Gebruikershandleiding mail en agenda in Outlook Web App

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Inleiding... 2 Inloggen OWA... 3 Mail ontvangen/bekijken... 6 Mail versturen... 9 Afspraak in agenda plaatsen Agenda s openen Mail installeren op jouw mobiele apparaat Inleiding In deze handleiding worden de meest basale handelingen met betrekking tot en agenda beschreven. Dit om je snel op weg te helpen binnen Outlook Web App als onderdeel van Office 365. Het accent ligt hierbij op , aangezien dit voor de meesten de meest gebruikte functionaliteit binnen Outlook Web App is. Bovendien zijn de verschillen ten aanzien van agenda, contactpersonen en taken minimaal ten opzichte van de huidige omgeving. Voor uitvoeriger beschrijvingen van de functionaliteiten van Outlook Web App verwijzen wij naar 2

3 Inloggen OWA 1. Navigeer in Internet browser (Internet Explorer of Google Chrome) naar TIP: Voeg dit adres toe aan de favorieten in de browser ( het bureaublad om sneller te navigeren. - Voeg snelkoppeling toe: sleep de URL-pictogram naar het bureaublad ) en/of maak een snelkoppeling op 2. Gebruik je adres van INOS en het wachtwoord dat je hebt ontvangen via de mail/in een brief om in te loggen. 3. Bij eerste inlog wordt gevraagd het wachtwoord te veranderen: vul het huidige wachtwoord in en twee maal het nieuwe wachtwoord. Kies een sterk wachtwoord van 8 tot 16 tekens en gebruik een combinatie van hoofdletters, kleine letter, cijfers en symbolen. Kies Verzenden. 3

4 4. Klik verder naar , Agenda, Personen of Taken via de tegels op de startpagina of gebruik de menu-knop in de Office 365-balk om te navigeren naar de juiste toepassing. 5. Wanneer je kiest voor kom je in het volgende scherm terecht. 6. Afmelden kan met een klik op je profielfoto rechtsboven en kies Afmelden. 4

5 TIPS: Stel in als startpagina van Office 365; na inloggen direct weergeven: Klik Instellingen ( ) > Instellingen voor Office 365 > Startpagina > Uw startpagina instellen, selecteer en kies Opslaan. toevoegen aan Office 365-balk ( ) om sneller naar te navigeren: In Office 365 menu op drie puntjes ( Vastmaken aan navigatiebalk ) van de tegel klikken. Kies vervolgens voor 5

6 Mail ontvangen/bekijken 1. Linkerpaneel toont standaard de volgende mappen binnen Postvak IN, Concepten en Verwijderde items. Om alle mappen weer te geven, kies MEER. Gebruik pijltje om onderliggende mappen te tonen. a. Gebruik het plusteken om een nieuwe map te maken. b. TIP: Gebruik de ster achter de map om deze vast te pinnen aan favorieten en deze standaard te tonen onder Mappen. c. TIP: Gebruik de punaise om het overzicht van alle mappen vast te pinnen en deze standaard te tonen in het linkerpaneel. 2. Gebruik de zoekbalk boven de mappen om s door alle mappen heen te zoeken. a. TIP: Gebruik termen als van: en aan: in de zoekopdracht om te verfijnen op afzender en ontvanger. Klik hier voor meer tips bij zoeken in mail. 6

7 3. Klik in het middelste paneel de mail aan om deze in het rechterpaneel te tonen. Gebruik bovenstaande actieknoppen om de mail te beantwoorden of door te sturen. Klik de drie puntjes ( ) aan om meer opties te zien bij dit bericht. Bijvoorbeeld het verwijderen van de mail. 4. Klik op bijlages om deze te bekijken. Wanneer je een bijlage wilt opslaan of bewerken, kies dan voor downloaden om het bestand met de juiste applicatie te openen en daarin te bewerken. TIPS: Gebruik de iconen voor het verwijderen of vlaggen van een bericht in het middelste paneel door over de regel te gaan. Je kunt een bericht vlaggen als je het op een later moment wilt opvolgen, of omdat dit een belangrijk bericht is. Door middel van de filter Met vlag krijg je gemakkelijk overzicht van deze mails. Ook worden gevlagde berichten zichtbaar in Taken. 7

8 Kies bij Instellingen Opties om meer instellingen te vinden. Bijvoorbeeld het direct openen van mails na aanmelden: - Indeling - Leesvenster > "Tijdens het aanmelden bij de webversie van Outlook: Het eerste bericht in de lijst selecteren" 8

9 Mail versturen 1. Kies beantwoorden/allen beantwoorden/doorsturen in een bericht of kies Nieuw. 2. Voeg een ontvanger toe door de naam van de ontvanger te typen of kies het plusteken om de ontvanger uit je contactpersonen te selecteren. Zoek in personen en voeg de juiste perso(o)n(en) toe door middel van het plusteken achter iemands naam. 9

10 3. Gebruik bovenstaande actieknoppen om de mail te verzenden of om een bijlage in te voegen. Klik de drie puntjes ( ) aan om meer opties te zien bij dit bericht. Bijvoorbeeld het weergeven van BCC. TIPS: Gebruik de Instellingen-knop voor bijvoorbeeld Automatisch antwoorden ten behoeve van het instellen van een Out of office-bericht. 10

11 Voor het maken van distributielijsten, navigeer via de Office 365-balk naar Personen. Kies Nieuw linksboven en kies vervolgens voor Lijst met contactpersonen maken. Geef de lijstnaam in en voeg contacten toe. Na opslaan is de lijst zichtbaar bij contactpersonen, ook bij het maken van een . 11

12 Afspraak in agenda plaatsen 1. Navigeer naar Agenda via de Office 365 balk. 2. Kies Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe afspraak in de agenda of klik direct in de agenda bij de dag en tijd van de afspraak en begin met typen. 3. Klik een afspraak aan om details te zien en kies BEWERKEN of dubbelklik om de afspraak te openen. Nodig mensen uit door deelnemers toe te voegen en kies Opslaan om de uitnodiging te verzenden. 12

13 Agenda s openen Deel jouw agenda 1. Deel jouw agenda met één persoon door te klikken op Delen rechtsboven. Kies de persoon om jouw agenda mee te delen en kies de juiste machtigingen voor deze persoon. Klik Verzenden. 1. Maak jouw agenda openbaar voor iedereen door rechtermuisklik te gebruiken op jouw agenda. Kies Machtigingen. 2. Kies de juiste machtigingen en klik Opslaan. Agenda s van collega s openen 1. Voor het openen van de agenda van een collega, gebruik rechtermuisklik op Andere agenda s en kies Agenda openen. 2. Typ de naam van collega in bij Uit adreslijst en selecteer de juiste persoon. Kies Openen en de agenda wordt naast de eigen agenda zichtbaar. 13

14 Mail installeren op jouw mobiele apparaat Om mail en agenda in te stellen op jouw smartphone, klik hier voor de handleiding. 1. Kies bij account instellen voor jouw type apparaat: 2. Je krijgt de opties instellen met OWA en instellen met app. Kies één van deze opties. a. instellen met OWA betekent het installeren van een app op de telefoon. Je krijgt een extra app van OWA waar , agenda, personen en taken te vinden zijn. b. instellen met app is het instellen van , agenda, personen en taken in de bestaande apps van de telefoon. Kies de optie van jouw voorkeur. Volg verder de stappen zoals aangegeven in de handleiding van Microsoft. 14