hier kun je via de knoppen Vorige maand, Vandaag en Volgende maand aangeven welke periode je zichtbaar wilt hebben in de vakantieplanning. Wil je meer weten over de opties om zelf een systeem op maat te laten maken? Neem dan contact op met Ter Zake Excel via mail of bel ons ( ). Handleiding - capaciteitsplanning 10 van 10