Handleiding. Documentbeheer. PlanCare 2. elektronisch cliënten dossier. G2 Paramedici het EPD voor paramedici. Handleiding. Declareren. Versie

Transcriptie

1 Handleiding Documentbeheer Handleiding Declareren Versie PlanCare 2 elektronisch cliënten dossier G2 Paramedici het EPD voor paramedici

2 INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding Gebruik van de module Toegang tot uw documenten Het documentenoverzicht Overzicht Bewerkingen Inrichtingsaspecten Het configureren van de documentmodule (applicatiebeheer) Het gebruik van documentsjablonen Parameters Beveiligen tegen wijzingen Het gebruik van documentcategorieën Het aanmaken van een Zorgmailaccount Pagina 1

3 1 Inleiding In de loop van een zorgtraject worden er diverse documenten en berichten aangemaakt of geraadpleegd door zowel cliënten als medewerkers. Met de module Documentbeheer kan deze informatie verzameld en geordend worden, zodat deze op een overzichtelijke manier voor de juiste personen toegankelijk is. Bestaande documenten kunnen aan de module toegevoegd worden, maar het is ook mogelijk om vanuit de module nieuwe tekstdocumenten, al dan niet op basis van een sjabloon, op te stellen en toe te voegen. Ook kan de module geïntegreerd worden met ZorgMail, zodat ook de medische informatie vanuit externe partijen overzichtelijk getoond kan worden in de module Documentbeheer. Hoofdstuk 2 beschrijft het gebruik van de module. Hoofdstuk 3 beschrijft de inrichtingsaspecten. 2 Gebruik van de module 2.1 Toegang tot uw documenten De tegel Documenten op Mijn PlanCare en op het cliëntdossier geeft toegang tot de module Documentbeheer. Dit scherm geeft u overzicht over alle cliënten waarop u recht heeft. U kunt vanuit dit scherm documenten inzien, toevoegen en verwijderen. U kunt tevens via het dossier van de cliënt de tegel Documenten gebruiken. Hiermee ziet u alleen de documenten van desbetreffende geselecteerde cliënt. Pagina 2

4 2.2 Het documentenoverzicht Overzicht De tegel Documenten geeft toegang tot het Documentenoverzicht. Dit overzicht toont in Mijn PlanCare de beschikbare documenten in vier groepen: Mijn afdeling: afdelingsspecifieke documenten Wanneer een medewerker betrokken is bij verscheidene afdelingen worden deze hier getoond (en per afdeling de bijbehorende documenten). Mijn documenten: gebruiker specifieke documenten Mijn mail: ZorgMail (in geval van een account en rechten voor een medewerker) Het is mogelijk dat een gebruiker een of meer andere gebruikers machtigt voor zijn/haar Zorgmail. Degene die een machtiging gekregen heeft ziet in dat geval bij Mijn mail zowel zijn eigen naam (met de bijbehorende berichten) als die van degene die een machtiging verstrekt heeft (met de bijbehorende berichten). Het is mogelijk om een ZorgMail-bericht te koppelen aan de cliënt waar dit betrekking op heeft. Het bericht wordt dan verplaatst naar de bewuste cliënt bij Mijn cliënten en is niet meer zichtbaar in Mijn mail. Mijn cliënten: cliënt specifieke documenten. De documenten in deze groep worden altijd geordend per cliënt. Voor een cliënt worden in het cliëntdossier de documenten niet verdeeld in verschillende groepen. Wanneer een groep nieuwe documenten bevat, is de naam van groep vet weergegeven en wordt het aantal nieuwe documenten tussen haakjes weergegeven. Het is mogelijk om een groep in verscheidene categorieën te verdelen, maar de keuze hiervoor is organisatieafhankelijk (zie ook: Inrichtingsaspecten). Wanneer een groep aangeklikt wordt, worden rechts alle documenten uit de groep getoond. Als de groep verscheidene categorieën bevat, worden alle documenten uit al deze categorieën getoond. Wanneer in Mijn cliënten een cliëntnaam aangeklikt wordt, worden alle documenten voor de cliënt getoond (dus uit alle eventuele categorieën). Wanneer een categorie aangeklikt wordt, worden alleen de documenten uit de bewuste categorie getoond. Pagina 3

5 De schermafdruk aan het begin van deze paragraaf toont dat er voor deze gebruiker 24 ongelezen mail-berichten zijn en dat er voor zijn/haar cliënten in totaal vijf nieuwe documenten zijn. Twee daarvan zijn voor Bewoner1. Eén nieuw document staat in de categorie Algemeen, het andere in de categorie Zorgregistratie Bewerkingen Boven het documentenoverzicht vindt u een aantal knoppen waarmee u diverse bewerkingen uit kunt voeren. Niet alle bewerkingen zijn bij alle groepen of documentcategorieën mogelijk. Wanneer een bewerking niet mogelijk is, is de bijbehorende knop wel zichtbaar, maar grijs van kleur. Wanneer u een document toe wilt voegen kiest u eerst de groep waaraan u het document toe wilt voegen en vervolgens klikt u op. Hierna krijgt u de mogelijkheid om te kiezen uit 3 manieren om een document toe te voegen. De eerste twee opties bieden de mogelijkheid om, met gebruikmaking van diverse tekstverwerkingsfuncties, een nieuw tekstdocument aan te maken en toe te voegen. Met de optie Tekstdocument op basis van sjabloon is het mogelijk een geschikt sjabloon (zie: Inrichtingsaspecten) als basis voor uw tekstdocument te gebruiken. Bij het opslaan van het tekstdocument kunt u een aantal kenmerken vastleggen (zie schermafdruk hieronder). Categorie: hier kunt u kiezen uit de documentcategorieën die horen bij de groep die u hiervóór geselecteerd heeft. Beschrijving en naam: deze kunt u zelf bepalen Voor een tekstbestand is het type altijd RTF. Desgewenst kunt u met een kleur een prioriteit aangeven. Pagina 4

6 Wanneer u kiest voor het toevoegen van een aangeven welk bestand u wilt toevoegen en met welke kenmerken: kunt u in onderstaand scherm Categorie (waar het bestand toegevoegd zal worden): hier kunt u kiezen uit de documentcategorieën die horen bij de groep die u hiervoor geselecteerd heeft. Beschrijving: deze kunt u zelf bepalen. Bestand: via de knop kiest u het betreffende bestand. Desgewenst kunt u met een kleur een prioriteit aangeven. De kenmerken van een toegevoegd document kunt u raadplegen met de knop. Wanneer u een document wil verwijderen, selecteert u eerst rechts in de lijst het bewuste document en klikt u daarna op. Aanwijzing: Als u een groep of een categorie kiest, wordt automatisch het eerste document hieruit geselecteerd. Zoals gezegd, toont het documentenoverzicht de documenten gerubriceerd per groep en per categorie of cliënt. Via de knop krijgt u een totaaloverzicht van alle voor u beschikbare documenten (dus uit alle groepen en categorieën). Hiermee kunt u zoeken in het totaal van al uw documenten. Twee bewerkingen hebben specifiek betrekking op Zorgmail. Met de knop kunt u een andere gebruiker machtigen, waardoor ZorgMail die aan u gericht is ook toegevoegd wordt aan zijn of haar Documentenoverzicht. Als een collega u voor zijn/haar ZorgMail machtigt, ziet u zijn/haar Pagina 5

7 ZorgMail in uw Documentenoverzicht in een aparte categorie (met zijn/haar naam) in de groep Mijn mail. Met de knop kiezen en met de knop komt u in onderstaand scherm waarin u een medewerker kunt toe kunt voegen aan de lijst van gemachtigden. Met knop kunt u een ZorgMail-bericht uit de groep Mijn mail verplaatsen naar een van de categorieën van de cliënt waarop het bericht betrekking heeft. Hiervoor geeft u in onderstaand scherm de gewenste categorie aan en kiest u de bewuste cliënt. Pagina 6

8 3 Inrichtingsaspecten Om de module Documentbeheer te kunnen gebruiken dient u er eerst voor de zorgen dat de module op de juiste wijze is geconfigureerd. Dit hoofdstuk gaat in op de installatie en applicatiebeheer aspecten van deze module. 3.1 Het configureren van de documentmodule (applicatiebeheer) De documentmodule verwacht een centrale locatie waar documenten kunnen worden opgeslagen. Maak binnen uw netwerk een gedeelde map (share) aan waarop documenten kunnen worden geplaatst. Zorg ervoor dat er minimaal één gebruiker is die toegang heeft tot deze map. Stel vervolgens de locatie van de map in bij Onderhoud onder de knop Applicatie instellingen. Selecteer vervolgens de module Documentbeheer en geef de volgende parameters in: DocumentStoreLocation Geef de locatie waar de bestanden moeten worden opgeslagen. Vb. [\\[SERVER]\[SHARE] DocumentStoreUserName Geef de gebruikersnaam van de gebruiker die recht heeft op bovenstaande locatie. Let op!! Er dient minimaal lees-, schrijf- en verwijderrecht te zijn geconfigureerd. Vb. [\\[Domain\Username] DocumentStorePassWord Geef het wachtwoord van bovenstaande gebruiker. RESTApiServiceHostname Deze parameter moet verwijzen naar de server waar de communicatie service van PlanCare 2 geïnstalleerd is. RESTApiServicePortNumber Deze parameter bevat het unieke poortnummer van de RESTAPIService en mag niet gebruikt worden door een andere service op de server. Na het instellen van bovenstaande parameters dient u de communicatieservice van PlanCare 2 te herstarten. Controleer tot slot bij Onderhoud onder de knop Taken en services of de REST service voor externe communicatie is gestart. 3.2 Het gebruik van documentsjablonen Met behulp van documentsjablonen kunt u veel gebruikte documenten alvast aanmaken en gebruik maken van samenvoegvelden. Deze worden gevuld met cliëntinformatie of medewerker informatie. Kies in de backoffice voor Documentbeheer Ga vervolgens naar Onderhoud documentsjablonen en kies vervolgens voor Nieuw. Pagina 7

9 Onderstaand venster verschijnt. U kunt hier de tekst ingeven die gebruikt wordt voor het sjabloon. U kunt tekst overnemen uit bijvoorbeeld een bestaand Word-document. Daarnaast kunt u aangeven in welke map dit document standaard geplaatst wordt en voor wie het sjabloon beschikbaar is. Indien er geen disciplines worden vastgelegd is het sjabloon standaard voor iedereen beschikbaar Parameters Dit sjabloon biedt u tevens de mogelijkheid gebruik te maken van samenvoegvelden. Kies voor Invoegen en vervolgens voor Parameters. Selecteer vervolgens het juiste samenvoegveld. Zodra het document wordt opgemaakt door de gebruiker zal het veld worden gevuld met de (gegevens van de) cliënt die is geselecteerd. Geef een naam voor het sjabloon en kies voor Opslaan Beveiligen tegen wijzingen Daarnaast is het mogelijk om het document te beveiligen, zodat er niets meer aangepast kan worden en om bepaalde delen van een document vrij te geven voor invoer. Pagina 8

10 In het sjabloon kunt u de tekst selecteren die vrij ingevuld mag worden. Klik vervolgens op Startpagina -> Bereik bewerken rechten en selecteer alle gebruikers. Het stuk wat vrij gewijzigd mag worden krijgt een kleur. Alleen de tekst in kleur kan vervolgens aangepast worden. Geef een naam voor het sjabloon en kies voor Opslaan. 3.3 Het gebruik van documentcategorieën PlanCare biedt de mogelijkheid documenten in categorieën op te slaan. Als applicatiebeheerder wordt u de mogelijkheid geboden documentcategorieën (mappen) aan te maken. U kunt tevens aangeven welke disciplines de documenten in deze categorie mogen lezen, toevoegen en verwijderen. Bij het opslaan van het document wordt gevraagd in welke categorie het document moet worden opgeslagen. Indien desbetreffende cliënt nog geen mapje heeft van de betreffende categorie, dan wordt deze aangemaakt. Pagina 9

11 3.4 Het aanmaken van een Zorgmailaccount PlanCare biedt u de mogelijkheid Zorgmailberichten te lezen en in te zien. Zorgmail verloopt via de Eesbee verbinding die vanuit de PlanCare Communicatie Server wordt opgezet. Indien u gebruik wenst te maken van Zorgmail dient u er eerst voor te zorgen dat u een Zorgmailaccount aanvraagt via Nadat u uw account heeft geactiveerd en de aanmelding van Zorgmail via Eesbee is geregeld, bent u in staat uw Zorgmailaccount in PlanCare te configureren. Uw zorgmail account vraagt u aan via zorgmail.nl waarbij u aangeeft dat u EDI integratie met PlanCare wilt. De Eesbee aanmelding verloopt via De Heer Software, u dient aan te geven welke postbusnummers u via PlanCare/Eesbee wilt gaan gebruiken. Kies hiervoor in de backoffice voor Documentbeheer en vervolgens voor Onderhoud accounts zorgmail. Kies Nieuw om een zorgmailaccount aan te maken. Geeft vervolgens uw abonneenummer in en selecteer de juiste medewerker waaraan u dit account wilt verbinden. Zorgmail is nu correct voor deze gebruiker ingesteld. Pagina 10