Urenstaat voor sneller uren schrijven

Transcriptie

1 Urenstaat voor sneller uren schrijven Met behulp van de urenstaat kunt u op snelle wijze meerdere activiteiten tegelijkertijd op hetzelfde scherm aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld de urenstaat van een advocaat van de afgelopen week op snelle wijze in Kleos invoeren. De gegevens die u via de urenstaat bij de activiteiten invoert, zijn gelijk aan de gegevens die u bij de invoer van een enkele activiteit kunt invullen. De urenstaat is enkel een handig hulpmiddel voor kantoormedewerkers die grote urenstaten snel willen invoeren. Om de urenstaat te openen: Klik in het contextmenu op Urenstaat. Of klik op het scherm met de activiteitenlijst op Urenstaat. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 1 van 8

2 Of klik op Urenstaat op het tabblad Activiteiten van een dossier. Het scherm Beheer activiteiten verschijnt: Dit scherm bestaat uit een taakbalk met enkele functionaliteiten voor het beheren van de activiteiten en een tabel (op bovenstaand scherm nog leeg) waarin de gegevens van de ingevoerde activiteiten kunnen worden bekeken en gewijzigd/aangevuld. De volgorde van de kolommen in de tabel kan door de gebruiker aangepast worden. Onderaan de tabel worden enkele totalen van de ingevoerde activiteiten weergegeven (Totale duur, Honorarium extern etc.). Met behulp van de buttons Opslaan, Opslaan en sluiten en Sluiten kunt u achtereenvolgens de gegevens in de urenstaat opslaan, de gegevens opslaan en toevoegen aan de activiteitenlijst op het scherm Urenverantwoording (urenstaat wordt gesloten) en de reeds opgeslagen gegevens van de urenstaat toevoegen aan de activiteitenlijst (nieuw ingevoerde activiteiten die nog niet zijn opgeslagen, worden dan niet meegenomen naar de activiteitenlijst). Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 2 van 8

3 De Eigenaar is de kantoormedewerker die de activiteiten die op het scherm zijn (of worden) ingevoerd, uitvoerde. Standaard zal hier uw naam ingevuld zijn, maar u kunt een andere kantoormedewerker selecteren. In de taakbalk kunt u verder: Een activiteit toevoegen aan de urenstaat Een activiteit verwijderen De declaratiestatus, prioriteit of tarieftabel van meerdere activiteiten wijzigen Declaratieonderdelen verbergen dan wel zichtbaar maken (alles inklappen c.q. uitklappen) Deze functionaliteiten worden hieronder een voor een beschreven. Activiteiten toevoegen aan de urenstaat U kunt op twee manieren activiteiten aan de urenstaat toevoegen: 1. Klik in de taakbalk op Nieuwe activiteit en selecteer een soort activiteit. In de tabel worden regels voor de activiteit en de geconfigureerde bijhorende declaratieonderdelen gecreëerd. De standaardwaarden zoals vastgelegd in Configuratie, soort activiteit zijn reeds ingevuld. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 3 van 8

4 2. Of klik op Toevoegen activiteit of gebruik de sneltoetscombinatie (Ctrl+A). Fidura Kleos creëert, bovenaan de lijst, een nieuwe activiteitenregel. (U kunt deze invoer nu nog ongedaan maken door op Esc te klikken.) Selecteer eerst (eventueel de datum en) onder Type een soort activiteit, en klik vervolgens op Enter. De activiteit en het bijbehorende declaratieonderdeel (of -delen) worden onderaan de lijst met activiteiten getoond: Voeg alle in te voeren activiteiten toe aan de urenstaat. U kunt aan een activiteit een extra declaratieonderdeel toevoegen door de desbetreffende activiteitenregel te selecteren en op de Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 4 van 8

5 button Toevoegen declaratieonderdeel te klikken of door gebruik te maken van de sneltoetscombinatie Ctrl+B: Een extra regel voor een nieuw declaratieonderdeel wordt onder de reeds aanwezige declaratieonderdeelregel(s) bij de activiteit geplaatst. U dient het declaratieonderdeel eerst te specificeren: In de tabel van de urenstaat worden nieuw toegevoegde activiteiten en declaratieonderdelen aangeduid met het icoon (declaratieonderdeel) dan wel (activiteit). Nadat u op Opslaan hebt geklikt, verdwijnt de ster voor het icoon. Als u de gegevens van een activiteit of declaratieonderdeel na opslaan in de urenstaat wijzigt (zie hierna), verschijnt het icoon vooraan in de regel van de activiteit en vooraan in de regel van het declaratieonderdeel. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 5 van 8

6 De gegevens in de urenstaat wijzigen In de tabel van de urenstaat worden de ingevoerde activiteiten met bijbehorende declaratieonderdelen weergegeven in rijen. In de kolommen worden alle bijbehorende gegevens gepresenteerd. Alle gegevens die u kunt wijzigen, zijn in de witte cellen opgenomen. De rij waarin u gegevens wijzigt wordt aangeduid met het icoon. De gegevens die u in de urenstaat kunt invullen zijn overigens gelijk aan de gegevens die u bij de invoer van een enkele activiteit op het scherm Activiteit kunt invoeren (zie Een activiteit aanmaken en Beheer declaratieonderdelen). Om gegevens te wijzigen/aan te vullen: Selecteer de (witte) cel die u wilt invullen of wijzigen. Voer de gewenste waarde (vrije invoer) in of selecteer deze in het keuzemenu (afhankelijk van de cel die u hebt geselecteerd). Klik op Enter om de waarde aan de cel toe te voegen en deze eventueel door te berekenen in andere cellen. U kunt ook uw muis op een andere plek in de tabel plaatsen. In de taakbalk van de urenstaat zijn de buttons Wijzig declaratiestatus, Wijzig spoed/normaal en Wijzig tarieftabel aanwezig: Met behulp van deze buttons kunt u van meerdere activiteitenregels tegelijk de declaratiestatus, prioriteit of tarieftabel wijzigen. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 6 van 8

7 U selecteert de gewenste activiteitenregels met uw muis en klikt vervolgens op 1 van de buttons: Activiteiten verwijderen uit de urenstaat U kunt een activiteit verwijderen door deze te selecteren en op de button Verwijder te klikken: Het bijbehorende declaratieonderdeel (of -delen) zal ook verwijderd worden. U kunt op dezelfde manier een declaratieonderdeel verwijderen. In dat geval zal de bijbehorende activiteit wel bewaard blijven. Nieuwe activiteiten en declaratieonderdelen die u nog niet heeft opgeslagen in de urenstaat, zullen na klikken op Verwijderen verdwijnen uit de urenstaat. Heeft u de activiteiten eenmaal opgeslagen in de urenstaat, dan zullen deze niet meer fysiek verdwijnen uit de urenstaat, maar aangeduid worden met een kruis voor het icoon ( om verwijderde declaratieonderdelen aan te duiden). U kunt de verwijdering ongedaan maken door de desbetreffende activiteit/declaratieonderdeel te selecteren en op Verwijderen ongedaan maken te klikken (deze button verschijnt op de plaats van de button Verwijderen als u een verwijderd item selecteert). De verwijderde activiteiten en declaratieonderdelen zullen, na opslaan en sluiten van de urenstaat, niet terechtkomen in de activiteitenlijst op het scherm Urenverantwoording. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 7 van 8

8 Declaratieonderdelen verbergen/zichtbaar maken In de urenstaat springen de declaratieonderdelen in, zo kunt u ze van de activiteiten onderscheiden. U kunt de declaratieonderdelen verbergen door in de taakbalk op de button Alles inklappen te klikken: Met behulp van de naastgelegen button Alles uitklappen maakt u de declaratieonderdelen weer zichtbaar in de urenstaat. Module Activiteiten Urenstaat voor sneller uren schrijven Pagina 8 van 8