Zorgmail handleiding. Inhoud

Transcriptie

1 Inhoud 1. Beginnen met Zorgmail pag Het instellen van Zorgmail pag Het gebruik van Zorgmail m.b.t. Artsen pag Het aanpassen van de lay-out van Zorgmail pag Werken met Zorgmail pag. 7 - Het openen van Zorgmail pag. 7 - Knoppen van Zorgmail pag Een nieuw bericht aanmaken pag Een bericht bewerken pag Concepten pag Een bericht verwijderen pag Bericht weergave pag Berichten bekijken en beantwoorden pag. 17 1

2 Beginnen met Zorgmail: Om in WinMens veilig te communiceren met artsen en collega s paramedici kunt u gebruik maken van Zorgmail. Hiervoor moet u een Zorgmail account hebben. Voor het gebruik van Zorgmail moet een abonnement afgesloten zijn. U kunt dit regelen via (de site) van de Zorgmailaanbieder in uw regio, kijk hiervoor op Voor aanmelden klikt u op [Deelnemer worden] en u volgt dan de aanwijzingen op het scherm. Deze Zorgmail module is uitgerust met een realtime onsize functie, d.w.z. dat als u rechtsboven in op het middelste icoontje klikt (maximize) het scherm volledig gevuld is met dit programma onderdeel. In WinMens is het Zorgmailaccount gekoppeld aan de praktijk. U kunt dus niet voor verschillende medewerkers verschillende accounts aanmaken. Wanneer u wel met meerdere medewerkers met Zorgmail wilt werken, kunt u de variabele <<afzender>> hiervoor gebruiken. Degene die op dat moment is ingelogd in WinMens komt dan als afzender onder aan de brief te staan. Hoe u de variabele in de lay-out zet, wordt op pagina 4 behandeld. Het instellen van Zorgmail in WinMens: Voor het instellen van Zorgmail in WinMens gaat u naar Bestand, Instellingen en daarna naar Praktijk/systeemgegevens. U gaat naar het tabblad koppelingen. Bij het kopje Zorgmail, kunt u de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u heeft gekregen van de provider (b.v. E-novation) invullen. Wanneer u bij het openen van Zorgmail de melding krijgt waarin Bad Credentials staat, heeft u de gebruikersnaam en het wachtwoord niet goed ingevuld. Maakt u gebruik van een ander adres, doordat u bijvoorbeeld een andere Zorgmailaanbieder heeft, dan wat is aangegeven, dan kunt u op de knop klikken. Voor visuele begeleiding bij Beginnen met Zorgmail en Het instellen van Zorgmail in WinMens kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. 2

3 Het gebruik van Zorgmail met betrekking tot Artsen: U kunt de artsgegevens aanpassen of nieuw aanmaken bij Extra, artsgegevens invoer. U selecteert een arts, die u wilt aanpassen, via het comboboxje, en daarna klik u op de knop [Bewerk], of u klikt voor nieuwe artsgegevens, op de knop [Invoer]. Om het Zorgmail adres van de arts op te vragen heeft u internet nodig. U klikt dan op de knop. Hierna opent een Internet pagina. Op deze pagina kunt u de gegevens die u van de arts weet invoeren (minimaal de naam en de plaats). En daarna klikt u op de knop. Zodra u dit heeft gedaan krijgt u de gegevens van de arts te zien en kunt u deze gegevens overnemen door ze te kopiëren. U selecteert bijvoorbeeld het adres, u toetst op uw toetsenbord Control en C tegelijk in en daarna opent u het venster van de artsgegevens invoer weer. U klikt in het vak van Zorgmail (dus niet bij het normale adres) en toetst op uw toetsenbord Control en V tegelijkertijd in. U kunt zo eventueel ook de andere gegevens van de arts overnemen in de artsenkaart. Op dezelfde wijze kunt u ook andere zorgverleners (bijvoorbeeld een collega therapeut) aanmaken bij de artsgegevens invoer. Bij specialisten is het nog niet mogelijk om een Zorgmailadres toe te voegen, omdat zij nog niet over Zorgmail beschikken. Zodra wij bericht krijgen van de Zorgmailaanbieders dat dit wel mogelijk is, zal dit naar alle WinMens gebruikers gecommuniceerd worden. Wanneer u bij de geselecteerde zorgverlener Zorgmail wilt gebruiken, mag in de naam (aanhef of afdeling) van de zorgverlener geen &-teken staan. U krijgt hiervan bij het aanmaken van de mail geen melding, maar de mail wordt niet verstuurd. Dit kunt u aanpassen en hiervoor het woord EN gebruiken in het scherm artsgegevens invoer. Zodra de zorgverlener goed in de artsgegevens staat, kunt u aan deze zorgverlener een mail verzenden via Zorgmail. Let er wel op dat op het moment van het verzenden van de mail het adres van de zorgverlener ingevuld dient te zijn. U kunt zonder een adres wel een concept aanmaken, maar bij het verzenden krijgt u dan de melding dat er geen adres is ingevuld. Voor visuele begeleiding bij Het gebruik van Zorgmail met betrekking tot Artsen kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. 3

4 Het aanpassen van de lay-out van Zorgmail: Voor het gebruik van lay-outs in WinMens moet u het programma updaten. Tijdens de installatie van de update vinkt u dan in het onderstaande scherm de brieflay-outs van de juiste discipline aan. Mocht er al een brieflay-out of een Zorgmaillay-out aanwezig zijn dan wordt dit niet overschreven. Alleen de lay-outnamen die nog niet op de computer staan, worden in de juiste map neergezet. Voor het bewerken of aanmaken van een lay-out gaat u naar de map waarin u WinMens heeft staan. U klikt hiervoor met de rechtermuisknop op het icoontje van WinMens en u selecteert bestandslocatie openen. In de map WinMens selecteert u de map Zorgmail, en daarna selecteert u de map Layouts. 4

5 Om een lay-out te bewerken opent u het bestand dat u wilt aanpassen met het kladblok. Wanneer dit niet standaard staat ingesteld klikt u op het document met de rechtermuisknop en daarna selecteert u openen met. Daarna klikt u op Standaardprogramma selecteren. In het scherm dat opent geeft u aan dat u het document met het kladblok (notepad) wilt openen. In het kladblok kunt u het document naar wens aanpassen. Let wel op dat u alleen tekst kunt gebruiken in de lay-out van Zorgmail. U kunt geen plaatjes, tabellen of verschillende lettertypen gebruiken. Ook de tabtoets werkt niet in deze lay-out. In de lay-out van Zorgmail hoeft u geen adres van een arts in te vullen, omdat de brief rechtstreeks via Zorgmail naar de arts verzonden wordt. 5

6 U kunt wel variabelen in de tekst zetten. Hierdoor worden er automatisch gegevens uit het dossier naar het document met die lay-out geschreven. De variabelen die u kunt gebruiken zijn dezelfde variabelen die u voor een brief gebruikt. Deze variabelen kunt u vinden in onze Online Help onder het kopje Lay-out aanpassen. Voor het standaard dossier gebruikt u Variabelen voor de brief. U kunt ook de variabelen van een standaard dossier opvragen via de volgende link U kunt de variabelen met de toetsencombinatie Control+C (kopiëren) en Control+V (plakken) in het kladblok plaatsen. Ook kunt u de variabelen overtypen. Zorg er wel voor dat als u de variabelen overtypt, u dit heel zorgvuldig doet, zodat in de lay-out precies hetzelfde staat als in de helptekst. Controleer of de variabele in beide gevallen << aan het begin en >> aan het eind heeft staan en dat de tekst exact hetzelfde is als de variabele in de Online Help. Wanneer u tevreden bent over de lay-out kunt u deze opslaan. U klikt op [Bestand] en daarna selecteert u [Opslaan]. Wanneer u wilt dat de lay-out onder een andere naam wordt opgeslagen, selecteert u [Opslaan als]. U kunt het bestand dan een nieuwe naam geven. Sla de lay-out altijd op in de map WinMens/Zorgmail/Layouts (bij meerdere praktijken evt. de map Zorgmail1, Zorgmail2, Zorgmail3 of Zorgmail4 gebruiken i.p.v. Zorgmail.) De Chronisch Pijn Protocol dossier variabelen zijn nog niet aangemaakt voor Zorgmail. U kunt wel een bericht sturen over Patiënten met een CPP dossier door een CPP brieflayout in (Fair)Word te openen. Daarna kopieert u de inhoud van de brief. Vervolgens maakt u bij Zorgmail een brief aan zonder een lay-out te kiezen. U plakt de tekst in het lege vak. Na het fatsoeneren van het bericht kunt u het bericht versturen. Wanneer u een nieuwe lay-out wilt aanmaken, dan kunt u met een leeg document beginnen, maar u kunt ook een bestaand (Word) document gebruiken. Zolang u in de layout alleen maar tekst plaatst, kunt u dit verzenden. Ook dit nieuwe document slaat u op in de map WinMens/Zorgmail/Layouts (bij meerdere praktijken evt. de map Zorgmail1, Zorgmail2, Zorgmail3 of Zorgmail4 gebruiken i.p.v. Zorgmail.) Voor visuele begeleiding bij Het aanpassen van de lay-out van Zorgmail kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. 6

7 Werken met Zorgmail: Het openen van Zorgmail: Het starten van Zorgmail in WinMens kan via diverse programma-onderdelen. 1. In het WinMens hoofdmenu kan dit via Patiënten -> Zorgmail. Of met de sneltoets combinatie Control en X. 2. Maar u kunt ook vanuit de patiëntenkaart (tabblad verslaglegging) Zorgmail starten (bij de rode cirkel). 7

8 Zorgmail handleiding 3. In nieuwere dossiers (zoals bij Logopedie en het Chronisch Pijn Protocol dossier) kunt u Zorgmail starten met het Zorgmail icoontje in de werkbalk (Het rode X-je naast het Word-icoontje). 4. Het is de bedoeling dat uiteindelijk in alle dossiers Zorgmail gestart kan worden via de werkbalk. Dit is nu nog niet het geval bij de wat oudere dossiers. Staat in de werkbalk geen icoontje met een rode X dan kunt u in het dossier op het rechtsonderaan tabblad afsluiting de knop voor het starten van Zorgmail (zie rode cirkel) vinden. 8

9 Wanneer Zorgmail gestart wordt, komt u automatisch op de pagina Ontvangen items. Bovenin de blauwe balk ziet u dan staan : Zorgmail -> Ontvangen items. Afhankelijk van hoe Zorgmail gestart is ziet u de geselecteerde patiënt of Alle patiënten staan. Heeft u Zorgmail via het hoofdmenu geopend, dan worden Alle patiënten getoond. Heeft u Zorgmail via de patiëntenkaart of het dossier geopend, dan wordt de geselecteerde patiënt getoond. Om een bericht te openen moet u in de linker kolom dubbelklikken op een bericht. 9

10 Knoppen van Zorgmail: [Knop 1] gebruikt u om te kijken of er nog nieuwe berichten zijn. Wanneer er nieuwe berichten zijn, kan u met [Knop 2] de berichten ophalen. [Knop 3] is voor het verzenden van een bericht. [Knop 4] is om een nieuw bericht aan te maken. [Knop 5] gebruikt u om een bericht te verwijderen. [Knop 6] gebruikt u om een bericht te beantwoorden. [Knop 7] gebruikt u om een bericht op te slaan zonder deze te verzenden. [Knop 8] is voor het printen van de mail. [Knop 9] is om alle ontvangen berichten te bekijken. [Knop 10] is om alle verzonden berichten te bekijken. [Knop 11] is om alle concepten (opgeslagen berichten die niet verzonden zijn) te bekijken. [Knop 12] is om alle berichten van de geselecteerde patiënt te bekijken. [Knop 13] is om alle berichten van alle patiënten te bekijken. [Knop 14] gebruikt u om het lettertype of de lettergrootte te wijzigen. [Knop 15] gebruikt u om een *.EDI (EDI-fact) bestand te openen. [Knop 16] is voor het starten van de Zorgmail Help. 10

11 Een nieuw bericht aanmaken: Wanneer u op [Knop 4] klikt opent het onderstaande scherm. Als u Zorgmail via het WinMens hoofdmenu heeft geopend, kunt u in dit scherm de patiënt selecteren. Wanneer u via de patiëntenkaart of het dossier naar Zorgmail bent gegaan, staat de juiste patiënt al geselecteerd. U mag dan geen andere patiënt meer selecteren. In het geval dat u de patiënt handmatig op moet zoeken, wordt na het selecteren meteen de arts er bij opgezocht mits deze op de patiëntenkaart is ingevuld. Wanneer er geen arts gevonden wordt, kunt u zelf de arts of geadresseerde opzoeken en eventueel een nieuwe arts (geadresseerde) aanmaken en/of bewerken. Hoe u een arts aanmaakt of bewerkt wordt op pagina 3 uitgelegd. 11

12 Bij het onderwerp wordt automatisch de patiëntnaam neergezet. U kunt dit eventueel aanpassen. U kunt, indien u dat wenst, in het vak achter Lay-out een lay-out selecteren. Wanneer u geen lay-out wilt gebruiken, of u wilt een concept bewerken dan kiest u hier geen lay-out. Wanneer de lay-out die u wilt gebruiken er niet tussenstaat, kunt u zelf een lay-out aanmaken. Hoe u dit het beste kunt doen wordt op pagina 4 uitgelegd. Als u de gegevens heeft ingevoerd op dit scherm, kunt u op de knop [Akkoord] klikken en dan sluit dit venster automatisch. 12

13 Zorgmail handleiding Een bericht bewerken: U kunt het bericht bewerken aan de rechterkant van het scherm dat opent. Een verzonden bericht wordt rechtstreeks in het programma van de ontvanger ingelezen, daardoor kan u alleen tekst in Zorgmail gebruiken. U kunt in de geschreven tekst geen tabs gebruiken. U kunt wel met spaties en enters werken. Wanneer u de tekst uit een Word document heeft gekopieerd controleer het bericht dan goed. Dit is omdat in Word wel tabs worden gebruikt. Het kan zo zijn dat het bericht niet goed leesbaar wordt weergegeven. U kunt geen bijlage aan het bericht toevoegen. 13

14 U kunt in de tekst geen &-teken gebruiken. Wanneer u toch een &-teken gebruikt in de tekst, dan wordt het bericht niet verzonden en dan krijgt u bij het versturen van de tekst de volgende melding. Zodra het bericht goed is kunt u met [Knop 3] het bericht verzenden. Wilt u het bericht nog niet verzenden, maar u wilt het bericht later weer kunnen oproepen dan kunt u op [Knop 7] klikken. U maakt dan een concept aan. 14

15 Concepten: Om alle concepten te bekijken klikt u op [Knop 11]. U ziet in de linker kolom alle concepten staan. Om een Concept te bewerken klikt u het concept dubbel aan. Daarna klikt u op [Knop 4]. U selecteert geen lay-out en u klikt op de knop [Akkoord]. Daarna kunt u het bericht eventueel aanpassen, opnieuw opslaan of verzenden. Wanneer u een Concept heeft verzonden of opnieuw heeft opgeslagen zal het oude concept ook in de map Concepten blijven staan. 15

16 Een bericht verwijderen: U kunt een bericht verwijderen door het bericht aan te klikken en daarna op [Knop 5] te klikken of het bericht met de rechtermuisknop aan te klikken. U krijgt na beide opties de vraag of u het bericht wilt verwijderen. Wanneer u op [Ja] klikt zal het bericht uit de map verwijderd worden. Bericht weergave: Met [Knop 14] kunt u de weergave van de tekst aanpassen. Wanneer u de knop aanklikt opent het volgende scherm: U kunt het lettertype naar eigen smaak veranderen. De weergave van het bericht wordt niet meegezonden met het bericht. Dit is echter alleen zichtbaar in uw eigen programma. In het vak ziet u hoe het lettertype er in uw scherm uit zal komen te zien. U slaat veranderingen op door op [OK] te klikken. 16

17 Berichten bekijken en beantwoorden: 1. Ontvangen berichten Om te bekijken welke berichten u nieuw ontvangen heeft, klikt u eerst op [Knop 1]. Wanneer het programma aangeeft dat u nieuwe berichten heeft, kunt u de berichten ophalen met [Knop 2]. Met deze knop worden alle berichten van alle patiënten opgehaald. Om de ontvangen bericht te bekijken gebruikt u [Knop 9]. Afhankelijk hoe Zorgmail gestart is ziet u de geselecteerde patiënt of Alle patiënten staan. 2. Verzonden berichten Om alle verzonden bericht te bekijken gebruikt u [Knop 10]. Afhankelijk hoe Zorgmail gestart is ziet u de geselecteerde patiënt of Alle patiënten staan. 3. Berichten per patiënt Wanneer u de berichten van de geselecteerde map van 1 patiënt wilt bekijken klikt u [Knop 12]. Deze knop kunt u alleen gebruiken als u Zorgmail heeft gestart via de patiëntenkaart of via het dossier. 4. Berichten van alle patiënten Wanneer u de berichten van de geselecteerde map van alle patiënten wilt bekijken klikt u op [Knop 13]. Indien u Zorgmail heeft gestart via het hoofdmenu van WinMens ziet u automatisch alle patiënten. U hoeft deze knop dan niet te gebruiken. 5. Bericht beantwoorden Om een bericht te beantwoorden, klikt u het bericht dubbel aan. Daarna klikt u op [Knop 6]. U kunt dan direct beginnen met typen, u hoeft dan niet eerst een lay-out kiezen. Wanneer u als antwoord wel een lay-out wilt gebruiken, kunt u het beste een nieuwe mail aanmaken. U selecteert de lay-out die u wilt gaan gebruiken. U kopieert de tekst in het tekstveld door de tekst te selecteren, en daarna op uw toetsenbord Control en C tegelijkertijd in te toetsen. Daarna zoekt u het bericht op dat u wilt beantwoorden. U klikt in het tekstgedeelte en u toetst op uw toetsenbord tegelijkertijd Control en V in. Voor visuele begeleiding bij Werken met Zorgmail kunt u de video op onze site bekijken. Deze video is ook met de volgende link te bekijken. 17