GEBRUIKERSHANDLEIDING Uploaden Excel bestand

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING Uploaden Excel bestand

2 Uitleg Excelbestand uploaden - Handmatig aanmelden patiënten In dit document wordt het gebruik van Qualiview uitgelegd. Omdat u gebruik maakt van software waarmee Qualiview (nog) niet gekoppeld is, kunt u uw patiënten handmatig bij ons aanleveren via een Excel bestand. Stap 1. Voorbereiding Vraag aan patiënten (die onlangs een consult hebben gehad) of zij een adres willen opgeven. Vraag om toestemming voor het gebruik van dit adres en het versturen van de gegevens genoemd bij Gebruik van gegevens voor onderzoeksdoeleinden om een uitnodiging voor onderzoek te versturen. Deze gegevens zijn benodigd voor het doen van het onderzoek. Deelname is anoniem en het invullen van de vragenlijst duurt niet langer dan minuten. Op onze website vindt u een formulier met informatie over het onderzoek dat u eventueel kunt meegeven aan patiënten. Ook treft u hier een format van het Excel bestand dat u dient aan te houden voor upload. Zie Figuur 1 voor een voorbeeld. Toelichting Figuur 1 De volgende velden zijn opgenomen (benodigd om iemand via of post te kunnen uitnodigen en respondenten te ontdubbelen die afgelopen jaar eerder zijn uitgenodigd): IDpatiënt. Is niet verplicht! Vult u deze alleen in als u het bestand automatisch uit uw HIS heeft gehaald en dit veld automatisch gevuld is; Voornaam (betreft voornaam patiënt) (verplicht); Achternaam (Betreft achternaam patiënt) (verplicht); Straatnaam (Straatnaam adres patiënt) (verplicht); Huisnummer(verplicht); Huisnummertoevoeging (niet verplicht); Postcode (bv XL) (verplicht); Woonplaats(verplicht); Geslacht (M of V) (verplicht); Geboortedatum (dd-mm-jjjj) (verplicht); adres (niet verplicht); Toestemming ; alleen indien veld adres is gevuld! (U dient altijd toestemming voor benadering via te vragen en registeren); Codeverzekeraar (UZOVI code patiënt)(niet verplicht, wel aan te raden i.v.m. filteren in monitor); IDhuisartsHIS; Dit moet een unieke waarde zijn die gekoppeld is aan één achternaam van de huisarts. Wanneer bijvoorbeeld IDhuisartsHIS nummer 2 heeft en de Achternaamhuisarts is Jansen, dient nummer 2 in het gehele document gekoppeld te worden met Achternaamhuisarts Jansen. Elke huisarts heeft een unieke combinatie (niet verplicht);

3 Achternaam huisarts (niet verplicht); AGBcodeHuisarts (niet verplicht). *Alle velden zijn verplicht tenzij anders vermeld. Let op! U dient ervoor te zorgen dat alle kolomnamen exact overeenkomen met het format, evenals de inhoud van de velden. Indien u een bestand uploadt dat hieraan niet voldoet, dan krijgt u bij uploaden een gerichte foutmelding en dient u dit te herstellen en opnieuw te uploaden. Sla het bestand op een voor u beveiligde plaats op. Stap 2: Benodigde gebruikersgegevens Om direct te kunnen beginnen met het uitnodigen van patiënten voor Qualiview via het bestand, heeft u de gebruikersgegevens nodig die u bij uw aanmelding per heeft ontvangen. Dit betreffen andere gebruikersgegevens dan voor het instellen van Qualiview in uw software en worden daarom ook separaat in de vermeld. Eenmalig het wachtwoord wijzigen vóór gebruik: Om patiënten aan te kunnen melden via het webformulier, dient u eerst een nieuw wachtwoord aan te maken via Zie figuur 2 hieronder. Hier kunt u het standaard wachtwoord (zie stap 1 hierboven) wijzigen, waarna u het gewijzigde wachtwoord samen met de gebruikersnaam kunt gebruiken om patiënten aan te melden via het webformulier. Figuur 2 Let op! Indien u het wachtwoord hier al heeft gewijzigd, kunt u verder gaan met stap 2. Wanneer u het wachtwoord niet meer weet, kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen door op de link bij 'Wachtwoord vergeten?' te klikken op het inlogscherm van figuur 2. U wordt in dat geval gevraagd uw gebruikersnaam en uw adres in te vullen, waarna direct een wordt verstuurd naar dit e- mailadres. Het proces voor het instellen van het nieuwe wachtwoord wijst zich verder vanzelf. Indien het na bovenstaande werkwijze niet lukt of u weet ook uw gebruikersnaam niet meer, dan kunt u contact opnemen via huisarts.support@qualiview.nl.

4 Stap 3: Inloggen op de beveiligde omgeving voor het uploaden van het Excel bestand Ga vervolgens naar deze inlogpagina. Log met de door ons verstrekte gebruikersnaam en het gewijzigde wachtwoord (zie stap 1) in op het aanmeldformulier (zie figuur 3). Figuur 3 Stap 4: Aanmelden patiënten U ziet vervolgens onderstaand scherm van figuur 4. Via browse zoekt u het bestand op dat u heeft opgeslagen en vervolgens klikt u op Deelnemers toevoegen rechts onder. Figuur 4 Indien u het bestand volgens het format hebt aangeboden, krijgt u de melding dat het bestand succesvol is aangeboden. Indien het bestand niet (geheel) voldoet, ontvangt u een gerichte foutmelding met verwijzing naar de kolom of het veld. In dat geval dient u het bestand aan te passen en opnieuw aan te bieden. Belangrijk om te weten bij schriftelijke verzendmethode (mixed mode) Verzending 1: Envelop gevuld met een brief met inlogcode aan alle genodigden met het verzoek om de vragenlijst op internet in te vullen en een afmeldkaartje. Verzending 2: Envelop met bedank-/herinneringskaartje of brief met inlogcode aan alle genodigden (7 dagen na verzending 1).

5 Verzending 3: Verzending 4: Envelop gevuld met een brief met inlogcode, een papieren versie van de vragenlijst en retourenvelop aan non-respondenten (21 dagen na verzending 2). Envelop gevuld met een herinneringskaart of brief met inlogcode aan nonrespondenten (14 dagen na verzending 3). Let op! Excel-bestand met patiëntgegevens moeten uiterlijk vrijdag via de portal (stap 4 in deze handleiding) zijn aangeboden. Als de gegevens op vrijdag binnen zijn, worden woensdag de vragenlijsten gedrukt, donderdag verzonden en zaterdag bezorgd bij de desbetreffende patiënt. Terugzien van ingevulde vragenlijsten - de resultatenmonitor Om de geanonimiseerde resultaten terug te zien gaat u wederom naar de website en log in met dezelfde gebruikersgegevens van stap 1. Indien u (technische) problemen ervaart kunt u contact opnemen via huisarts.support@qualiview.nl of Gebruik van gegevens voor onderzoeksdoeleinden Onderzoeksdoeleinden CQ-index onderzoek (zoals dit door ons voor u wordt uitgevoerd via wordt gebruikt voor de volgende doelen: Het signaleren van verbetermogelijkheden bij zorgaanbieders (Fysiotherapeuten); Het leveren van (beleids-)informatie aan cliëntenorganisaties, overheid en toezichthouders; Het opstellen van keuze ondersteunende informatie voor consumenten; Het ondersteunen van het zorginkoopbeleid van zorgverzekeraars. Welke gegevens ontvangen wij van u via de koppeling met uw EPD/Declaratie systeem/his*? Om dit onderzoek op een goede manier voor u uit te kunnen voeren conform de richtlijnen van CQIonderzoek voor bovengenoemde doeleinden (voor meer informatie zie hebben wij een aantal gegevens nodig. De gegevens die wij (als voldaan wordt aan de voorwaarden zoals vermeld in deze handleiding) van u ontvangen zijn: Nummer verwijzing/behandeltraject Datum consult Bron (software + versie) ICPC code (optioneel, indien chronisch en van toepassing) Hoofdbehandelaar/huisarts o ID o Achternaam o adres (optioneel) o AGB code Respondentgegevens o ID uit de software o Voor- en achternaam o (optioneel) o Geslacht o Geboortedatum o Adres o Postcode o Stad o Land o Code verzekeraar (UZOVI) o Of er toestemming voor en/of post is gegeven * Niet alle gegevens zijn verplicht. Indien niet gevuld in de software, ontvangen wij deze gegevens slechts gedeeltelijk).

6 Waar gebruiken wij deze gegevens voor? Op verschillende manieren informeren wij zowel respondenten als opdrachtgevers over de onderzoeksdoeleinden (zogenaamde doelbindingsprincipe). Dit in onze overeenkomsten, informatiedocumenten, en de communicatie aan respondent. Dit conform de WBP (wet bescherming persoonsgegevens) en conform de richtlijnen van het Centrum Klantervaring Zorg (onderzoek en statistiek). De wetgever schrijft voor dat wij alleen data mogen gebruiken die relevant is voor het onderzoeksdoel. Wij ontvangen dan ook alleen data uit de EPD/HIS en declaratie systemen die voor het onderzoek relevant zijn bij één of meerdere van deze doeleinden. Alle genoemde gegevens zijn relevant voor één of meerdere van deze onderzoeksdoeleinden en het uitnodigingsproces. Om respondenten uit te kunnen nodigen hebben wij een aantal van deze gegevens nodig om hen aan te kunnen schrijven en om vast te kunnen stellen of zij aan de inclusie of exclusie criteria voldoen. Daarnaast gebruiken wij deze gegevens om de resultaten terug te kunnen koppelen. Op de eerste plaats is Qualiview bedoeld als verbeter instrument voor de Huisartspraktijk. De onderzoeksresultaten worden via een realtime online resultaten monitor inzichtelijk gemaakt. Dit doormiddel van anonieme terugkoppeling. Om inzicht te kunnen verkrijgen op medewerker niveau en resultaten op kenmerken te kunnen filteren zijn deze achtergrond gegevens nodig. Secundaire doeleinden waarvoor opdrachtgevers onderzoek door ons laten uitvoeren hebben te maken met verantwoording aan verzekeraars en overheid. Hiervoor leveren wij alleen met toestemming van onze opdrachtgevers data op aan derden. Data oplevering aan derden Op verzoek van onze opdrachtgevers leveren wij data op aan derden. Wij garanderen hierbij de privacy van de respondent en leveren alleen data op aan partijen waarmee wij goede afspraken hebben op het gebied van informatie beveiliging en waarborging van privacy conform de geldende contractering en wetgeving. Opdrachtgevers die hier gebruik van wensen te maken dienen een toestemmingsformulier in te vullen. De data die wij (bij toestemming) voor u opleveren aan verzekeraars bevatten de door cliënten ingevulde resultaten samen met uw organisatie AGB code, medewerker AGB code, verzekeraar label en invuldatum. Data wordt i.v.m. het waarborgen van de privacy van respondent NOOIT rechtstreeks aan een verzekeraar opgeleverd maar altijd via een TTP constructie. Zorgttp koppelt onze data veelal aan andere data bronnen. Doordat de privacy en anonimiteit gewaarborgd dient te worden vindt er een pseudonimiseer proces plaats. Hiervoor vertalen wij achternaam, geboortedatum en geslacht van respondent naar een pseudoniem. Dit alles conform de eisen die de WBP stelt en waarborging van de anonimiteit van de geldende cliënten richting verzekeraars. De verzekeraar ontvangt dus alleen gepseudonimiseerde gegevens die niet herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Zie voor een uitleg over dit proces: file://localhost/zorgttp/ De data die wij op uw verzoek opleveren aan andere partijen zoals softwareleveranciers/netwerk bevatten volledig geanonimiseerde data (geen cliëntgegevens) met achtergrondvariabelen relevant voor verdere statistische doeleinden. Dit alles conform de eisen die de WBP stelt. De relevante wetgeving (wet bescherming persoonsgegevens / wet op medisch beroepsgeheim vraagt ook maatregelen van uw praktijk/zorginstelling voor het uitvoeren van cliëntervaring onderzoek. Wij verzoeken u dan ook volgens de wetgeving te handelen, conform de volgende richtlijn te vinden op Voor vragen kunt u contact opnemen via huisarts.support@qualiview.nl Qualiview Telefoon: huisarts.support@qualiview.nl