Calculatie tool. Handleiding. Datum Versie applicatie 01 Versie document

Transcriptie

1 Calculatie tool Handleiding Auteur Bas Meijerink Datum Versie applicatie 01 Versie document 03D00

2 Inhoudsopgave 1. Een calculatie maken Start een nieuwe calculatie Algemene gegevens invoeren Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van items uit lijsten Regels invoegen Invoegen groep Invoegen leeg artikel Invoegen standaard artikel uit database Regels verplaatsen of verwijderen Regels verplaatsen of verwijderen Groep verplaatsen of verwijderen Een calculatie opslaan of laden Calculatie opslaan Gewoon opslaan Opslaan als nieuwe versie Een calculatie laden Een calculatie kopiëren of verwijderen Calculatie kopiëren Calculatie verwijderen Standaard artikelen beheren in de database Artikel aanmaken Artikel wijzigen Artikel verwijderen Beheren van categorieën voor je standaard artikelen

3 5. Lijsten beheren in de database Inleiding Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen Welke lijsten zijn er? Een calculatie printen of exporteren Calculatie printen Calculatie exporteren als pdf Calculatie en als pdf Rapportage Standaard rapportages Rapport weergeven

4 1. Een calculatie maken 1.1 Start een nieuwe calculatie Algemene gegevens invoeren Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van items uit lijsten Regels invoegen Invoegen groep Invoegen leeg artikel Invoegen standaard artikel uit database Regels verplaatsen of verwijderen Regels verplaatsen of verwijderen Groep verplaatsen of verwijderen Start een nieuwe calculatie Start een nieuwe calculatie door in de tab Calculatie op Maak leeg te klikken. Het programma maakt eerst het voorblad en calculatieblad leeg. Aansluitend voegt het programma in het calculatieblad alvast 3 groepen met ieder 4 losse regels toe: Je kunt je calculatie nu starten. 1.2 Algemene gegevens invoeren Je start een calculatie met het invoeren van de algemene gegevens van het project. Dit kan in het voorblad: - 3 -

5 INVOER Klant * Naam calculatie * Naam versie (versie 0) Toelichting calculatie Status * Verkoper * Calculator * Datum start calculatie Datum indienen calculatie Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van items uit lijsten Sommige gegevens uit het voorblad kun je uit een lijst selecteren. Bijvoorbeeld de klant, verkoper of calculator. Hoe je voor deze lijsten items kan toevoegen, wijzigen of verwijderen, lees je in hoofdstuk 5: Lijsten beheren in de database - 4 -

6 Lijsten beheren in de database Tip: door op het icoon te klikken, kun je direct een item toevoegen aan de lijst: 1.3 Regels invoegen Invoegen groep Typisch start je met het invoegen van een groep. Het systeem voegt dan 1 groep en 4 losse regels in: Onder een groep kun je meerdere kosten regels plaatsen. Je kunt hierdoor je calculatie indelen in categorieën, bijvoorbeeld: ontwerp, productie, installatie etcetera. Je kunt de naam van de groep wijzigen. Invoegen leeg artikel Binnen een groep kun je een lege artikel regel invoegen

7 Deze regel of kostenpost kun je aansluitend invullen: [naam groep] Aantal Eenheid Kosten p/e Prijs p/e Kosten totaal Prijs totaal Opmerking 3D tekening AUTOCAD 4 uur 45,00 70,00 180,00 280,00 Subtotaal: Invoegen standaard artikel uit database Heb je een artikel dat je vaker gebruikt in je calculaties, dan kun je hier een standaard artikel van maken. Een standaard artikel is opgeslagen in de database en kun je met een klik op de knop selecteren en invoegen in je calculatie. Dit doe je als volgt: selecteer een cel in de calculatie waar je het artikel invoegen wilt en klik op de knop Artikel uit db. Het standaard artikel formulier opent nu: Als eerste selecteer je nu een categorie (1). Het programma toont je al de standaard artikelen die in deze categorie vallen. Aansluitend kun je het gewenste artikel selecteren (2). Het - 6 -

8 formulier toont je daarop een uitgebreidere omschrijving linksonder in het formulier (3). Je kan het artikel nu invoegen door op de knop Voeg in te klikken: het artikel is nu toegevoegd in de calculatie op de plek waar je cursor zich op dat moment bevindt. Het formulier blijft met opzet open: in de praktijk komt het vaak voor dat je meerdere artikelen tegelijk uit de database in wilt voegen. Na het toevoegen van al je artikelen voor die locatie kun je het formulier sluiten door op de knop Sluit te klikken (5). 1.4 Regels verplaatsen of verwijderen Regels verplaatsen of verwijderen Je kan een regel verplaatsen of verwijderen. Dit kan ook met meerdere regels tegelijk. Om een regel of regels te verplaatsen of verwijderen selecteer je enkele cellen van de regels en klik je vervolgens op Omhoog, Omlaag, of Verwijder. In onderstaand voorbeeld worden de 2 regels Engineer sr. en Engineer jr. naar boven verplaatst: Na verplaatsen omhoog: Door een regel te selecteren en op Verwijder te klikken, kun je een regel juist verwijderen. Groep verplaatsen of verwijderen Indien je een cel in de headerregel selecteert en vervolgens op Omhoog, Omlaag, of Verwijder klikt, kun je ook een hele groep verplaatsen of verwijderen: - 7 -

9 Na verplaatsen omlaag: Door een groep te selecteren en op Verwijder te klikken, kun je een groep juist verwijderen

10 2. Een calculatie opslaan of laden 2.1 Calculatie opslaan Gewoon opslaan Opslaan als nieuwe versie Een calculatie laden Calculatie opslaan Als je calculatie gereed is, kun je deze opslaan in een online database. Doordat je de calculatie online opslaat, kun je: - Je calculaties met elkaar delen; - Je calculatie van iedere computer openen; - Je oude calculatie direct terugvinden en opnieuw gebruiken in een nieuwe calculatie; - Rapporten uitdraaien met overzichten van calculaties; Je kan een calculatie op 2 manieren opslaan: Gewoon opslaan Klik je op de knop Opslaan, dan slaat het programma je calculatie in de database op. Sla je een calculatie voor de eerste keer op, dan wordt deze opgeslagen onder versie 1. Sla je een calculatie opnieuw op middels deze knop, dan overschrijft het programma de reeds opgeslagen data. Opslaan als nieuwe versie Je kan een calculatie ook onder een nieuwe versie opslaan. Dit heeft 2 voordelen: - Je kan met verschillende scenario s calculeren. Bijvoorbeeld: voor iedere samenwerking met een andere leverancier werk je met een apart scenario. - Je kan terug naar een vorige calculatie als je fouten hebt gemaakt

11 Om een calculatie onder een nieuwe versie op te slaan klik je op de knop Opslaan n. versie. Het programma toont nu een invoer veld waar je, indien gewenst, de naam van je nieuwe versie opgeven kan. Klik je nu op OK, dan wordt de calculatie onder een nieuwe versie en versie naam opgeslagen. Opmerkingen: - De versie naam is anders dan de naam van de calculatie. - Bij rapportage wordt de calculatie met het hoogste versienummer getoond

12 2.2 Een calculatie laden Je kan een opgeslagen calculatie laden uit de database. Klik hiertoe op de knop Laad calculatie. Je ziet nu het volgende formulier: In bovenstaand voorbeeld zijn 3 calculaties zichtbaar waar je als gebruiker uit kiezen kan. Eventueel kun je de knoppen links in het formulier gebruiken om de lijst met calculaties filteren. Wil je een vorige versie laden? Vink dan de knop Toon oudere versies aan: Van de getoonde calculaties worden nu ook de vorige versies zichtbaar:

13 - 12 -

14 3. Een calculatie kopiëren of verwijderen 3.1 Calculatie kopiëren Calculatie verwijderen Calculatie kopiëren Je kan een oude calculatie hergebruiken door deze te kopiëren. Klik hiertoe op de knop Laad calculatie. Je ziet nu hetzelfde formulier als wanneer je een calculatie laden wilt: Selecteer de calculatie die je kopiëren wilt en klik op kopieer:

15 De calculatie is nu gekopieerd: Je kan de gekopieerde calculatie nu selecteren en inladen. Let op: je kopieert altijd een versie van een calculatie. Standaard wordt de meest actuele versie van de geselecteerde calculatie gekopieerd. 3.2 Calculatie verwijderen Op dezelfde manier kun je een calculatie ook verwijderen uit de database. Klik hiertoe op de knop Laad calculatie

16 Je ziet weer het laad formulier: Selecteer de calculatie die je verwijderen wilt en klik op verwijder. Het programma vraagt je of je de gehele calculatie wilt verwijderen of enkel de geselecteerde versie van de calculatie. Maak hier je gewenste keuze. De calculatie is nu verwijderd:

17 Let op: met deze handeling verwijder je een calculatie uit de database. Wil je je werkblad in je Excel bestand leeg maken, klik dan gewoon op de knop Maak leeg

18 4. Standaard artikelen beheren in de database 4.1 Artikel aanmaken Artikel wijzigen Artikel verwijderen Beheren van categorieën voor je standaard artikelen Artikelen die je vaker gebruikt kun je in de online database plaatsen. Je kunt deze artikelen dan eenvoudig in je huidige calculatie invoegen. Hoe je een standaard artikel in je calculatie invoegt lees je in hoofdstuk 1.3 onder Invoegen standaard artikel uit database Wil je een standaard artikel aanmaken, wijzigen of verwijderen? Open dan het database beheer formulier door op de knop Database te klikken. Het beheer formulier opent nu. Selecteer hier de tabel Artikel:

19 De lijst met standaard artikelen wordt nu geladen: 4.1 Artikel aanmaken Klik op de knop Nieuw, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier invoeren en vervolgens op de knop opslaan klikken

20 4.2 Artikel wijzigen Selecteer het artikel, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier wijzigen en vervolgens op de knop opslaan klikken

21 4.3 Artikel verwijderen Selecteer het artikel, aansluitend kun je op de knop verwijderen klikken. Het programma zal je eerst om een bevestiging vragen. 4.4 Beheren van categorieën voor je standaard artikelen Iedere standaard artikel die je in de database invoert behoort tot een categorie. In de demo database behoort het artikel 'Engineer' bijvoorbeeld aan de categorie 'uurtarieven'. Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van een categorie kan ook in het database beheer formulier. Selecteer bij het veld tabel de waarde Artikel - categorie en breng je wijzigingen aan

22 5. Lijsten beheren in de database 5.1 Inleiding Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen Welke lijsten zijn er? Inleiding In sommige cellen kun je waarden selecteren uit een lijst. Een verkoper kun je bijvoorbeeld uit een lijst met verkopers selecteren. Wil je een item van een lijst toevoegen, wijzigen of verwijderen? Open dan het database beheer formulier door op de knop Database te klikken. Het beheer formulier opent nu. Selecteer bijvoorbeeld de tabel Verkoper:

23 De lijst met verkopers wordt nu geladen:

24 5.2 Een item toevoegen, wijzigen of verwijderen Item toevoegen Klik op de knop Nieuw, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier invoeren en vervolgens op de knop opslaan klikken. Item wijzigen Selecteer het artikel, aansluitend kun je de bijbehorende gegevens rechts in het formulier wijzigen en vervolgens op de knop opslaan klikken

25 Item verwijderen Selecteer het artikel, aansluitend kun je op de knop Verwijder klikken. Het programma zal je eerst om een bevestiging vragen

26 5.3 Welke lijsten zijn er? Artikel Betreft een standaard artikel welke je vaker in je calculatie wilt gaan toevoegen. Een artikel kan pas verwijderd worden als de calculaties waaraan het artikel is toegewezen zijn verwijderd. Meer informatie over het beheren van standaard artikelen vind je terug in hoofdstuk 4: Standaard artikelen beheren in de database. Artikel - Categorie Betreft de categorie waaraan je een artikel kunt toewijzen. Deze categorie zie je niet terug in de calculatie zelf. Als je echter een artikel selecteert om in je calculatie in te voegen, dan kun je eerst een categorie voorselecteren (zie ook 1.3 Invoegen standaard artikel uit database). Een categorie kan pas verwijderd worden als de artikelen welke gekoppeld zijn aan deze categorie ook verwijderd zijn. Calculator Betreft de persoon of hoofdverantwoordelijke die de calculatie maakt. Deze informatie bij gebruik wordt in het voorblad ingevuld. Een calculator kan pas verwijderd worden als de calculaties waaraan de persoon is toegewezen zijn verwijderd. Klant Betreft de klant voor wie de calculatie gemaakt wordt. Deze informatie bij gebruik wordt in het voorblad ingevuld. Een klant kan pas verwijderd worden als de calculaties waaraan de klant is toegewezen zijn verwijderd. Link Diverse webpagina's kunnen vanuit het programma bezocht worden. De adressen van deze webpagina's kunnen door gebruiker aangepast worden, bijvoorbeeld indien je een eigen, aangepaste handleiding op het intranet plaatsen wilt. referentie * condition manual home uitleg verwijst naar gebruiksvoorwaarden verwijst naar handleiding verwijst naar excel-programmeur.nl * de referentie waarde dient niet gewijzigd te worden. Links kunnen niet toegevoegd of verwijderd worden

27 Projectfase De fase waarin de calculatie zich bevindt. Is deze calculatie aangevraagd? Goedgekeurd om mee aan de slag te gaan? Op weg naar de klant? Dit geeft je informatie over de status waarin de calculatie zich bevindt. Deze informatie bij gebruik wordt in het voorblad ingevuld. Verkoper Betreft de persoon of hoofdverantwoordelijke die het project uiteindelijk aan de klant verkoopt. Deze informatie bij gebruik wordt in het voorblad ingevuld. Een verkoper kan pas verwijderd worden als de calculaties waaraan de persoon is toegewezen zijn verwijderd

28 6. Een calculatie printen of exporteren 6.1 Calculatie printen Calculatie exporteren als pdf Calculatie en als pdf Calculatie printen Je kan een calculatie printen door op de knop Print te klikken. Het programma vraagt je of je enkel het actieve blad, of het voor- en calculatieblad tegelijk afdrukken wilt. Aansluitend toont het programma het bekende print preview scherm. Hier kun je je calculatie printen

29 6.2 Calculatie exporteren als pdf Je kan een calculatie exporteren als pdf door op de knop PDF te klikken. Het programma vraagt je of je enkel het actieve blad, of het voor- en calculatieblad tegelijk exporteren wilt. Aansluitend kun je het pad selecteren waar je het bestand plaatsen wil

30 Je hebt nu de calculatie geëxporteerd. Let op: indien je een calculatie als pdf aan een klant verzenden wil, dan kun je tijdelijk je kolom met kosten en commentaar verbergen: 6.3 Calculatie en als pdf Je kan een calculatie en als pdf-bijlage door op de knop te klikken. Het programma vraagt je of je enkel het actieve blad, of het voor- en calculatieblad tegelijk en wilt. Een standaard mail wordt nu gegenereerd, met daarin de pdf als bijlage

31 Je kan nu de calculatie als pdf bijlage met een verzenden. Opmerkingen: - Controleer of je van: adres klopt. - De mail wordt pas verstuurd indien je Outlook geopend hebt. - Indien je een calculatie als pdf aan een klant verzenden wilt, dan kun je er voor kiezen om tijdelijk je kolom met kosten en met commentaar verbergen:

32 7. Rapportage 7.1 Standaard rapportages Rapport weergeven Standaard rapportages De kracht van de calculatie tool is de mogelijkheid om rapportages te genereren. Als verkoper weet je welke calculaties op welk moment spelen. Als manager weet je waar je werknemers mee bezig zijn. Standaard worden 3 rapportages meegeleverd: - Overzicht van calculaties voor een bepaalde verkoper - Overzicht van calculaties voor een bepaalde klant - Overzicht van calculaties voor een bepaalde calculator Andere rapportages op maat zijn ook mogelijk

33 7.2 Rapport weergeven Je start een rapportage door op de knop Rapport te klikken. Links in het formulier selecteer je de gewenste rapportage. Vervolgens selecteer je rechts de gewenste verkoper, klant of calculator. Klik op OK. Je rapportage is nu gereed: Overzicht per verkoper Anne de Vries : Aanvraag door klant klant calculator bedrag Renovatie Domtoren - zuidkant 3 Stichting behoud Domtoren Sanne Vogel Portaalverplaatsing A27 1 Rijkswaterstaat Sanne Vogel sluit Totaal: Verstuurd naar klant klant calculator bedrag Levering fietsen Gazelle Q Fietsenhandel Vroom Thomas Bakker Totaal: Opmerkingen: - Bij rapportage wordt de calculatie met het hoogste versienummer getoond