OneDrive handleiding

Transcriptie

1 OneDrive handleiding

2 Voorwoord OneDrive for Business is een dienst die Mondia beschikbaar stelt voor medewerkers en leerlingen om bestanden op te slaan op het internet. De dienst wordt aangeboden via het Office365 abonnement wat Mondia afneemt van Microsoft en wordt beheerd door IT-Workz. OneDrive for Business is de zakelijke variant van de gratis OneDrive dienst van Microsoft. Medewerkers en leerlingen kunnen in de dienst tot 1000GB aan bestanden opslaan en hebben de mogelijkheid om de bestanden te delen met medewerkers en leerlingen van Mondia of externen. De dienst is te benaderen via de webbrowser en apps. Wat zijn de beperkingen van OneDrive for Business? OneDrive for Business heeft een aantal beperkingen waar u rekening mee moet houden: OneDrive for Business is toegankelijk zolang u werkzaam bent bij Mondia. Doordat u op meerdere computers werkt is het niet mogelijk om de OneDrive sync client te gebruiken. (Dit is een programma dat de bestanden vanuit OneDrive continu kopieert naar de lokale harde-schijf van de computer) U kunt niet meer dan 1000GB aan data opslaan in OneDrive for Business. U kunt niet meer dan bestanden synchroniseren met een apparaat. Folders en bestanden kunnen gezamenlijk niet meer dan 250 karakters in hun naam hebben. De bestanden en folders mogen niet de volgende karakters in de map- of bestandsnaam hebben: \ / : *? " < > # % IT-Workz B.V. - Pagina 2 van 11

3 Inhoudsopgave 1 Werken met OneDrive for Business Inloggen Nieuwe bestanden aanmaken Bestanden openen en aanpassen Bestanden uploaden Bestanden downloaden Bestanden delen Vorige versies van bestanden herstellen Verwijderde bestanden herstellen 10 IT-Workz B.V. - Pagina 3 van 11

4 1 Werken met OneDrive for Business 1.1 Inloggen OneDrive for Business kunt u op elke locatie via een moderne webbrowser benaderen. Wanneer u inlogt op de online omgeving van Mondia (te bereiken op bent u ook gelijk ingelogd op de OneDrive applicatie. Gebruik bij het aanmelden uw volledige gebruikersnaam inclusief domein: Medewerker voorbeeld: Leerling voorbeeld: SMCAAA@mondia.nl SMC123456@student.mondia.nl Office365 herkent het domein en stuurt u door naar een tweede pagina waar u het wachtwoord mag invoeren. Klik op de App-launcher knop (1) links in beeld en klik vervolgens op OneDrive (2): IT-Workz B.V. - Pagina 4 van 11

5 1.2 Nieuwe bestanden aanmaken In de OneDrive pagina kunt u op nieuw klikken, en kunt u gelijk nieuwe mappen, Word documenten en Excel of PowerPoint bestanden aanmaken. IT-Workz B.V. - Pagina 5 van 11

6 1.3 Bestanden openen en aanpassen Alle bestanden die eerder in uw Mijn Documenten en Persoonlijke Schijf stonden zijn al voor u naar OneDrive gekopieerd door IT-Workz. Om een Office document (zoals Word, Excel, Powerpoint of OneNote) te bewerken kunt u het eenvoudig openen door op de bestandsnaam te klikken. Het document zal dan worden geopend in de Office Webapp zodat u het document direct kunt bekijken zonder dat de Office applicatie op uw computer gestart hoeft te worden. Om het document te bewerken zijn er twee mogelijkheden: 1. Het document kan direct bewerkt worden vanuit de webapp (1), waarbij u een groot gedeelte maar niet alle functionaliteit van de Office applicatie krijgt 2. U kunt het bestand openen in de Office applicatie op uw computer (2). Klik in de webapp op document bewerken en kies voor uw gewenste optie: Als u voor de webapp (bijv. Word online) kiest hoeft u het bestand niet op te slaan. Alle wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Opent u de op uw computer geïnstalleerde versie van Office, dan kunt u door op Save te klikken direct uw wijzigingen online opslaan. U hoeft achteraf het bestand niet meer te uploaden naar OneDrive. 1.4 Bestanden uploaden U kunt bestanden eenvoudig uploaden naar OneDrive for Business door de bestanden naar de website te slepen. Ze worden dan automatisch geüpload naar de huidige map in uw OneDrive. U kunt ook meerdere bestanden selecteren en ze tegelijk uploaden naar OneDrive: Mappen kunt u niet uploaden, deze kunt u wel aanmaken door op de knop nieuw te klikken. IT-Workz B.V. - Pagina 6 van 11

7 1.5 Bestanden downloaden Om een bestand te downloaden uit OneDrive selecteert u het bestand door het vinkje te selecteren voor de bestandsnaam (1), te klikken op het bestands tabblad (2) en te kiezen voor een exemplaar downloaden (3): U kunt ook meerdere bestanden selecteren of het grijze vinkje aanvinken om alle bestanden in de huidige map te selecteren en vervolgens te downloaden. IT-Workz B.V. - Pagina 7 van 11

8 1.6 Bestanden delen Vanuit OneDrive kunt u eenvoudig bestanden delen met collega s en externen. Om een bestand te delen selecteert u het bestand door het vinkje te selecteren voor de bestandsnaam (1) en te klikken op Delen (2). Om een bestand met een collega of leerling te delen kunt u in het naam veld (1) zoeken naar een medewerker. Dit kan op naam, afkorting, leerlingnummer of groepsnaam, bijvoorbeeld (docenten). In het veld achter de naam (2) kunt u aangeven of het bestand ook mag worden aangepast of dat het alleen mag worden gelezen. U kunt een persoonlijk bericht toevoegen (3) aan de die de medewerker ontvangt als u het bestand met hem deelt. Wilt u niet dat hij een ontvangt? Dan kunt u dat uitzetten onder de opties (4) IT-Workz B.V. - Pagina 8 van 11

9 1.7 Vorige versies van bestanden herstellen Iedere keer als u een bestand aanpast maakt OneDrive een nieuwe versie van het bestand aan. Zo kunt u eenvoudig terug naar een eerdere versie als u een foutje maakt en deze per ongeluk opslaat. Om een vorige versie te openen selecteert u het vinkje voor het bestand (1), opent u het tabblad bestanden (2) en kiest u voor versiegeschiedenis (3). U krijgt dan een overzicht van alle versies en van welke datum deze zijn. Door op de datum te klikken download u een kopie van die versie. Door op het pijtje achter de versie te klikken kunt u de inhoud weergeven, de versie herstellen (waarbij je de huidige versie overschrijft) of de versie verwijderen. IT-Workz B.V. - Pagina 9 van 11

10 1.8 Verwijderde bestanden herstellen Het kan voorkomen dat u per ongeluk een bestand verwijderd. Verwijderde bestanden kunt u zelf herstellen. Op de OneDrive pagina ziet u een map links in beeld genaamd Prullenbak waar uw bestand naartoe is verplaatst. Op deze pagina staan al uw verwijderde items. U kunt het bestand selecteren en klikken op selectie herstellen om deze terug te plaatsen: IT-Workz B.V. - Pagina 10 van 11

11 IT-Workz B.V. - Pagina 11 van 11