Extractie maken uit Medicom en uploaden in VIPLive

Transcriptie

1 Extractie maken uit Medicom en uploaden in VIPLive Inleiding 1. Nieuwe extractie maken in Medicom 1.1 Nieuwe extractie maken Patiënten 1.2 Nieuwe extractie maken Medicatie 1.3 Nieuwe extractie maken Journaal 1.4 Nieuwe extractie maken Verwijzing 1.5 Nieuwe extractie maken Oproepen 1.6 Nieuwe extractie maken Episode 1.7 Nieuwe extractie maken Diagnostisch dossier 1.8 Nieuwe extractie maken Protocol 1.9 Nieuwe extractie maken Laboratorium 1.10 Nieuwe extractie maken Declaraties/verrichtingen 1.11 Nieuwe extractie maken In- en uitstroom 1.12 Nieuwe extractie maken Voorschrijfhistorie 1.13 Extracties downloaden 1.14 bestanden omzetten naar ZIP-bestand 2. Export uploaden in VIP Live 2.1 HIS extractie uploaden 2.2 Export verwijderen Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe u een nieuwe extractie maakt uit Medicom met de Q-module, en hoe u deze vervolgens kunt uploaden in VIPLive. 1. Nieuwe extractie maken in Medicom Voor een nieuwe extractie kunnen de extracties waarbij de instellingen door Calculus ingesteld zijn, direct uitgevoerd worden. Dubbelklik in het hoofdmenu op "Patiënten" om een nieuwe export te maken. Dubbelklik op "Q-Module".

2 Dubbelklik op "Extractie". 1.1 Nieuwe extractie maken Patiënten Wanneer u in het scherm "Extractie's" bent, dan selecteert u "calculus patienten" door er enkel op te klikken en klikt u vervolgens op de eerste icoon van links om het menu te openen. NB. In het voorbeeld hieronder ziet u staan 'proigia patienten', in uw geval kan er ook i.p.v. 'proigia patienten' 'calculus patienten' staan. Dit geldt ook voor de overige tabellen waarvan u een extractie maakt.

3 Eventueel dient u naar boven of naar beneden te scrollen m.b.v. de pijltjes aan de rechterkant om de extractie te kunnen vinden. Indien er geen "calculus patienten" tussen staat, dan dient deze opnieuw te worden aangemaakt. Hiervoor kunt u contact opnemen met Calculus. Klik in het menu op "Uitvoeren" om de extractie te starten

4 Er verschijnt vervolgens een nieuw scherm waarin "Startdatum" en "Starttijd" automatisch zijn weergegeven.

5 Indien u de extractie vandaag en direct wilt starten, laat u de "Startdatum" staan en maakt u het veld bij "Starttijd" leeg. Klik vervolgens op "OK". Doe vervolgens hetzelfde voor alle overige tabellen, zie de stappen 2.2 t/m 2.11 hieronder. Let op, u kunt de tabellen slechts een voor een aanvinken en uitvoeren. U kunt niet alle tabellen in 1x aanklikken en uitvoeren, dit moet per tabel! 1.2 Nieuwe extractie maken Medicatie Selecteer "calculus medicatie" in het scherm "Extractie's". Klik in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". 1.3 Nieuwe extractie maken Journaal Selecteer "calculus journaal" in het scherm "Extractie's". Klik in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". 1.4 Nieuwe extractie maken Verwijzing Selecteer "calculus verwijzing" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK".

6 1.5 Nieuwe extractie maken Oproepen Selecteer "calculus oproepen" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". Let op: Het kan voorkomen dat de extractie "Oproepen" niet in het rijtje van Extractiemanager (paragraaf 2.13) staat en dus niet aangemaakt wordt door Medicom. Als u dit ervaart, kunt u gewoon verder gaan met de volgende stap; de extractie "Oproepen" is namelijk niet essentieel voor het bekijken van rapportages in VIP Live. Neem contact op met Calculus indien andere extracties niet in het rijtje van Extractiemanager staan. 1.6 Nieuwe extractie maken Episode Selecteer "calculus episode" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". 1.7 Nieuwe extractie maken Diagnostisch dossier Selecteer "calculus diagnostisch dossier" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". 1.8 Nieuwe extractie maken Protocol Selecteer "calculus protocol" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". Let op: Het kan voorkomen dat de extractie "Protocol" niet in het rijtje van Extractiemanager (paragraaf 2.13) staat en dus niet aangemaakt wordt door Medicom. Als u dit ervaart, kunt u gewoon verder gaan met de volgende stap; de extractie "Protocol" is namelijk niet essentieel voor het bekijken van rapportages in VIP Live. Neem contact op met Calculus indien andere extracties niet in het rijtje van Extractiemanager staan. 1.9 Nieuwe extractie maken Laboratorium Selecteer "calculus laboratorium" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". Let op: Het kan voorkomen dat de extractie "Laboratorium" niet in het rijtje van Extractiemanager (paragraaf 2.13) staat en dus niet aangemaakt wordt door Medicom. Als u dit ervaart, kunt u gewoon verder gaan met de volgende stap; de extractie "Laboratorium" is namelijk niet essentieel voor het bekijken van rapportages in VIP Live. Neem contact op met Calculus indien andere extracties niet in het rijtje van Extractiemanager staan Nieuwe extractie maken Declaraties/verrichtingen Selecteer "calculus verrichtingen/ declaraties" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK" Nieuwe extractie maken In- en uitstroom Selecteer "calculus in- en uitstroom" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". Let op: Het kan voorkomen dat de extractie "Inen uitstroom" niet in het rijtje van Extractiemanager (paragraaf 2.13) staat en dus niet aangemaakt wordt door Medicom. Als u dit ervaart, kunt u gewoon verder gaan met de volgende stap; de extractie "In- en uitstroom" is namelijk niet essentieel voor het bekijken van rapportages in VIP Live. Neem contact op met Calculus indien andere extracties niet in het rijtje van Extractiemanager staan.

7 1.12 Nieuwe extractie maken Voorschrijfhistorie Selecteer "calculus voorschrijfhistorie" in het scherm "Extractie's". Klik vervolgens in het menu op "Uitvoeren", maak het veld "Starttijd" leeg en klik op "OK". Let op: Het kan voorkomen dat de extractie "Voorschrijfhistorie" niet in het rijtje van Extractiemanager (paragraaf 2.13) staat en dus niet aangemaakt wordt door Medicom. Als u dit ervaart, kunt u gewoon verder gaan met de volgende stap; de extractie "Voorschrijfhistorie" is namelijk niet essentieel voor het bekijken van rapportages in VIP Live. Neem contact op met Calculus indien andere extracties niet in het rijtje van Extractiemanager staan. Als u alle 12 extracties: Patiënten, Medicatie, Journaal, Verwijzing, Oproepen (niet essentieel), Episode, Diagnostisch Dossier, Protocol, Laboratorium, Declaraties- en verrichtingen, In- en uitstroom (niet essentieel), Voorschrijfhistorie heeft uitgevoerd, klikt u in het scherm "Extractie's" op "Sluiten" Extracties downloaden NB. Onderstaande stappen voert u uit per praktijk. Wanneer u voor meerdere praktijken een extractie maakt, is dit van belang, omdat de bestanden van de verschillende praktijken anders door elkaar gehaald kunnen worden. Dubbelklik op "Praktijk beheer".

8 Dubbelklik op "Extractiemanager". Er verschijnt een nieuw scherm waarin de extracties staan weergegeven die u zojuist heeft laten uitvoeren. Let op: Deze komen een voor een in het scherm tevoorschijn, dus het kan gebeuren dat u niet alle tabellen meteen ziet die u heeft uitgevoerd in de stappen hierboven. Wanneer achter de extractie "Onderhanden" bij "Status" vermeld staat, is Medicom nog bezig de extractie uit te voeren. Het scherm ververst zich niet vanzelf, dus als u de Extractiemanager opent, en de status is Onderhanden, dan dient u de extractiemanager te sluiten en opnieuw te openen om de status opnieuw te checken. Wanneer het veld leeg is, kunt u de extractie downloaden. Selecteer de extractie met de omschrijving "calculus patienten" en klik op de eerste icoon van links om het menu te openen.

9 Let op: extracties blijven na aanmaak 3 dagen beschikbaar; de extracties worden na 3 dagen automatisch verwijderd uit Extractiemanager/File-en Printmanager. Klik vervolgens op "Download" om de extractie te downloaden en op te slaan in de map C:\PPCOMM. Medicom geeft aan dat de extractie wordt gedownload. Klik op "OK".

10 Download vervolgens de rest van de extracties door de extractie te selecteren, het menu te openen en op "Download" te klikken Klik op de witkleurige icoon rechtsonder om de voortgang van het downloaden van de extracties te bekijken. Wanneer alle extracties zijn gedownload, zoekt u de bestanden op in de map C:\PPCOMM via Start > Mijn Computer. Let op dat u geen dubbele bestanden in de map hebt staan. Dit kunt u controleren door te kijken naar de grootte van het bestand. Wanneer er 2 bestanden

11 zijn met exact dezelfde grootte, dan dient u te kijken naar de bestandsnaam. Deze beginnen met EXT.. en dan een getallenreeks. Indien de 2 bestanden met dezelfde grootte ook dezelfde bestandsnaam hebben, dient u 1 van beide te verwijderen bestanden omzetten naar ZIP-bestand Vervolgens maakt u een nieuwe map aan in uw PPCOMM map (rechtermuis knop; nieuw -> map) hier kunt u alle losse bestanden naar toe kopiëren. Dan gaat u terug naar de map PPCOMM, selecteert u de nieuw aangemaakte map met de losse bestanden. Klik op de map met de rechtermuisknop en kies voor kopiëren naar -> Gecomprimeerde (gezipte) map. 2. Export uploaden in VIP Live

12 Om de export uit Medicom te uploaden in VIPLive, dient u eerst in te loggen in VIPLive. Ga hiervoor naar HIS extractie uploaden Klik op de knop 'Extracties uploaden', rechts boven in het menu. U komt vervolgens in onderstaand scherm terecht. Uw HIS-type staat standaard op het juiste HIS geselecteerd bij stap 1. Klik vervolgens op Selecteer bestand. Zoek de HIS extractie die u zojuist gemaakt hebt, op op uw pc in de map C:/PPCOMM. Dubbelklik op de ZIP file. U keert vervolgens terug naar onderstaand scherm.

13 Klik op de knop 'Upload Extractie'. Wanneer de upload voltooid is (100% is bereikt), dan kunt u het scherm afsluiten.

14 De eerste stap van het uploaden is nu afgerond. De upload zal nu worden verwerkt. Wanneer de upload verwerkt is, kunt u rapporten aanvragen. Aan de status van de grijze knop in onderstaande afbeelding (HIS-extractie-analyse is bezig), kunt u zien of de upload volledig verwerkt is of nog bezig is. Ga met de muis op de knop staan om de status te zien. Wanneer deze grijze knop weer veranderd is naar de oranje knop 'Extracties uploaden', dan is de upload volledig verwerkt en kunt u rapporten aanvragen en downloaden. 2.2 Export verwijderen Zodra u de Medicom export in VIPLive heeft geïmporteerd, moet u de export weer van uw computer verwijderen. Zo voorkomt u dat uw databestanden onbedoeld op meerdere plekken blijven staan.