Handleiding Extractie patiëntenbestand

Transcriptie

1 Handleiding Extractie patiëntenbestand Auteurs Diverse medewerkers PharmaPartners B.V. Redactie PharmaPartners Redactie, onderdeel PharmaPartners College 28 augustus 2013 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van PharmaPartners B.V.

2 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg Inhoud EXTRACTIE PATIËNTENBESTAND QUALIZORG 3 1. Inleiding 3 2. Selectie op basis van patiëntkenmerk uitvoeren 4 3. Extractie patiëntenbestand uitvoeren 6 4. Resultaat downloaden en openen in Excel 7 5. Aanpassingen aan het bestand voor uploaden 8 6. Patiënt statistiek uitvoeren 10 2

3 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg Extractie patiëntenbestand Qualizorg 1. Inleiding Hieronder vindt u de stappen voor het uitvoeren van de extractie Extractiepatiëntenbestand in de Q-module in Pharmacom Nieuw. Deze extractie kunt u baseren op het resultaat van de patiëntselectie Selectie op basis van patiëntkenmerk en bewakingssignaal. Hierdoor selecteert u bijvoorbeeld alleen de patiënten met de leeftijd van 18 jaar of ouder. Ook het downloaden van het resultaat naar uw PC en het openen van het resultaat in Excel worden toegelicht. Via het uitvoeren van de extractie Extractiepatiëntenbestand maakt u een overzicht van alle patiënten van de apotheek (excl. overleden, incidentele of verhuisde patiënten) met de door u gewenste gegevens (zoals e- mailadres, mensnummer, geslacht, patiëntnaam, woonplaats of geboortedatum). De gegevens gebruikt u voor het (continu) meten van patiëntervaringen. Dit bestand kunt u vervolgens uploaden in uw eigen portal van Qualizorg B.V., waarna Qualizorg B.V. de gehele dataverzameling voor u zal faciliteren. U kunt ervoor kiezen de gegevens dagelijks of periodiek bijvoorbeeld elke maand of aan het einde van een kwartaal te genereren en te uploaden. Optioneel: Jaarlijks kunt u een statistiek uitvoeren voor de meetverantwoording. Met deze statistiek kunt u inzichtelijk maken hoeveel patiënten er bij u ingeschreven staan, wat de leeftijd- en geslachtverdeling is. In de laatste paragraaf (1.6) vindt u een toelichting hoe u hiervoor de statistiek Patiënt statistiek gebruikt. 3

4 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 2. Selectie op basis van patiëntkenmerk en bewakingssignaal uitvoeren U voert de patiëntselectie Selectie op ATC-code en bewakingssignaal uit om alle patiënten te selecteren die 18 jaar of ouder zijn: Ga naar de Q-module met de knop (Ctrl+F6). Een nieuw venster wordt geopend met daarin (op het tabblad Queries. Klik op de query die u wilt uitvoeren (in dit geval: Selectie op atc-code en bewakingssignaal. Om te weten waarop nu eigenlijk geselecteerd wordt, kunt u Enter toetsen of onderin op Details klikken en vervolgens via het blokje Informatie meer te weten komen over bijvoorbeeld het doel van de query. Dit detailvenster sluit u weer met Details sluiten. Zorg dat de query geselecteerd is en druk op de knop (Ctrl+U). U krijgt nu een nieuw venster te zien waarin u enkele gegevens dient vast te leggen. Geef bij de uitvoergegevens als omschrijving een voor u herkenbare tekst op. Deze omschrijving wordt weergegeven in het resultatenscherm. Geef bij de planningsinformatie aan of de query direct (eenmalig), op een specifieke datum en tijd (eenmalig), of met een bepaalde frequentie dient te worden uitgevoerd. Om data geschikt te maken voor een landelijke benchmark of vergelijk, dient er een inclusie gemaakt te worden op patiënten die een eerste of tweede uitgifte hebben gehad. Dit conform de werkinstructies voor de CQI Farmacie. Hieronder wordt een extra stap beschreven hoe u dit kunt toepassen in de Q-module. Dit is niet verplicht, maar biedt een extra mogelijkheid hoe u dit zou kunnen doen vanuit de Q-module. Bij de Selectiecriteria vult u de leeftijd, periode, en eerste of tweede uitgifte in. Via de knop vult u deze gegevens in. Zie onderstaande voorbeeld: Leeftijd 4

5 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg Bewakingssignaal U vult hier het signaal EU, Eerste uitgifte in. Optioneel: Indien u ook gebruik maakt van Eerste en Tweede uitgiftebegeleiding (EUB/TUB) geeft u ook deze waarden als selectiecriteria op. Let op! U selecteert de waarde via het pijltje achter de rubriek Geef Waarde. Via de knop Toevoegen voegt u deze daadwerkelijk toe. Klik op OK als u de juiste gegevens heeft ingevuld. Wanneer u vervolgens in het venster Query uitvoeren op OK klikt (of Enter geeft), wordt de uitvoer van de query gestart of ingepland. Heeft u gekozen voor direct uitvoeren, dan zal de query meteen op de achtergrond gestart worden. Via het tabblad Resultaten zijn de resultaten van de uitgevoerde query s beschikbaar. 5

6 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 3. Extractie patiëntenbestand uitvoeren Om een extractie van deze patiënten te genereren, welke u vervolgens naar uw pc kunt downloaden, voert u de extractie Extractiepatiëntenbestand uit, gebaseerd op het resultaat van de selectie. Voor het uitvoeren van deze query gaat u als volgt te werk: Ga naar de Q-module met de knop (Ctrl+F6)/ of het tabblad query s. Klik op de query die u wilt uitvoeren (in dit geval: Extractiepatiëntenbestand). Zorg dat de query geselecteerd is en druk op de knop (Ctrl+U). Geef als een omschrijving een voor u herkenbare tekst op. Selecteer via de knop achter de rubriek Baseren op het resultaat van de patiëntselectie Selectie op basis van patiëntkenmerk en bewakingssignaal. Geef aan of de query direct (eenmalig), op een specifieke datum en tijd (eenmalig), of met een bepaalde frequentie dient te worden uitgevoerd. Klik onderin op de knop Resultaat definiëren. Een nieuw venster Extractie wordt geopend: Selecteer uit het linker lijstje de rubrieken die u in de extractie wilt opnemen. Let op! Zorg ervoor dat de rubrieken die in dit voorbeeld in het rechter lijstje staan in de extractie worden meegenomen. Klik op de knop om de rubriek op te nemen in het lijstje met te extraheren gegevens. Wijzig eventueel de plaats t.o.v. de andere gegevens met de knoppen en. Klik op OK als u de juiste gegevens heeft geselecteerd en deze in de juiste volgorde heeft gezet. U hebt nu vastgelegd aan welke eigenschappen het resultaat van de extractie dient te voldoen. Wanneer u in het venster Query uitvoeren op OK klikt (Enter), wordt de uitvoer van de query gestart of ingepland. Heeft u gekozen voor direct uitvoeren, dan zal de query meteen op de achtergrond gestart worden. 6

7 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 4. Resultaat downloaden en openen in Excel Om het resultaat van een extractie goed te kunnen bekijken en bewerken, opent u deze in Excel. Hiervoor dient u eerst het resultaat te downloaden naar uw pc: Ga in PharmacomNieuw naar de Q-module met de knop. Klik op het tabblad Resultaten. Klik op regel van het resultaat dat u wilt downloaden. Klik op de knop. Het scherm Downloadresultaat verschijnt waarin u enkele export/downloadgegevens dient vast te leggen. Geef hier het bestandstype, Door karaktergescheiden, in. Kies bij de rubriek scheidingsteken Eigen scheidingsteken en geef als eigen scheidingsteken ; (puntkomma) op. Haal het vinkje weg bij de rubriek Inclusief kolomhoofden zodat deze niet worden meegenomen. Geef als laatste de bestandslocatie op en klik op OK om het downloaden/exporteren te starten. Het bestand wordt op de door u opgegeven locatie opgeslagen. Open op uw PC het programma Excel. Kies onder het menu Bestand voor Openen. Ga naar opgegeven locatie en selecteer het resultaat dat u wilt openen. Selecteer bij de optie Bestandstype Alle bestanden, zodat niet alleen de Excel-bestanden maar alle bestanden worden getoond. De wizard voor het importeren van een bestand wordt geopend. Kies hier voor de optie Gescheiden, zodat tekens tabs of puntkomma s de scheidingstekens tussen velden vormen. Ga verder via de knop Volgende. Standaard staat aangegeven dat de Tab als scheidingsteken wordt gebruikt. Ga verder via de knop Volgende. Het gegevenstype staat automatisch op Standaard. Klik op de knop Voltooien. Het bestand wordt geopend in Excel. 7

8 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 5. Aanpassingen aan het bestand voor uploaden Voordat u nu het bestand kunt uploaden (en patiënten kunt uitnodigen) via dient u nog enkele handmatige bewerkingen te doen aan het bestand. Deze vindt u hieronder stap-voor-stap beschreven. 1. Ga in het bestand met de cursor op de eerste rij staan en klik op de rechter muisknop en vervolgens Invoegen. Voeg een nieuwe rij toe bovenaan het bestand. 2. Geef de volgende cellen de volgende namen (let op dat u geen spaties vóór of achter de naam in het veld laat staan! Dit zal een foutmelding opleveren bij het uploaden): Cel A1 wordt IDpatiënt Cel B1 wordt Voornaam Cel C1 wordt Tussenvoegsels Cel D1 wordt Achternaam Cel E1 wordt Straatnaam Cel F1 wordt Huisnummer 3. Ga met de muis op kolom G staan. Klik op de rechter muisknop en vervolgens op Invoegen. Voeg een nieuwe kolom toe als G. 4. Noem de nieuwe cel G1 Huisnummertoevoeging. 5. Voeg eventuele huisnummertoevoegingen, vermeld in kolom Huisnummer, toe onder deze nieuwe kolom. 6. Verwijder de huisnummertoevoegingen onder de kolom Huisnummer. 8

9 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 7. Geef de volgende cellen de volgende namen: Cel H1 wordt Postcode Cel I1 wordt Woonplaats Cel J1 wordt Geslacht 8. Wijzig in alle velden onder de kolom Geslacht (kolom J) de volgende waarden: Man wordt M Vrouw wordt V 9. Geef de volgende cellen de volgende namen: Cel K1 wordt Geboortedatum Cel L1 wordt adres 10. Noem cel M1 Toestemming Vul de velden onder de kolom Toestemming met Ja, indien u toestemming heeft van de patiënt voor benadering per en de patiënt per benaderd moet worden. Let op!doet u dit niet, dan wordt de patiënt niet per uitgenodigd. U dient wel te allen tijde deze cel/kolom toe te voegen (anders krijgt u bij het uploaden een foutmelding en kan het bestand niet worden geüpload). 12. U krijgt nu bovenstaande output. Controleert u het bestand en indien het klopt, sla dit bestand dan op uw PC op. 13. Vervolgens kan het bestand worden geüpload via De patiënten zullen worden uitgenodigd voor het de vragenlijst. 9

10 HandleidingExtractie patiëntenbestand Qualizorg 6. Patiënt statistiek uitvoeren De Patiënt Statistiek kunt u mogelijk gebruiken om gegevens voor de jaarlijkse verantwoording van de CQ-index meting aan te leveren. Dit betreffen gegevens over de populatie van de apotheek, gemiddelde leeftijd en geslacht. Voor het uitvoeren van de statistiek Patiënt statistiek gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar de Q-module met de knop (Ctrl+F6). 2. Klik op de query die u wilt uitvoeren (in dit geval: Patiënt statistiek). 3. Zorg dat de query geselecteerd is en druk op de knop (Ctrl+U). 4. Geef als een omschrijving een voor u herkenbare tekst op. 5. Geef aan of de query direct (eenmalig), op een specifieke datum en tijd (eenmalig), of met een bepaalde frequentie dient te worden uitgevoerd. 6. Klik onderin op de knop Resultaat definiëren. Een nieuw venster wordt geopend. 7. Verwijder bij de kolommen de rubriek Artscode via de knop. 8. Klik op OK op verder te gaan. 9. Wanneer u in het venster Query uitvoeren op OK klikt (Enter), wordt de uitvoer van de query gestart of ingepland. Hebt u gekozen voor direct uitvoeren, dan zal de query meteen op de achtergrond gestart worden. 10. Via het tabblad Resultaten zijn de resultaten van de uitgevoerde query s beschikbaar. 11. Klik op de knop om het resultaat in volledig scherm te tonen. U ziet hier dat het resultaat is opgesplitst in leeftijdscohorten en geslacht. 10