RAI Exhibitor Invitation Platform (EIP) Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 RAI Exhibitor Invitation Platform (EIP) Gebruikershandleiding

2 Inhoudsopgave 1 Introductie Inloggen RAI EIP Url RAI EIP Inlogpagina Tussenpagina Selecteer beurs... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3 Startscherm: overzicht Stap 1: opmaak Gegevens Template Content Preview Stap 2: bestand Scherm Upload & instellingen Scherm Toewijzen Stap 3: verzenden Scherm Testen Koppelen test ing adres test verzending Preview Scherm disclaimer Scherm versturen Koppelen uiteindelijke ing Foutmelding mergen toekennen kaartnummers Preview Tijdstip verzending Vragen?

3 1 Introductie Voor u ligt de gebruikershandleiding van de digitale uitnodigingsmodule EIP (Exhibitor Invitation Platform). In dit document tonen wij u graag de werking van deze applicatie: u leest hoe u met deze gepersonaliseerde ing uw relaties kunt uitnodigen voor Aquatech Amsterdam Komt u er niet uit? Wij helpen u graag. U kunt daarvoor contact opnemen met Janine Sinnige via: of mail naar [email protected]. 2

4 2 Inloggen RAI EIP 2.1 Url RAI EIP U kunt RAI EIP benaderen via het url: Inlogpagina Log in door uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in te vullen. Uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord voor het inloggen in het Exhibitor Invitation Portal zijn per verstuurd. Bent u uw gegevens kwijt? Neem dan contact op met Rens-Jan van Vliet van het Aquatech Projectteam [email protected]. 3

5 3 Startscherm: overzicht Na het inloggen verschijnt het overzicht. Zo krijgt u inzicht in uw (eventueel) eerder verzonden mailingen voor de beurs (behorende bij deze inlogcode). Krijgt u een melding te zien zoals rechts aangegeven, klik dan op Nee. Klikt u op Ja, dan is er een kans dat u in de uitnodiging de afbeeldingen niet goed te zien krijgt. De kolom Is verzonden in het overzicht geeft de status van de verzending aan. Een bestaande ing die is verzonden ( worden gewijzigd. ) kan nog wel worden bekeken, maar niet meer Een bestaande ing die nog niet is verzonden ( ) kan deels worden gewijzigd: Stap 1 opmaak en Stap 3 verzenden kunnen worden gewijzigd Stap 2 bestand kan niet worden gewijzigd De overgenomen kolommen (#Ontvangers, #Verzonden, #Bouncers, #Uniek geopend, #Uniek geklikt) geven inzicht in de statistieken van de ingen. Om een mailing aan te maken, klik op Nieuwe Mailing 4

6 4 Stap 1: opmaak De stap opmaak is opgedeeld in vier tabbladen: Gegevens Template Content Preview 4.1 Gegevens Op het tabblad Gegevens dient u een aantal verplichte basisgegevens voor de uitnodigings in te voeren: Omschrijving: geef een naam/omschrijving aan de uitnodigings Onderwerp het onderwerp zoals dat verschijnt in de adres afzender: b.v. [email protected], dit is het adres dat verschijnt in de e- mail. Dit kan dus het adres zijn van uw bedrijf. Omschrijving afzender: de naam van de afzender zoals die verschijnt in de te versturen e- mail; b.v. Aquatech Amsterdam

7 4.2 Template In het tabblad Template dient u een keuze te maken uit het Nederlandse, Engelse, Duitse, Italiaanse en Franse template die gereed staan. Bij het selecteren van een template verschijnt een preview op de rechterzijde van het scherm. 6

8 4.3 Content In het tabblad Content heeft u de mogelijkheid om bij de rood-omkaderde gedeelten de content aan te passen: - U kunt uw eigen logo plaatsen - U kunt uw eigen standnummer vermelden - U kunt eigen tekstblokken in de uitnodiging plaatsen - U kunt de foto van de beurs wijzigen in een foto van een product van uw bedrijf. N.B. Het is niet mogelijk om HTML op te geven. 7

9 4.4 Preview In het tabblad Preview wordt de preview van de opmaak getoond, inclusief eventuele wijzigingen zoals doorgevoerd in tabblad Content. Klik vervolgens op volgende. 8

10 5 Stap 2: bestand De stap bestand is opgedeeld in twee tabbladen: Upload & instellingen Toewijzen 5.1 Scherm Upload & instellingen Door te klikken op Browse kunt u een adressenbestand van de lokale schijf selecteren en uploaden. De volgende typen bestanden zijn toegestaan: excelbestanden (extense.xls en xlsx) tekstbestanden (extensie.csv en.txt) In tekstbestanden zijn de volgende scheidingstekens toegestaan: puntkomma (;), komma (,), tab en spatie 9

11 De tool herkent automatisch de instellingen van het adressenbestand. Door te klikken op toon geavanceerde instellingen kunnen deze instellingen worden bekeken en desgewenst worden aangepast. Instellingen bij excelbestanden Instellingen bij tekstbestanden NB. Let er op dat eenmaal geuploade bestanden niet meer gewijzigd of aangepast kunnen worden. 10

12 5.2 Scherm Toewijzen In het tabblad Toewijzen dient u de velden uit het adressenbestand toe te wijzen aan de velden van de tool (mailsysteem). De kolom is een verplicht veld (zonder adres kan er geen ing worden verstuurd). De overige kolommen zijn optioneel; indien gevuld worden deze velden gebruikt voor het personaliseren van de ing. Onderaan het scherm verschijnt een preview van de toegewezen velden. 11

13 6 Stap 3: verzenden De stap verzenden is opgedeeld in drie tabbladen: Testen Disclaimer Versturen 6.1 Scherm Testen Koppelen test ing Na het klikken op knop Volgende van stap 2 naar stap 3 gaat u naar tabblad Testen en start de tool automatisch met het koppelen van een aantal test s. Bij het koppelen van de wordt de content samengevoegd met het adressenbestand. Daarnaast wordt bij de test e- mails aan iedere ontvanger automatisch een standaard fake kaartnummer (999999) toegekend. Wanneer de tool (nog) bezig is met koppelen wordt de volgende melding getoond: Wanneer de tool gereed is met koppelen ziet u deze melding: NB1. Bij het koppelen van test s worden willekeurig een aantal records uit het e- mailadressenbestand geselecteerd. Het aantal test s dat wordt gekoppeld is afhankelijk van de instelling BO EIP. NB2. De mailstatistieken en de toegekende fake kaartnummers (99999) worden bij het koppelen van de uiteindelijke verwijderd adres test verzending De test s worden verstuurd naar het opgegeven adres. 12

14 6.1.3 Preview In de preview kunnen de gepersonaliseerde s worden bekeken via. Een gepersonaliseerde in de preview toont de exacte inhoud van de zoals die gaat worden verstuurd. Door te klikken op in een kolomkop kan een zoekcriterium worden ingevoerd waarop de lijst wordt gefilterd. De filters worden uitgevoerd via de tab-toets na het invoeren van het filtercriterium. Het icoontje geeft aan dat een filter actief is; een filter kan worden verwijderd door op het icoontje te klikken en het filtercriterium te verwijderen. Het filter zoekt op voorkomende tekens in de kolom. Voorbeeld: bij filter ge in kolom Achternaam worden in de lijst alle achternamen getoond waarin ge voorkomt; b.v. Gerritsma, Langenberg, Vergeer. 6.2 Scherm disclaimer Voordat de uiteindelijke ing kan worden verstuurd dient u de disclaimer als akkoord aan te vinken. Zonder het akkoord-vinkje kan de ing niet worden verstuurd en verschijnt er een foutmelding. 13

15 6.3 Scherm versturen Koppelen uiteindelijke ing Na het klikken op het tabblad Versturen start de tool automatisch met het koppelen van de uiteindelijke ing. Bij het koppelen van de wordt de content samengevoegd met het adressenbestand. Daarnaast wordt aan iedere ontvanger automatisch een kaartnummer toegekend. Wanneer de tool (nog) bezig is met koppelen wordt de volgende melding getoond: Wanneer de tool gereed is met koppelen krijgt u deze melding: Foutmelding mergen toekennen kaartnummers Voor iedere beurs is een reeks kaartnummers beschikbaar. Wanneer er geen vrije toegangskaarten meer beschikbaar zijn en u wilt een ing versturen in RAI EIP dan volgt een algemene foutmelding bij het koppelen van de ing in het tabblad Versturen. Mocht onderstaande melding bij u in beeld komen, neem dan contact op met Janine Sinnige: , [email protected]. 14

16 6.3.3 Preview In de preview kunnen de gepersonaliseerde s worden bekeken via. Een gepersonaliseerde in de preview toont de exacte inhoud van de zoals die gaat worden verstuurd. Door te klikken op in een kolomkop kan een zoekcriterium worden ingevoerd waarop de lijst wordt gefilterd. Dit filter wordt uitgevoerd via tab-toets na het invoeren van het filtercriterium. Het icoontje geeft aan dat een filter actief is; een filter kan worden verwijderd door op het icoontje te klikken en het filtercriterium te verwijderen. De filter zoekt op voorkomende tekens in de kolom. Voorbeeld: bij filter ge in kolom Achternaam worden in de lijst alle achternamen getoond waarin ge voorkomt; b.v. Gerritsma, Langenberg, Vergeer. Door te klikken op 3 op de pijltjes of door het invoeren van paginanummer kunt u door de lijst heen scrollen. 15

17 6.3.4 Tijdstip verzending Bij het versturen van een ing kunt u ervoor kiezen om de ing direct te versturen of op een later tijdstip (inplannen). 16

18 7 Vragen? Komt u er niet helemaal uit? Neem dan gerust contact op met Janine Sinnige (Marketing, Communicatie & PR), via: of mail naar: [email protected]. Wij helpen u graag verder. 17