Handleiding Mailing Wizard 18.0

Transcriptie

1 Handleiding Mailing Wizard 18.0

2 UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: servicedesk.accountancy@unit4.com Selfservicesite: Copyright 2015 UNIT4 Accountancy B.V., Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van UNIT4 Accountancy B.V. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt UNIT4 Accountancy B.V. deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Mailing Wizard 1 2. Werken met de Mailing Wizard Contactpersonen bij cliënten mailen vanuit de Mailing Wizard 16

4 1. MAILING WIZARD U kunt met behulp van de Mailing Wizard op een eenvoudige wijze de ingevoerde gegevens gebruiken voor een mailing naar uw cliënten en/of medewerkers. Om de Mailing Wizard te kunnen gebruiken, is het wel noodzakelijk dat u werkt met een versie van Word 2003 of 2007 en met minimaal Windows XP Prof (SP3) of hoger. Het gebruik van de Mailing Wizard wordt beschreven aan de hand van het voorbeeld van een mailing naar alle MKB-cliënten. Met een MKB-client wordt in dit voorbeeld een cliënt bedoeld bij wie in het onderdeel "Instellingen" bij het tabblad Algemeen in het veld Bedrijfssoort de optie "MKB" is geselecteerd. De overige aanwezige bedrijfssoorten in dit voorbeeld zijn "Agrarisch", "Particulier" en "N.v.t.". Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 1 van 27

5 2. WERKEN MET DE MAILING WIZARD U start de Mailing Wizard op via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Mailing wizard. U komt na het selecteren van deze menukeuze in het volgende venster: Als u reeds een mailing voor de gewenste selectie hebt gemaakt, dan selecteert u de optie "Bestaande selectie". U komt dan in het volgende venster waar u de gewenste selectie selecteert: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 2 van 27

6 Als u nog geen mailing voor de gewenste selectie hebt gemaakt, dan selecteert u de optie "Nieuwe selectie". U komt dan in het volgende venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 3 van 27

7 In dit venster selecteert u de optie "Cliënten" als de mailing betrekking heeft op cliënten. Wilt u de mailing naar uw gebruikers of contactpersonen sturen, selecteer dan de optie "Gebruikers" of "Contactpersonen". Standaard is de optie "Cliënten" geselecteerd. U klikt vervolgens op de knop. U komt in het volgende venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 4 van 27

8 In het veld Selectienaam vult u de naam van de mailing in; in het voorbeeld is dit "MKBcliënten". Vervolgens kiest u in het linkervenster het veld waarop u wilt selecteren. Om de MKB-cliënten te selecteren, klikt u op het "pijltje" bij het veld Bedrijfssoort. Vervolgens dubbelklikt u op Omschrijving. Dit veld wordt nu in het rechtervenster getoond. In het veld Criteria in het rechtervenster vult u de voorwaarde in waaraan de ingevoerde gegevens in het veld moeten voldoen om geselecteerd te worden. Voor de MKB-cliënten is dit "MKB". Selecteert u een zogenoemd Ja/Nee-veld en u wilt als voorwaarde "Ja", dan kunt u bij Criteria een van de volgende waarden invullen: J, Ja, Y of Yes (zowel hoofdletters als kleine letters zijn toegestaan). Wilt u als voorwaarde "Nee", dan kunt u bij Criteria een van de volgende waarden invullen: N, Nee of No (zowel hoofdletters als kleine letters zijn toegestaan). U kunt in het veld Criteria ook via de knop waar u de voorwaarde kunt invullen: het onderstaande hulpvenster openen Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 5 van 27

9 U selecteert het gewenste teken door op de betreffende knop te klikken. Het teken verschijnt in het bovenste venster. Vervolgens voert u achter het geselecteerde teken de voorwaarde in. Een aantal knoppen in dit venster wordt hier verder toegelicht: Bevat Met deze knop worden die gegevens geselecteerd waarbij de ingevoerde voorwaarde geheel of gedeeltelijk voorkomt in het geselecteerde veld. Als u bij het veld Omschrijving "$MK" invult, dan worden alle cliënten geselecteerd, waarbij in het veld Omschrijving van de bedrijfssoort de lettercombinatie MK voorkomt. In het genoemde voorbeeld worden bij deze voorwaarde alle MKB-cliënten geselecteerd. Bevat niet Hiermee worden die gegevens geselecteerd waarbij de ingevoerde voorwaarde niet voorkomt in het geselecteerde veld. Als u bij het veld Omschrijving "!$MK" invult, dan worden alle cliënten geselecteerd, waarbij in het veld Omschrijving van de bedrijfssoort niet de lettercombinatie MK voorkomt. In het genoemde voorbeeld worden bij deze voorwaarde alle cliënten geselecteerd met als bedrijfssoort "Agrarisch", "Particulier" of "N.v.t.". Niet Met behulp van deze knop worden die gegevens geselecteerd waarbij de ingevoerde voorwaarde niet gelijk is aan de waarde die is ingevuld in het geselecteerde veld. Als u bij het veld Omschrijving "!MK" invult, dan worden alle cliënten geselecteerd, waarbij in het veld Omschrijving van de bedrijfssoort niet MK is ingevuld. In het genoemde voorbeeld worden alle cliënten geselecteerd met als bedrijfssoort "MKB", "Agrarisch", "Particulier" of "N.v.t.". Of Met deze knop combineert u twee voorwaarden. Daarbij worden die gegevens geselecteerd die voldoen aan een van de voorwaarden. Als u bij het veld Omschrijving Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 6 van 27

10 "MKB Particulier" invult, dan worden alle cliënten geselecteerd, waarbij in het veld Omschrijving van de bedrijfssoort "MKB" of "Particulier" is ingevuld. En Met behulp van deze knop combineert u twee voorwaarden. Daarbij worden die gegevens geselecteerd die voldoen aan alle voorwaarden. Als u bijvoorbeeld de clientnummers 5 tot en met 15 wilt selecteren, dan selecteert u het veld Cliëntnummer en voert u als voorwaarde ">=5 & <=15" in. Inclusieve reeks Hiermee geeft u een datumbereik aan waaraan een veld moet voldoen om geselecteerd te worden. Als u alle cliënten wilt selecteren waarvan de begindatum incasso in 2001 valt, dan geeft u dit bij het veld Incasso begindatum als volgt in: : Exclusieve reeks Met behulp van deze knop geeft u een datumbereik aan waaraan een veld moet voldoen om niet geselecteerd te worden. Als u alle cliënten wilt selecteren waarvan de begindatum incasso niet in 2001 valt, dan geeft u dit bij het veld Incasso begindatum als volgt in: ~ Is leeg Met deze knop kunt u gegevens selecteren waarvan een veld niet is ingevuld. Beginnend met Met behulp van deze knop worden die gegevens geselecteerd die beginnen met de ingevoerde voorwaarde in het geselecteerde veld. Als u bij het veld Omschrijving "^M" invult, dan worden alle cliënten geselecteerd, waarbij in het veld Omschrijving een bedrijfssoort is ingevuld die begint met "M". In het genoemde voorbeeld worden bij deze voorwaarde alle MKB-cliënten geselecteerd. Als u voor een cliënt meerdere projecten hebt aangemaakt, dan moet u ook selecteren op een project dat bij elke cliënt voorkomt, aangezien de gegevens van een cliënt anders meerdere keren als resultaat worden getoond. In het voorbeeld is dit projectnummer "0". Nadat de velden geselecteerd en de criteria ingevuld zijn, ziet het venster er als volgt uit: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 7 van 27

11 Elk veld dat u hier toevoegt, wordt beschouwd als een zogenoemde EN-voorwaarde. Daarmee wordt bedoeld dat de gegevens aan de voorwaarde in het eerste veld én aan de voorwaarde in het volgende veld moeten voldoen. Gegevens worden dus alleen voor de mailing geselecteerd als ze aan beide voorwaarden voldoen. Nadat u op de knop hebt geklikt, worden de gegevens geselecteerd die aan het selectiecriterium of de selectiecriteria voldoen. Het onderstaande venster is hiervan een voorbeeld: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 8 van 27

12 Standaard worden alle gegevens die voldoen aan de voorwaarden geselecteerd. U kunt hier echter ook een aantal gegevens selecteren. U klikt vervolgens op de knop om verder te gaan. U komt in het volgende venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 9 van 27

13 U hebt hier de volgende keuzemogelijkheden: Nieuw Word-document via poststuk Door het selecteren van deze keuze wordt de mailing als Word-document aangemaakt en wordt het document bij de cliënten als poststuk opgenomen. Nieuw Word-document Door het selecteren van deze keuze wordt de mailing aangemaakt als Worddocument. Nieuw bericht Door het selecteren van deze keuze wordt de mailing aangemaakt als naar de geselecteerde cliënten. In dit voorbeeld wordt voor de optie "Nieuw Word-document" gekozen. Als u op de knop klikt, dan komt u in het volgende venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 10 van 27

14 U vult in het veld Omschrijving de naam van de mailing in waaronder deze wordt opgeslagen. Hierbij wordt onder meer ook opgeslagen welke gebruiker de mailing heeft gemaakt. Deze gegevens kunt u via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers bij de gebruiker die de mailing heeft gemaakt, bekijken bij de Outlookbalkoptie "Mail/agenda" in het onderdeel "Mailing-logboek". Nadat u de omschrijving hebt ingevuld (in dit voorbeeld MKB-Cliënten) en op de knop hebt geklikt, komt u in het onderstaande venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 11 van 27

15 In dit venster geeft u aan of u een nieuw of een bestaand (Word-)hoofddocument wilt gebruiken. Als bestandsnaam verschijnt standaard de naam die u in het vorige venster in het veld Omschrijving hebt ingevuld. Als u de optie "Open een bestaand hoofddocument" selecteert en u klikt op venster waar u het betreffende document selecteert:, dan verschijnt het onderstaande Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 12 van 27

16 In het voorbeeld wordt uitgegaan van een nieuw hoofddocument. U selecteert de optie "Creëer een nieuw hoofddocument". Het programma Word start nu automatisch. In Word selecteert u via de menukeuze "Samenvoegveld invoegen" de velden die u in de mailing opgenomen wilt hebben. Vervolgens voert u de verdere tekst in. Sla vervolgens het bestand op en sluit het programma Word af. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 13 van 27

17 Klik op de knop om door te gaan. Het hoofddocument wordt samengevoegd met de gegevens van de mailing. Nadat dit gebeurd is, verschijnt het onderstaande venster waarin een overzicht wordt gegeven van de mailing: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 14 van 27

18 Om het hoofddocument op te vragen, klikt u op de knop in het veld Hoofddocument. Om het samengevoegde document op te vragen, klikt u op de knop in het veld Resultaat. U kunt vervolgens de mailing afdrukken. Stel dat gebruiker Pietersen de mailing aangemaakt heeft, dan verschijnt bij deze gebruiker via het tabblad Personele gegevens, groep Algemeen, Gebruikers bij de optie "Mail/agenda" van de Outlook-balk in het onderdeel "Mailing-logboek" het volgende venster: Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 15 van 27

19 Door te dubbelklikken op de gewenste mailing verschijnt het mailinglogboek. U klikt hier op de knop in het veld Resultaat om het samengevoegde document op te vragen Contactpersonen bij cliënten mailen vanuit de Mailing Wizard Het is mogelijk om vanuit de Mailing Wizard contactpersonen bij cliënten een mailing te sturen. De optie om cliënten via de wizard te mailen bestond al (zie "Werken met de Mailing Wizard" op pagina 2), alleen worden deze s in dat geval naar een 'algemeen' adres gestuurd dat in de cliëntkaart vermeld wordt in het veld adres, via de knop,tabblad Communicatie. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 16 van 27

20 Voorwaarde om mailings naar contactpersonen bij cliënten te sturen is dat in de cliëntkaart via de knop en het tablad Contactpersonen één of meerdere contactpersonen zijn geregistreerd, met de bijbehorende adressen. Als er geen e- mailadres is ingevuld, kunt u dit onderdeel niet gebruiken. Open de Mailing Wizard via het tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen, Mailing Wizard. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 17 van 27

21 Kies voor Nieuwe selectie en klik op. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 18 van 27

22 Selecteer in dit venster het keuzerondje Contactpersonen en klik op. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 19 van 27

23 In dit venster wordt de selectie gemaakt voor een mailing. Klik op bij Cliënt of Standaardcontactpersoon om een keuzelijst te openen. De velden in deze keuzelijsten worden gebruikt om de mailselectie samen te stellen. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 20 van 27

24 In het volgende voorbeeld wordt een mailing verstuurd naar contactpersonen van cliënten die in Veenendaal zijn gevestigd. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 21 van 27

25 Voeg via de veldnaam Plaats toe aan het filter en koppel daar het criterium 'Veenendaal' aan. Klik op. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 22 van 27

26 Dit venster toont de geselecteerde records. Klik op om verder te gaan. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 23 van 27

27 In dit venster kunt u voor deze actie (contactpersonen mailen) alleen de optie Nieuw bericht kiezen. De andere opties staan 'uit'. Klik op. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 24 van 27

28 Vul in het veld Omschrijving een naam in voor het logrecord dat wordt aangemaakt. Klik op. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 25 van 27

29 In dit venster moeten de velden Soort en Onderwerp verplicht worden ingevuld. Voor de overige velden kunt u dit naar eigen inzicht doen. Via het tabblad Berichttekst kunt u een tekst invoeren die met de mail wordt meegestuurd. Als u de velden hebt ingevuld, wordt de knop actief. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 26 van 27

30 De berichten worden verstuurd, de mailing is daarmee voltooid. Klik op om de Mailing Wizard af te sluiten. Handleiding Mailing Wizard 18.0 Pagina 27 van 27