Central Station. Handleiding Algemeen Maatschappelijk Werk

Transcriptie

1 Central Station Handleiding Algemeen Maatschappelijk Werk Versie: november 2010

2 Inhoudsopgave Inleiding... 3 H1. Cliëntdossier... 4 H1.1 Zoeken naar een cliëntdossier... 4 H1.2. Aanmaken van een nieuw cliëntdossier... 6 H2. Casus AMW H2.1. Aanmaken Casus AMW...10 H2.2. Openen van een bestaande casus...11 H2.3. Traject AMW...12 H2.4. Contacten en gespreksverslagen...16 H2.4.1 Contact/gespreksverslag aanmaken...16 H2.4.2 Contacten en verslagen archiveren...17 H2.4.3 Contacten openen en bewerken...18 H3. Werken met de caseloads H3.1 Mijn Caseload...19 H3.2 Casus overdragen aan een collega...21 H3.3 Casus overnemen van een collega...21 H4. Zoeken via de algemene zoekfunctie Pagina 2

3 Inleiding Deze handleiding beschrijft de stappen die doorlopen dienen te worden bij het registreren van een Algemeen Maatschappelijk Werk (AMW) dossier in Central Station (hierna te noemen CS). De inrichting is gebaseerd op het Informatiemodel Maatschappelijke dienstverlening 2011 (versienummer 1.0). Aangezien CS op maat gemaakt kan worden, is het mogelijk dat de schermen in uw organisatie afwijken van de schermen die u in deze handleiding ziet. De werking van het systeem blijft echter hetzelfde waardoor u toch een goede indruk krijgt van het systeem. Pagina 3

4 H1. Cliëntdossier Voordat een cliëntdossier wordt aangemaakt is het van belang om na te gaan of de cliënt nog niet bekend is in het systeem. Paragraaf 1.1 beschrijft hoe gezocht kan worden naar cliënten in CS. Vervolgens beschrijft paragraaf 1.2 het aanmaken van een nieuwe cliënt in CS. H1.1 Zoeken naar een cliëntdossier Een cliënt kunt u in CS zoeken door in het hoofdmenu op de knop cliëntdossier te klikken. Deze vindt u boven in de werkbalk, en is hiernaast afgedrukt. Nadat u hierop hebt geklikt verschijnt het volgende scherm: U kunt nu de velden invullen die bekend zijn van de cliënt. Klik vervolgens op Zoeken. Pagina 4

5 In onderstaand voorbeeld is de achternaam en de postcode ingegeven. Alle cliënten met deze achternaam en/of deze postcode verschijnen nu in het scherm. De kleur groen betekent dat de gegevens overeenkomen met hetgeen is ingegeven in de zoekcriteria, en de rode kleur betekent dat deze niet overeenkomen. Selecteer met de muis de cliënt waar u mee wilt gaan werken. Zodra u deze selecteert veranderd de regel van kleur. Hierna klikt u op de knop Gebruik de geselecteerde cliënt. Pagina 5

6 Via de knop Uitgebreid zoeken kunt u ook op andere bekende gegevens van de cliënt zoeken. Voorbeelden zijn gemeente, telefoonnummer en adres. Aan de linkerkant in het scherm kunt u de gewenste opties aanvinken. H1.2. Aanmaken van een nieuw cliëntdossier Net als bij het zoeken naar een cliënt kunt u ook bij het aanmaken van een nieuwe cliënt klikken op de knop Cliëntdossier. U kunt nu het Burger service nr., de geboortedatum, de achternaam en de postcode ingeven. Indien u bepaalde gegevens niet hebt laat u de betreffende velden leeg. In onderstaand voorbeeld zijn de achternaam, de geboortedatum en de postcode van de persoon ingegeven. Klik vervolgens op de knop Zoeken. Pagina 6

7 Pas nadat u op Zoeken hebt geklikt is het mogelijk om op Volgende te klikken. Het is dus niet mogelijk om een cliëntdossier aan te maken zonder eerst te zoeken in het systeem. Door deze beveiliging wordt het aanmaken van dubbele cliëntdossiers zoveel mogelijk voorkomen. Er verschijnt nu een nieuw scherm. De geboortedatum, achternaam en postcode die we al eerder hadden ingegeven is hier alvast meegenomen. Pagina 7

8 Vul de gegevens van uw cliënt verder zo volledig mogelijk in. Als u de postcode ingeeft en u klikt op het vergrootglas achter dit veld, dan wordt de straat en plaats automatisch ingevuld. In het scherm zijn twee velden onderstreept, namelijk Tel en . De velden zijn niet verplicht maar het is wel raadzaam om deze in te vullen. In eerste instantie kunt u maar 1 telefoonnummer en adres invullen. Nadat het cliëntdossier is aangemaakt is het mogelijk om extra telefoonnummers en adressen toe te voegen. Met een dropdownbox kunt u kiezen uit een lijstje met opties. U doet dit door op het pijltje naast het tekst veld te klikken. Deze lijstjes zijn door uw applicatiebeheerder gedefinieerd. Mist u hier een optie mist dan kunt u uw eigen tekst ingeven. U vindt bijvoorbeeld zo n lijstje bij het veld Titel of soort. De geboortedatum van uw cliënt kunt u op verschillende manieren ingeven. Indien u hier bijvoorbeeld ingeeft, zal de applicatie dit automatisch voor u omzetten naar woensdag 8 mei U kunt ook de betreffende dag selecteren door op het kalender icoon te klikken achter dit veld. Er verschijnt een pop-up waar u vervolgens de datum kunt selecteren door deze aan te klikken en op OK te klikken. De datum wordt dan in het scherm geplaatst. Zodra u klaar bent met het invoeren van de gegevens, klikt u op de knop Volgende om de overige gegevens van de cliënt in te vullen. Pagina 8

9 Er verschijnt een nieuw scherm. De gegevens die u al ingegeven heeft zijn hier overgenomen ter controle. Zijn bepaalde gegevens niet correct zijn kunt u deze hier alsnog aanpassen. In bovenstaand scherm zijn diverse velden aangeduid met vetgedrukte tekst. Dit zijn verplichte velden, die ingevuld moeten zijn voordat u de cliëntkaart op mag slaan. Het veld Etniciteit is een dergelijk verplicht veld. Als u niet weet wat u hier moet ingeven kunt u kiezen voor de optie Onbekend. Bent u klaar met het invoeren van de gegevens klik dan op Voltooien. De cliënt is nu toegevoegd aan CS. Gegevens kunnen later altijd nog worden aangepast of toegevoegd aan de cliëntkaart. Pagina 9

10 H2. Casus AMW H2.1. Aanmaken Casus AMW Nadat de cliëntmap is geopend vind u bovenin het menu een icoon om een AMW casus aan te maken. Het onderstaande scherm verschijnt vervolgens. Enkele velden zijn al voor u ingevuld. Het veld datum aanmelding wordt automatisch gevuld met de datum van vandaag. Het veld medewerker aanmelding wordt gevuld met de naam van de medewerker die de AMW casus aanmaakt. Daarnaast wordt het veld werkeenheid opgehaald uit de medewerkerskaart van degene die de casus aanmaakt. Vul een nieuwe casus verder zo volledig mogelijk in. Velden die vetgedrukt zijn moet u verplicht invullen. Een voorbeeld hiervan is Samenlevingsvorm. Dit veld bevat een keuzelijst. U kunt dit zien door het zwarte pijltje en het vergrootglas in het veld. Als u op het vergrootglas klikt, verschijnt er een pup-up met de lijst van onderwerpen. Zie ook onderstaande afbeelding. Pagina 10

11 Indien de lijst met onderwerpen te lang is, kunt u makkelijk zoeken naar het gewenste onderwerp door achter het veld Filter het onderwerp (of een gedeelte ervan) te typen. Zodra u het onderwerp gevonden hebt, selecteert u deze en klik op OK. Daarnaast valt op dat de AMW casus uit verschillende tabbladen bestaat, namelijk aanmelding, intake, hulpverlening en afsluiting. Dit zijn de verschillende fasen die een AMW casus bevat. U kunt de casus opslaan met de OK of Opslaan knop. Indien u op OK klikt wordt het scherm direct afgesloten. Bij het klikken op Opslaan blijft u in het betreffende scherm. De casus wordt nu automatisch toegevoegd in de boom. H2.2. Openen van een bestaande casus Aangemaakte casussen kunt u openen via het cliëntdossier. Zie ook onderstaande afbeelding. Pagina 11

12 Door met de muis te dubbelklikken op de betreffende casus kunt u deze openen. In bovenstaande afbeelding is te zien dat er twee typen casussen zijn aangemaakt op deze cliënt. De casus AMW is degene die we zojuist hebben aangemaakt. Daarnaast ziet u ook nog een casus SRL (sociaal raadslieden). Deze kunt u echter niet openen omdat u hier niet de juiste rechten voor hebt. H2.3. Traject AMW In een AMW casus kunnen we een traject voor de cliënt starten. We doen dit door in de casus op de knop AMW traject te klikken (zie onderstaande afbeelding). Door de muis even op het knopje te houden wordt een hint getoond waarin de actie van de knop wordt aangegeven. Pagina 12

13 Nadat u op de knop hebt geklikt verschijnt het volgende scherm: Enkele velden zijn alvast voor u ingevuld. Vul de ontbrekende gegevens zo volledig mogelijk in. Enkele velden zijn vetgedrukt. Deze velden moet u wederom verplicht invullen. Zie bijvoorbeeld het veld problematieken waarbij u één of meerdere problematieken dient toe te voegen. U kunt dit doen door op het aanmaak icoontje te klikken bij het betreffende veld. Er verschijnt vervolgens een pop-up met alle problematieken waar u uit kunt kiezen. Pagina 13

14 Selecteer een problematiek en klik vervolgens op OK. Het scherm sluit en de problematiek wordt nu toegevoegd aan het traject. Zodra u de pop-up met de problematieken opnieuw opent ziet u de eerder geselecteerde onderwerpen lichtgrijs gekleurd. Door de <Ctrl> toets vast te houden op uw toetsenbord en vervolgens met uw muis enkele problematieken te selecteren kunt u deze, door op OK te klikken, tegelijk toevoegen aan het traject. Dit kan gemakkelijk zijn indien meerdere problematieken ingevuld dienen te worden. Als u klaar bent met het traject klik dan op OK of Opslaan. Het traject wordt nu toegevoegd aan de boom, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. Pagina 14

15 U kunt het traject ook terugvinden in de casus. U gaat dan in de casus naar het tabblad Hulpverlening. Als u het traject niet direct ziet, klik dan op de ververs knop. Pagina 15

16 H2.4. Contacten en gespreksverslagen H2.4.1 Contact/gespreksverslag aanmaken Een belangrijk onderdeel het registreren van contacten. Contacten kunnen in elke fase van de hulpverlening geregistreerd worden. Op een AMW-casus kunnen standaard een aanmeld-, intake-, hulpverlening- en eindverslag worden geregistreerd, die gedurende de betreffende fase van de casus kunnen worden aangemaakt. De verslagen kunt u aanmaken met de knoppen in de werkbalk. Daarnaast kan op een traject een contactnotitie worden geregistreerd. Een contactnotitie wordt aangemaakt in het geval dat er een contact betreffende het traject heeft plaatsgevonden met of over de cliënt. Na het klikken op het icoontje voor een contactnotitie verschijnt onderstaand scherm: Pagina 16

17 Net zoals op de casus en het traject zijn er een aantal vetgedrukte (verplichte) velden. Zo is het verplicht een onderwerp mee te geven. Rede hiervoor is dat het bericht later gemakkelijk is terug te vinden. In het onderste deel van het venster kan de inhoud van het contact of gesprek beschreven worden. In het linkerdeel is aangegeven in welke mappen een snelkoppeling naar het contact wordt opgeslagen. In dit geval is dat de cliëntkaart, de AMW casus en het AMW traject. Om het contact op te slaan klikt u op OK. H2.4.2 Contacten en verslagen archiveren Alle verslagen en contacten die u aanmaakt worden tevens in uw eigen mailbox opgeslagen (bij verzonden berichten), aangezien u het bericht hebt aangemaakt. Dubbelklik op de map verzonden om deze te zien. Het is niet de bedoeling dat deze verslagen en contacten uit uw eigen mailbox worden verwijderd. Doet u dit wel dan zal het verslag of contact voor u nergens meer zichtbaar zijn, dus ook niet meer in de casus of het traject. In plaats van verwijderen kunnen verslagen en contacten daarom beter gearchiveerd worden. Dit kunt u doen door in de mailbox het bericht te selecteren. Klik vervolgens op het volgende icoontje:. Pagina 17

18 H2.4.3 Contacten openen en bewerken Contacten, verslagen, mails en brieven worden allemaal opgeslagen onder de tab Berichten van de map waarin deze gearchiveerd zijn. In het voorbeeld uit paragraaf is dit in de cliëntkaart, in de casus en in het traject. U kunt hier berichten zoeken openen en bekijken. Links naast de tab Berichten staan een aantal iconen onder elkaar die de verschillende postvakken weergeven van het betreffende mapje. Rechtsboven ziet u een veld waarin aangegeven kan worden van welke periode de berichten getoond moeten worden. In het onderste deel van het venster is een preview van het geselecteerde bericht te zien. Een contact of verslag is te bewerken door dit te openen (dit kan door te dubbelklikken op het bericht). Klik vervolgens op het volgende icoontje: Pagina 18

19 H3. Werken met de caseloads H3.1 Mijn Caseload In CS kunt u de dossiers zien die in behandeling zijn via de map Caseload. Ook afgesloten dossiers en trajecten zijn hier op te vragen. Door te dubbelklikken op Caseload kunt u het mapje openen en is het onderstaande zichtbaar. De Caseload zal openen met de dossiers die op dit moment bij u in behandeling zijn. Het is ook mogelijk om in de caseload van collega s te kijken door een andere naam op te geven in het medewerker veld. Dit kunt u doen door vanuit de boom een andere medewerker in het veld te slepen of door op het loepje te klikken en een andere medewerker te zoeken en selecteren. Hierna dient op de ververs knop te worden geklikt. Behalve het veld Medewerker bevat de caseload ook filters voor de status, het Product en het team. In het veld Status kunt u kiezen om alleen de dossiers weer te geven die zich in een bepaalde fase bevinden. Indien geen enkele status is aangevinkt worden alle openstaande dossiers getoond. Met het filter Product kan worden bepaald welk type map getoond moet worden. Een voorbeeld is Casus AMW of Traject AMW. Pagina 19

20 Het filter team is gemaakt om dossiers op te vragen van alle medewerkers van een specifieke werkeenheid. Zo kunnen dus eenvoudig de dossiers van een specifiek team worden getoond. De werkeenheid is ingesteld in de medewerkerskaart door uw applicatiebeheerder. Let op dat het veld medewerker in dit geval leeg dient te zijn. Anders zullen alleen de dossiers van de betreffende medewerker worden getoond. Eventueel kan op het tabblad instellingen een datumtraject worden meegeven waarin een casus of traject is aangemeld of afgesloten. Om een casus te openen kunt u dubbelklikken op de betreffende regel, of klik met de rechtermuisknop op de regel, en kies voor eigenschappen map. Pagina 20

21 H3.2 Casus overdragen aan een collega Het is mogelijk een casus over te dragen aan een collega. U hebt bijvoorbeeld de aanmelding gedaan, maar het is logischer dat een collega de intake en verdere hulpverlening verricht. Na de aanmelding kunt u dan op de volgende tab (in dit geval Intake) in het veld Medewerker intake de naam van de betreffende collega invullen. Zie de onderstaande afbeelding als voorbeeld. De casus staat nu zowel in de caseload bij uzelf als bij uw collega. De casus blijft in uw Caseload zichtbaar, omdat hij nog steeds bij u in behandeling is. Pas als een datum wordt ingevuld op de tab Intake of Trajecten zal deze uit uw Caseload verdwijnen. Vervang nooit de naam van de medewerker die de casus in behandeling heeft!! H3.3 Casus overnemen van een collega Om een casus van een collega over te nemen, kunt u in de map Caseload het veld Medewerker leegmaken (of de bewuste collega invullen in het veld Medewerker) en op de knop verversen klikken. Dubbelklik op de regel die u in behandeling wil nemen en zet uw naam in het veld Medewerker op de tab <Intake> of <Trajecten>. Hiermee wordt de casus zichtbaar in uw caseload en kunt u hem op een later tijdstip in behandeling nemen. Wilt u de casus meteen in behandeling nemen, vul dan een datum in op de juiste tab. Pagina 21

22 H4. Zoeken via de algemene zoekfunctie Boven uw boom vindt u de zoekfunctie van CS. Zie ook de afbeelding hiernaast. In ons voorbeeld maken we gebruik van de cliënt Jansen. We geven nu de achternaam in, of een gedeelte ervan. Als we vervolgens op <Enter> drukken verschijnt het volgende scherm met de gevonden waarden. Pagina 22

23 U kunt de zoekactie eventueel verder specificeren. Een handige optie kan zijn om bij Categorie voor Cliëntdossier te kiezen. Als we daarna weer op het vergrootglas klikken, worden alleen alle cliënten getoond die aan onze zoekwaarde voldoen. Als we nu de lijst doorlopen vinden we vrij snel onze cliënt. Onder in het scherm ziet u nog extra gegevens van de geselecteerde regel. Selecteer nu de juiste regel en klik op OK. De cliënt wordt nu onderaan in de boom geplaatst. Als de cliënt al in de boom stond dan wordt de boom geopend en de cliënt getoond. Afhankelijk van het vinkje Automatisch map openen wordt de map direct geopend of alleen geplaatst in de boom. Via deze zelfde manier kunt u natuurlijk ook snel een AMW casus of AMW traject zoeken. Kies in dit geval niet voor de categorie cliëntdossier maar voor AMW casus of AMW traject. Pagina 23