NC-Websites Handleiding Mailer

Transcriptie

1 NC-Websites Handleiding Mailer Juni 2011 versie 1 1

2 Inhoud 1. Uw mailer Groepen beheren Klanten beheren Nieuwsbrief opstellen Indeling van de Nieuwsbrief De nieuwsbrief samenstellen Eerste controle Selecteer ontvangers Laatste controle Verstuurde nieuwsbrieven Problemen of vragen Bijlagen Knoppen editor

3 1. Uw mailer Gefeliciteerd, wij hebben zojuist een mailer in uw website geplaatst. In deze handleiding wordt beschreven hoe u nieuwsbrieven online kunt samenstellen en versturen met uw mailer. De mailer is een programma dat het online maken en versturen van nieuwsbrieven via de voor u mogelijk maakt. In deze korte handleiding zal uitgelegd worden hoe u klanten en groepen kunt beheren, hoe u een nieuwsbrief kunt opstellen en hoe u uw verzonden nieuwsbrieven kunt bijhouden. In hoofdstuk twee kunt u lezen hoe u groepen kunt maken en beheren, in hoofdstuk drie leest u hoe u binnen deze groepen klanten kunt aanmaken en beheren. In hoofdstuk vier wordt er stapsgewijs ingegaan hoe u een nieuwsbrief kunt opstellen en hoe u deze kunt verspreiden onder uw klanten. In het vijfde hoofdstuk leest u hoe u reeds verstuurde mails kan inzien. Hoofdstuk zes,het laatste hoofdstuk vind u onze contactgegevens voor het geval u problemen, vragen of suggesties heeft. U kunt uw mailer vinden door in te loggen op uw website. Als u ingelogd bent, dan ziet u bovenaan in de iconenbalk de volgende knop door op deze knop te klikken komt u in de mailer. Zie de afbeelding hieronder voor de locatie van de knop. Wij wensen u veel plezier van uw mailer. 3

4 2. Groepen beheren In de mailer kunt u groepen samenstellen om het klantenbestand in de mailer een duidelijke structuur te geven. de groepen zijn van groot belang binnen de mailer, bij het opstellen van een nieuwsbrief kunt u de mail versturen naar bepaalde groepen. U kunt dus elke groep een nieuwsbrief sturen met relevante informatie voor die groep. Om de groepen te heberen klikt u in het hoofdmenu van de mailer op het kopje Groepen, u ziet nu een overzicht met alle groepen in uw mailer. In het onderstaande voorbeeld is de mailer nog leeg. Figuur 1 Overzicht van groepen, de lijst is nog leeg U kunt groepen aanmaken door op de grote Groep toevoegen knop boven de lijst te klikken, als u dat doet dan krijgt u het onderstaande formulier op het scherm. Figuur 2 Groep toevoegen 4

5 Om een groep toe te voegen hoeft u alleen maar een naam op te geven. Wanneer u een geschikte naam heeft ingevuld voor uw groep, dan kunt u op de knop Opslaan klikken. Wilt u de groep niet maken, dan klikt u op Annuleer. In beide gevallen wordt u weer terug gestuurd naar het overzicht. Figuur 3 Overzicht van groepen, er zijn twee groepen aangemaakt In het bovenstaande overzicht is te zien dat er twee groepen zijn aangemaakt, namelijk Testgroep en Klanten. Achter elke groep staan twee opties. De eerste is om de groep aan te passé de tweede is voor het verwijderen van de groep. Groep aanpassen Groep verwijderen Door de groep aan te passen krijgt u hetzelfde formulier als het toevoegen van een groep, hier kunt u de naam van de groep wijzigen. Figuur 4 Groep aanpassen 5

6 U kunt ook een groep verwijderen, de groep moet echter wel leeg zijn voordat deze daadwerkelijk verwijderd kan worden. Als u op de verwijderknop klikt, krijgt u eerst een vraag of u de groep echt wilt verwijderen. Figuur 5 Wilt u de groep verwijderen? Rechtsboven het overzicht met alle groepen vind u een zoekveld. Als u een bepaalde groep wilt zoeken, bijvoorbeeld als u veel groepen heeft, dan kunt u uw trefwoorden in het zoekveld invullen en op de Zoek knop klikken. Alle groepen met een overeenkomst op uw trefwoorden worden vervolgens getoond. Figuur 6 Zoeken naar een bepaalde groep 6

7 3. Klanten beheren In de mailer kunt u al uw contacten plaatsen, om dit te doen moeten er wel groepen gemaakt zijn, hoe u dit kunt doen heeft u kunnen lezen in het vorige hoofdstuk. U gaat naar het klanten beheer door in het hoofdmenu van de mailer te klikken op klanten. In dit voorbeeld is de klantenlijst nog leeg. Figuur 7 Overzicht van klanten, de lijst is nog leeg U kunt klanten aanmaken door op de grote Klant toevoegen knop boven de lijst te klikken, als u dat doet dan krijgt u het onderstaande formulier op het scherm. Figuur 8 Een klant toevoegen Om een klant toe te voegen moet u de naam van de klant en het bijbehorende aders opgeven. U moet ook een groep selecteren voor de klant. Als laatste kunt u ook nog kiezen of de klant ingeschreven is of niet. Wanneer u alle velden heeft ingevuld dan kunt u op de knop Opslaan 7

8 klikken. Wilt u de klant niet maken, dan klikt u op Annuleer. In beide gevallen wordt u terug gestuurd naar het overzicht. Figuur 9 Overzicht van klanten, er staan 4 klanten in de mailer In het bovenstaande overzicht is te zien dat er een aantal klanten zijn aangemaakt. Achter elke klant staan twee opties. De eerste is om de klant aan te passen, de tweede is voor het verwijderen van de klant. Klant aanpassen Klant verwijderen Door de klant aan te passen krijgt u hetzelfde formulier als het toevoegen van een klant, hier kunt u alle gegevens wijzigen. Figuur 10 Klant aanpassen 8

9 U kunt een klant verwijderen door op de verwijderknop te klikken. Als u daarop klikt krijgt u eerst een vraag of u de klant echt wilt verwijderen. Figuur 11 Klant verwijderen Rechtsboven het overzicht met alle klanten vind u een zoekveld. Als u een bepaalde klant wilt zoeken, bijvoorbeeld als u veel klanten heeft, dan kunt u uw trefwoorden in het zoekveld invullen en op de Zoek knop klikken. Alle klanten met een overeenkomst op uw trefwoorden worden vervolgens getoond. Figuur 12 Zoeken naar een klant 9

10 4. Nieuwsbrief opstellen In dit hoofdstuk leest u hoe u een nieuwsbrief kunt samenstellen en hoe u deze aan de juiste groepen kunt versturen. Het proces van het opstellen tot het versturen telt vijf stappen, deze stappen worden per stap uitgelicht. U kunt een nieuwsbrief opstellen door in het hoofdmenu van de mailer te klikken op de knop opstellen. 4.1 Indeling van de Nieuwsbrief De eerste stap is het kiezen van een indeling voor uw nieuwsbrief. In uw mailer staan een aantal indelingen in een keuzelijst. Mocht u een andere indeling willen, dan kunt u contact met ons opnemen over de mogelijkheden, in hoofdstuk zes vind u hier meer informatie over. Als u een indeling aanklikt, dan ziet u gelijk een voorbeeld in het daar onderstaande vak. In dit voorbeeld hebben wij een simpele indeling met een rand om de nieuwsbrief en drie afbeeldingen aan de rechterzijde. Figuur 13 Lay-out kiezen Wanneer u een geschikte indeling heeft gevonden voor uw nieuwsbrief dan kunt u klikken op de knop Volgende stap rechtsboven. Bij alle stappen bevind deze knop zich op dezelfde plek. Bij alle volgende stappen komt linksboven een knop om terug te keren naar de vorige stap. 4.2 De nieuwsbrief samenstellen U heeft een indeling gekozen voor uw nieuwsbrief, de nieuwsbrief wordt voor u ingeladen en u kunt nu teksten en afbeeldingen toevoegen. 10

11 Figuur 14 Plaats tekst en afbeeldingen in uw nieuwsbrief Bovenaan kunt u een onderwerp voor de nieuwsbrief opgeven, daaronder kunt u teksten en afbeeldingen plaatsen (dit is afhankelijk van de gekozen indeling). Teksten kunt u typen in de zogenoemde editor. De editor heeft veel weg van bekende tekstverwerkingsprogramma s, de werking van de editor is ook hiermee te vergelijken. Figuur 15 tekst typen Afbeeldingen kunt u uploaden van uw computer door te klikken op de Kies afbeelding knop(pen), er komt een programma naar voren waar u de afbeelding kunt selecteren. 11

12 Figuur 16 Afbeelding of foto invoegen Wanneer u een afbeelding heeft gekozen kunt u een uitsnede maken van de afbeelding zodat deze perfect in de nieuwsbrief past. U kunt de uitsnede aanpassen door de hoeken te vergroten of te verkleinen. U kunt het selectie vlak ook verschuiven. Figuur 17 Kies een uitsnede van de afbeelding Wanneer de uitsnede naar wens is dient u te klikken op de Uploaden knop, u krijgt dan een voorbeeld van de afbeelding te zien. Als dit naar wens is kunt u de afbeelding definitief in de nieuwsbrief plaatsen door op de Upload knop te klikken. 12

13 Figuur 18 Uitsnede plaatsen Wanneer u klaar bent met het samenstellen van uw nieuwsbrief klikt u op de Volgende stap knop. 4.3 Eerste controle U bent nu op het punt aangekomen dat u voor de eerste keer de nieuwsbrief kunt controleren. Figuur 19 De eerste controle van de nieuwsbrief Als het voorbeeld van de nieuwsbrief naar wens is, dan kunt u klikken op Volgende stap, mocht u nog wijzigingen willen doorvoeren, dan kunt u klikken op Vorige stap. Alle teksten en afbeeldingen worden dan opnieuw ingeladen en u kunt hier wijzigingen in aanbrengen. 4.4 Selecteer ontvangers De nieuwsbrief is nu samengesteld, nu dienen de ontvangers geselecteerd te worden die de nieuwsbrief gaan ontvangen. Dit kunt u heel eenvoudig doen door een vinkje te zetten voor de naam van de groepen. 13

14 Figuur 20 Kies groepen voor de nieuwsbrief 4.5 Laatste controle U heeft de nieuwsbrief samengesteld en u heeft ontvangers gekozen voor de nieuwsbrief. U kunt nu voor de laatste keer alles controleren. U ziet nu ook alle adressen van de ontvangers, controleer goed of het naar de juiste klanten gestuurd wordt, zeker in het geval van een test . De knop Volgende stap is nu vervangen door Verstuur, als u hier op klikt krijgt u voor de zekerheid nog een vraag of u de nieuwsbrief echt wilt versturen. 14

15 Figuur 21 Wilt u nu de nieuwsbrief versturen? Door op OK knop te klikken zal de mailing worden verstuurd naar alle geselecteerde klanten. 15

16 5. Verstuurde nieuwsbrieven In dit hoofdstuk leest u hoe u eerder verzonden nieuwsbrieven kunt bekijken. U kunt de nieuwsbrieven bekijken door in het hoofdmenu van de mailer te klikken op de knop opstellen. U kunt in de keuzelijst kiezen uit eerder verzonden nieuwsbrieven. De nieuwsbrieven staan gesorteerd op verzenddatum. De verzenddatum, tijd en het onderwerp van de s staan in de keuzelijst. Figuur 22 Eerder verstuurde terugkijken 16

17 6. Problemen of vragen Wij hebben uw mailer met uiterste zorg gemaakt en getest. Echter is het mogelijk dat u tegen problemen aanloopt, zoals u van ons gewent bent kunt u dan contact met ons opnemen. Mocht u wijzigingen in de lay-out van uw nieuwsbrieven? Dit kunnen wij ook voor u verzorgen! Website: adres: info@nc-websites.nl Telefonisch:

18 Bijlagen 1. Knoppen editor De editor in de mailer heeft veel weg van bekende tekstverwerkingsprogramma s voor de computer. Figuur 23 De editor De editor heeft veel functies die deze programma s ook hebben, hieronder wordt de functionaliteit van de knoppen per rij nog even duidelijk besproken. Rij 1 Geselecteerde tekst vet maken Geselecteerde tekst cursief maken Geselecteerde tekst onderstrepen Geselecteerde tekst doorhalen Geselecteerde tekst subscript maken Geselecteerde tekst superscript maken Kleur van de geselecteerde tekst veranderen Achtergrondkleur van de geselecteerde tekst veranderen Lijst met opsommingtekens 1. Lijst met nummers Geselecteerde tekst links uitlijnen Geselecteerde tekst centreren Geselecteerde tekst rechts uitlijnen Geselecteerde tekst uitvullen (grotere marge om de ruimte beter te gebruiken) Tekst terughalen na het opnieuw inladen van de pagina Rij 2 Geplakte tekst zonder stijlen invoegen Geplakte tekst met stijlen van Word invoegen Actie ongedaan maken (ctrl+z) Actie herhalen (ctrl+y) Van de geselecteerde tekst een link maken/bestaande link bewerken Link van de geselecteerde tekst verwijderen Opmaak van de geselecteerde tekst bepalen lettertype van de geselecteerde tekst bepalen lettergrote van de geselecteerde tekst bepalen 18

19 Rij 3 De naam van de ontvanger op deze plek plaatsen Horizontale lijn invoegen Alle opmaak verwijderen van de geselecteerde tekst HTML code opruimen Tabel invoegen Tabel rij eigenschappen aanpassen Tabel cel eigenschappen aanpassen Rij boven geselecteerde rij invoegen Rij onder geselecteerde rij invoegen Rij verwijderen Kolom links van de geselecteerde kolom invoegen Kolom rechts van de geselecteerde kolom invoegen Kolom verwijderen Cellen splitsen Cellen samenvoegen HTML code bekijken/aanpassen 19