s. Een aanmaken

Transcriptie

1 s s kunnen volledig in Kleos worden beheerd. U kunt in Kleos een opstellen en versturen, ook kunt u s importeren vanuit uw externe programma (bijvoorbeeld Outlook). Als u Kleos voor Outlook heeft geïnstalleerd, kunt u vanuit Outlook s (en/of bijlagen) exporteren naar Kleos, Kleos-documenten als bijlage bijsluiten en een nieuwe direct in Kleos opslaan. Zie Kleos voor Outlook voor de mogelijkheden. Een aanmaken U kunt een aanmaken door: op Nieuwe te klikken op het tabblad Documenten van een dossier. op Nieuwe te klikken in het contextmenu. Module Documenten s Pagina 1 van 10

2 op Nieuwe te klikken in het scherm met de documentenlijst. op Aanmaken te klikken bij de aanmaak van een nieuwe afspraak, taak of activiteit. Module Documenten s Pagina 2 van 10

3 Nadat u op Nieuwe heeft geklikt zal het scherm Aanmaken worden geopend. Opmerking: ook als u een bestaande beantwoordt of doorstuurt zal u <geen model> of een model moeten selecteren. U kunt nu een aanmaken die al dan niet gebaseerd is op een model: Klik op <geen model> om een lege aan te maken die niet gebaseerd is op een model. Indien u wel een model wilt gebruiken moet u eerst de taal en de locatie kiezen waarin het model werd opgeslagen en daarna het model uit de voorgestelde lijst selecteren. Zie Modellen voor meer informatie over het aanmaken van modellen. U kunt vanaf dit scherm rechtstreeks een model bewerken dan wel inzien met behulp van de buttons Bekijken, Bewerken en Eigenschappen. Wijzigingen die u invoert worden direct toegepast in de aan te maken . Opmerking: het systeem onthoudt het model dat u het laatst heeft gebruikt en zal dit model de volgende keer dat u een aanmaakt automatisch voorstellen. Klik op OK om uw keuze te bevestigen. Het scherm Vraag wordt geopend: Geef met een 0 of een 1 aan of de door de aangemelde gebruiker dan wel door de uitvoerende advocaat ondertekend moet worden. Module Documenten s Pagina 3 van 10

4 Na klikken op OK verschijnt het scherm . De gegevens die u op dit scherm kunt invullen, zijn verdeeld over de tabbladen Algemeen en Geavanceerd. Algemeen Op het tabblad Algemeen kunt u de volgende gegevens invullen: Dossier Het dossier waarop de betrekking heeft. Als u een vanuit een dossier aanmaakt (zie Een dossier openen), dan zal dit veld al ingevuld zijn. Om het dossier zelf te openen, klikt u op. Als u op klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Gearchiveerde dossiers kunt u alleen vinden door op te klikken. Van account dat het bericht verzendt. Als u met meerdere accounts werkt, kunt u hier eventueel een ander account selecteren. Aan account die het bericht zal ontvangen. Zie Een geadresseerde selecteren voor meer informatie over het selecteren van adressen. Cc account die een kopie van het bericht zal ontvangen. Bcc account die een (blinde) kopie van het bericht zal ontvangen zonder dat de andere geadresseerden dit zien. Module Documenten s Pagina 4 van 10

5 Prioriteit Hoog, normaal of laag. Heeft een bericht de prioriteit Hoog, dan wordt er een rood uitroepteken zichtbaar in de documentenlijst en in uw bij de geadresseerde. Bij prioriteit Laag verschijnt er een blauwe, omlaag wijzende pijl. Vertrouwelijkheid Normaal, persoonlijk, privé, vertrouwelijk. o Als u Normaal kiest, dan wordt er geen gevoeligheidsniveau toegewezen aan het bericht en wordt er geen tekst weergegeven in de infobalk. o Als u Persoonlijk kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als persoonlijk in de infobalk. o Als u Privé kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als privé in de infobalk. o Als u Vertrouwelijk kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als vertrouwelijk in de infobalk. Kopie in Bcc ontvangen Vink het vakje aan om een blinde kopie te ontvangen van de die u verstuurde. Leesbevestiging Plaats hier een vinkje als u een leesbevestiging van de wilt ontvangen. In Configuratie algemeen, Mijn voorkeuren kunt u instellen dat hier al standaard een vinkje is geplaatst. U kunt dit vinkje dan nog desgewenst verwijderen. Ontvangstbevestiging Plaats hier een vinkje als u een ontvangstbevestiging voor de wilt ontvangen. In Configuratie algemeen, Mijn voorkeuren kunt u instellen dat hier al standaard een vinkje is geplaatst. U kunt dit vinkje dan nog desgewenst verwijderen. Onderwerp Korte beschrijving van de inhoud van het bericht. Indien u een aanmaakt die gebaseerd is op een model waarin het onderwerp werd vastgelegd, dan zal hier de dossierreferentie, - naam en beschrijving reeds ingevuld zijn. Zie model importeren voor meer informatie over dit onderwerp. Bijlagen Bijlage(n) die aan het bericht werd(en) toegevoegd. Klik op om een bijlage toe te voegen. Kies Bestand toevoegen van lokale schijf om een bijlage toe te voegen die u op uw eigen computer heeft opgeslagen, Bestand toevoegen uit Kleos om een bijlage toe te voegen die in Kleos is opgeslagen, of Bestand toevoegen van dossier om een bijlage toe te voegen uit de documentenlijst van het dossier. Deze laatste mogelijkheid is alleen aanklikbaar als u een stuurt vanuit een dossier. Als u de bijlage heeft toegevoegd, kunt u de inhoud ervan bekijken door de bijlage te selecteren Module Documenten s Pagina 5 van 10

6 en op Bekijk bijlage te klikken. Als u een bijlage vanuit Kleos heeft toegevoegd, kunt u deze ook vanuit de direct wijzigen door op Wijzig origineel Kleos-document te klikken. Voor meer informatie, zie bijlagen direct vanuit wijzigen. Selecteer de bijlage en klik op Verwijderen om de bijlage te verwijderen. Tekst van het bericht U kunt de tekst van het bericht invoeren met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Zie (Telefoon)memo s voor meer informatie over dit onderwerp. Als u alleen de tekst van het bericht op uw scherm wilt zien, klikt u op sluiten. Klik nogmaals op de knop om de mail header weer te laten verschijnen. om de mail header te Opmerking: indien u de aanmaakte volgens een model, dan kunnen enkele gegevens al ingevuld zijn. Zodra de klaar is, kunt u deze: verzenden afdrukken (u kunt kiezen voor een standaard of een uitgebreide afdruk) opslaan om later te verzenden annuleren Opmerking: indien u in Configuratie, Algemeen, Mijn voorkeuren aangegeven heeft dat er na de aanmaak van een automatisch een afspraak, activiteit of taak moet worden aangemaakt, dan zal het bijhorende scherm verschijnen nadat u op Verzenden of Opslaan heeft geklikt. Zie Mijn voorkeuren voor meer informatie over dit onderwerp. Geavanceerd Zie Documenteigenschappen voor meer informatie over de gegevens van dit tabblad. Module Documenten s Pagina 6 van 10

7 Een bewaren en bewerken U kunt een bericht bewaren zonder het onmiddellijk te verzenden en het later weer aanpassen. Klik op Opslaan. Het bericht wordt opgeslagen. Opmerking: als u in Configuratie Algemeen, Mijn voorkeuren heeft ingesteld dat er na de aanmaak van een automatisch een afspraak, activiteit of taak moet worden aangemaakt, dan zal het bijhorende scherm nu verschijnen. Om een bewaard bericht terug te vinden: o klik op Zoeken in het scherm met de documentenlijst; of o open het tabblad Documenten van het dossier waaraan u het bericht koppelde. Om een bericht te wijzigen: o selecteer het bericht en klik daarna op Openen; of o dubbelklik op het bericht om het te openen. Module Documenten s Pagina 7 van 10

8 Opmerking: het is verstandig om niet-verzonden s aan uzelf of de betrokken kantoormedewerker toe te wijzen via het doorgeefluik op het tabblad Geavanceerd. Zie Documenten opvolgen voor meer informatie over dit onderwerp. Module Documenten s Pagina 8 van 10

9 Een geadresseerde selecteren Om een te kunnen verzenden, moet u ten minste één geadresseerde selecteren. U gaat als volgt te werk: Klik op de knop Aan, Cc of Bcc om het scherm te openen waarop u de geadresseerde(n) kunt selecteren. Het scherm Geadresseerden wordt geopend. Module Documenten s Pagina 9 van 10

10 In het linker venster kunt u de geadresseerde(n) kiezen uit de volgende groepen: o Dossierpartijen: deze groep is alleen zichtbaar als u een dossier aan uw heeft gekoppeld. U kunt dan een relatie selecteren die aan het dossier gekoppeld is. o Medewerkers dossier: ook deze groep is alleen zichtbaar als u een dossier aan uw heeft gekoppeld. Hier worden de kantoormedewerkers die verbonden zijn aan het dossier weergegeven. o Kantoormedewerkers: lijst van alle overige kantoormedewerkers die niet aan het dossier verbonden zijn. Een icoon geeft aan of er wel ( ) of geen () adres aanwezig is in het relatierecord. Nadat u een geadresseerde heeft geselecteerd: o Dubbelklik op de naam of klik op ( ) om de geadresseerde aan de Aan-lijst toe te voegen. Door te klikken op ( ) dan wel ( ) voegt u de geadresseerde toe aan de CC- respectievelijk BCC-lijst. Herhaal deze handeling voor elke geadresseerde die u wilt toevoegen. o Klik op ( ) om een geadresseerde te verwijderen. o Als er meerdere mailadressen in het relatierecord aanwezig zijn, wordt het eerste mailadres door Kleos weergegeven. In de dropdownlijst kunt u een ander (reeds in het relatierecord aanwezig) mailadres selecteren. o Als u een geadresseerde toevoegt van wie geen mailadres in het relatierecord aanwezig is, kunt u zelf handmatig een mailadres toevoegen. Kleos checkt de juistheid van dit mailadres en zal u vragen of u dit mailadres in het relatierecord wilt bewaren. o Door op de button Selecteer andere relatie te klikken, kunt u een geadresseerde toevoegen die geen kantoormedewerker is en niet gebonden is aan het dossier. o In de lege regels in de Aan-, CC- en BCC-boxen kunt u geadresseerden toevoegen die niet als relatie in Kleos zijn ingevoerd (en zonder deze in Kleos op te slaan). o Klik op OK. o De geadresseerde(n) word(en) in de aangegeven bestemming aan het bericht toegevoegd. Een account aanmaken Voordat u s kunt verzenden en ontvangen, moet u eerst een account aanmaken. U kunt in de module Configuratie meerdere accounts configureren. Hoe u dat moet doen wordt beschreven in Configuratie Algemeen, accounts. Module Documenten s Pagina 10 van 10