Handleiding Hosted Exchange

Transcriptie

1 Handleiding Hosted Exchange Toelichting In deze handleiding worden verschillende mogelijkheden en instellingen van Hosted Exchange aan u uitgelegd. Bestemming Dit document is bestemd voor klanten van Comvio b.v Versie 1.0 Oktober 2013 BM Inhoudsopgave Toelichting... 1 Bestemming... 1 Versie... 1 Eerste gebruik Hosted Exchange wachtwoord wijzigen Handtekening doorsturen... 5 Outlook instellen (let op: dit kan alleen met standard abonnement)... 6 Verbinding maken met exchange op Android... 9 Verbinding maken met exchange op ios Verbinding maken met exchange op een Windows Phone Windows Mail instellen (POP3) Gedeelde mailboxen, agenda, contactpersonen en taken gebruiken IBAN: NL89 RABO BTW nr. NL B01 Kvk Op al onze leveringen en diensten zijn de Nederland-ICT en aanvullende Comvio voorwaarden van toepassing, zie

2 Eerste gebruik Hosted Exchange Zodra u deze handleiding heeft ontvangen, kunt u met uw adres gelijk inloggen in de webmail of uw e- mail adres instellen in Outlook of op uw mobile device. Indien u van de Comvio medewerker te horen heeft gekregen dat de wachtwoorden gewijzigd dienen te worden, kunt u in deze handleiding vinden hoe u het wachtwoord wijzigd onder het kopje wachtwoord wijzigen. Mocht de Comvio medewerker dit al voor u hebben gedaan, kunt u dit negeren. Inloggen op de webmail: 1. Open uw internet browser en ga naar U krijgt het inlog scherm te zien. 2. Log in met uw adres en wachtwoord. U kunt nu gebruik maken van de webmail.

3 wachtwoord wijzigen 1. Log in op de webmail ( met het adres waar het wachtwoord van gewijzigd moet worden. 2. Klik rechtsbovenin op het tandwiel icoon. 3. Klik op Wachtwoord wijzigen. 4. Voer uw huidige in en voer uw nieuwe wachtwoord tweemaal in. Comvio BV Didam Versie : Pagina 3 van 29

4 Handtekening 1. Log in op uw webmail ( 2. Klik op het tandwiel icoon rechtsbovenin. 3. Klik op Opties. 4. Klik instellingen. 5. Hier kunt u de handtekening maken. Comvio BV Didam Versie : Pagina 4 van 29

5 doorsturen 1. Ga naar en log in met het adres waar de s van doorgestuurd dienen te worden. 2. Klik op doorsturen van Vink het vinkje aan bij doorsturen inschakelen, en vul het adres in waar de s naar doorgestuurd dienen te worden. Ook kunt u de keuze maken om kopieën van de doorgestuurde mails op te slaan of niet. 4. Klik op opslaan en uw s worden doorgestuurd. Comvio BV Didam Versie : Pagina 5 van 29

6 Outlook instellen (let op: dit kan alleen met standard abonnement) 1. Open outlook niet en ga naar configuratiescherm, vervolgens en vervolgens accounts. Voeg hier een nieuw account toe. 2. Vul uw naam, adres en bijbehorend wachtwoord in en klik op Volgende. 3. Vul uw wachtwoord in en voltooi alles. Comvio BV Didam Versie : Pagina 6 van 29

7 4. Selecteer het adres die u net heeft toegevoegd en klik op Wijzigen. 5. Klik op Meer instellingen. 6. Open tabblad Geavanceerd en vink Exchange-modus met cache gebruiken uit. Sla vervolgens alles op en sluit alles af met volgende en voltooien. Comvio BV Didam Versie : Pagina 7 van 29

8 7. Open nu outlook en ga naar Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen. 8. Ga naar het tabblad Gegevensbestanden. Verwijder hier het Outlook-gegevens bestand die GEEN locatie Online heeft. Comvio BV Didam Versie : Pagina 8 van 29

9 Verbinding maken met exchange op Android Sommige plaatjes kunnen afwijken van uw toestel. 1. Ga naar apps/applicaties. 2. Open de app. Comvio BV Didam Versie : Pagina 9 van 29

10 3. Voer uw adres met bijbehorend wachtwoord in. 4. Kies voor Microsoft Exchange. Comvio BV Didam Versie : Pagina 10 van 29

11 5. Klik op OK. 6. Vink aan of uit welke functionaliteiten u wilt synchroniseren met uw android toestel. Comvio BV Didam Versie : Pagina 11 van 29

12 7. Geef een account naam op. Comvio BV Didam Versie : Pagina 12 van 29

13 Verbinding maken met exchange op ios 1. Ga op de iphone/ipad naar Instellingen. 2. Klik op , contacten, agenda s. 3. Klik rechtsbovenin op Voeg account toe Klik op de Microsoft Exchange knop. 5. Vul bij en Gebruikersnaam het adres in die u wilt instellen. Bij Wachtwoord vult u het wachtwoord in die bij dit adres hoor. Dit is hetzelfde wachtwoord die u gebruikt om bij de webmail in te loggen. Klik op Volgende. 6. Er verschijnt een extra textvak met de naam Server. Deze instelling word automatisch opgehaald. Klik Volgende. Comvio BV Didam Versie : Pagina 13 van 29

14 7. In dit scherm kunt u uit of aanzetten welke onderdelen wel of niet gesynchroniseerd dienen te worden. Dit kunt u geheel naar eigen wens instellen. Zodra dit goed is ingesteld, klik op Bewaar. 8. Rechtsbovenin bij accounts ziet u nu het account Exchange. Klik hier op. Comvio BV Didam Versie : Pagina 14 van 29

15 9. U kunt nu onderin deze pop-up nog een aantal dingen instellen: - Synchr. Deze staat standaard op drie dagen ingesteld. Dit betekend dat er alleen s worden weergegeven die niet ouder dan 3 dagen zijn. U kunt dit limiet verlagen, verhogen of zelfs op ongelimiteerd instellen zodat alle s worden weergegeven. - Push mappen: Standaard staat deze ingesteld op Inkomend(postvak in). Dit betekend dat alleen worden weergegeven die in postvak in staan. Hier kunt u instellen welke extra mappen en submappen dienen weergegeven te worden. 10. Klik in het homescreen op Mail en u kunt vanaf nu uw gebruiken op uw ios apparaat. Comvio BV Didam Versie : Pagina 15 van 29

16 Verbinding maken met exchange op een Windows Phone 1. Ga vanaf het startscherm naar instellingen. Comvio BV Didam Versie : Pagina 16 van 29

17 2. Ga naar & Accounts. 3. Kies Account toevoegen. Comvio BV Didam Versie : Pagina 17 van 29

18 4. Vul vervolgens uw adres met bijbehorend wachtwoord in. 5. De mail server instellingen worden automatisch opgehaald en ga verder. Comvio BV Didam Versie : Pagina 18 van 29

19 6. Hier kunt u de instellen naar wens. 7. Op het start scherm komt een tegel met het profiel tevoorschijn. Comvio BV Didam Versie : Pagina 19 van 29

20 Windows Mail instellen (POP3) Wanneer u geen gebruik wilt maken van Microsoft Outlook 2007 of hier geen gebruik van kunt maken beschikt Microsoft Windows Vista over een eigen cliënt namelijk Windows Mail (voorheen Outlook Express). Let op! Wanneer u gebruik maakt van Windows Mail wordt de van de server verplaatst naar uw lokale computer, deze is vervolgens niet meer beschikbaar via een andere cliënt of via Outlook Web Access. Handmatig instellen van Windows Mail 1. Start Windows Mail (start -> alle programma's -> Windows Mail) 2. Wanneer u Windows Mail voor de eerste keer start komt deze automatische met een wizard voor het instellen van uw account. Als dit het geval is kunt u de stappen 3,4 en 5 overslaan. 3. Klik in het menu op Extra -> Accounts 4. Klik op Toevoegen. 5. Selecteer account en klik op Volgende. 6. Vul uw naam in en klik op Volgende. 7. Vul uw adres in en klik op Volgende. Comvio BV Didam Versie : Pagina 20 van 29

21 8. Neem de volgende gegevens over in bovenstaand scherm en klik op Volgende. 9. Vul in het volgende scherm uw gebruikersnaam en wachtwoord in en vink wachtwoord onthouden aan, klik hierna op Volgende. Comvio BV Didam Versie : Pagina 21 van 29

22 10. Sluit de wizard door op Voltooien te klikken. 11. U kunt nu gebruik maken van uw via Windows Mail. Klik op Verzenden/Ontvangen voor de eerste keer ophalen van uw . Let op! Wanneer u gebruik maakt van Windows Mail wordt de van de server verplaatst naar uw lokale computer, deze is vervolgens niet meer beschikbaar via een andere cliënt of via Outlook Web Access. Comvio BV Didam Versie : Pagina 22 van 29

23 Gedeelde mailboxen, agenda, contactpersonen en taken gebruiken In het control panel van het adres moeten postbus-delegaties ingesteld worden, oftewel er moet ingesteld worden wie er rechten heeft op dat adres. Gedeelde taken en contactpersonen kunnen alleen via Outlook gebruikt worden. Om alleen een agenda in te zien van een andere adres, kan dit zonder postbus-delegaties in te stellen. Dit kan alleen met het Standard abonnement. 1. Ga naar en log in met het adres waar iemand anders rechten op moet krijgen. 2. Ga naar delegatie van postbusrechten. 3. Klik op toevoegen. Comvio BV Didam Versie : Pagina 23 van 29

24 4. Vul bij postbus delegeren aan het adres in die rechten krijgt op dit adres. U kunt ook op zoeken klikken voor een lijst van adressen in dit domein. Bij verzendopties kunt u de keuze maken of degene die rechten krijgt kan Verzenden als u of Verzenden namens u. moet zijn en bij Volledige toegang tot postbus het vinkje aan. Klik vervolgens op Toevoegen en het adres word toegevoegd. Wacht hierna minimaal een half uur voordat u de gedeelde mailbox gaat toevoegen een een account. Outlook Web Access: Zodra de postbus-delegatie is ingesteld, kan het een tijdje duren voordat de gedeelde functionaliteiten toegevoegd kunnen worden. Hier dus even wat geduld hebben. 1. Log in op webmail.mijncomvio.nl met uw eigen adres en wachtwoord. Gedeelde mailbox toevoegen: 2. Klik aan de linkerkant met uw rechtermuisknop op uw naam/mailbox en klik op Voeg gedeelde map toe. Comvio BV Didam Versie : Pagina 24 van 29

25 3. Geef hier het adres op waarvan u de gedeelde functionaliteiten wilt openen. Nu word de gedeelde mailbox aan de linkerkant toegevoegd. Gedeelde agenda toevoegen: 4. Open de agenda. 5. Klik met de rechtermuisknop op ANDERE AGENDA S, en kies vervolgens Agenda openen. 6. Begint in het vak Uit map: de naam of adres te typen van de agenda die u wilt toevoegen, hij zoekt automatisch voor het adres die vervolgens kunt aanklikken in de autosearch. Comvio BV Didam Versie : Pagina 25 van 29

26 Hierna is de agenda toegevoegd. Als u volledige rechten heeft op het adres, kunt u ook afspraken maken in deze agenda. Als u geen volledige rechten heeft, kunt u de agenda wel inzien. Verzenden als (een ander adres, u moet wel postbus-delegaties hebben op deze mailbox): 7. Klik op nieuwe Klik op het grijze knopje met drie bolletjes. 9. Kies Van weergeven. 10. Uw eigen adres komt ik het Van vak te staan. Klik hier met de rechtermuisknop op en kies Verwijderen. Comvio BV Didam Versie : Pagina 26 van 29

27 11. Vul hier nu het adres in waar u rechten op heeft en namens een wilt sturen. Microsoft Outlook: Gedeelde functionaliteiten toevoegen: 1. Ga naar Bestand > Accountinstellingen. 2. Selecteer het betreffende account en klik op wijzigen. 3. Klik op Meer instellingen en vervolgens op het tabblad geavanceerd. Klik hier op Toevoegen. Comvio BV Didam Versie : Pagina 27 van 29

28 4. Vul hier het adres in waar u rechten op hebt om te beheren. Klik op OK en sluit alles af tot u weer in het hoofdscherm van Outlook zit. Links onder uw eigen postvak in etc, is nu de mailbox toegevoegd. (in het voorbeeld Piet Pieters). Deze kunt u uitklappen door middel van het pijltje voor de naam. Als u in Outlook op Agenda klikt, kunt u aan de linkerkant aan of uit vinken welke agenda s u wel en niet wilt zien. Comvio BV Didam Versie : Pagina 28 van 29

29 Ook onder contactpersonen en taken kunt u de contactpersonen en taken die bij de verschillende mailboxen horen. Verzenden als (een ander adres, u moet wel postbus-delegaties hebben op deze mailbox): 5. Klik op Nieuwe Ga naar het tabblad Opties. 7. Klik op Van. 8. Nu verschijnt het Van vak, klik hier op het pijltje en kies Ander adres Vul hier het adres waar u postbus-delegaties op heeft, of klik op Van om het adres vanuit het adresboek toe te voegen. U kunt nu dit adres selecteren om namens dit adres s te verzenden. Disclaimer: Hoewel uiterste zorg wordt besteed aan een correcte inhoud, is Comvio niet aansprakelijk voor onvolkomenheden of fouten in de teksten of aanbevolen oplossingen. Evenmin is Comvio aansprakelijk voor schade, direct of indirect, die door het hanteren of verkeerd hanteren van bovenstaande instructies kan ontstaan. Hieronder aangeven waar de documenten beschikbaar moeten zijn: Checklist: FAQ Website Clientele MS OneDrive Comvio BV Didam Versie : Pagina 29 van 29