Instroom nieuwe. cliënten binnen ONS* Voor: regiebehandelaar/ voordracht kenniscirkel

Transcriptie

1 Instroom nieuwe cliënten binnen ONS* Voor: regiebehandelaar/ voordracht kenniscirkel

2 Inhoudsopgave 1. INLOGGEN IN ONS VOORDRACHT NIEUWE CLIËNT OPZOEKEN IN ONS DE BASISGEGEVENS VAN EEN CLIËNT INZIEN MEDEWERKER RELATIE TOEVOEGEN HET SETTINGSADVIES DOCUMENTEN BERICHTEN IN ONS

3 Deze werkinstructie beschrijft de werkzaamheden die regiebehandelaren in Ons hebben met betrekking tot de instroom van nieuwe cliënten. De instructie legt uit hoe het systeem werkt en legt soms de accenten op afspraken gemaakt voor de procesvoering. 1. Inloggen in Ons Om in te loggen in Ons ga je naar de volgende website: siza.ioservice.net Voer vervolgens je gebruikersnaam en je wachtwoord in en meld je aan. Indien je het wachtwoord vergeten bent, dan heb je de optie 'Wachtwoord vergeten' om je wachtwoord te herstellen. Het is dus niet noodzakelijk om hiervoor contact op te nemen met functioneel beheer. 3

4 Het kan voorkomen dat je een sms code op je telefoon krijgt. Dit is alleen het geval als je niet op het netwerk van Siza bent ingelogd. 4

5 2. Voordracht nieuwe cliënt opzoeken in Ons Wanneer je een melding hebt ontvangen van Siza entree dat er een nieuwe cliënt op de lijst aanmeldingen staat, dan kan je onderstaande stappen zetten om deze nieuwe cliënt op te zoeken. Binnen de tab cliënt heb je meerdere mogelijkheden om de cliënt op te zoeken, namelijk: 1. Binnen het locatiegram is er een locatie Aanmeldingen. Deze bevind zich onder de kop Overig. Via deze locatie kan je op zoek gaan naar de nieuwe cliënt. 2. Je kan via de zoekbalk een cliënt opzoeken. Hier kan je bijvoorbeeld via de achternaam van de cliënt de cliënt benaderen. Je kunt vervolgens het dossier van de cliënt openen. Je ziet binnen het dossier alle gegevens die bekend zijn van de nieuwe cliënt. Siza Entree heeft alle informatie die zij hebben ontvangen bij de tab Documenten geplaatst. Later in de instructie wordt uitgelegd hoe de tab documenten eruit ziet. 5

6 3. De basisgegevens van een cliënt inzien Wanneer je een cliënt hebt geopend, dan kom je uit op het overzicht van de cliënt. Op het administratief overzicht staat onder andere de zorglegitimatie van de cliënt. De zorglegitimatie is de beschikking/indicatie (als die er al is) vanuit bijvoorbeeld de gemeente of het zorgkantoor. 6

7 De basisgegevens van de cliënt zijn in te zien onder de tab algemeen. Hier zijn de NAW-gegevens en het BSN te vinden. Deze zijn reeds beschikbaar omdat de cliënt al is ingevuld door Siza Entree. Hier bevinden zich tevens de relaties van de cliënt, namelijk de medewerker relaties, contactpersonen en de externe zorgleveranciers. 7

8 4. Medewerker relatie toevoegen Als bekend is wie de regiebehandelaar wordt van de cliënt die is voorgedragen, kun je dit invullen bij medewerker relatie. Binnen het tabblad algemeen klik je op 'Medewerker relaties'. Klik op 'Voeg een medewerker toe'. 8

9 Voer de volgende gegevens in om de medewerker relatie aan te maken: Zoek de medewerker op die je wilt vastleggen als medewerker relatie Selecteer het juiste type medewerker relatie, in dit geval Regiebehandelaar. Voer eventueel de juiste start- (en/of eind)datum in. De einddatum is van belang bij het wijzigen of afsluiten van een medewerker relatie, zodat de historie inzichtelijk blijft. Sla vervolgens de gegevens op. 9

10 5. Het settingsadvies Het settingsadvies is een vragenlijst binnen Ons die je gebruikt bij de instroom van cliënten. Binnen het settingsadvies beschrijf je de benodigdheden/wensen vanuit de cliënt omtrent de nieuwe locatie binnen Siza. Binnen het dossier van de cliënt ga je naar de tab Profiel. Hier kan je via de knop Nieuwe vragenlijst het settingsadvies opzoeken. Klik de vragenlijst open door op de button 'Settingsadvies' te klikken. 10

11 De vragenlijst opent zich nu. De vragenlijst bestaat uit een pagina. Doorloop de vragen binnen de vragenlijst. Wanneer je de vragenlijst volledig hebt ingevuld, sla je de vragenlijst op aan de onderkant van de pagina. Dit doe je middels de knop opslaan. Nadat je de vragenlijst hebt opgeslagen, druk je op de knop 'overzicht'. 11

12 Nadat je op overzicht hebt geklikt, krijg je de samenvatting van de vragenlijst te zien. Je ziet nu alleen de vragen terug waarop je antwoord hebt gegeven. Tevens zie je dat de vragenlijst in concept is opgeslagen. Zolang de vragenlijst nog in concept is, kan je altijd de inhoud wijzigen middels de knop 'wijzig'. Wanneer de vragenlijst compleet is en door de cliënt akkoord bevonden zet je de vragenlijst via de knop 'volgende status' door naar de status 'Bespreken'. Doordat je de vragenlijst doorzet naar de status bespreken, krijgt de cliëntadviseur een melding op het dashboard. Het is belangrijk om de vragenlijst niet verder te zetten dan de status 'Bespreken', omdat anders de cliëntadviseurs de melding op het dashboard niet krijgen. De vragenlijst staat nu op bespreken. Voor jou als (regie-) behandelaar stopt het hier. Vanaf hier neemt de cliëntadviseur de vragenlijst over vanuit de melding op het dashboard. Bij vragen zal de cliënt adviseur dit terugkoppelen. 12

13 6. Documenten Heb je nog documenten die je wil toevoegen bij cliënt, volg dan onderstaande instructie. Dit is tevens de plek waar Siza Entree relevante documenten omtrent de cliënt heeft geplaatst. In ONS heb je de mogelijkheid om documenten te uploaden in het dossier van de cliënt. Hiervoor gebruik je de tab 'Documenten'. Vervolgens open je de tab 'Uploaden', waar je een bestand vanaf je computer kan uploaden. Kies het bestand dat je vanaf je computer wilt uploaden. In het bovenstaande voorbeeld is er een schermafbeelding toegevoegd om te uploaden in het dossier van de cliënt. 13

14 Bij het document dat je wilt uploaden kan je een label en een omschrijving toekennen. Het label kan je gebruiken om later het document makkelijk op te zoeken. De omschrijving is extra informatie die je meegeeft aan het document. Klik op 'Uploaden' om het document definitief te plaatsen in ONS. Het document is nu geplaatst in het dossier van de cliënt. Het document is geplaatst met het Label 'Archief Cura'. Tevens is te zien welke medewerker het bestand heeft geüpload, en op welk moment het document is geplaatst. 14

15 Door het document te selecteren tonen de opties 'Verwijderen', 'Downloaden' en 'Archiveren' zich. - Verwijderen: Het document verplaatsen naar de prullenbak. - Downloaden: Het document downloaden vanuit ONS - Archiveren: Het document verplaatsen naar het archief in ONS. Vanuit het archief heb je wederom enkele opties wanneer je een document selecteert. Je kan wederom het bestand verwijderen, downloaden en nu ook actualiseren. Dit laatste betekent dat het bestand terug naar de tab 'Actueel' gaat. Vanuit de Prullenbak heb je dezelfde opties. Hier kan je een bestand archiveren, downloaden en actualiseren. 15

16 7. Berichten in Ons Als je een bericht wilt sturen aan je collega of een team kan dit ook via ONS. Ons kent een soort 'SMS-functie'. Dit heet berichten. Deze functie is te gebruiken om berichten naar specifieke collega's of naar hele teams te sturen. Klik op het 'Envelop' icoon om de berichten optie te openen. Klik vervolgens op 'Nieuw bericht' om een bericht aan te maken. 16

17 Bij het maken van een nieuw bericht staat standaard je gehele eigen team geselecteerd als ontvanger. Wanneer je dit niet wilt, klik dan je team weg en voeg de gewenste ontvanger(s) toe. Schrijf je bericht en verstuur het bericht. 17