Deze handleiding beschrijft hoe je in Outlook 2010 van de Microway Cloud machtigingen kunt uitdelen voor agenda s of mailboxen.

Transcriptie

1 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe je in Outlook 2010 van de Microway Cloud machtigingen kunt uitdelen voor agenda s of mailboxen. Deze uitleg is gegeven op 2 fictieve Cloud gebruikers: Stefan Peters en Mario van den Broek Deze twee gebruikers zijn nieuw in de cloud en hebben nog geen enkele machtiging. Er zijn alleen 2 afspraken gepland op om de agenda weergave te vullen

2 Agenda s Delen. 1) Mario machtigt Stefan in zijn agenda. Hier zie je een plaatje van Outlook op gestart als Mario. Start Outlook 2010 en klik op Agenda. De agenda weergave staat al op 5 dagen. Je ziet de afspraak van Mario Bezoek Klant. 2) Mario wil Stefan lees rechten geven in zijn agenda. Rechtsklik op Agenda en kies Eigenschappen

3 3) Klik op het tabblad Machtigingen. Klik op toevoegen. 4) Uit de lijst zoek de gebruikers op, hier Stefan Peters. Klik onderaan op Toevoegen en dan OK - 3 -

4 5) De gebruiker komt er dan bij met als toegangsniveau Beschikbaarheidsinfo Je kunt bij Machtigingsniveau kiezen uit een hele lijst voor geprogrammeerde instellingen. Je kunt ook zelf de acties Lezen/Schrijven/ Verwijderen/Overige instellen. Het gewenste profiel wordt dan ingesteld. Ik ga hier voor alleen lezen. 6) Hiervoor klik op onder het hoofdstuk Lezen op Volledige gegevens. Klik op OK

5 7) Hier rechts zie je de agenda in Outlook van Stefan Peters. Klik in het lint op Agenda s Openen, en kies Uit adresboek. 8) Kies uit de lijst de gebruiker waarvan je de Agenda wilt openen. In dit geval Mario van den Broek Klik linksonder op de knop Agenda en klik dan op OK

6 9) Nu zie je de agenda toegevoegd aan je Outlook weergave scherm en kun je ook de afspraken zien. Omdat Stefan alleen lezen heeft gekregen van Mario kun je ook niet meer dan dat

7 Mailbox Delen 1) Stefan gaat Mario machtigen om in zijn Postvak IN te mogen kijken. Rechtsklik op je Postvak IN en kies Eigenschappen. 2) Ga naar tabblad Machtigingen en klik op Toevoegen

8 3) Kies de gebruiker die je rechten wilt geven in de map Postvak IN en klik op Toevoegen, klik dan op OK. 4) Mario mag alles in de Postvak In van Stefan en dus kies ik voor Eigenaar als Machtigingsniveau. Klik op OK om de instellingen op te slaan

9 5) Als je alleen deze rechten geeft kun je alleen in de Postvak In via een tijdelijke toegang. Telkens als je er terug in wilt moet je die apart openen. Rechts zie je de mailbox van Mario. Klik op Bestand, Openen en kies Map van andere gebruiker 6) Vul bij naam in stefan peters of klik op Naam en kies uit de lijst. Klik dan op OK om door te gaan. 7) Hier zie je dat de map van Stefan Peters is geopend. Mocht je nu weer in je eigen mailbox map gaan kijken dan valt deze open map weer weg. Om incidenteel in deze map te kijken is dat geen probleem, maar als je permanent toegang wilt heb je meer rechten nodig. Ga verder met punt 8 indien dat gewenst is

10 8) Om de mailbox permanent zichtbaar te maken heb je op het hoofdniveau ook rechten nodig en moet je de mailbox van je collega toevoegen aan je eigen Account Instellingen. Rechtsklik op je inlognaam en kies mapmachtigingen. 9) Via tabblad Machtigingen kun je via Toevoegen je collega weer toevoegen. Minimaal nodig is Commentator ofwel in het kopje Lezen, Volledige gegevens. Hier geef ik alle rechten als eigenaar

11 10) Open de mailbox van Mario en voeg het account van Stefan toe aan de Accountinstellingen. Klik Bestand, Info, Accountinstellingen, en nogmaals op Accountinstellingen 11) Je komt in het scherm wat je hier rechts ziet. De regel Outlook zal geselecteerd zijn, klik nu op de knop Wijzigen

12 12) Nu verschijnt het scherm hier rechts. Klik op Meer instellingen. 13) Klik op tabblad Geavanceerd. Klik vervolgens op de knop Toevoegen. 14) Geef de naam in van de andere gebruiker in dit geval stefan peters en druk op OK

13 15) Nu zie je dat de gebruikers is toegevoegd. Klik in dit scherm ook weer op OK. 16) Je komt dan terug in dit scherm. Klik op Volgende en dan op Voltooien

14 17) Je komt dan terug in dit scherm, klik op Sluiten. 18) Nu zie je link in Outlook de andere mailbox erbij staan en kun je door middel van het pijltje deze openklappen. Rechts zie je een plaatje waar deze al is opengeklapt. Je ziet alleen de Postvak IN omdat dat de enige map is waar Mario rechten op heeft. Geef op meer mappen rechten als dat gewenst is. Je hoeft maar 1x de account instellingen te doen vanaf punt 8) Punt 1 t/m 8 doe je voor elke map waar de gebruiker in mag

15 Verzenden namens. 1) Om Verzenden namens in te stellen ga je naar Bestand, Info, Accountinstellingen, Gemachtigde toegang. 2) Klik op Toevoegen.. 3) Kies uit de lijst welke gebruiker je wilt machtigen. Klik Toevoegen en dan OK

16 4) Stel hier de rechten in bij het kopje Postvak IN Zet deze op Auteur of Redacteur om verzenden toe te staan. Let op de opties bij Agenda. Indien je Gemachtigde ontvangt kopie van aan mij verzonden berichten over vergaderingen aanzet krijgt de andere gebruiker alle Agenda verzoeken ook per . Dit wordt officieus wel de secretaresse optie genoemd. Let daarmee op. 5) Om een bericht te versturen als de andere gebruiker ga je als volgt te werk. Rechts zie je de Outlook van Mario. Mario gaat een sturen namens Stefan. Klik in Outlook op Nieuwe Klik in het scherm hier rechts in het lint op Opties. 6) Druk op de knop Van. Je ziet dan boven de knop Aan een extra knop Van verschijnen. Standaard staat erachter Outlook, dit is je eigen adres

17 7) Klik op Van en dan op Ander e- mailadres Vul dan de naam in of klik op Van om uit de lijst te zoeken. Druk op OK. 8) Nu kun je het bericht normaal adresseren, typen en verzenden. Het Van veld blijft staan maar je moet wel telkens het andere adres typen. Einde handleiding