Unit-ICT Calendar Handleiding

Transcriptie

1 Unit-ICT Calendar Handleiding

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding... 3 Wat is Unit ICT Calendar?... 3 Gebruikmaken van Unit ICT Calendar... 4 Inloggen op Unit ICT Calendar... 4 Eerste keer inloggen... 4 Beheer van Agenda s... 5 Een nieuwe agenda maken... 5 Een agenda verwijderen... 5 Een afspraak maken... 6 Een afspraak bewerken... 6 Een afspraak verwijderen... 7 Een Agenda delen... 7 Gasten uitnodigen voor een Evenement... 8 Overige Agenda s... 9 Andere agenda s... 9 Openbare Agenda s... 9 Agenda s activeren of deactiveren

3 Inleiding Wat is Unit ICT Calendar? Unit ICT Calendar is een online kalender waar je afspraken in kunt plaatsen. Unit ICT Calendar is gebaseerd op Google Calendar. Het verschil is dat uw alleen met uw Unit ICT account kan inloggen. Omdat dit een online kalender is kun je die overal benaderen. Het is een eenvoudige kalender en het stelt je in staat om andere contactpersonen uit te nodigen voor een evenement. Je kunt ook je kalender delen met familie, vrienden, collega s Als je een uitnodiging stuurt kun je kijken in je gasten hun agenda s of hun al bezet zijn op dat tijdstip. Je kunt ook je kalender synchroniseren met een Blackberry, Microsoft outlook, Yahoo Calendar en eventueel als je mobiele telefoon (als deze dat ondersteund). 3

4 Gebruikmaken van Unit ICT Calendar Inloggen op Unit ICT Calendar Inloggen gaat via de unit ict website. ict.nl Voer bij gebruikersnaam uw Unit ict e mailadres ict.nl) in en daarna uw wachtwoord, en klik op Aanmelden. Eerste keer inloggen Als u voor het eerst inlogt word uw gevraagd om uw tijdzone in te stellen. Dit is +1:00 Amsterdam. Als u dit gedaan hebt kunt u beginnen met een schone kalender. 4

5 Beheer van Agenda s Een nieuwe agenda maken Klik op Maken om een agenda te maken. Vul de gegevens in en klik op Agenda maken. Eventueel kunt u de agenda ook met andere delen. Hier kom ik later op terug. Een agenda verwijderen Als u een agenda gaat verwijderen gaat u naar instellingen. Ga daarna naar het tabblad Agenda s. Een agenda kunt u verwijderen door op het prullenbakje helemaal rechts te drukken. Als u hier op geklikt heb kunt u uit drie opties kiezen: Wissen Definitief verwijderen Annuleren 5

6 Een afspraak maken Een afspraak maken kan op 2 manieren: U kunt de tijd selecteren op de kalender; U kunt rechtsboven onder het logo klikken op Afspraak maken; U kunt op twee manieren afspraken maken. Als u op Afspraak maken klikt komt u direct bij Afspraak details. Als u zelf een tijd selecteert klikt u op afspraak details bewerken. Als u klaar bent met u afspraak klik dan op Opslaan. Een afspraak bewerken Klik op de afspraak en klik daarna op afspraak details bewerken. Hier kunt u de details bewerken van de afspraak. Als u klaar bent klik dan op Opslaan. 6

7 Een afspraak verwijderen Klik op de afspraak en druk op Definitief verwijderen. Een Agenda delen Een agenda delen gaat als volgt. Klik op het pijltje naast de agenda en klik op Deze agenda delen. Op deze pagina kun je de e mailadressen opgeven waarmee je een agenda wilt delen. Je kunt eventueel ook nog rechten toekennen per e mailadres. Als je klaar bent klik op Opslaan. LET OP: Het is (nog) niet mogelijk om een agenda met een distributie e mailadres agenda s te delen. 7

8 Gasten uitnodigen voor een Evenement Als u een nieuwe afspraak maakt in de kalender, voegt u aan de rechterkant bij Gasten de e mailadressen in van de gasten die u wilt uitnodigen. Houd de e mailadressen gescheiden met een komma. Bijvoorbeeld: [email protected], [email protected] 8

9 Overige Agenda s Andere agenda s Andere agenda s van andere contactpersonen of openbare agenda s kunt vind u onder uw eigen agenda( s). Als iemand een agenda met u deelt verschijnt deze automatisch in de lijst. U krijgt een e mail met de mededeling dat een contactpersoon een agenda met u heeft gedeeld. Openbare Agenda s Een openbare agenda is een agenda waar iedereen in Unit ICT Calendar of het deel van unit ict toegang tot heeft. Voorbeelden van openbare kalenders zijn schoolvakanties of feestdagen. U kunt deze toevoegen door op het pijltje naast toevoegen t e klikken en dan Een openbare agenda toevoegen te klikken. Op een agenda toe te voegen typt u de naam in van de agenda die u wilt toevoegen. Als u de juiste agenda gevonden heeft klikt u op Agenda toevoegen. Daarna is de agenda toegevoegd en is zichtbaar bij Andere agenda s. 9

10 Agenda s activeren of deactiveren Een agenda activeren of deactiveren hoef je er alleen maar een keer op te klikken. Als het vakje gekleurd is, is hij geactiveerd is hij wit, dan is hij gedeactiveerd. Geactiveerd Gedeactiveerd 10