Central Station. Handleiding Managementrapportages

Transcriptie

1 Central Station Handleiding Managementrapportages Versie: 2, september 2011

2 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 2 van 19 Inhoudsopgave 1 Over deze handleiding Doel van deze cursushandleiding Conventies Versie Meer informatie Rapportage Menu Start Programma Gegevens controleren / bekijken Rapportages bekijken Rapportage aanmaken Rapport Wizard ResultaatTab wizard Ontwerpen Terugkeren naar Wizard Bewaren van een rapport Rapport kopiëren / plakken Groepering aanbrengen in een rapport Filterinstellingen toevoegen aan een rapport Rapportgegevens uitprinten of bewaren Exporteren naar Excel Exporteren naar PDF Wachtlijsten en caseload overzichten... 19

3 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 3 van 19 1 Over deze handleiding De makers van deze cursushandleiding zijn ervan uitgegaan dat de deelnemende cursisten een gedegen Windows-kennis hebben en de gebruikershandleiding Central Station beheersen. Cursisten dienen bekend te zijn met termen en handelingen die binnen Windows als gangbaar worden beschouw. 1.1 Doel van deze cursushandleiding Deze cursushandleiding stelt een geoefende gebruiker in staat om zelfstandig managementrapportages binnen Central Station uit te voeren. 1.2 Conventies Deze paragraaf beschrijft de schrijfwijzen zoals in deze cursushandleiding gehanteerd worden. Procedures In de cursushandleiding zult u diverse procedures tegenkomen. Deze procedures vormen een letterlijke beschrijving hoe een bepaalde handeling uit te voeren. Denk daar bij aan het aanmaken van een cliëntkaart of het kopiëren van een map. Alle procedures worden in het lettertype Courier New weergegeven, waardoor ze direct als zodanig herkenbaar zijn. Toetsaanslagen Bijna alle acties in Central Station zijn uit te voeren met behulp van de muis. Het komt echter ook voor dat u uw toetsenbord moet gebruiken. Toetsaanslagen staan in deze cursushandleiding tussen tags: <F8>, <Enter>, <Shift> Titels van venster Titels van vensters worden vet weergegeven:. Het venster Taak wijzigen. Titels van velden Titels van velden worden cursief weergegeven: Het veld Bedrijfsnaam. Menu-opties Menu-opties worden cursief en tussen aanhalingstekens weergegeven: De optie Zoek map. 1.3 Versie Handleiding Managementrapportages Central Station. Versie 2, september Meer informatie Op staan de laatste versies van onze handleidingen in pdf-formaat. Tevens vindt u hier de veel gestelde vragen (FAQ's) over Central Station. Met behulp van de zoekoptie kunt u gericht zoeken naar informatie.

4 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 4 van 19 2 Rapportage Alle gegevens binnen Central Station worden opgeslagen in de database. Met behulp van views worden uit de database gegevens aan elkaar gelinkt. Hierdoor kan een managementrapportage worden gemaakt die aan uw behoefte voldoet. Als deze views groot zijn qua omvang, dan worden er materialized views van. Deze views worden iedere nacht ververst, en zijn dus niet real time. Voordeel hiervan is dat het opvragen van een managementrapportage wordt versnelt. In dit hoofdstuk worden de voornaamste rapportages binnen Central Station toegelicht. Er zijn vier soorten rapportages: Management rapportages Caseload rapportages Controle rapportages Daarbij geldt over het algemeen dat Management Rapportages en controle rapportages iedere nacht worden ververst. Caseload rapportages en stroomgegevens zijn altijd up-to-date. 2.1 Menu Start Programma Via het keuzemenu Bestand, Start programma kunt u rapportages bekijken, welke beschikbaar zijn binnen Central Station. Let op: De opbouw van dit menu is voor iedere instelling anders; dus het kan zijn dat u meer of minder rapportages beschikbaar hebt dan in deze handleiding worden behandeld. De volgende standaard rapportages zijn beschikbaar binnen Central Station: Caseload Dit biedt een overzicht van actuele dossiers per medewerker, werkeenheid of locatie, waarbij geen gevoelige informatie zichtbaar is. Management rapportage Management rapportage: Overzicht van alle cliëntkaarten, dossiers en trajecten, waarbij het mogelijk is filters aan te brengen op alle velden (met uitzondering van textvelden) die zijn ingevuld op bijvoorbeeld een cliëntkaart. (Kort) contacten: Overzicht van alle (korte) contacten die in contacttelling zijn meegenomen. Stroomgegevens: Overzicht van nieuwe, lopende en afgesloten dossiers binnen een te definiëren periode.

5 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 5 van 19 Controle rapporten Voorbeelden hiervan zijn: Dossiers zonder cliëntkaart Aantal berichten openstaand, postvak uit Aantal dubbele dossiers op geboortedatum Aantal dubbele dossiers op naam Aantal dubbele cliëntkaarten Inlogactiviteiten Het opvragen van een rapportage gaat als volgt: 1) Klik op het menu Bestand (zie afbeelding op de vorige pagina). 2) Selecteer de optie Start programma. 3) Selecteer het submenu. 4) Klik met de linker muisknop op de te bekijken rapportage. Standaard is er een gebruikersgroep User: managementrapportages. Medewerkers die lid zijn van deze groep kunnen rapportages bekijken en maken. Het is echter mogelijk hiervan af te wijken. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld toegang krijgen tot slechts enkele managementrapportages. 2.2 Gegevens controleren / bekijken Voordat u een rapportage maakt is het mogelijk om de gegevens te controleren waaruit de rapporten worden samengesteld. Dit kunt u als volgt doen: 1) Selecteer een management rapportage via het menu Start programma. 2) Onderstaand venster verschijnt.

6 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 6 van 19 Aan de hand van een aantal criteria, kan een selectie worden gemaakt uit de in de database aanwezige dossiers. 3) Geef de criteria aan waaraan de output moet voldoen. Selecteer bijvoorbeeld alle gegevens waarvan de datum aanmelding ligt tussen 1/1/2011 en 30/6/ ) Ga naar het tabblad Gegevens en klik op het icoontje om te verversen. In dit tabblad is de output zichtbaar die voldoet aan de ingegeven filterinstellingen. Op basis hiervan worden de uiteindelijke rapportages gemaakt. Op het tabblad Gegevens is het daarnaast eenvoudig om gegevens te controleren. Door met de rechtermuisknop in het grid te klikken verschijnt er een submenu. Kies hier voor grid opties, kolommen instellen. Selecteer de kolommen die u zichtbaar wil hebben op het tabblad gegevens. Door met de linkermuisknop op een kolomnaam te klikken kunt u hierop sorteren. Één keer klikken sorteert oplopend, en nogmaals klikken sorteert aflopend. Op deze wijze kan bijvoorbeeld eenvoudig worden gecontroleerd bij welke dossiers het veld aanmeldingswijze niet is ingevuld. Het is vanuit het tabblad gegevens mogelijk om direct een betreffende dossiers te openen. U kunt dan eenvoudig gegevens controleren of aanpassingen doen. Dit doet u met het rechtermuismenu, via de toets <F2> of door erop te dubbelklikken. Het is ook mogelijk om de gegevens op het tabblad Gegevens te exporteren naar Excel. Klik hiervoor op het excel icoontje (zie onderstaande afbeelding).

7 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 7 van 19 Ook via het rechtermuismenu kunt u naar Excel exporteren. Dit gaat als volgt: 1) Klik in het rechtermuismenu op grid opties, export naar excel 2) Selecteer de kolommen die u wil exporteren en klik op OK. 2.3 Rapportages bekijken Om een rapportage te bekijken doorloopt u de volgende stappen. 1) Selecteer een management rapportage via het menu Start programma. 2) Ga dan naar het tabblad filterinstellingen en stel de juiste filters in. 3) Vervolgens dient u op het tabblad gegevens te klikken op verversen. Eventueel kunt u hier de gegevens controleren. 4) Ga dan naar het tabblad Rapporten. In dit tabblad (zie onderstaande afbeelding) kan een rapport worden geselecteerd, welke wordt gevuld met alle gegevens die voldoen aan de geselecteerde filters.

8 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 8 van 19 5) Dubbelklik op een rapport. Het rapport wordt getoond. Let op: selecteer altijd eerst de filters. Indien u dit niet doet worden teveel gegevens opgehaald. 2.4 Rapportage aanmaken Central Station maakt gebruik van het externe pakket Report Builder om rapporten te genereren. Met behulp van een wizard kan een selectie gemaakt worden van alle velden die getoond dienen te worden, waarna aangegeven kan worden of de gegevens gegroepeerd weergegeven dienen te worden.

9 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 9 van 19 Om een rapportage aan te maken kunt u de volgende stappen ondernemen: 1) Klik op het tabblad Rapporten 2) Kies in het rechtermuismenu de optie Rapportage wizard (zie afbeelding hiernaast) 3) Kies in het venster Nieuwe items het type rapport dat u wenst te maken. - Rapport Wizard: Wizard die u begeleid bij het maken van een rapport. - Rapport: Geeft resultaat regels terug zoals dossiers (dit kunt u vergelijken met een regel op het tabblad gegevens, waarbij er bijvoorbeeld een selectie wordt gemaakt van enkele kolommen). - ResultaatTab Wizard: Geeft aantallen terug in de vorm van kruistabellen Rapport Wizard Met behulp van de Rapport Wizard kunnen rapporten worden gemaakt, welke als resultaat inhoudelijke gegevens teruggeven. 1) Kies in het venster Nieuwe Items voor Rapport Wizard. 2) Rapport Wizard wordt gestart. In dit venster kunnen kolommen worden geselecteerd, welke op het rapport getoond dienen te worden. Deze komen overeen met alle kolommen die op het tabblad gegevens te zien zijn. Nadat u op volgende hebt geklikt kunt u groeperen op 1 van de

10 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 10 van 19 geselecteerde velden, en kan de opmaak van het rapport worden gekozen ResultaatTab wizard Met behulp van de ResultaatTab Wizard kunnen kruistabellen worden gemaakt welke als resultaat aantallen geven. 1) Kies in het venster Nieuwe Items voor Resultaat Tab Wizard. 2) De ResultaatTab Wizard wordt gestart. 3) Kies voor het gegevenskanaal rapport en klik op volgende.

11 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 11 van 19 4) U kunt gegevens tegen elkaar afzetten, door de betreffende kolommen te slepen naar nieuwe kolom of nieuwe rij 5) Sleep de kolom aantal naar nieuwe waarde om het aantal dossiers te tellen 6) Door op Gereed te klikken, maakt u het rapport aan. 7) U krijgt een voorbeeld te zien van het resultaat.

12 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 12 van Ontwerpen In het tabblad ontwerpen kunt u tal van aanpassingen doen om het rapport naar uw wensen in te delen. Het aanpassen van een rapporttekst gaat als volgt: 1) Selecteer het tabblad Ontwerpen. 2) Klik op de tekst die u aan wilt passen. 3) Type in het omcirkelde veld (zie afbeelding hieronder) de gewenste tekst. 4) De tekst wordt aangepast terwijl u typt.

13 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 13 van Terugkeren naar Wizard Als u al een rapport hebt gemaakt, maar u wilt toch nog velden aanpassen, dan kunt u terugkeren naar de ResultaatTab Wizard. Dit doet u door in het ontwerp van het rapport met het rechtermuismenu te kiezen voor configureer Bewaren van een rapport Het bewaren van een rapport kan op twee manieren. 1) Via menu bestand --> opslaan. 2) Door venster te sluiten en op Ja te klikken. In beide gevallen dient u een naam van het rapport in te geven. Let op: Kies bij de naamgeving van rapporten voor duidelijk namen, zodat u weet welke resultaten de verschillende rapporten teruggeven Rapport kopiëren / plakken Een snelle en eenvoudige manier om een nieuw rapport aan te maken is door een bestaande te kopiëren. Het is dan bijvoorbeeld niet meer nodig om de lay-out geheel aan te passen. U dient een rapportage te kiezen die voldoet aan uw eisen. Om een rapport te kopiëren kunt u als volgt te werk gaan: 1) Klik met de rechtermuisknop op het rapport dat u wilt kopiëren. 2) Kies voor Kopiëren. 3) Klik aan de rechterkant op het tabblad Rapporten met de rechtermuisknop, en kies plakken. 4) Pas de naam van de rapportage aan via de rechtermuisknop naam wijzigen. 5) Open het rapport via de rechtermuisknop, ontwerpen. 6) In paragraaf en staat beschreven hoe u de rapportage verder is aan te passen.

14 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 14 van Groepering aanbrengen in een rapport Het sorteren van een rapport gaat als volgt: 1) Kies het gewenste rapport in het tabblad Rapporten 2) Klik met de rechter muisknop op het rapport en kies de optie Ontwerpen. 3) Er verschijnt een venster waarin het rapport opgemaakt kan worden. Kies bovenin het menu voor Rapport -> Groepen 4) Er verschijnt een dialoogvenster. Kies de kolom waar u op wilt sorteren en klik op Toevoegen. Klik vervolgens op OK. 5) De laatste stap is het opslaan van het rapport d.m.v. Bestand -> Opslaan 2.6 Filterinstellingen toevoegen aan een rapport In elke rapportage zult u waarschijnlijk filtermogelijkheden hebben. Zie bijvoorbeeld onderstaand figuur waarbij er o.a. filters aanwezig zijn voor de datum aanmelding, datum intake en werksoort. Het is mogelijk om deze filters die ingesteld zijn, weer te geven in de uiteindelijke rapportage. Dit kan als volgt:

15 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 15 van 19 1) Selecteer het rapport waaraan u de filterinstellingen wilt toevoegen. 2) Bewerk het rapport middels de menuoptie "ontwerpen". 3) Voeg in rapport het veld "samenvatting" toe.

16 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 16 van 19 4) Voeg dbmemo toe aan de summary (klik hiertoe op knop dbmemo en klik vervolgens op witte veld net boven de balk samenvatting ). 5) Stel vervolgens het juiste veld in op het zojuist geplaatste dbmemo veld (klik op het toegevoegde veld en selecteer in rolmenus venstervelden en reportparams of sndreportparams).

17 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 17 van 19 6) Sluit en bewaar het rapport en controleer of de filterinstellingen worden getoond in het rapport. 2.7 Rapportgegevens uitprinten of bewaren Nadat u een rapport hebt opgevraagd via het tabblad rapporten, verschijnt het volgende venster. Vervolgens kunt u kiezen uit de volgende opties:. Met dit icoon kunt u het rapport direct afdrukken. Hiermee kunt u printerinstellingen bepalen voordat u afdrukt. Daarnaast is er de mogelijkheid om het rapport af te drukken naar een bestand (bv. Word, Excel of PDF). Hiermee wordt het rapport aangepast aan de gehele pagina. Hiermee wordt het rapport aangepast aan de paginabreedte. Hiermee toont u het rapport op ware grootte (100%). Hiermee kunt u aangeven hoeveel u wilt in- uitzoomen op het rapport. Met dit icoon springt u naar de eerste pagina van het rapport.

18 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 18 van 19 Met dit icoon toont u de vorige pagina. Hiermee kunt u aangeven welke pagina van het rapport u wilt tonen. Typ het getal in van de gewenste pagina en druk op <ENTER>. Met dit icoon toont u de volgende pagina. Met dit icoon toont u de laatste pagina van het rapport. Hiermee exporteert u het rapport naar Excel (zie volgende paragraaf). Dit icoontje biedt de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar PDF, Excel, Raf of HTML formaat. Daarnaast is er de mogelijkheid om dit direct als een bestand op te slaan. Hiermee kunt u gegevens bekijken van de geselecteerde dataset. 2.8 Exporteren naar Excel Om gegevens te verwerken in bijvoorbeeld jaarverslagen is het handig om rapporten te exporteren naar Excel. Dit doet u op de volgende manier: 1) Open het rapport door op het tabblad rapport te dubbelklikken op het de gewenste rapportage 2) Het venster afdrukvoorbeeld verschijnt (zie afbeelding rechts) 3) Klik op het excelicoontje (rood omcirkeld in de afbeelding hiernaast) 4) Het rapport wordt nu geëxporteerd naar Excel. 2.9 Exporteren naar PDF Naast het exporteren naar Excel is het ook mogelijk om rapporten te exporteren naar bijvoorbeeld PDF. Dit kunt u als volgt doen: 1) Open het rapport door op het tabblad rapport te dubbelklikken op het de gewenste rapportage 2) Klik op het printer instellingen icoontje

19 Central Station Handleiding Managementrapportages Pagina 19 van 19 Een andere manier is door op het icoontje Uitgebreide export te klikken. Kies vervolgens voor PDF Wachtlijsten en caseload overzichten Wachtlijsten en caseloadoverzichten worden gebruikt om de voortgang van dossiers/trajecten te bewaken. Alle medewerkers van het maatschappelijk werk kunnen overzichten creëren van zijn of haar dossiers. Het management kan de voortgang bekijken van alle medewerkers. Deze caseload en/of wachtlijst kan worden opgevraagd via de boom en dan het mapje caseload. Daarnaast kan dit worden opgevraagd via bestand, start programma, caseload. Standaard heeft een dossier in CS de onderstaande fases (afhankelijk van de inrichting kan dit bij u afwijken). Deze ziet u ook terugkomen in de caseload in bovenstaande afbeelding. Aangemeld: toon alle dossiers waarvan aanmelding heeft plaatsgevonden, maar geen intake Intake: toon alle dossiers waarvan intake heeft plaatsgevonden, maar geen hulpverleningstraject is opgesteld In behandeling: toon alle dossiers die in behandeling zijn (waarvan hulpverleningstraject is opgesteld, maar nog niet is afgesloten) Afgesloten: toon alle afgesloten dossiers Vanuit het overzicht kunt u direct een dossier openen door erop te dubbelklikken.