Etiketten maken P&A Group

Transcriptie

1 Etiketten maken

2 I Etiketten maken Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Etiketten maken Etketten algemeen Optie nieuwe brief... 2 Verschil met brieven... 2 Aanpak Genereren van etiketten Optie nieuw rapport Aanpak Printen van etiketten

3 Etiketten maken 2 1 Etiketten maken In deze handleiding wordt het maken van etiketten in People Inc. uitgelegd. 1.1 Etketten algemeen Door de gebruiker worden etiketten gebruikt om bijvoorbeeld de adres labels voor brieven en pakketjes ten behoeve van het personeel te maken. In het pakket People Inc. kunnen etiketten aangemaakt worden via de brieven en via rapporten. 1.2 Optie nieuwe brief Etiketten maken aan de hand van de menu optie Nieuwe Brief Verschil met brieven In principe is het maken van etiketten gelijk aan het maken van brieven. Er is echter één verschil, namelijk het feit dat een nieuw etiketten- formulier niet in het MSWord document behorende bij People Inc. geopend wordt. Het is daarom noodzakelijk om de inhoud van het etiketten- formulier te kopiëren naar het bij People Inc. behorende MSWord document. Nu kan na het toevoegen van de velden het document opgeslagen worden in de People Inc. database Aanpak Open de Management Console en kies bij het scherm Werknemers de optie "Nieuw / Nieuwe Brief " uit het snelmenu. De Nieuwe Brief wizard wordt opgestart. In het tweede scherm moet de naam van de brief ingevoerd worden. Eventueel kan ook een omschrijving toegevoegd worden.

4 3 Etiketten maken Klik op volgend om door te gaan. Selecteer een scherm. Het gaat in ons voorbeeld om adressen van werknemers en die zijn

5 Etiketten maken 4 opgeslagen in het Werknemersscherm. Klik Volgend om door te gaan. Op de etiketten willen we alleen maar gegevens uit dit scherm gebruiken. Ook zoekcriteria willen we niet toepassen. Open tot slot de Query Wizard en kies de velden voor het etiket, bijvoorbeeld Postnaam, adres, postcode en woonplaats. Calculaties hebben we niet nodig voor een etiket. Klik op Volgend en daarna op Gereed. Er wordt nu een MSWord document geopend.

6 5 Etiketten maken Via de menu optie Tools naar Letters & Mailings en kies vervolgens Envelopes & Labels.

7 Etiketten maken 6 Er wordt een nieuwe wizard opgestart. Via de knop Options kan een etiket naar keuze uitgezocht worden. Kies vervolgens voor New Document en er wordt een nieuw MSWord document geopend met daarin de lay-out van de gekozen etiketten.

8 7 Etiketten maken Nu ontbreekt echter de vertrouwde Red Snapper Opslaan toets. Daarom moet nu een trucje toegepast worden. Selecteer alles op het document met de etiket lay-out. Dit kan via Ctrl+A. Kopieer het geheel via Ctrl+C. In de taakbalk is het origenele MSWord document nog te zien. Open dit en plak nu de inhoud van het vorige document erin via Ctrl+V.

9 Etiketten maken 8 Plaats nu de velden op het etiket via de Insert Merge Field. Voeg na het laatste veld het AutoMergeField toe. Kies uit het snelmenu de optie Edit Field

10 9 Etiketten maken Kies de optie Next in onderstaand scherm uit en klik op OK. Deze optie zorgt ervoor dat de etiketten van alle werknemers achter elkaar op een blad geprint kunnen worden. Kopieer de velden naar de overige cellen in het document en sla op via de Red Snapper Opslaan knop. Het document wordt nu opgeslagen in de People Inc. database. Bij het kopiëren is het van belang dat alle velden, inclusief het AutoMerge veld gekopieerd worden naar de volgende cellen van het document.

11 Etiketten maken 10 Start vanuit de Management Console de mail merge op om de etiketten te generen. Het resultaat kan er als volgt uitzien:

12 11 Etiketten maken Genereren van etiketten Open de Management Console. Het etiket dat we zo juist aangemaakt hebben is te vinden onder het scherm Werknemers. Dubbel klik op de "brief" en de mail merge wizard wordt opgestart. Het resultaat kan er als volgt uit zien:

13 Etiketten maken Optie nieuw rapport Aanpak Etiketten maken aan de hand van de menu optie Nieuw Rapport Open in de Management Console het scherm Werknemers. Kies uit het snelmenu voor de optie Nieuw/ Nieuw rapport.

14 13 Etiketten maken De wizard wordt gestart, klik op Volgend en geef het rapport een naam. Kies voor Gereed. De report builder start op. Het tabblad Data wordt geopend. Kies onder de menuoptie Bestand voor Nieuw.

15 Etiketten maken 14 Voor het voorbeeld gebruiken we de Query Wizard. Selecteer het scherm/tabel waaruit de gegevens gebruikt moeten worden. Kies in het volgende scherm de velden uit die nodig zijn voor het adreslabel.

16 15 Etiketten maken Doorloop de volgende stappen van de wizard. Verander in het laatste scherm eventueel de naam. Voor het voorbeeld is de naam veranderd in Etiketten.

17 Etiketten maken 16 Open nu de Ontwerp pagina van de report builder. Kies voor de menu optie Nieuw onder Bestand De volgende keuzemogelijkheden worden getoond. Kies voor de optie Label Sjablonen. In onderstaand scherm kan het gewenste labeltype uitgezocht worden. Op de doos van de etiketten en/of op de etiketbladen zelf staat staat het type vermeld.

18 17 Etiketten maken Wij maken de volgende keuze. Klik op OK. Plaats de velden op het scherm.

19 Etiketten maken 18 Het voorbeeld kan er als volgt uitzien:

20 19 Etiketten maken Printen van etiketten De etiketten zijn nu heel eenvoudig te printen. Selecteer het rapport in de Management Console. Kies de optie Open Rapport uit het snelmenu Het voorbeeld rapport kan er als volgt uitzien:

21 Etiketten maken 20 Kies nu de print optie voor het afdrukken van de etiketten.