Outlook 2010 tips & trucs

Transcriptie

1 Outlook 2010 tips & trucs I N H O U D S O P G A V E 1 Algemeen Werkbalk snelle toegang Snelle stappen Regels CC mail onderscheiden Verwijderde items automatisch wissen Een pauze voor het verzenden Afzender toevoegen aan Contactpersonen adressen verslepen Verzonden berichten terughalen Vergaderverzoeken Automatisch accepteren Reminder Afwezigheidsassistent / Automatische antwoorden Handtekening maken Postbus toevoegen PST bestanden Inleiding Bestaande archiefbestanden koppelen Nieuw archiefbestand aanmaken... 20

2 1 Algemeen 1.1 Werkbalk snelle toegang De werkbalk snelle toegang vinden we linksboven: Via de lijstpijl achteraan kunnen we dan nieuwe opties toevoegen. 1.2 Snelle stappen Via de groep Snelle stappen kunnen we acties automatiseren waarvoor normaal gesproken meerdere handelingen nodig zijn. Denk hierbij aan het als gelezen en voltooid markeren van een gevlagd bericht en het verplaatsen ervan naar een specifieke map. De actie kan ook het sturen van een persbericht per zijn, waarbij we normaal gesproken meerdere namen in het vak Aan moet invoeren. De optie Snelle stappen neemt ons dit werk uit handen. We vinden ze op de tab Start in de groep Snelle stappen. De eerste keer moeten we uiteraard wel vertellen wat we willen, bijvoorbeeld naar welke map we gelezen berichten willen verplaatsen of aan wie we onze persberichten willen sturen, maar daarna kunnen we keer op keer gebruik maken van deze handige shortcuts. pagina 1

3 Regels Ook in Outlook 2010 is het mogelijk om regels in te stellen om mail automatisch te kunnen verwerken. In deze beschrijving kunnen we lezen hoe we dit in Outlook 2010 in kunnen stellen. Kies op de tab Start Regels. Kies voor Regels en waarschuwingen beheren. In sommige gevallen kunnen we een vraag krijgen over waar we de regels op willen slaan. Over het algemeen is het het beste voor Server te kiezen. Deze keuze zorgt ervoor dat de regels altijd actief zijn, ook al hebben we Outlook of zelfs onze computer niet aan staan. In het scherm Regels en waarschuwingen kunnen we onze bestaande regels beheren of nieuwe regels aanmaken. 2.2 CC mail onderscheiden Tegenwoordig krijg je heel veel mail binnen op een dag. Tussen deze mail zitten ook cc berichten. We gaan niet discussiëren over het nut van de cc functie, maar het is wel makkelijk als we in een pagina 2

4 oogopslag kunnen zien of het een zogenaamd cc mailbericht is. Vaak zijn deze berichten ter info en hebben geen prioriteit. Zo geven we een cc een kleur in onze inbox. Ga naar de tab Beeld. Kies Weergave instellingen. Kies Voorwaardelijke opmaak. Kies Toevoegen. Geef de regel een naam CC mail Klik op Voorwaarde. Zet een vinkje bij Ik ben. Kies in dropdown Een van meerdere personen in cc. Kies een Lettertype en opvallende kleur voor de regel CC mail. Klik dan op OK. 2.3 Verwijderde items automatisch wissen Items in Outlook 2010 die we verwijderd hebben, worden in de map Verwijderde items geplaatst. Ze blijven daar staan totdat we ze ook daar verwijderen. Zo kunnen we per abuis verwijderde berichten eventueel weer terughalen. Als we het niet nodig achten dat eenmaal verwijderde berichten nog lang op uw systeem aanwezig blijven, dan kunnen we er voor kiezen om verwijderde berichten bij het afsluiten van Outlook 2010 automatisch te laten weggooien. pagina 3

5 Dat stellen we als volgt in: Kies Bestand Opties. Klik in het venster Opties op Geavanceerd. Vink onder Outlook starten en afsluiten de optie Mappen met verwijderde items leegmaken bij het afsluiten van Outlook aan. Klik tot slot op OK. De map Verwijderde items wordt nu voortaan automatisch geleegd tijdens het afsluiten van Outlook Een pauze voor het verzenden Iedereen overkomt het wel eens. We drukken in Outlook op Verzenden en we bedenken tegelijkertijd dat we iets zijn vergeten. Dit is te voorkomen. Uiteraard kan Outlook worden ingesteld dat berichten pas worden verzonden als u op de knop Verzenden en ontvangen klikt, maar dat kan best omslachtig zijn. Een pauze inbouwen is een beter oplossing. Kies Start Regels Regels en waarschuwingen beheren Klik op Nieuwe regel. pagina 4

6 Klik op Regel toepassen op berichten die ik verzend. Klik op Volgende Ja. Zet vervolgens de optie Aflevering van het bericht een aantal minuten uitstellen aan. Klik op een aantal om het gewenste uitstel in te voeren. Kies tenslotte Voltooien OK OK. 2.5 Afzender toevoegen aan Contactpersonen De afzender van een ontvangen bericht kunnen we eenvoudig aan de contactpersonen toevoegen. Dat doen we zo: pagina 5

7 Dubbelklik op het ontvangen bericht. Klik met de rechter muisknop op het adres in het vak Van:. Klik in het getoonde snelmenu op de optie Toevoegen aan Outlook contactpersonen. Het dialoogvenster Contactpersoon verschijnt met daarin ingevuld de naam en het adres van de desbetreffende persoon. Vul eventueel nog ontbrekende informatie in. Klik op Opslaan en sluiten om de persoon aan de lijst contactpersonen toe te voegen adressen verslepen Als we in Outlook maken, kunnen we ingevoerd adres van het ene naar het andere veld verslepen. We hoeven het adres dus niet opnieuw in te typen. Selecteer de desbetreffende naam of het adres. Houd de linker muisknop ingedrukt Versleep het adres naar zijn nieuwe bestemming. Laat daar de muisknop weer los en het adres is verplaatst. 2.7 Verzonden berichten terughalen In Outlook kunnen we een verzonden bericht terughalen. Dit is handig als we bijvoorbeeld een bericht per abuis naar de verkeerde persoon gestuurd hebben. Het terughalen werkt overigens alleen als de ontvanger het bericht nog niet geopend heeft. Handel als volgt: Ga naar de map Verzonden items. Dubbelklik op het bericht dat teruggehaald moet worden. Kies vervolgens Bestand. Klik op Opnieuw verzenden of intrekken. Selecteer de optie Dit bericht intrekken. Controleer in het dialoogvenster Dit bericht intrekken of de optie Voor iedere geadresseerde laten weten of intrekken is gelukt of mislukt aangevinkt is. Klik op OK. In het bericht staat nu een melding dat geprobeerd is het terug te trekken. Sluit tot slot het ingetrokken bericht. pagina 6

8 3 Vergaderverzoeken 3.1 Automatisch accepteren Via Bestand Opties Agenda vinden we onderaan de optie Resources plannen. Als we klikken op Planning voor resources krijgen we het volgende scherm: Als we de bovenste optie aanvinken, worden vergaderverzoeken automatisch geaccepteerd. Dit gebeurt evenwel niet direct, maar na verloop van tijd. Outlook checkt dan eens in de zoveel tijd of er verzoeken openstaan. Is dit het geval dan worden ze automatisch bevestigd. Verwarrend is hier dat resources niet over personen lijkt te gaan. Feitelijk is een resource gewoon een account en heeft dus ook betrekking op personen. pagina 7

9 Wordt de vergadering geannuleerd door de organisator, dan wordt de annulering ook automatisch geaccepteerd; het mailtje zelf wordt evenwel niet verwijderd. pagina 8

10 4 Reminder Afwezigheidsassistent / Automatische antwoorden Bij een ingeschakelde Afwezigheidsassistent in Outlook XP (BWO4) krijgen we een waarschuwing, zodra we Outlook opstarten. Deze waarschuwing geeft aan dat de Afwezigheidsassistent nog ingeschakeld is en geeft de mogelijkheid om deze uit te schakelen. In Outlook 2010 (BWO5) werkt dit anders. Als we Outlook opstarten, verschijnt er niet meteen een melding. Na enkele minuten verschijnt er een waarschuwingsbalk onder het Lint, waarin staat dat er automatische antwoorden worden verzonden voor onze account. Door te klikken op Uitschakelen, kunnen we Automatische antwoorden uitschakelen. De waarschuwingsbalk zal dan verdwijnen. Als Automatische antwoorden is ingeschakeld, kunnen we dit ook zien aan de statusbalk van Outlook. Dit wordt zichtbaar bij het verschijnen van eerdergenoemde waarschuwingsbalk. Door in de statusbalk op Automatische antwoorden te klikken, kunnen we het venster Automatische antwoorden opvragen. pagina 9

11 Tenslotte kunnen we ook via tabblad Bestand zien of Automatische antwoorden is ingeschakeld. Dit wordt ook pas zichtbaar enige minuten na het starten van Outlook. Op dit tabblad kunnen we Automatische antwoorden uitschakelen door op de knop Uitschakelen te klikken. Via de knop Automatische antwoorden kunnen we het venster Automatische antwoorden opvragen. pagina 10

12 5 Handtekening maken Om een handtekening toe te kunnen voegen in Outlook, moeten we eerst een handtekening in Word maken met behulp van de huisstijlsjablonen. Kies in het huisstijl menu voor handtekening. Start hiervoor Word op. Klik op tabblad Invoegtoepassingen. Klik op Templates Rijksbrede huisstijl BWO5v2.1. pagina 11

13 Vul je gegevens in. Zodra je alles hebt ingevuld en op voltooien hebt geklikt, verschijnt je handtekening in een nieuw document op je scherm. Kopieer de handtekening. Start Outlook op. Toevoegen van handtekening in Outlook Het scherm voor het toevoegen van een handtekening in Outlook is op twee manieren op te vragen. Klik op tabblad Bestand. Kies voor Opties. Klik op . Zoek Handtekeningen voor berichten maken of bewerken. Klik op de knop Handtekeningen. Open een Nieuwe . pagina 12

14 Klik in tabblad Bericht op Handtekeningen (in groep Opnemen) En vervolgens nogmaals op Handtekeningen Het volgende scherm verschijnt. Klik op Nieuw. Typ in het scherm dat dan verschijnt een naam voor de handtekening (bijv. je naam). Klik op OK. De handtekening is nu zichtbaar in het scherm. Selecteer nu de handtekening die we willen bewerken. Kopieer de gemaakte handtekening in de grote witte ruimte bij Handtekening bewerken. Selecteer de gehele tekst van de gekopieerde handtekening. Wijzig hierna het lettertype naar Verdana 8. Dit is het standaard lettertype en formaat van een handtekening. Tenslotte kunnen we eventueel bij Nieuwe berichten en Antwoorden en doorgestuurde berichten selecteren kiezen of we in de genoemde situaties standaard een handtekening willen plaatsen en welke handtekening dit moet zijn (bij gebruik van meerdere handtekeningen). pagina 13

15 pagina 14

16 6 Postbus toevoegen Veel medewerkers maken naast hun eigen postbus gebruik van afdelingspostbussen. In deze beschrijving kunnen we lezen hoe we extra postbussen toe kunnen voegen aan het navigatievenster van Outlook. Start Outlook en kies voor tabblad Bestand. Kies bij Info voor Accountinstellingen. Kies in het menu dat verschijnt voor Accountinstellingen. Het scherm Accountinstellingen verschijnt. Klik in dit scherm op de knop Wijzigen. Het scherm Account wijzigen verschijnt. pagina 15

17 Typ de naam van de gewenste postbus in het invoerveld. Wanneer we de naam van de postbus niet precies weten, kunnen we ook het eerste deel van de naam invoeren. Er zal dan een scherm verschijnen, waarin we kunnen zoeken naar de juiste postbus. Wanneer we de postbus gevonden hebben, dan kunnen we op OK klikken. Het scherm Microsoft Exchange verschijnt dan weer, waarin we kunnen zien dat de gekozen postbus is toegevoegd. Klik in dit scherm op Meer Instellingen Het scherm Microsoft Exchange verschijnt. Klik op Tabblad Geavanceerd. Met de knop Toevoegen kunnen we nu extra postbussen toevoegen. pagina 16

18 Wanneer we nog een postbus willen toevoegen, klikken we weer op Toevoegen. Als we alle postbussen toegevoegd hebben, dan kunnen we OK klikken in het scherm Microsoft Exchange. Het toevoegen is nu voltooid. Klik op Voltooien. Het scherm Accountinstellingen kunnen we afsluiten door op Sluiten te klikken. Controleer nu of de postbus in het Navigatievenster van Outlook staat en of we de postbus kunnen openen. We kunnen de postbus alleen openen wanneer we hiervoor de juiste rechten hebben. pagina 17

19 7 PST bestanden 7.1 Inleiding Om de inhoud van een mailarchief te kunnen raadplegen, moeten we op BWO5 onze archiefbestanden of persoonlijke mappen (PST-bestanden) opnieuw koppelen in Outlook Wanneer we gebruik maken van Auto-archiveren, dan is het zelfs noodzakelijk om een nieuw archiefbestand te maken. Reden hiervoor is dat de bestanden die zijn gemaakt met een oude versie van Outlook niet gebruikt kunnen worden voor Auto-archiveren op BWO5. In deze beschrijving leggen we uit hoe we een archiefbestand in BWO5 kunnen koppelen en hoe we een nieuw archiefbestand kunnen maken. 7.2 Bestaande archiefbestanden koppelen Klik in het Lint op tabblad Bestand. Kies voor Accountinstellingen Kies in het menu dat hierna verschijnt nogmaals voor Accountinstellingen. Het scherm Accountinstellingen verschijnt. pagina 18

20 Kies in dit scherm voor tabblad Gegegevensbestanden. Klik vervolgens op Toevoegen. Het scherm Outlook-gegevensbestand maken of openen verschijnt. Standaard laat dit scherm de inhoud van de R-schijf zien. Deze schijf is bedoeld voor opslag van mailarchief bestanden. Het is mogelijk dat we in het verleden ons mailarchief op een andere locatie hebben opgeslagen. Zoek dan de juiste locatie. Klik op het gewenste archiefbestand. Klik op OK. Het scherm Accountinstellingen verschijnt weer. pagina 19

21 We kunnen nu zien dat de Archiefmappen zijn toegevoegd aan de lijst met gegevens bestanden. Wanneer we meer bestanden toe willen voegen, dan kunnen we weer op Toevoegen klikken. Kies voor Sluiten, als alle bestanden zijn toegevoegd. In het Navigatievenster zien we dat de archiefbestanden zijn toegevoegd. De archiefmappen of persoonlijke mappen die in BWO4 zijn aangemaakt, kunnen we nu raadplegen. We kunnen ook mail handmatig archiveren naar deze mappen. 7.3 Nieuw archiefbestand aanmaken Wanneer we Auto-archiveren willen gebruiken, dan kunnen we onze mail niet archiveren naar archiefbestanden of persoonlijke mappen die zijn aangemaakt op BWO4. Het formaat van deze bestanden is hier niet geschikt voor. Bij Auto-archiveren naar een BWO4 archiefbestand krijgen we op een gegeven moment een foutmelding op BWO5. pagina 20

22 Om wel Auto-archiveren te kunnen gebruiken op BWO5, zullen we een nieuw archiefbestand aan moeten maken. In het volgende deel van deze beschrijving kunnen we lezen hoe dit werkt. Klik in het Lint op tabblad Bestand en kies voor Accountinstellingen. In het menu dat hierna verschijnt klik nogmaals op Accountinstellingen. Het scherm Accountinstellingen verschijnt. pagina 21

23 Kies in dit scherm voor tabblad Gegegevensbestanden. Klik vervolgens op Toevoegen. Het scherm Outlook-gegevensbestand maken of openen verschijnt. Standaard laat dit scherm in inhoud van de R-schijf zien. Deze schijf is bedoeld voor opslag van mailarchief bestanden. Typ bij bestandsnaam de gewenste naam voor het bestand of gebruik de voorgestelde naam. Klik vervolgens op OK. Het scherm Accountinstellingen verschijnt weer. pagina 22

24 We kunnen nu zien dat er een Outlook-gegevensbestand is toegevoegd aan de lijst met gegevensbestanden. Kies voor Sluiten, als alle bestanden zijn toegevoegd. In het Navigatievenster zien we dat het Outlook-gegevensbestand is toegevoegd. pagina 23