1. Inloggen Uw account Wachtwoord veranderen Alle gegevens bekijken Credits (mail-bundels) kopen 3

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Hoofdstuk Bladzijde 1. Inloggen 2 2. Uw account Wachtwoord veranderen Alle gegevens bekijken Credits (mail-bundels) kopen 3 3. Nieuwsbrieven 4 stap 1: voeg een nieuwsbrief toe 4 stap 2: onderwerp & template 4 stap 3: content toevoegen, testen en versturen 5 stap 4: tekst toevoegen 6 stap 5: variabelen (naam klant, puntensaldo) weergeven 7 stap 6: afbeelding toevoegen 8 4. Selecteren van adressen Selectie maken binnen Softwear Softwear selectie ophalen binnen MINTmail sw Nieuwsbrief versturen Statistieken 12 1

2 1. Inloggen Surf naar voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in (deze ontvangt u zodra uw account is aangemaakt) en klik op de knop Inloggen. Na correct inloggen, ziet het scherm er als onderstaande illustratie uit. U kunt zowel via het menu aan de linkerzijde navigeren als ook via de knoppen in het midden. 2

3 2. Uw account Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop account (onder OVERIG) naar uw account gegevens. 2.1 Wachtwoord veranderen Onderaan het account-scherm vult u het huidige wachtwoord in. Daaronder vult u 2x het nieuwe wachtwoord in (dus 2x hetzelfde wachtwoord invullen bij Nieuw wachtwoord en bij Nieuw wachtwoord herhalen ). Klik op de knop Wachtwoord aanpassen. 2.2 Alle gegevens bekijken Bovenaan het account-scherm is er de knop Alle gegevens bekijken. Als u hierop klikt, toont het systeem u alle details van uw account. 2.3 Credits (mail-bundels) kopen In het midden van het account-scherm zijn de verbruiksgegevens (credits = mail-bundels). Ook is er hier de knop credits kopen. Als u hierop klikt, kunt u een nieuwe mail-bundel aanschaffen. 3

4 3. Nieuwsbrieven Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop overzicht (onder NIEUWSBRIEVEN) naar de mogelijkheid om nieuwe nieuwsbrieven op te stellen. Wanneer een nieuwsbrief is aangemaakt, kan deze worden gewijzigd, gekopieerd en/of verwijderd. Zie de illustratie hierboven welke iconen u dient te gebruiken voor het wijzigen, kopiëren en/of verwijderen. Stap 1: voeg een nieuwsbrief toe In het nieuwsbrief-overzicht-scherm is tevens de knop Voeg een nieuwsbrief toe. Hiermee wordt een nieuwe nieuwsbrief aangemaakt. Stap 2: onderwerp & template Na klik op de knop Voeg een nieuwsbrief toe verschijnt een scherm waarin het onderwerp kan worden ingevuld en het template-type kan worden gekozen: - Onderwerp*: dit is de tekst die verschijnt bij het Onderwerp in de , zie a in de afbeelding hieronder. - Template*: selecteer het template dat u wilt gebruiken voor deze nieuwsbrief (in de meeste gevallen is er in het begin nog maar 1 template waardoor de juiste automatisch al is ingevuld). - Klik op de knop Opslaan 4

5 Note: De tekst die wordt gebruikt in het Onderwerp van de nieuwsbrief weegt zwaar mee met het wel of niet belanden van de nieuwsbrief in de SPAM-boxen. Gebruik geen woorden als gratis, euros, aanbod, geld, korting, discounts, nieuws, nieuw, etc. Gebruik ook geen schreeuwerige hoofdletters en uitroeptekens!!!! Stap 3: content toevoegen, testen en versturen Hierna verschijnt een scherm met het gekozen template. Dit scherm geeft meerdere opties: b Via de optie klik hier om op deze plaats inhoud toe te voegen kunt u content invoeren (tekst en/of afbeelding). Zie stap 5 en 6 voor meer uitleg. c Via de Preview -knop is een preview te zien van hoe de nieuwsbrief er uit ziet. d De knop Testen geeft de mogelijkheid om de nieuwsbrief gratis naar 4 adressen te versturen. Stuur de nieuwsbrief naar uzelf en bekijk de nieuwsbrief voordat de nieuwsbrief naar het gehele klantenbestand wordt verzonden. Na de test kan de nieuwsbrief nog worden aangepast net zolang tot u helemaal tevreden bent. e Om de nieuwsbrief definitief te verzenden klikt u op de knop Versturen. Dit werkt alleen indien er al een bestand gereed is met de adressen waarna de nieuwsbrief verzonden moet worden. Zie hoofdstuk 4 voor informatie hierover. 5

6 Stap 4: tekst toevoegen Klik op b in de illustratie als hierboven getoond. Er verschijnt een nieuw scherm: Selecteer Tekst en het volgende scherm verschijnt: f Met het B-icoon is de geselecteerde tekst vet te maken. Met het I-icoon is de geselecteerde tekst schuin te maken (eerst de tekst selecteren en dan op het icoon klikken). 6

7 g Met de lijntjes-knoppen is de geselecteerde tekst uit te lijnen, vanaf links, gecentreerd of vanuit rechts (eerst de tekst selecteren en dan op het icoon klikken). h Via de knop met het wereldbolletjes en kettinkje is er een link te maken van een woord en/of tekst: - selecteer een woord/ tekst, klik op de knop h en een nieuw schermpje verschijnt - Linkttype: URL - Protocol: - URL: - klik op OK i Ondanks dat dit een tekst-editor is, is het toch mogelijk om ook hier een klein plaatje (in GIF of JPG) te plaatsen voor de advanced gebruikers. Gebruik dit alleen voor een knop of een kleine andere afbeelding: - plaats de muis op de plek waar de afbeelding moet komen en klik op icoon i - er verschijnt een nieuw schermpje, klik hier op de knop Kies uw afbeelding, zie j er verschijnt een nieuw scherm waarmee een afbeelding is up te loaden. Zie stap 5 voor uitleg van dit scherm. - wanneer de afbeelding is geupload, dient u nog de gewenste breedte x hoogte in te voeren bij k Echter, gebruik dit niet te vaak, voor het plaatsen van afbeeldingen zie stap 6. Stap 5: variabelen (naam klant, puntensaldo) weergeven Het is mogelijk om in de tekst van de nieuwsbrief de naam van de klant en het puntensaldo weer te geven. Naam klant: u typt in het tekstvak [[naam]] en de naam zoals deze is ingevoerd in Softwear wordt vermeld wanneer de nieuwsbrief wordt verzonden (op de plek waar u [[naam]] heeft getypt). Puntensaldo: u typt in het tekstvak [[aantal_spaarpunten]] en het aantal gespaarde punten (als bijgehouden door Softwear) wordt vermeld wanneer de nieuwsbrief wordt verzonden (op de plek waar u [[aantal_spaarpunten]] heeft getypt). 7

8 Stap 6: afbeelding toevoegen Klik op b in de illustratie als bij stap 3 getoond. Er verschijnt een nieuw scherm: Selecteer Afbeelding en het volgende scherm verschijnt: l Aan de linkerzijde van het scherm zijn de afbeeldingen te zien die al zijn ge-upload voor deze nieuwsbrief (deze lijst is in het begin vaak leeg). m Klik op de knop m en de gewenste afbeelding kan worden geselecteerd vanuit uw eigen computer of laptop. n Klik op de knop Toevoegen Er verschijnt een nieuw scherm (zie de volgende bladzijde voor een voorbeeld) met informatie over de afbeelding (bestandsnaam en hoogte x breedte), er volgt de optie om de afbeelding eventueel kleiner te maken (uiteraard alleen indien nodig) en om de afbeelding daadwerkelijk in de nieuwsbrief te plaatsen. Zie de volgende bladzijde: o Klik op de knop o om de afbeelding kleiner te maken (uiteraard alleen indien nodig) p Klik op de knop Plaats afbeelding in nieuwsbrief om de afbeelding daadwerkelijk in de nieuwsbrief te plaatsen (dit is overigens altijd achteraf nog te wijzigen, mocht het onverhoopt fout gaan). 8

9 Notes: Alleen afbeeldingen met de extensies GIF of JPG kunnen worden gebruikt in de nieuwsbrieven. Indien uw afbeelding een andere extensie heeft, kunt u deze het beste via een foto-programma als bijvoorbeeld Adobe Photoshop wijzigen in GIF of JPG. Het is handig wanneer de afbeeldingen al zijn voorbereid in de juiste hoogte en breedte (en bij voorkeur op 72 dpi) maar niet noodzakelijk. Iedere template is anders maar in het algemeen geldt dat de breedte van de afbeelding niet breder kan zijn dan 700 pixels. De hoogte daarentegen is variabeler. Voor de exacte maten van de afbeeldingen kunt u contact opnemen met het team MINTmail. Voor uitleg in het Nederlands kunt u het beste contact opnemen op de woensdagen. Tel Selecteren van adressen Om de nieuwsbrief daadwerkelijk te versturen, zijn er 3 stappen nodig: 1. binnen het Softwear programma moet er een selectie worden gemaakt van de adressen waarnaar de nieuwsbrief moet worden verzonden 2. via MINTmail sw kan deze selectie vervolgens worden opgehaald 3. en via MINTmail sw kan de nieuwsbrief worden verstuurd naar de betreffende selectie 9

10 4.1. Selectie maken binnen Softwear 1. In uw Softwear programma gaat u naar: Detail / Tools / MintMailer 2. Selecteer uw contacten en sluit het scherm. Softwear biedt meerdere selecteer opties: bijvoorbeeld alle klanten met postcode X of klanten die merk Y hebben gekocht. Om alle klanten te selecteren, kiest u voor ALLEN, dan wordt er voor ieder adres een kruisje gezet. 3. Geef uw mailing selectie een naam: 4. Onder deze naam is de selectie nu binnen MINTmail sw terug te vinden. Note: Voor vragen over het selecteren van adressen binnen Softwear kunt u contact opnemen met de helpdesk van Softwear. Telefoon SOFTWEAR ( ). 10

11 4.2. Softwear selectie ophalen binnen MINTmail sw Wanneer er een selectie binnen Softwear is gemaakt, gaat u terug naar de mailingmodule MINTmail sw. Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop selecties (onder CONTACTEN) naar de mogelijkheid om al eerder gedane selecties te gebruiken en/of nieuwe selecties op te halen. q Klik op de knop q om een nieuwe selectie binnen Softwear op te halen r Klik op r om een eerder gemaakte selectie te gebruiken om de nieuwsbrief naartoe te versturen 4.3. Nieuwsbrief versturen Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop versturen (onder NIEUWSBRIEVEN) naar de mogelijkheid om een nieuwsbrief daadwerkelijk te versturen. Klik simpelweg op de juiste nieuwsbrief en volg de instructies in het scherm om de nieuwsbrief daadwerkelijk te versturen. Note: Het is raadzaam om de nieuwsbrief eerst te testen door m bijvoorbeeld eerst alleen naar uw eigen adres te versturen. Zie stap 3 van het hoofdstuk 3 voor informatie over het testen van nieuwsbrieven. 11

12 5. Statistieken Via het menu aan de linkerzijde navigeert de knop statistieken (onder OVERIG) naar de mogelijkheid om statistieken te bekijken van verzonden nieuwsbrieven. s Selecteer bij s om statistieken te zien van: - Gelezen/ niet gelezen Het aantal gelezen en niet gelezen s. Note: Het aantal ongelezen berichten kan helaas sterk afwijken van de werkelijkheid. Een contact komt alleen in de statistieken terug indien deze externe afbeeldingen toestaat of op een link in uw nieuwsbrief geklikt heeft. Er zullen dus altijd meer mensen uw nieuwsbrief hebben gezien dan deze statistieken tonen. - Verstuurd en bounces Het aantal met succes verstuurde s en het aantal niet aangekomen s omdat een adres niet meer bestaat, een typfout heeft etc. - Bezoeken van links Het aantal personen dat op een link heeft geklikt in uw nieuwsbrief - Uitschrijvingen Het aantal uitgeschreven contactadressen. Deze personen zullen in de toekomst geen nieuwsbrief meer ontvangen (ze worden dus automatisch uitgeschreven door het systeem). Note: Softwear importeert alle uitschrijvingen (nog) niet in het systeem. Uitgeschreven contacten kunnen dus gewoon weer meekomen met nieuwe selecties. Echter, als een eerder uitgeschreven contact meekomt met een selectie, dan negeert MINTmail sw deze. Als je op de selectie klikt, zal het uitgeschreven contact niet worden getoond in de lijst. Er zal ook geen nieuwsbrief gaan naar dat adres! 12