Handleiding: Rapportages Publicatiedatum: 12 mei 2010 (versie 1.0) Pagina 1 van 22 pagina s. Handleiding Rapportages

Transcriptie

1 Pagina 1 van 22 pagina s. Handleiding Rapportages

2 Pagina 2 van 22 pagina s. Inhouds Opgave Rapportages... 3 Rapportdefinities... 4 Importeren & Exporteren... 5 Bedrijfslogo aanpassen... 8 De rapport editor (menu s en knoppen) Aanmaken van rapportages Bewerken van rapporten... 20

3 Pagina 3 van 22 pagina s. Rapportages Inleiding Centix4 beschikt standaard over een geïntegreerde rapporteditor, waarmee u snel en eenvoudig rapporten kunt genereren in standaardformaten zoals Excel en PDF. Voor het opstellen van de rapportages kunnen de gegevens uit bijna alle velden van de database worden gebruikt. Tevens kunnen in de editor rapportages in de eigen huisstijl en rapportagestijl worden opgemaakt. Daarnaast biedt het systeem diverse mogelijkheden voor het samenstellen van management rapportages. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe de rapporteditor werkt en hoe u rapportages zowel de inhoud als de lay-out van uw rapporten kunt bepalen. Let op: Voordat u een rapport gaat aanpassen, raden wij aan om eerst een back-up van het rapport te maken (exporteren)

4 Pagina 4 van 22 pagina s. Rapportdefinities Ga naar Bestand Onderhoud Systeemtabellen Group: Report Report Definition. In dit overzichtsscherm staan alle rapportdefinities. Onder één rapportdefinitie kunnen meerdere rapporten vallen. Zo kunt u voor elke klant of elke gelegenheid een rapportdefinitie aanmaken met een ander logo of een andere lay-out. Stap 1: Aanmaken Wanneer u met de rechtermuisknop op in het scherm klikt, kunt u in het pop-up menu een nieuwe rapportdefinitie toevoegen. In het venster dat nu verschijnt, dient u de volgende gegevens in te vullen: Rapportgroep aanmaken. ID Omschrijving Taal Type Hier kunt u aangeven voor welk onderdeel u een rapport wil Hier kunt u een ID opgeven (bijvoorbeeld: 001 of MIPLAN) Voeg hier een bondige omschrijving van het rapport in. De taal van het rapport dat u gaat aanmaken. Voor wie het rapport zichtbaar moet zijn (System: iedereen, User: alleen uzelf) Wanneer u alle velden heeft ingevuld, kunt u het scherm opslaan en sluiten. Stap 2: Ontwerpen Als de gewenste rapportdefinitie is aangemaakt, kunt u het gaan ontwerpen. Dit kunt u doen door aan de linkerkant de regel te selecteren en vervolgens dubbel te klikken:

5 Pagina 5 van 22 pagina s. Importeren & Exporteren Naast de standaard rapporten in uw applicatie, biedt Centix4 u de mogelijkheid om extra rapporten toe te voegen aan de applicatie. Naast het ontwerpen van eigen rapporten is het ook mogelijk om rapporten te downloaden via de website Deze rapporten kunnen vervolgens geïmporteerd worden in Centix4. De onderstaande stappen helpen u bij het importeren en exporteren van rapporten. Importeren Stap 1. Ga naar Bestand Onderhoud Systeemtabellen Groep: Rapport Rapport Definitie Stap 2. Klik met uw rechtermuisknop op de gewenste rapportdefinitie Note: Wanneer de gewenste rapportdefinitie nog niet bestaat, dient u deze aan te maken. Hoe u een rapportdefinitie maakt, staat uitgelegd bij Rapport Definities. Stap 3. Klik op Voor geselecteerde regel Import Let op: Indien er al een rapport in de definitie aanwezig is, zal deze overschreven worden. Wij raden u aan om het huidige rapport eerst te exporteren.

6 Pagina 6 van 22 pagina s. Stap 4. Selecteer het gewenste rapport welke u wilt importeren Note: Het te importeren rapport dient een XML extensie te hebben. Rapportages uit Centix3 zijn niet compatible met Centix4. Stap 5. Het rapport is geïmporteerd en is klaar voor gebruik. Exporteren Wanneer u zelf een rapport wil gaan bewerken of wanneer u een rapport wilt overschrijven, kunt u doormiddel van de exporteerfunctie een back-up maken van de gewenste rapportdefinitie. In de onderstaande stappen zal uitgelegd worden hoe u dit kunt doen. Stap 1. Ga naar Bestand Onderhoud Systeemtabellen Groep: Rapport Rapport Definitie Stap 2. Klik met uw rechtermuisknop op de gewenste rapportdefinitie Stap 3. Klik op Voor geselecteerde regel Exporteer

7 Pagina 7 van 22 pagina s. Stap 4. Selecteer de gewenste locatie. Stap 5. Geef een gewenste bestandsnaam op. Stap 6. Druk op opslaan. Stap 7. Controleer of het bestand is opgeslagen.

8 Pagina 8 van 22 pagina s. Bedrijfslogo aanpassen In een aantal standaard meegeleverde rapportages, en in diverse te downloaden rapportages, staat er een standaard logo op het rapport. Afhankelijk van uw voorkeur, kunt u het bedrijfslogo aanpassen of verwijderen. Hieronder zal in het kort worden uitgelegd, hoe u een logo kunt aanpassen of verwijderen. Aanpassen Stap 1. Ga naar Bestand Onderhoud Systeemtabellen Groep: Rapport Rapport Definitie Stap 2. Open het rapport in de ontwerpweergave, door op de gewenste rapportdefinitie dubbel te klikken. Stap 3. Selecteer het gewenste rapport waar het logo op weergegeven wordt. Stap 4. Selecteer het logo.

9 Pagina 9 van 22 pagina s. Stap 5. Rechts onder in het scherm krijgt u de eigenschappen van het logo te zien. U dient naar de eigenschappen met de titel Image te gaan. Stap 6. Klik op het invoerveld met de kolomnaam Picture, en kies Open uit de lijst die tevoorschijn komt. Stap 7. Selecteer het logo welke u wilt gebruiken, en klik op openen. Stap 8. Zet de eigenschap PictureScale op Scale. Deze optie zorgt ervoor dat uw logo vergoot of verkleind wordt en zorgt er tevens voor dat het logo niet vervormd wordt.

10 Pagina 10 van 22 pagina s. Stap 9. Sla het rapport op doormiddel van de diskette knop. Stap 10. Test of uw logo op het rapport wordt weergegeven Logo verwijderen Wanneer u geen bedrijfslogo of standaardlogo op een rapport wilt, kunt u deze verwijderen door onderstaande stappen uit te voeren. Stap 1. Ga naar Bestand Onderhoud Systeemtabellen Groep: Rapport Rapport Definitie Stap 2. Open het rapport in de ontwerpweergave, door op de gewenste rapportdefinitie dubbel te klikken. Stap 3. Selecteer het gewenste rapport waar het logo op weergegeven wordt. Stap 4. Klik met uw rechter muisknop op het logo.

11 Pagina 11 van 22 pagina s. Stap 5. Klik op verwijderen. Stap 6. Beperk de witruimte. Wanneer u het logo verwijderd, zult u een witruimte overhouden. Dit kunt u aanpassen door de PageHeader te verkleinen. Dit kunt u doen door de balk onder de PageHeader omhoog te slepen. Voor wijziging: Na wijziging: Stap 7. Sla uw rapport op. Stap 8. Test of het rapport juist wordt weergegeven.

12 Pagina 12 van 22 pagina s. De rapport editor (menu s en knoppen) Voordat u begint met het toevoegen of het wijzigen van rapportdefinities, leest u in dit onderdeel een korte toelichting op de meest essentiële onderdelen van de rapport editor. De rapporten in de huidige rapport definitie 2.1. Knoppen overzicht Opslaan van wijzigingen Afdrukvoorbeeld Rapport ontwerpen Data groeperen/sorteren (alleen in ontwerp modus beschikbaar) Invoegen label Invoegen dataveld (toont een lijst met beschikbare velden) Invoegen van een figuur Blokkeren van velden (De bestaande velden kunnen niet verplaatst worden)

13 Pagina 13 van 22 pagina s Een groep objecten aanpassen U kunt de eigenschappen van een groep objecten aanpassen door meerdere objecten te selecteren (middels Shift + linkermuisknop) en vervolgens in het eigenschappen venster de eigenschap te wijzigen (bijvoorbeeld de breedte van een veld) Eigenschappen van objecten Align: Tekst uitlijnen Calculated: Geeft aan of de waarde van de eigenschap Text letterlijk wordt getoond. Label velden hebben het veld Calculated altijd op False staan. Text: Weer te geven tekst of dataveld (indien u het veld aanklikt ontstaat een knopje aan het rechter einde van het veld. Wanneer u hierop te klikt, verschijnt een lijst met beschikbare datavelden. Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken. Barcode & CheckBox: Of het een speciaal veld is, zoals een barcodeveld of een checkbox. CanGrow/CanShrink: Geven aan of een veld kan groeien/krimpen (in verticale richting), indien een tekst langer of korter is dan verwacht.

14 Pagina 14 van 22 pagina s Sectie eigenschappen Een rapportdefinitie is opgebouwd uit secties, die in de rapport editor worden weergegeven als horizontale grijze balken (Header, Detail, Footer, enz.). U kunt de eigenschappen van secties opvragen door op een sectie (grijze balk) te klikken. Height: Sectiehoogte Visible: Zichtbaar/Onzichtbaar maken.

15 Pagina 15 van 22 pagina s Rapport eigenschappen U kunt de rapport eigenschappen opvragen door ergens buiten de rapport secties te klikken op het donker grijze gedeelte. Margin: Marge instellingen van het rapport Orientation: Oriëntatie van het rapport Staand/Liggend

16 Pagina 16 van 22 pagina s. Aanmaken van rapportages Om een rapport aan te maken of te wijzigen, dubbelklikt u op een rapportdefinitie. Links boven in de reportdesigner worden de rapporten getoond, die in het rapport definitiebestand aanwezig zijn. Wanneer nog geen rapporten in het bestand vermeld staan, kunt u die toevoegen door Bestand Nieuw Rapport Toevoegen te kiezen. Let op: In het scherm staat twee keer bestand ; het gaat hier om de onderste. Stap 1 gegevensbronnen selecteren Vervolgens komt u bij step 1 select the data source for the new report. Hiermee selecteert u de gegevensbron voor het nieuwe rapport. Deze gegevensbronnen zijn gedefinieerd voor een bepaalde dataset. In de dataset zijn velden uit één of meerdere tabellen beschikbaar. Door creëer rapport zonder gegevensbron aan te vinken, wordt de mogelijkheid gegeven om een leeg rapport te creëren. Dit rapport kan dan gebruikt worden als een toevoegend document (bijvoorbeeld Algemene Voorwaarden)

17 Pagina 17 van 22 pagina s. Stap 2 gegevens selecteren In de tweede stap kunt u aangeven welke gegevens u wilt hebben op uw rapport. Door te dubbelklikken selecteert u een beschikbaar (available) veld, dat wordt toegevoegd aan de geselecteerde items(detail). Tevens is het mogelijk om de velden te verslepen. Door de twee knoppen met de pijltjes naar rechts (alles toevoegen) en de pijltjes naar links (alles verwijderen) kunt u alle velden toevoegen en verwijderen. Het is mogelijk om op gegevens te groeperen. Hiervoor dient u deze gegevens te verslepen naar het veld groepeer bij.

18 Pagina 18 van 22 pagina s. Stap 3 opbouw van het rapport In de derde stap kunt u aangeven hoe het rapport opgebouwd moet worden. Uiteraard kunt u later de layout veranderen. In kolomvorm: de velden worden onder elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg van de formulieren binnen Centix Mobile Inspections. In tabelvorm: de velden worden naast elkaar getoond. Deze layout heeft veel weg van de werkbladen binnen Centix Mobile Inspections. De andere methodieken zijn of voor een bepaald doel (zoals etiketten) of zijn tussenvormen van de eerder genoemde methodieken. Ook kunt u in deze stap aangeven of het rapport portrait (staand) of landscape (liggend) opgebouwd moet worden. Bij sommige layouts kunt u aangeven of de velden zo in elkaar gedrukt moeten worden (dus verkleind), dat ze op het door u aangeven formaat getoond kunnen worden. Stap 4 Stijl definiëren In de vierde stap kunt u een stijl voor uw rapport aangeven. Door alle rapporten met dezelfde stijl op te bouwen krijgt u eenheid binnen uw rapportages.

19 Pagina 19 van 22 pagina s. Stap 5 naam, positie en beschikbaarheid bepalen Als laatste en vijfde stap dient u een naam en positie op te geven. Daarnaast dient u aan te geven waar het rapport zichtbaar moet zijn. Vervolgens kunt u kiezen of u het een voorbeeld van het rapport wilt zienof dat u het rapport verder wilt aanpassen. Let wel op dat het getoonde rapport alle data uit de database bevat. Dit in tegenstelling tot wanneer u het rapport uit het menu aanroept, in de verschillende werkbladen waar dat mogelijk is.

20 Pagina 20 van 22 pagina s. Bewerken van rapporten Toevoegen van datavelden Wanneer u een rapport wilt bewerken door er een veld uit de database aan toe te voegen, doorloopt u de volgende stappen. Klik op het icoontje om alle uit de database opgehaalde velden weer te geven. Wanneer u nu op een regel klikt, gebeurt er verder nog niets. Gaat u vervolgens met uw muis over het gedeelte met de al bestaande velden, dan verandert uw muiscursor in een plus-teken. Dit betekent dat u nu het veld op uw scherm kunt tekenen, op de plaats waar u het veld wilt hebben. Hoogstwaarschijnlijk is dat in de sectie Detail.

21 Pagina 21 van 22 pagina s. Wanneer u het veld op uw scherm heeft getekend, ziet dit er net zo uit als op het volgende plaatje. De rand om het veld heen geeft aan, dat het geselecteerd is. Het is nu mogelijk om de eigenschappen van het veld te wijzigen, zoals eerder in deze handleiding is beschreven. De volgende stap is het toevoegen van een label aan de PageHeader, om te beschrijven wat eronder wordt weergegeven. Klik op het icoontje achtergrond).. In de knoppenbalk is het icoontje nu geselecteerd (witte Dat betekent dat u nu weer een veld kunt gaan tekenen, boven het zojuist aangemaakte veld. Dat kan er als volgt uit zien.

22 Pagina 22 van 22 pagina s. Van het zojuist aangemaakte labeltje kunt u nu de eigenschappen wijzigen, zoals eerder in deze documentatie aangegeven staat. De belangrijkste zijn in dit geval de volgende: Text, om de beschrijving erin te zetten Font, om het labeltje hetzelfde uiterlijk te geven als de andere labels Wanneer u denkt dat het rapport af is of indien u het tussendoor wilt bekijken, kunt u klikken op het icoontje, voor een afdrukvoorbeeld op uw beeldscherm. U kunt nu bekijken of het rapport naar uw zin is. Om weer terug te keren naar de ontwerpweergave, klikt u op het icoontje.