7.1 Inleiding. 7.2 Namen maken. Het maken van namen met werkblad scope

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "7.1 Inleiding. 7.2 Namen maken. Het maken van namen met werkblad scope"

Hendrik de Haan
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 7.1 Inleiding Excel maakt het mogelijk om een naam toe te passen op een individuele cel of een groep aan cellen. Je kunt ook namen toepassen op formules en constanten. De beginselen van het benoemen van cellen of groepen aan cellen worden behandeld in de eerste Excel with Business Excel cursus. In dit hoofdstuk worden de meer geavanceerde technieken besproken. 7.2 Namen maken Namen die verwijzen naar cellen of celbereiken worden gemaakt door het selecteren van de cel of cellen en het invoeren van de vereiste naam in het Naamvak aan de linkerzijde van de formulebalk of door gebruik te maken van Formules tab op het Lint, Gedefinieerde namen groep, Naam bepalen optie. Er zijn andere technieken beschikbaar voor het aanmaken van meer specifieke namen of voor een veelvoud aan namen. Het maken van namen met werkblad scope Standaard is een naam van toepassing op het hele werkboek; hoewel het ook mogelijk is om zo een naam te definiëren dat het alleen van toepassing is op een bepaald blad. Bereiknamen die beperkt zijn tot het toepassingsgebied van een werkblad kunnen benaderd worden vanuit andere bladen door het gebruik van de volledige naam, inclusief de bladnaam. Het toepassingsgebied van een naam kan beperkt worden door de bladnaam op te nemen in het naamveld met een! waarmee het gescheiden wordt van de naam: Dit voorbeeld toont hoe je door middel van de tab Formules op het Lint, Gedefinieerde namen groep, Naam bepalen een nieuwe naam kunt aanmaken. Het scherm bevat een Bereik- dropdown die de mogelijkheid biedt om het bereik van de naam te beperken tot een bepaald blad of om het een allesomvattende bereik te geven beschikbaar voor het hele werkboek. 1

2 Namen moet uniek zijn binnen hun bereik. Je kunt dus niet twee identieke namen binnen één blad hebben of binnen het werkboekbereik. Je kunt wel dezelfde naam instellen met het bereik beperkt tot verschillende bladen. Dit kan heel handig zijn een vergelijkbare formule op meerdere, verschillende bladen kan verwijzen naar de Bereiknaam gedefinieerd voor dat blad zoals hier onderstaand getoond wordt: 2

3 Maken op basis van selectie De Gedefinieerde namengroep uit Formules op het Lint bevat ook een knop Maken op basis van selectie. Dit maakt het mogelijk om rijen kolomkoppen te gebruiken van een blok aan cellen om vele namen aan te maken. Hier worden ook de bovenste rij en linkerkolom gebruikt om de namenset te maken: 3

4 Er zijn acht namen aangemaakt: North, South, East, en West verwijzen ieder naar de vier cellen er onder. En Rent, Rates, Motor expenses en Accountancy verwijzen naar de vier cellen onmiddellijk rechts naast de koppen. Let wel: spaties zijn niet toegestaan in namen, dus de spatie in de naam Motor expenses zal opgevuld worden door een underscore. 7.3 Namen beheren Op de tab Formules op het Lint, in de Gedefinieerde namen groep tref je Namen beheren. Dit toont alle namen die in gebruik zijn, in combinatie met hun bereik en het commentaar wat bij de namen ingevoerd mocht zijn. 4

5 Het gebruik van de Filterknop maakt het mogelijk om te kiezen welke categorie aan namen je getoond wilt hebben, zoals op basis van bereik of alleen Tabelnamen. Je kunt ook een verschillende Filtercriteria kiezen, zoals in het voorbeeld hieronder: Door gebruik van de knoppen aan de bovenkant bij Namen beheren kun je een naam Verwijderen of een Nieuw naam instellen of een naam Bewerken... Bij Bewerken kun je de Naam zelf veranderen, de Opmerkingen, de celverwijzing van de formule naar welke de naam verwijst: 5

6 7.4 Het gebruik van namen in formules Automatisch aanvullen Als je een Bereiknaam begint in te typen in een Excel formule, dan zal de functie Automatisch aanvullen de overeenkomende Bereiknamen opnemen met de functies en de Tabelnamen. In dit geval, als je mo invoert, worden er vijf functies getoond die beginnen met mo en twee Bereiknamen. De fx en labeliconen onderscheiden de functies van de Bereiknamen: Namen plakken Vorige versies van Excel maakte het mogelijk om namen te plakken in functies of formules door het gebruik van de F3 toets. Dit kan nog steeds en daarnaast is het mogelijk om de optie Gebruiken in formule te gebruiken om een lijst met namen te tonen en vervolgens te klikken op de naam die je wilt. De optie Gebruik in formule bevat ook de optie Naam plakken waar weer de knop Lijst plakken te vinden is om een lijst met namen en bijbehorende verwijzingen te plakken in het werkblad. 6

7 F3 sneltoets De F3 sneltoets omvat ook het dialoogvenster Naam plakken. Toepassen van namen In het geval van normale celverwijzingen en het aanmaken van namen voor de cellen waarnaar ze verwijzen kun je gebruik maken van de optie Formules, Naam bepalen, Namen gebruiken om de celverwijzingen te vervangen door hun equivalente namen. Je kunt kiezen met welke namen je de celverwijzingen wilt vervangen. De knop Opties knop levert meer gedetailleerde opties voor het gebruik van namen: 7

8 7.5 Naam snijpunten De ruimte tussen twee celverwijzingen kan gebruikt worden om het snijpunt van de twee verwijzingen te retourneren. Dus =A:A 1:1 is een omslachtige manier om =A1 te retourneren. Dezelfde methode kun je gebruiken voor namen. Bijvoorbeeld: =Motor_expenses South zal op het snijpunt van B4:E4 en C2:C5 retourneren met C4: In het voorbeeld hierboven zijn beide bereiken gespecificeerd, maar Excel kan ook een verwijzing uitrekenen wanneer er maar één bereik ingevoerd is. In het volgende voorbeeld is =Motor_expenses ingevoerd in A8 tot F8. Als er geen snijpunt is tussen de huidige kolom en het bereik dan wordt #WAARDE! fout geretourneerd. Daar waar de huidige kolom echter wel een snijpunt heeft met het bereik, daar zal de waarde van de cel op het snijpunt geretourneerd worden zonder dat de kolom gespecificeerd hoeft te worden: 7.6 Formules in Bereiknamen Het direct toewijzen van een formule aan een Bereiknaam Over het algemeen worden Bereiknamen gebruikt om te verwijzen naar individuele cellen of blokken aan cellen. Ze kunnen echter ook gebruikt worden om te verwijzen naar een formule. Als je, bijvoorbeeld, vaak wilt verwijzen naar de huidige datum en tijd. Om een formule toe te wijzen aan een Bereiknaam, kies uit de tab Formules op het Lint, optie Gedefinieerde namen, Naam bepalen, Naam 8

9 bepalen en typ vervolgens in Bereik de Bereiknaam in en voer de formule in het tekstveld genaamd Verwijst naar: Dit zou soortgelijk ook in een formule gebruikt kunnen worden: = Printed on & CurrentDateTime Dit zou geretourneerd worden met: Geprint op 13 augustus :31 Documentatie Hoewel dit er uitziet als een behoorlijk overzichtelijke manier om veelgebruikte formules in te zetten, is het voor andere gebruikers van de spreadsheet niet heel toegankelijk. Anders dan namen die naar cellen verwijzen, zal de naam niet opgenomen worden in de dropdown- lijst aan namen, wat het des te moeilijker maakt voor gebruikers die niet bekend zijn met de techniek om te achterhalen hoe het resultaat tot stand gekomen is. De naam zal getoond en kan aangepast worden in het Namen beheren- scherm. Als je een directe naam op deze manier wilt gebruiken in een werkboek bedoeld om met anderen te delen, dan is het wellicht een goed idee om meer gegevens hierover op te nemen in de algemene werkboekdocumentatie. Als een formule in een naam de enige oplossing is Er zijn soms situaties in Excel waarin de enige manier om een formule op te kunnen nemen, is door het te veranderen in een Bereiknaam. De volgende drie Excel objecten kunnen, bijvoorbeeld, niet een Excel functie bevatten rechtsreeks binnen hun gegevensbron: Grafiekseries Slicers Fotolinks ( camera foto s) In dit voorbeeld wil je een regio kunnen kiezen en een kolomgrafiek zien voor die regio. De vier regio s komen overeen met de nummers 1 4, dus wanneer je 2 intypt in cel B10 dan wil je dat de grafiek de grafiek toont voor de South regio. De Bereiknaam Region is toegewezen aan cel B10. De formule die van toepassing is, is: =VERSCHUIVING(North,0,Region- 1) 9

10 Deze formule gebruikt de VERSCHUIVING() functie om te verwijzing te verschuiven naar het cellenbereik genaamd North met 0 rijen en met het aantal kolommen ingevoerd in B10 minus 1. Dus als je 1 invoert in A10, dan verplaats je 1-1=0 kolommen van North en als je 2 invoert, verplaats je 2-1=1 kolommen naar South. Deze formule is rechtstreeks toegewezen aan de Bereiknaam MyRegion die gebruikt kan worden om de huidige celverwijzing te vervangen in de grafiek data series: 7.7 Problemen met Bereiknamen het kopiëren van bladen Zo handig als dat Bereiknamen zijn, worden er wel een paar Excel fouten mee geassocieerd. Als je een blad van het ene werkboek naar het andere kopieert en dat blad bevat een verwijzing naar een Bereiknaam voor een cel op een ander blad, dan zal het werkboek waarin je het kopieert een Bereiknaam bevatten die verwijst naar het originele werkboek: 10

11 De tab Gegevens op het Lint, optie Verbinden, Koppelingen bewerken toont dat het werkboek nu een extern link bevat: 11

Vergelijkbare documenten

Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen

Hoofdstuk 5: Gegevens koppelen 5.0 Inleiding Spreadsheets bestaan uit miljoenen cellen. Deze cellen kunnen aan elkaar gekoppeld worden in een werkblad (bijvoorbeeld met een link), tussen verschillende